21.12.2016

Gewinnermittlung: Kostenrechnung bis Registrierkassa – worauf es zu achten gilt

Powered by Ihre Steuerberater "Was müssen wir eigentlich aufschreiben und was nicht?" oder "Wie lange müssen wir unsere Aufzeichnungen aufbewahren?" - Fragen, die beim Thema Gewinnermittlung immer wieder auftauchen. Wir haben uns angesehen, was es zu beachten gilt.
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Die Gewinnermittlung ist essentiell für die Kontrolle eines jeden Betriebs. (c) Wolfilser
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Für die Planung und Steuerung eines Betriebes ist die Gewinnermittlung essentiell! Darüber hinaus dient sie gegenüber den Behörden der Abgabenberechnung und im Fall des Falles auch dem Gläubigerschutz. Unternehmer müssen alle Belege sammeln, die mit dem Betrieb zusammenhängen. Belege, Geschäftspapiere, Einnahmen und Ausgaben. Für steuerliche Zwecke müssen die laufenden Aufzeichnungen und die Originale zumindest sieben Jahre aufbehalten werden.

Für die Planung und Steuerung eines Betriebes ist die Gewinnermittlung essentiell.

Die 3 Arten der Gewinnermittlung

Es gibt drei verschiedene Arten der Gewinnermittlung:

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1. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für Gewerbetriebe (ausgenommen Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG) bis zu einem Jahresumsatz von maximal 700.000 Euro möglich. Die Zu- und Abflüsse werden nach dem tatsächlichen Datum der Transaktion verbucht. Nicht nach Rechnungsdatum. Von den Einnahmen werden die Ausgaben sowie eventuelle Abschreibungen und Freibeträge abgezogen. Was überbleibt ist der Gewinn.

2. Die Pauschalierung ist eine Spezialform der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie darf bis zu einem Jahresumsatz von 220.000 Euro angewendet werden. Die Ausgaben werden nicht in ihrer tatsächlichen Höhe, sondern als Durchschnittssatz der Einnahmen angesetzt. Je nach Branche kann der Satz 6 oder 12 Prozent betragen. Es kann jederzeit von der Betriebsausgabenpauschalierung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gewechselt werden.

3. Die doppelte Buchführung ist ab einem Jahresumsatz von 700.000 Euro verpflichtend. Ebenso für Kapitalgesellschaften, wie GmbHs und AGs. Die doppelte Buchhaltung besteht aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Jeder Geschäftsfall wird sowohl auf der Passiv- als auch auf der Aktivseite und unterschiedlichen Konten gebucht. Dieses System erleichtert auch den Überblick über offene Forderungen bzw. Verbindlichkeiten.

Redaktionstipps

Welche Aufzeichnungen sind freiwillig

Zu den wichtigsten freiwilligen Aufzeichnungen gehört die Kostenrechnung. Diese ist in keinem Fall verpflichtend. Jedoch ermöglicht nur die Kostenrechnung – im Gegensatz zur normalen Buchführung – die genaue Steuerung eines Betriebes und ist somit für jeden Unternehmer empfehlenswert.  Sie dient dazu, die tatsächlichen Kosten einer Leistungserstellung (z.b. müssen zu einer Grafikerstunde auch die Lohnnebenkosten u.v.m. hinzugerechnet werden) mit den damit zusammenhängenden Erlösen vergleichen zu können.

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Stichwort Registrierkassa

Eines ist für alle Unternehmer unabhängig von der Rechtsform gleich: sie müssen alle ihre gesamten Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.) sammeln und aufheben. Darüber hinaus besteht seit 1.1.2016 die Registrierkassenpflicht. Ab einem Umsatz von 15.000 Euro und davon mindestens 7.500 Euro in bar müssen alle Unternehmer ihre Erträge in ein elektronisches Kassensystem eintragen.

Eines gilt füt alle Unternehmer unabhängig von der Rechtsform: Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen sammeln

Sinnvollste Gewinnermittlungsart für Startups?

