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Am 9. Mai erfolgte mit dem Vienna Legal Introduction Meet-up der offizielle Startschuss zur neuen Startup-Gruppe der Wirtschaftsanwaltskanzlei DLA Piper. Johannes Kautz, Counsel im Bereich Litigation & Regulatory und Leiter der neuen Gruppe, gab dabei in seiner Keynote aus rechtlicher Sicht relevante Tipps, die man als Gründer immer beachten sollte. Zehn solche Rechtstipps über für Startups relevante Gesetze und Regelungen hat Kautz für den brutkasten im Gastbeitrag übersichtlich zusammengestellt.
+++ Checklist: 10 Fragen auf dem Weg zur GmbH-Gründung +++
Besser planen, Fehler vermeiden
Beim Aufbau eines Startups gibt es einige klassische Fallstricke. Dabei handelt es sich oft um Fehler, die eigentlich leicht vermeidbar wären, aber leider immer wieder vorkommen und daher umso ärgerlicher sind. Das beginnt schon in der Vorgründungsphase. Am Anfang eines Startups steht ja immer eine innovative Geschäftsidee und natürlich möchte man als Gründer am liebsten sofort loslegen und diese Idee so schnell wie möglich umsetzen. Aber beim Aufbau eines Unternehmens ist vor allem eine gute Planung in allen relevanten Bereichen wichtig. Abgesehen von der Erstellung eines Businessplans ist es auch wichtig, sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen zu informieren. Zehn Bereiche stechen dabei hervor:
1. Gewerberecht: Jede Branche hat ihre eigenen Gesetze
Ein besonders wichtiges Thema ist das Gewerberecht: Betreibe ich ein freies oder ein reglementiertes Gewerbe? Brauche ich einen Befähigungsnachweis, muss ich vielleicht einen gewerberechtlichen Geschäftsführer anstellen, brauche ich eine Betriebsanlagengenehmigung? Welche Arbeitnehmerschutzbestimmungen sind zu beachten?
Das Problem ist nämlich: Wenn die Behörde hier gravierende Verstöße festgestellt hat, bekommt man nicht nur eine Verwaltungsstrafe, sondern schlimmstenfalls steht sogar das Unternehmen still. Und wenn man außerhalb der Gewerbeberechtigung tätig ist, steigt im Schadensfall wahrscheinlich auch die Haftpflichtversicherung aus.
In manchen Geschäftszweigen wie zB in der Finanzbranche gibt es auch andere regulatorische Vorschriften, die einzuhalten sind.
2. Gesellschaftsvertrag: Vorsicht vor einer Pattsituation
Viele Fehler passieren auch bei der Gesellschaftsgründung. Hier sollte man sich zunächst gut überlegen, welche Rechtsform für das eigene Unternehmen am geeignetsten ist. Bei Startups ist allerdings in den meisten Fällen die GmbH zu empfehlen, vor allem wenn beabsichtigt ist, später noch Investoren mit an Bord zu nehmen.
Vorsicht bei Standard-Verträgen
Wenn es dann an die Gesellschaftsgründung geht, nehmen viele Gründer einfach einen Standard-Gesellschaftsvertrag. Das ist aus Kostengründen zwar nachvollziehbar, führt aber auch dazu, dass wichtige Punkte ungeregelt sind. Ein Beispiel, das leider recht häufig vorkommt: Zwei Gründer starten ein Unternehmen. Natürlich möchte jeder zur Hälfte an der GmbH beteiligt sein und auch als Geschäftsführer die Geschicke der Gesellschaft mitgestalten. Dadurch haben zwar beide Gründer eine gleich starke Position, allerdings entsteht so auch eine Pattsituation, weil jeder den anderen blockieren kann. Bei einem Gesellschafterstreit ist das Unternehmen dann handlungsunfähig und das kann unter Umständen sogar existenzbedrohend sein. Der Gesellschaftsvertrag sollte daher für Streitfälle eine klare Regelungen enthalten.
Vorsorge für potenzielle Streitpunkte
Ein häufiges Problem ist auch, dass sich die Gesellschafter nicht klar festlegen, wie die Gesellschaft finanziert werden soll und wer für seine Beteiligung welchen Beitrag (z.B. auch welche Arbeitsleistung) erbringt. Sinnvoll ist es auch, eine Exit-Strategie festzulegen und auch vertragliche Vorkehrungen für den Fall zu treffen, dass ein Gründer aussteigen will (z.B. durch Vorkaufs- und Aufgriffsrechte, aber auch durch Mitverkaufsrechte- oder Pflichten). Generell sollten die Gründer sich schon vor Abschluss des Gesellschaftsvertrages genau überlegen, welche Streitpunkte es geben könnte und wie man diese Fälle regeln möchte.
