21.12.2016

Gewinnermittlung: Kostenrechnung bis Registrierkassa – worauf es zu achten gilt

Powered by Ihre Steuerberater "Was müssen wir eigentlich aufschreiben und was nicht?" oder "Wie lange müssen wir unsere Aufzeichnungen aufbewahren?" - Fragen, die beim Thema Gewinnermittlung immer wieder auftauchen. Wir haben uns angesehen, was es zu beachten gilt.
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Die Gewinnermittlung ist essentiell für die Kontrolle eines jeden Betriebs. (c) Wolfilser
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Für die Planung und Steuerung eines Betriebes ist die Gewinnermittlung essentiell! Darüber hinaus dient sie gegenüber den Behörden der Abgabenberechnung und im Fall des Falles auch dem Gläubigerschutz. Unternehmer müssen alle Belege sammeln, die mit dem Betrieb zusammenhängen. Belege, Geschäftspapiere, Einnahmen und Ausgaben. Für steuerliche Zwecke müssen die laufenden Aufzeichnungen und die Originale zumindest sieben Jahre aufbehalten werden.

Für die Planung und Steuerung eines Betriebes ist die Gewinnermittlung essentiell.

Die 3 Arten der Gewinnermittlung

Es gibt drei verschiedene Arten der Gewinnermittlung:

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1. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für Gewerbetriebe (ausgenommen Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG) bis zu einem Jahresumsatz von maximal 700.000 Euro möglich. Die Zu- und Abflüsse werden nach dem tatsächlichen Datum der Transaktion verbucht. Nicht nach Rechnungsdatum. Von den Einnahmen werden die Ausgaben sowie eventuelle Abschreibungen und Freibeträge abgezogen. Was überbleibt ist der Gewinn.

2. Die Pauschalierung ist eine Spezialform der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie darf bis zu einem Jahresumsatz von 220.000 Euro angewendet werden. Die Ausgaben werden nicht in ihrer tatsächlichen Höhe, sondern als Durchschnittssatz der Einnahmen angesetzt. Je nach Branche kann der Satz 6 oder 12 Prozent betragen. Es kann jederzeit von der Betriebsausgabenpauschalierung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gewechselt werden.

3. Die doppelte Buchführung ist ab einem Jahresumsatz von 700.000 Euro verpflichtend. Ebenso für Kapitalgesellschaften, wie GmbHs und AGs. Die doppelte Buchhaltung besteht aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Jeder Geschäftsfall wird sowohl auf der Passiv- als auch auf der Aktivseite und unterschiedlichen Konten gebucht. Dieses System erleichtert auch den Überblick über offene Forderungen bzw. Verbindlichkeiten.

Redaktionstipps

Welche Aufzeichnungen sind freiwillig

Zu den wichtigsten freiwilligen Aufzeichnungen gehört die Kostenrechnung. Diese ist in keinem Fall verpflichtend. Jedoch ermöglicht nur die Kostenrechnung – im Gegensatz zur normalen Buchführung – die genaue Steuerung eines Betriebes und ist somit für jeden Unternehmer empfehlenswert.  Sie dient dazu, die tatsächlichen Kosten einer Leistungserstellung (z.b. müssen zu einer Grafikerstunde auch die Lohnnebenkosten u.v.m. hinzugerechnet werden) mit den damit zusammenhängenden Erlösen vergleichen zu können.

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Stichwort Registrierkassa

Eines ist für alle Unternehmer unabhängig von der Rechtsform gleich: sie müssen alle ihre gesamten Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.) sammeln und aufheben. Darüber hinaus besteht seit 1.1.2016 die Registrierkassenpflicht. Ab einem Umsatz von 15.000 Euro und davon mindestens 7.500 Euro in bar müssen alle Unternehmer ihre Erträge in ein elektronisches Kassensystem eintragen.

Eines gilt füt alle Unternehmer unabhängig von der Rechtsform: Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen sammeln

Sinnvollste Gewinnermittlungsart für Startups?