Es kommt nicht jede Gewinnermittlungsart für jedes Unternehmen in Frage. In erster Linie hängt die Ermittlungsart von der Rechtsform des Unternehmens ab. GmbHs und AGs müssen beispielsweise eine Doppelte Buchhaltung führen. Bei anderen Gesellschaftsformen besteht ein Wahlrecht, dieses ist allerdings abhängig von der Umsatzhöhe. Es sollte schon vor der Gründung mit einem Steuerberater abgeklärt werden, ob es beispielsweise eine Verpflichtung für eine Doppelte Buchhaltung gibt bzw. wie die Buchführung organisiert werden kann. Am einfachsten ist es, wenn man die Buchhaltung komplett an einen Steuerberater auslagert.

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Doppelte Buchhaltung

Im Unterschied zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden bei der doppelten Buchführung alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen nicht erst mit dem Zahlungsfluss, sondern bereits mit dem Ausstellungsdatum erfasst und das Fälligkeitsdatum festgehalten. Dadurch wird auch leichter ersichtlich, welche Forderungen bzw. Verbindlichkeiten noch offen sind. Mit der doppelten Buchhaltung wird ebenfalls gewährleistet, dass die Aktiv- und die Passivseite einer Bilanz immer im Gleichgewicht bleiben.

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Bücher auf einen Investorentermin vorbereiten?

Jeder Inverstor bzw. Kreditgeber möchte naturgemäß so viel wie möglich über den potenziellen Geschäftspartner wissen. Damit sind bei Gründern der Businessplan und in den Folgejahren Bilanzen und die Kostenrechnung meistens die wichtigsten Unterlagen. Es ist ratsam, sich auf so einen Termin gemeinsam mit einem Steuerberater vorzubereiten. Er hat das Know-How und die Erfahrung, welche Unterlagen in der Regel gebraucht werden und kann diese auch gleich richtig aufbereiten.

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Silana, Textilundustrie, Fussl Modestraße,
(c) silana - (v.l.) Michael Hofmannrichter, Anton Wohlgemuth und Michael Mayr.

Das Wiener Startup silana hat den ersten Nähroboter weltweit entwickelt und möchte damit den prekären Arbeitsbedingungen zur Herstellung von Kleidung entgegenwirken. Dieser Mission schließen sich nun der DeepTech Investor SOSV, der Oberösterreichische HightechFonds und prominente Business Angels an, wie etwa eine US-Milliardärs-Familie, der Textilproduzent Tim Becht, die waterdrop-Gründer Martin und Henry Murray, Nachhaltigkeitsexpertin in der Textilindustrie Yoobin Jung und der Sequoia Scout und ex-CGO von N26, Alexander Weber. Insgesamt erhielt das Startup 1,5 Millionen Euro an Kapital.

Gegründet wurde das Unternehmen Mitte 2022 von Michael Hofmannrichter (CEO), Michael Mayr (COO) und Anton Peter Wohlgemuth (CTO). Die drei Founder wissen, dass aktuell 100 Prozent aller Kleidungsstücke per Hand produziert werden. Die damit verbundenen hohen Lohnkosten führten zur Abwanderung vieler Produzenten in den südost-asiatischen Raum – und das nicht ohne Folgen.

brutkasten-Talk: Michael Hofmannrichter über das silana-Investment

“An einem T-Shirt arbeiten oft zwölf bis fünfzehn Personen in sklavenartigen Arbeitsbedingungen meist zwölf Stunden am Stück” sagt Mayr, dessen Familie den größten österreichischen Modehändler Fussl Modestraße betreibt und dabei speziell auf eine verantwortungsvolle Supply-Chain achtet.

“Die Bekleidungsindustrie ist für zehn Prozent der globalen CO2-Emissionen verantwortlich. Gleichzeitig bekommen mehr als 90 Prozent der Beschäftigten in den herstellenden Fabriken zu wenig Lohn, um für ihr Überleben zu sorgen. Knapp ein Drittel der hergestellten Kleidungsstücke können gar nicht erst verkauft werden und werden stattdessen zu bereits überfüllten Mülldeponien in Afrika verschickt”, führt Hofmannrichter zu den prekären Umständen in der Modeindustrie weiter aus.