3. Auch geistiges Eigentum muss geschützt werden
Ein ganz wichtiges Thema ist auch der Schutz des geistigen Eigentums und der Geschäftsgeheimnisse. Wenn man viel Arbeit in eine Innovation gesteckt hat, gibt es nichts Bittereres, als wenn ein Mitbewerber kommt und das einfach nachmacht. Man muss sich daher rechtzeitig um die Anmeldung von Marken, Mustern oder Patenten kümmern. Denn hier gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
Algorithmen sind nicht patentfähig
Für viele Startups stellt sich etwa die Frage, wie man einen Algorithmus schützen lassen kann. Grundsätzlich sind Algorithmen nicht patentfähig, es sei denn, es wird mit Hilfe des Algorithmus ein konkretes technisches Problem mit technischen Mitteln gelöst. Der Programmcode bzw. die Programmstruktur (also die durch eine Kombination vieler Programmschritte erreichte und damit individuell geprägte Problemlösung) sind aber zumindest urheberrechtlich geschützt.
Kleiner Tipp: Für Patenanmeldungen kann man übrigens auf der Homepage des Patentamtes oder der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft auch den sogenannten Patentscheck beantragen. So spart man sich einen Teil der Kosten.
Beim geistigen Eigentum ist immer wichtig, dass die Rechte bei der Gesellschaft selbst und nicht bei einem der Gründer liegen.
Vorsicht bei fremden Rechten
Auf der anderen Seite muss man natürlich immer selbst aufpassen, nicht in fremde Rechte einzugreifen. Streitigkeiten sind meistens extrem kostspielig. Ein Beispiel ist der Patentstreit zwischen Apple und einem Chiphersteller, der dazu geführt hat, dass Apple mitten im Weihnachtsgeschäft den Verkauf von zwei iPhone-Modellen in Deutschland stoppen musste. Apple wird den Verlust zwar finanziell verkraften, für ein Startup kann so etwas aber schnell existenzbedrohend sein.
4. Förderungen: Rechtzeitig an die richtigen Stellen wenden
Eines der wichtigsten Themen bei der Gründung und beim Aufbau eines Startups ist natürlich die Finanzierung. Hier sollte man sich als erstes informieren, welche Förderungen man bekommen kann. Das beginnt schon bei der Gründung. Hier sieht das Neugründungs-Förderungsgesetz (NeuFÖG) einige Gebühren- und Abgabenbefreiungen vor (z.B. Stempelgebühren, Verwaltungsabgaben, Gerichtsgebühren für Firmenbuchanmeldungen, aber auch bestimmte Lohnabgaben).
Viele Förder-Möglichkeiten für Startups
Auch sonst gibt es in Österreich verschiedenste Förderungen für Startups (z.B. auch vom AMS) und nachdem es hier laufend Neuerungen oder Änderungen gibt, ist es natürlich nicht so leicht, den Überblick zu bewahren. Es gibt aber zwei zentrale Förderstellen, nämlich die aws – Austria Wirtschaftsservice Gesellschaft und die Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG), die etwa Kredite oder Garantien für Kreditfinanzierungen und Zuschüsse vergeben (z.B. um den Markteintritt zu finanzieren). Diese Gesellschaften haben auch den sogenannten Förderpiloten (www.foerderpilot.at) eingerichtet, der online Informationen zu den Fördermöglichkeiten bietet. Die aws betreibt auf ihrer Homepage auch einen Online-Förderkonfigurator (DigiCoach), mit dessen Hilfe man ebenfalls nach Förderangeboten suchen und auch online Förderungsanträge einreichen kann. Ansonsten vergibt z.B. auch die Wiener Wirtschaftsagentur Förderungen und auch auf die EU-Förderungen sollte man nicht vergessen.
Wichtig ist: Die meisten Förderungsanträge müssen vor Projektbeginn eingereicht werden. Man sollte sich also rechtzeitig informieren.
5. Finanzierung auf unterschiedliche Arten möglich
Trotz Förderungen schaffen es nur die wenigsten Unternehmen, sich selbst zu finanzieren. Um den zusätzlichen Kapitalbedarf zu decken, kann man auf verschiedenste Finanzierungsformen zurückgreifen.
Crowdfinanzierung
Sehr beliebt bei Startups ist etwa die Crowdfinanzierung, bei der man über eine Plattform von Investoren relativ kleine Beträge vereinnahmt. So können auch kleine Anleger Investor werden. Der Gesetzgeber hat hier vor wenigen Jahren auch einen sehr praxistauglichen Rahmen geschaffen, sodass sich die Kosten im Rahmen halten.