Es kommt nicht jede Gewinnermittlungsart für jedes Unternehmen in Frage. In erster Linie hängt die Ermittlungsart von der Rechtsform des Unternehmens ab. GmbHs und AGs müssen beispielsweise eine Doppelte Buchhaltung führen. Bei anderen Gesellschaftsformen besteht ein Wahlrecht, dieses ist allerdings abhängig von der Umsatzhöhe. Es sollte schon vor der Gründung mit einem Steuerberater abgeklärt werden, ob es beispielsweise eine Verpflichtung für eine Doppelte Buchhaltung gibt bzw. wie die Buchführung organisiert werden kann. Am einfachsten ist es, wenn man die Buchhaltung komplett an einen Steuerberater auslagert.

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Doppelte Buchhaltung

Im Unterschied zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden bei der doppelten Buchführung alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen nicht erst mit dem Zahlungsfluss, sondern bereits mit dem Ausstellungsdatum erfasst und das Fälligkeitsdatum festgehalten. Dadurch wird auch leichter ersichtlich, welche Forderungen bzw. Verbindlichkeiten noch offen sind. Mit der doppelten Buchhaltung wird ebenfalls gewährleistet, dass die Aktiv- und die Passivseite einer Bilanz immer im Gleichgewicht bleiben.

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Bücher auf einen Investorentermin vorbereiten?

Jeder Inverstor bzw. Kreditgeber möchte naturgemäß so viel wie möglich über den potenziellen Geschäftspartner wissen. Damit sind bei Gründern der Businessplan und in den Folgejahren Bilanzen und die Kostenrechnung meistens die wichtigsten Unterlagen. Es ist ratsam, sich auf so einen Termin gemeinsam mit einem Steuerberater vorzubereiten. Er hat das Know-How und die Erfahrung, welche Unterlagen in der Regel gebraucht werden und kann diese auch gleich richtig aufbereiten.

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Junior Developer
(c) True Agency via Unsplash

„Wer glaubt, mit Künstlicher Intelligenz ließen sich Einstiegspositionen einfach streichen, verwechselt das Werkzeug mit der Person, die es sinnvoll einsetzt“, warnt André Holhozinskyj, CEO der europäischen Cloudflight Group. Die Warnung des Branchenexperten stützt sich auf eine aktuelle Befragung, die das Unternehmen durchgeführt hat. Unter den 1.119 Teilnehmenden – mehrheitlich Studierende und Berufseinsteiger:innen aus Deutschland, Österreich und Rumänien – zeigt sich eine weite Verbreitung, aber auch eine spürbare Reglementierung von KI-Tools im Arbeitsalltag.

Während 99 Prozent der befragten Nachwuchskräfte angeben, KI-Werkzeuge regelmäßig zu nutzen, stoßen sie in der Praxis häufig an organisatorische Grenzen. Rund zwei Drittel der Befragten berichten von Einschränkungen bei der Nutzung, die überwiegend organisatorischer Natur sind. Als Haupthindernis nennen 46 Prozent regulatorische Vorgaben wie Richtlinien von Schulen, Universitäten oder Unternehmen. Weit dahinter folgen Kosten und Lizenzgebühren mit 24 Prozent sowie ethische, rechtliche und datenschutzrechtliche Bedenken mit 23 Prozent. Mangelndes Interesse spielt mit nur zwei Prozent praktisch keine Rolle.

Risiko durch Schatten-IT und Compliance-Verstöße

Die restriktive Haltung in vielen Organisationen birgt nach Einschätzung der Studienautor:innen jedoch Risiken: Wird die Nutzung im Unternehmen untersagt oder komplett eingeschränkt, weichen Mitarbeiter:innen häufig auf private Geräte und nicht freigegebene Consumer-Tools aus – ohne Wissen oder Zustimmung der IT-Abteilung.