CO2-Emissionen um mehr als ein Drittel reduzieren

Genau diesem Missstand möchte silana entgegenwirken. Das Wiener Startup kann, eigenen Angaben nach, CO2-Emissionen von Mode um mehr als ein Drittel reduzieren. Mithilfe ihrer Nähroboter sollen heimische Produzenten ihre Produktion wieder zurück nach Europa verlagern können. Eine Verlagerung der Produktion zum Point-of-Sale würde nicht nur Ewigtransportwege per Schiff oder Flugzeug minimieren, sondern vor allem auch den Ressourcenverbrauch in der Produktion verringern.

“Die Überproduktion kann damit faktisch auf null reduziert werden”, erklärt Mayr und Automatisierungsingenieur Wohlgemuth betont, dass “ein hoher Automatisierungsgrad das Nearshoring der Bekleidungsproduktion wieder ermöglichen wird”. Dabei verweist letzterer auf gleichbleibende und planbare Produktionskosten auf asiatischem Niveau. Denn zu hohe Produktionskosten und ein enormer Fachkräftemangel waren die Probleme, die dies bislang verhindert hätten.

Silana-Roboter als letzter Puzzle-Stein für Umschwung

Der Roboter von silana agiert hierbei als letzter Puzzle-Stein in einer optimierten Produktion, um jeden Produktionsschritt von der Stoffrolle bis zum bedruckten T-Shirt vollautomatisiert, auch in Österreich, vornehmen zu können. Jeder Manufakturschritt werde durch eigene Subsysteme in einer eigenen Roboterzelle innerhalb weniger Minuten durchgeführt.

“Wir arbeiten dabei mit den gängigsten Stoffen, und können natürlich auch Stoffe aus nachhaltiger Viskose der Lenzing AG verarbeiten”, erzählt Hofmannrichter. In den vergangenen drei Jahren konnte das Gründerteam den ersten funktionierenden Prototypen entwickeln und damit bereits mehrere renommierte Bekleidungsproduzenten zu Anzahlungen überzeugen. In Österreich wurde hier zum Beispiel der Sportbekleidungshersteller Löffler als Kunde gewonnen.

Silana möchte allgemein für einen radikalen Umschwung in der Textilindustrie sorgen. Eine Miliarde Kleidungsstücke sollen jährlich regional gefertigt werden. Knapp 200 Maschinen wurden hierbei von renommierten Produzenten weltweit bereits vorgemerkt, heißt es. Damit könnten bereits 30 Millionen T-Shirts pro Jahr durch den eigenen SiBot produziert werden. Eine Ausweitung der Produktlinien – unter anderem auf Poloshirts – soll dabei in den nächsten Jahren erfolgen.

Wie aws, die Wirtschaftsagentur und ffg silana beim ersten Funding halfen

Bislang wurde das silana-Team auf sieben Personen aufgestockt. Aktuell ist man auf der Suche nach ambitionierten Hardware- & Software Engineers, die sich der Aufgabe stellen möchten, “flexible Materialien automatisiert verarbeiten zu können, eine Herausforderung die unsere Gesellschaft nachhaltig verändern wird”, wie Wohlgemuth bekräftigt.

Das neue Kapital der Investoren, war nicht die erste finanzielle Förderung, die silana erhalten hat: “Ich muss ein großes Lob an die österreichische Förderkultur aussprechen. Aws, die Wirtschaftsagentur Wien und FFG haben uns davor bereits mit rund 700.000 Euro unterstützt”, erklärt Hofmannrichter im brutkasten-Talk. “Damit konnten wir unseren Prototyp bauen und waren damit als Deep-Tech-Startup in einer genialen Lage, um die erste Runde aufstellen zu können.”

Das frische Kapital läuft nun ganz in die Entwicklung des silana-Roboters, um bereits im kommenden Jahr die ersten Maschinen ausliefern zu können. “Die ersten Kunden sind bereits fixiert, erste Vorverkäufe im DACH-Raum und in den USA haben bereits stattgefunden”, sagt Hofmannrichter. “Wir möchten nun die Implementierung bei unseren Kunden vorbereiten.”

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