Bei der Crowdfinanzierung gibt es einerseits das Crowdinvesting, wo man meist Darlehen aufnimmt (aus regulatorischen Gründen sind das meistens qualifizierte Nachrangdarlehen) oder den Investoren über Genussrechte bestimmte Vermögensrechte einräumt (zB Gewinnbeteiligungen).
Beim Crowdfunding bekommen die Investoren nach der erfolgreichen Finanzierung des Projekts ein Produkt, das man noch gar nicht entwickelt oder produziert hat. Ein Beispiel dafür sind Kickstarter-Kampagnen. Der Vorteil ist, dass man so die Entwicklungs- oder Produktionskosten vorfinanzieren kann und auch sieht, wie das Produkt am Markt angenommen wird. Der Nachteil ist allerdings, dass man im Vorhinein nicht weiß, wie erfolgreich die Kampagne läuft. Nachdem die Produktionskosten aber maßgeblich von der Stückzahl abhängen, besteht hier ein gewisses Risiko, dass man letztendlich eine zusätzliche Finanzierung benötigt, um überhaupt liefern zu können.
Wichtig bei Crowdfinanzierungen ist aber: Der Erfolg einer Kampagne hängt immer von der Öffentlichkeitsarbeit ab. Man kann sich durch Crowdfinanzierungen eine gute Community aufbauen, aber man muss mit dieser Community auch kommunizieren (vor allem über Social Media), und zwar auch nach Abschluss der Kampagne.
Einstieg eines Investors
Viele Gründer entscheiden sich auch, einen strategischen Partner oder auch einen reinen Finanzinvestor mit ins Boot zu holen. Auch hier ist für die Gründer einiges zu beachten, weil sich in den Beteiligungsverträgen oft Klauseln finden, die für die Gründer ein Risiko darstellen oder nachteilig sind (z.B .Gewährleistungszusagen oder Haftungsübernahmen der Gründer; Verwässerungsschutzbestimmungen, Mitverkaufspflichten, Gewinn- oder Veräußerungserlösvorzüge oder umfassende Berichtspflichten). Es gilt also darauf zu achten, welche Rechte man dem Investor einräumt und welche Pflichten man selbst eingeht.
6. Marketing: Vorsicht bei Direktwerbung
Kommen wir zum Thema Marketing. Das beste Produkt, die innovativste Geschäftsidee bringt nichts, wenn niemand davon erfährt. Als Startup ist man natürlich neu am Markt und muss daher versuchen, das Unternehmen möglichst bekannt zu machen. Auch hier gibt es allerdings einige Stolperfallen.
Vorsicht bei der Kaltakquise
Ein Klassiker ist, dass Gründer potentielle Kunden direkt per Mail oder auch telefonisch kontaktieren, um ihre Dienstleistungen oder Produkte vorzustellen. Das ist durchaus effizient, allerdings benötigt man dafür grundsätzlich eine vorherige Zustimmung. Die Rechtsprechung und die Verwaltungsbehörden sind hier extrem streng. Man darf potentielle Kunden nicht einmal kontaktieren, um die Zustimmung zu weiteren Anrufen oder Nachrichten einzuholen. Man muss hier natürlich nicht päpstlicher als der Papst sein, trotzdem sollte man bei Direktwerbung aufpassen, weil man leicht mit einer Abmahnung oder auch einem Verwaltungsstrafverfahren konfrontiert wird. Und wenn man eine Abmahnung bekommt, ist das zwar noch kein Beinbruch, aber man muss richtig reagieren, damit man nicht unangemessene Forderungen erfüllt oder eine Unterlassungsklage riskiert. Das wird ansonsten richtig teuer.
7. E-Commerce eröffnet Chancen, birgt aber auch Pflichten
Viele Startups betreiben auch einen Onlineshop. Hier gibt es eine Vielzahl an Rechtsvorschriften, die auch unmittelbare wirtschaftliche Auswirkungen haben können. Ein Beispiel sind die Rücktrittsrechte. Im Falle eines Rücktritts muss man dem Kunden nicht nur den Kaufpreis zurückerstatten, sondern auch die Standard-Versandkosten. Man hat daher nicht nur kein Geld verdient und den Aufwand für die Abwicklung und Rückabwicklung, sondern hat sogar noch Kosten. Das sollte man einkalkulieren.
