Die Digitalisierung schreitet in allen Branchen und Bereichen voran. Die 515 heimischen Notare setzen bereits seit Jahren auf digitale Anwendungen zur Archivierung der Urkunden oder im Rechtsverkehr mit der Justiz. Die digitale Welt erfordert aber auch neue Dienstleistungsangebote für Klienten wie die digitale GmbH-Gründung beim Notar. Im Interview gab uns der Wiener Notar Michael Umfahrer antworten auf einige große Fragen zur Digitalisierung im Unternehmensrecht.

+++ Checklist: 10 Fragen auf dem Weg zur GmbH-Gründung +++

Mit welchen rechtlichen Fragen in Bezug auf Digitalisierung in Unternehmen sind Sie am häufigsten konfrontiert?

Rechtliche Fragen in Bezug auf Digitalisierung drehen sich zumeist um Sicherheit. Wie kann missbräuchliche Verwendung verhindert und mehr Transparenz geschaffen werden?

In diesem Zusammenhang ist auch das Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (kurz WiEReG) erwähnenswert, das am 15. Jänner 2018 in Kraft getreten ist. Es wurde damit – aufgrund der 4. Geldwäscherichtlinie – ein neues Melderegister geschaffen, in dem Unternehmen, Stiftungen und Vereine erfasst werden. Bis 1. Juni 2018 müssen meldepflichtige Unternehmen und andere Rechtsträger wie Vereine dafür nötigen Daten abgegeben haben. In diesem Register sollen jene natürlichen Personen zentral erfasst werden, denen eine Gesellschaft oder eine Stiftung wirtschaftlich zugeordnet werden kann. Es kann auch das eine oder andere Startup von der Meldepflicht betroffen sein: Wenn dieses beispielsweise in mehreren Investitionsrunden Geld einsammelt und die Investoren – wenn sie als Gesellschafter fungieren – meist selbst Gesellschaften sind. Das WiEReG ist also unter anderem ein Instrument zur Absicherung und Transparenz für Startups.

Welche neuen Fragen sind in den vergangenen Jahren aufgetaucht, die sich erst durch die zunehmende Digitalisierung ergeben haben?

Das Thema Digitalisierung ist für Notare nicht neu. Wir leben Digitalisierung bereits seit rund 30 Jahren. Beispiele dafür sind die digitalen Urkundenarchive, das Firmen- und Grundbuch oder Verfahren. Ein weiterer Meilenstein war die Notar-Treuhandbank, die es seit mehr als 20 Jahren gibt. Sie war eine der ersten reinen Onlinebanken.

Digitalisierung erfordert aber neue Maßnahmen, um auch weiterhin Beratung und Sicherheit mitanbieten zu können. In naher Zukunft wird es möglich sein, beim Notar mit dessen rechtlicher Beratung eine GmbH per Videokonferenz, hochsicherem Datenraum und Handy-Signatur digital zu gründen. Eine gute Kombination von digitalem Workflow und rechtlicher Beratung.

Weil dieses neue Online-Service auch grenzüberschreitende Sitzverlegungen und Umgründungen innerhalb der EU erleichtert, haben wir damit auf EU-Ebene Interesse geweckt. Das österreichische Modell könnte im Rahmen des neuen EU-Gesellschaftsrechtspaketes Anwendung finden.

“Wir befinden uns an einer Bruchlinie zwischen der analogen und der digitalen Welt. Notare verstehen sich als beratendes Bindeglied, das für Rechtssicherheit sorgt.”

Ein weiteres aktuelles Digital-Thema ist die Blockchain. Sie soll “Mittelsmänner” wie Banken und Notare obsolet machen. Wie sieht das rechtlich aus?

Blockchains sind darauf ausgelegt, bei verschiedensten Arten von Transaktionen deren Gültigkeit zu bestätigen. Überall dort, wo es um individuelle, intelligente Anwendungen und Lösungen geht, kann das die Maschine aber nicht übernehmen. Also z.B. immer dann, wenn Treuhandschaften mit rechtlichen Bedingungen verknüpft sind. Bei der Überprüfung der Grundbuchsituation etwa stößt die Roboter-Technik an ihre Grenzen. Vorstellbar ist aber, dass Notare selbst bei treuhändigen Abwicklungen künftig Blockchain-Verfahren nutzen. Wir befinden uns an einer Bruchlinie zwischen der analogen und der digitalen Welt. Notare verstehen sich als beratendes Bindeglied, das für Rechtssicherheit sorgt.

Momentan beschäftigen sich viele Unternehmen mit der kommenden DSGVO. Was ist aus Ihrer Sicht besonders zu beachten?

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, im Bereich der Datennutzung rechtliche, technische und organisatorische Fragen zu beachten und zu prüfen. Datenschutz entwickelt sich deshalb auch zunehmend zu einem eigenen Bereich in den Unternehmen. Die Sensibilität der Unternehmen beim Thema Datenschutz ist insgesamt enorm gestiegen.

Viele Digital-Unternehmen haben mehrere Unternehmenssitze in unterschiedlichen Ländern. Was sind in diesem Zusammenhang die wichtigsten Überlegungen, die die Unternehmen anstellen müssen?

Die EU-Niederlassungsfreiheit hat grenzüberschreitende Unternehmungen und Geschäfte gefördert. Sie bewährt sich und hat viele Erleichterungen gebracht. Doch die europäische Gesetzgebung hinkt nach. Unterschiedliche Rechtsverhältnisse können Unternehmer vor Hürden stellen. Damit alle Vorhaben im Ausland plangemäß und dauerhaft funktionieren, ist Rechtsberatung z.B. beim Notar wichtig. Etwa bei der Beratung grenzüberschreitender Sachverhalte.

Welche großen Themen im Unternehmensrecht im Zusammenhang mit Digitalisierung werden in Zukunft besonders relevant?

Rechtsprobleme nehmen durch die Digitalisierung eher zu als ab. Man denke nur an den digitalen Nachlass von E-Mail- und Paypal-Accounts bis zu Dokumenten in cloud-basierten Onlinespeichern. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, sollte der digitale Nachlass in Form eines “digitalen Testaments” geordnet werden.

Die jahrzehntelange Praxiserfahrung hat deutlich gezeigt, dass bei der GmbH-Gründung die Regelungen einer minimalen Mustersatzung nur in Ausnahmefällen ausreichend sind. Wir raten, von Anfang an im Gesellschaftsvertrag mögliche Streitpunkte klarzustellen, Aufgriffsrechte zu formulieren und maßgeschneiderte Vorsorgeregelungen zu treffen. Die digitale GmbH-Gründung bei einem Notar wird daher mit notarieller Beratung möglich sein. Auf Beratung im Unternehmensrecht zu verzichten ist fahrlässig.

Mehr als 500 Notarinnen und Notare sind österreichweit tätig. Das Erstgespräch ist kostenlos. Eine Notarin / einen Notar in Ihrer Nähe findet man unter www.notar.at