21.12.2016

Gewinnermittlung: Kostenrechnung bis Registrierkassa – worauf es zu achten gilt

Powered by Ihre Steuerberater "Was müssen wir eigentlich aufschreiben und was nicht?" oder "Wie lange müssen wir unsere Aufzeichnungen aufbewahren?" - Fragen, die beim Thema Gewinnermittlung immer wieder auftauchen. Wir haben uns angesehen, was es zu beachten gilt.
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Die Gewinnermittlung ist essentiell für die Kontrolle eines jeden Betriebs. (c) Wolfilser
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Für die Planung und Steuerung eines Betriebes ist die Gewinnermittlung essentiell! Darüber hinaus dient sie gegenüber den Behörden der Abgabenberechnung und im Fall des Falles auch dem Gläubigerschutz. Unternehmer müssen alle Belege sammeln, die mit dem Betrieb zusammenhängen. Belege, Geschäftspapiere, Einnahmen und Ausgaben. Für steuerliche Zwecke müssen die laufenden Aufzeichnungen und die Originale zumindest sieben Jahre aufbehalten werden.

Für die Planung und Steuerung eines Betriebes ist die Gewinnermittlung essentiell.

Die 3 Arten der Gewinnermittlung

Es gibt drei verschiedene Arten der Gewinnermittlung:

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1. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für Gewerbetriebe (ausgenommen Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG) bis zu einem Jahresumsatz von maximal 700.000 Euro möglich. Die Zu- und Abflüsse werden nach dem tatsächlichen Datum der Transaktion verbucht. Nicht nach Rechnungsdatum. Von den Einnahmen werden die Ausgaben sowie eventuelle Abschreibungen und Freibeträge abgezogen. Was überbleibt ist der Gewinn.

2. Die Pauschalierung ist eine Spezialform der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie darf bis zu einem Jahresumsatz von 220.000 Euro angewendet werden. Die Ausgaben werden nicht in ihrer tatsächlichen Höhe, sondern als Durchschnittssatz der Einnahmen angesetzt. Je nach Branche kann der Satz 6 oder 12 Prozent betragen. Es kann jederzeit von der Betriebsausgabenpauschalierung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gewechselt werden.

3. Die doppelte Buchführung ist ab einem Jahresumsatz von 700.000 Euro verpflichtend. Ebenso für Kapitalgesellschaften, wie GmbHs und AGs. Die doppelte Buchhaltung besteht aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Jeder Geschäftsfall wird sowohl auf der Passiv- als auch auf der Aktivseite und unterschiedlichen Konten gebucht. Dieses System erleichtert auch den Überblick über offene Forderungen bzw. Verbindlichkeiten.

Redaktionstipps

Welche Aufzeichnungen sind freiwillig

Zu den wichtigsten freiwilligen Aufzeichnungen gehört die Kostenrechnung. Diese ist in keinem Fall verpflichtend. Jedoch ermöglicht nur die Kostenrechnung – im Gegensatz zur normalen Buchführung – die genaue Steuerung eines Betriebes und ist somit für jeden Unternehmer empfehlenswert.  Sie dient dazu, die tatsächlichen Kosten einer Leistungserstellung (z.b. müssen zu einer Grafikerstunde auch die Lohnnebenkosten u.v.m. hinzugerechnet werden) mit den damit zusammenhängenden Erlösen vergleichen zu können.

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Stichwort Registrierkassa

Eines ist für alle Unternehmer unabhängig von der Rechtsform gleich: sie müssen alle ihre gesamten Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.) sammeln und aufheben. Darüber hinaus besteht seit 1.1.2016 die Registrierkassenpflicht. Ab einem Umsatz von 15.000 Euro und davon mindestens 7.500 Euro in bar müssen alle Unternehmer ihre Erträge in ein elektronisches Kassensystem eintragen.

Eines gilt füt alle Unternehmer unabhängig von der Rechtsform: Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen sammeln

Sinnvollste Gewinnermittlungsart für Startups?

Es kommt nicht jede Gewinnermittlungsart für jedes Unternehmen in Frage. In erster Linie hängt die Ermittlungsart von der Rechtsform des Unternehmens ab. GmbHs und AGs müssen beispielsweise eine Doppelte Buchhaltung führen. Bei anderen Gesellschaftsformen besteht ein Wahlrecht, dieses ist allerdings abhängig von der Umsatzhöhe. Es sollte schon vor der Gründung mit einem Steuerberater abgeklärt werden, ob es beispielsweise eine Verpflichtung für eine Doppelte Buchhaltung gibt bzw. wie die Buchführung organisiert werden kann. Am einfachsten ist es, wenn man die Buchhaltung komplett an einen Steuerberater auslagert.

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Doppelte Buchhaltung

Im Unterschied zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden bei der doppelten Buchführung alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen nicht erst mit dem Zahlungsfluss, sondern bereits mit dem Ausstellungsdatum erfasst und das Fälligkeitsdatum festgehalten. Dadurch wird auch leichter ersichtlich, welche Forderungen bzw. Verbindlichkeiten noch offen sind. Mit der doppelten Buchhaltung wird ebenfalls gewährleistet, dass die Aktiv- und die Passivseite einer Bilanz immer im Gleichgewicht bleiben.

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Bücher auf einen Investorentermin vorbereiten?