Impressumspflicht auch auf Social Media
Wenn man als Unternehmer die sozialen Netzwerke nützt, muss man bedenken, dass man für jede kommerziell genutzte Webseite (z.B. für Social Media-Seiten) ein Impressum benötigt. Das gilt im Übrigen auch für Newsletter oder für Flyer. Verstöße gegen die Impressumspflicht führen leider sehr häufig zu Abmahnungen und auch zu Verwaltungsstrafen.
8. Korrekter Umgang mit Mitarbeitern
Kommen wir zu einem weiteren Thema: Mitarbeiter.
Anmeldung zur Sozialversicherung
Wenn man Unterstützung benötigt, muss man sich zuerst einmal überlegen, welche Vertragsform man wählt. Es gibt echte und freie Dienstnehmer oder Werkvertragsnehmer. Das hat einerseits Auswirkungen auf die Art der Zusammenarbeit. Einem echten Dienstnehmer kann ich z.B. Weisungen in Bezug auf Arbeitszeit- und Ort erteilen und ihn auch kontrollieren. Freie Dienstnehmer sind etwas unabhängiger, sie können sich ihre Arbeit frei einteilen und haben auch nur einen eingeschränkten arbeitsrechtlichen Schutz. Werkvertragsnehmer sind überhaupt unabhängig, sie müssen die Leistung nicht persönlich erbringen und sind auch nicht dazu verpflichtet, überhaupt tätig zu werden. Die Vertragsform hat aber auch Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeiträge. Bei Selbständigen sind die Beiträge niedriger und dadurch spart man sich natürlich Geld.
Die fehlerhafte Anmeldung bei der Sozialversicherung führt aber auch immer wieder zu Problemen. Im Einzelfall ist es nämlich schwierig zu beurteilen, ob jemand als Dienstnehmer oder als Selbständiger anzusehen ist (Stichwort „Scheinselbstständige“). Die Gebietskrankenkasse prüft das sehr genau und eine nachträglichen Umqualifizierung kann zu erheblichen Nachforderungen führen.
Wichtig ist: Letztendlich kommt es immer auf die gelebte Praxis an. Eine gute Vertragsgestaltung ist zwar hilfreich, weil die Behörde dann nachweisen muss, dass der Vertrag nicht mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmt. Es reicht aber nicht aus, irgendetwas in den Vertrag hineinzuschreiben, dass dann in der Praxis gar nicht so gehandhabt wird.
Man sollte dieses Thema nicht unterschätzen. Es gab beispielsweise vor wenigen Jahren den Fall eines Unternehmens, das selbständige Pflegekräfte vermittelt hat. Bei einer Betriebsprüfung ist die GKK zu dem Ergebnis gekommen, dass die Pflegekräfte als Arbeitnehmer angemeldet werden hätten müssen. Durch die Nachforderung ist das Unternehmen in den Konkurs geschlittert. Das Absurde an diesem Fall war, dass das Unternehmen (bzw. der Insolvenzverwalter vor dem VwGH) letztendlich sogar Recht bekommen hat. Allerdings war das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt bereits geschlossen.
Vor so etwas kann man sich aber schützen: Es gibt seit Mitte 2017 die Möglichkeit, selbst einen Antrag auf Überprüfung der Versicherungszuordnung zu stellen. An das Feststellungsergebnis und die getroffene Zuordnung sind der Krankenversicherungsträger und das Finanzamt gebunden, sofern keine Änderung des maßgeblichen Sachverhaltes eingetreten ist.
Mitarbeiterbeteiligung
Bleiben wir beim Thema Mitarbeiter: Startups benötigen oft hochqualifizierte Leute, sind aber am Anfang nicht immer in der Lage, auch entsprechende Gehälter zu bezahlen. Man muss daher Anreize bieten.
Abgesehen von einem guten Arbeitsklima und flexiblen Arbeitsbedingungen (Homeworking, etc), gibt es verschiedene Möglichkeiten der Mitarbeiterbeteiligung, die dazu führen können, dass die Mitarbeiter sich mit dem Startup identifizieren und auch selbst unternehmerisch denken.
Nachdem eine echte Beteiligung der Mitarbeiter an der Gesellschaft oft unerwünscht ist, weil damit natürlich auch gewisse Mitspracherechte verbunden sind und auch Kosten anfallen, bieten sich für Startups vor allem virtuelle Unternehmensbeteiligungen (sogenannte Phantom Shares) an. Hier werden die Mitarbeiter zwar nicht Gesellschafter, aber es werden bestimmte Gesellschafter- oder Vermögensrechte einfach vertraglich nachgebildet (z.B. können Mitarbeiter am Unternehmensgewinn oder im Falle eines Exits auch am Verkaufserlös beteiligt werden). Man kann dies Rechte etwa auch daran knüpfen, dass der Mitarbeiter eine bestimmte Zeit beim Unternehmen bleibt. Phantom Shares sind nicht nur kostengünstiger als echte Mitarbeiterbeteiligungsprogramme, sie haben auch den Vorteil, dass man sie sehr individuell gestalten kann.