Gernot Molin, CTO der Cloudflight Group, warnt vor den unmittelbaren Gefahren für die Datensicherheit: „Tools wie ChatGPT, Gemini oder Claude sind nicht für Unternehmenssicherheit oder Compliance konzipiert, sondern für einfachen Zugang, und das schafft unmittelbare Risiken.“ So könnten etwa proprietäre Algorithmen durch das Einfügen von Code-Schnipseln abfließen, oder Entwickler:innen könnten unbeabsichtigt Kundendaten bei der Analyse von Log-Dateien offenlegen. Unternehmen, die an Richtlinien wie DSGVO, HIPAA oder SOC 2 gebunden sind, riskieren laut Molin bei der Verwendung nicht autorisierter Dienste empfindliche Verstöße. Er plädiert daher für eine kontrollierte Freigabe von KI-Werkzeugen, die direkt in bestehende Entwicklungsumgebungen integriert und durch Sicherheitskontrollen sowie Audit-Trails abgesichert sind.

Vielseitige Nutzung abseits von reinem Code

Die Befragung räumt zudem mit dem Vorurteil auf, KI diene primär dem Schreiben von neuem Programmcode. Der Einsatz zur reinen Code-Generierung liegt bei 18 Prozent und ist damit fast gleichauf mit dem Debugging und Code-Reviews (19 Prozent), administrativen und organisatorischen Aufgaben wie Recherche (19 Prozent) sowie der Code-Optimierung (17 Prozent). Dokumentation (12 Prozent) und Testautomatisierung (10 Prozent) folgen mit etwas Abstand.

Den größten Nutzen sehen die Befragten in der Entlastung bei Routinearbeiten. Fast jede:r Zweite (48 Prozent) nutzt KI vor allem zur Bewältigung repetitiver, zeitaufwändiger Aufgaben wie dem Erstellen von Boilerplate-Code oder dem automatisierten Organisieren von Daten. Ziel sei es, so heißt es aus den offenen Antworten der Teilnehmenden, sich dank der KI auf die interessanten Teile der Arbeit konzentrieren zu können. Zudem schätzen 42 Prozent die Tools als eine Art rund um die Uhr verfügbaren Tutor, der komplexe Konzepte erklären kann. Dieser Effekt könnte nach Einschätzung der Studienautoren vor allem in Regionen mit schwächerer Bildungsinfrastruktur den Zugang zu hochwertiger Programmierausbildung demokratisieren.

Zukunftssorgen und die Rolle der Nachwuchskräfte

Trotz der intensiven Nutzung blickt die junge Generation keineswegs sorgenfrei in die Zukunft. Lediglich 12 Prozent der Befragten geben an, keinerlei Sorge hinsichtlich der Auswirkungen von KI auf ihre eigene Karriere zu haben. Die überwiegende Mehrheit von 88 Prozent äußert leichte bis extreme Besorgnis. Neben der allgemeinen Karriereentwicklung sorgt sich ein Teil der Entwickler:innen auch um den eigenen Lernfortschritt: Es besteht die Befürchtung, durch eine zu starke Abhängigkeit von der KI das eigene Weiterkommen zu bremsen und durch die automatisierten Lösungen „dümmer“ zu werden. Viele wünschen sich daher Erklärungen anstelle von fertigen Antworten.

Für Cloudflight-CEO Holhozinskyj zeigt die Untersuchung, dass Unternehmen umdenken müssen. Künstliche Intelligenz müsse wie eine „virtuelle Mitarbeiterin“ verstanden werden, die ein geregeltes Onboarding benötigt. Wer Juniorstellen aus Gründen der kurzfristigen Kostenersparnis streicht, begehe laut Holhozinskyj einen strategischen Fehler: „Urteilsvermögen entsteht nicht am Reißbrett, sondern über Jahre praktischer Erfahrung, auch aus eigenen Fehlern, und genau diese Erfahrung bauen Unternehmen gerade systematisch ab, wenn sie ihre Juniorstellen kürzen.“ Langfristig drohe den Unternehmen dadurch der Verlust der „Senior-Kompetenz von morgen“ an die Konkurrenz, was sich schnell zum mittelfristigen Wettbewerbsnachteil entwickeln könne.

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