Sehr zu empfehlen ist auch eine erfolgsabhängige Entlohnung, bei der die Mitarbeiter zusätzlich zum Fixgehalt auch variable Bonuszahlungen erhalten. Der Bonus kann an verschiedenste Kriterien geknüpft werden, je nachdem, welche Ziele man verfolgt (z.B. das Erreichen bestimmter persönlicher Leistungsziele des Mitarbeiters oder der Umsatzziele das Unternehmen).
Wichtig ist immer, auch die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte zu berücksichtigen. Ganz aktuell z.B. sollen im Zuge der Steuerreform Erfolgsbeteiligungen bis 3000 Euro pro Jahr steuerfrei gestellt werden. Mitarbeiterbeteiligungsprogramme bieten teilweise zwar steuerliche Vorteile, teilweise wird die Beteiligung aber bereits als Vorteil aus dem Arbeitsverhältnis (und damit als Einkommen) qualifiziert und muss daher versteuert werden, obwohl der Mitarbeiter aus der Beteiligung noch überhaupt kein Geld erhalten hat.
9. Verwaltungsstrafen: Geschäftsführer in der Pflicht
Kommen wir zum nächsten Thema: Wie schütze ich mich vor Verwaltungsstrafen? In jedem Unternehmen kommt es immer wieder mal zu Rechtsverstößen und die Strafdrohungen werden immer höher. Das ist für Geschäftsführer ein erhebliches Risiko, auch weil für jeden einzelnen Verstoß eine Strafe verhängt werden kann.
Hier wird eines oft vergessen: Grundsätzlich haften alle Geschäftsführer für Verwaltungsstrafen persönlich. Das heißt, die Behörde bestraft nicht nur einen Geschäftsführer, sondern alle. Dagegen kann man sich absichern, indem man einen verantwortlichen Beauftragten bestellt (das kann entweder einer der Geschäftsführer oder aber ein Arbeitnehmer sein).
Kontrollsystem einrichten
Außerdem kann man sich als Geschäftsführer wirksam vor Verwaltungsstrafen schützen, indem man ein internes Kontrollsystem einrichtet (z.B. Unternehmensrichtlinien erarbeitet, Arbeitsabläufe festlegt etc). Dadurch reduziert sich einerseits das Risiko von Rechtsverstößen, anderseits trifft die Geschäftsführer im Verwaltungsverfahren kein (oder nur ein geringes) Verschulden, wenn es doch zu Verstößen kommt, obwohl sie ein geeignetes Kontrollsystem eingerichtet haben.
Gerade bei sehr erfolgreichen Startups ist es oft so, dass die interne Organisation mit der Expansion und dem Wachstum des Unternehmens nicht mithalten kann. Wenn das Geschäft rasch ansteigt, hat man natürlich wenig Zeit für organisatorische Dinge. Aber man sollte dieses Thema trotzdem nicht vernachlässigen. Als Geschäftsführer ist man nicht nur gesetzlich dazu verpflichtet, ein internes Kontrollsystem einzurichten, sondern dieses trägt auch zur Effizienzsteigerung des Unternehmens bei, weil es dabei hilft, die Geschäftsabläufe zu überwachen und den Überblick zu bewahren.
10. Krisenmanagement: Immer auch an den Ernstfall denken
Kommen wir noch kurz zu einem letzten, sehr unerfreulichen Thema: Krisenmanagement und die Insolvenz. Ich hoffe natürlich, dass Sie nie in diese Situation kommen, aber wenn doch, ist es umso wichtiger, einen kühlen Kopf zu bewahren. Vor allem sollte man hier nicht den Fehler begehen, mit den Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen in Rückstand zu geraten. Erstens ist man als Geschäftsführer persönlich für die Abfuhr der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich. Und zweitens verhindern diese Gläubiger meistens eine Sanierung. Wichtig ist daher, etwas Unvermeidbares nicht zu lange hinauszuzögern, sondern lieber rechtzeitig eine Sanierung zu versuchen, denn auch ein Insolvenzverfahren bedeutet nicht zwangsläufig das Ende des Unternehmens und schon gar nicht das Ende der Unternehmerkarriere.
⇒ Autor Johannes Kautz auf der Page von DLA Piper