Jeder Inverstor bzw. Kreditgeber möchte naturgemäß so viel wie möglich über den potenziellen Geschäftspartner wissen. Damit sind bei Gründern der Businessplan und in den Folgejahren Bilanzen und die Kostenrechnung meistens die wichtigsten Unterlagen. Es ist ratsam, sich auf so einen Termin gemeinsam mit einem Steuerberater vorzubereiten. Er hat das Know-How und die Erfahrung, welche Unterlagen in der Regel gebraucht werden und kann diese auch gleich richtig aufbereiten.

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Das sonnnig-Gründerteam: Roman Öfferlbauer, Jonathan Buchinger und Lukas Hückel © sonnnig

Dort, wo Technik und Unternehmertum zusammenkommen, kann Großes entstehen. So auch an der TU Wien im „Extended Study on Innovation“-Programm, wo sich das Gründer-Trio, bestehend aus Roman Öfferlbauer, Lukas Hückel und Jonathan Buchinger, zum ersten Mal begegnete. Parallel dazu gründete Öfferlbauer 2023 in seinem Heimatort in Niederösterreich eine Energiegemeinschaft, zu einem Zeitpunkt, an dem das Thema noch jung und „technisch schwierig abzuwickeln“ war, so Öfferlbauer.

Aus improvisierten Tools und selbst geschriebenen Mini-Scripts für den Eigenbedarf wurde ein Jahr später sonnnig. Eine White-Label-Lösung für Abrechnung, Mitgliedermanagement und Datenanalyse von mittlerweile 30 Energiegemeinschaften in ganz Österreich.

Wenn Strom aus der Nachbarschaft kommt

„Unser Blick war eigentlich immer auf Endverbraucher und Verbraucherinnen fokussiert. Also Privatpersonen, Unternehmen, Gemeinden“, erklärt Öfferlbauer im Interview. Eine Mission, die über die letzten zwei Jahre tausende Haushalte in ganz Österreich erreicht hat. Mittlerweile kann man über sonnnig den generierten Strom auch als Mitarbeiter:innen-Benefit oder Spende abgeben. „Im letzten halben Jahr hat sich da aber auch ziemlich viel auf der anderen Seite, also bei den Energieversorgungsunternehmen, getan“, verrät der Co-Founder.

Energieversorgungsunternehmen stünden zunehmend vor einem Einkaufs- und Prognoseproblem. In der Regel verbraucht die Kundschaft ihren Strom nach einem Standardprofil, mit dem der jeweilige Versorger seine Stromeinkäufe prognostiziert. Sind die Abnehmer:innen aber Teil einer Energiegemeinschaft, verschiebt sich dieses Profil radikal: Ein großer Teil des Energiebedarfs wird jetzt von der Energiegemeinschaft gedeckt und nur noch die Restmengen werden durch den Energieversorger geliefert. „Der Energieversorger hat die Energiemenge aber schon im Vorhinein eingekauft“ – und müsse sie kurzfristig wieder verkaufen, erklärt Öfferlbauer. Ein teures Ausgleichsenergie-Problem, das mit wachsendem Energy-Sharing-Anteil immer größer wird.

Sonnnig als potenzieller Partner für Energieversorger

Genau hier setzt das neue Produkt an, für das sonnnig gerade die dritte Förderung der Austria Wirtschaftsservice (aws) erhalten hat: eine White-Label-Lösung zum Energy Sharing, die Energieversorger direkt in ihr eigenes Kund:innenportal einbinden können. Im Hintergrund liefert sonnnig die Restlastprognose auf 15-Minuten-Basis, damit Versorger gezielter am Großhandel einkaufen können.

Möglich macht das die Prognosefähigkeit, die sonnnig über Jahre mit echten Energiegemeinschaften aufgebaut hat. Ziel ist es, Versorgern einen besseren Einblick in ihre Stromverläufe zu geben und ihnen zu helfen, selbst ein Geschäftsmodell rund um Energy Sharing aufzubauen, auch als Beitrag zur Kund:innenbindung, erklärt Öfferlbauer. Am Markt kommt das gut an: „Energieversorgungsunternehmen spüren das Problem und sind zunehmend auf der Suche nach Lösungen und neuen Geschäftsmodellen im Energy-Sharing-Bereich, deshalb reden sie auf einmal mit uns“, sagt der Co-Founder. Davor sei die Beziehung eher einseitig gewesen. Zwei Pilotbetriebe hat sonnnig für das geförderte Projekt bereits akquiriert und zeigt sich offen für weitere Kooperationen.

Von First bis Seed: Der aws-Weg

Möglich wurde diese Entwicklung durch drei aufeinanderfolgende aws-Förderungen. Mit aws First Incubator, einem Programm für sehr junge Teams, teils noch vor der Firmengründung, kam das Startup zu ersten Beratungsleistungen und Mentoring. Mit aws Preseed – Innovative Solutions wurde zunächst die inhaltliche und wirtschaftliche Machbarkeit des Vorhabens überprüft und der Proof of Concept entwickelt. Darauf aufbauend unterstützt aws Seedfinancing – Innovative Solutions die Weiterentwicklung bis zum Markteintritt sowie die ersten Skalierungsschritte. In diesem Rahmen werden nun der Aufbau und der Launch des neuen B2B-Produkts finanziert.

Erwarteter Boom durch neues Elektrizitätswirtschaftsgesetz

Als besondere Meilensteine nennt Öfferlbauer Referenzprojekte mit bekannten Unternehmen wie Hartl Haus, der Nationalbank-Tochter IG Immobilien oder der Volkshilfe Wien sowie die wiederholte Verdopplung des Jahresumsatzes. Im ersten Halbjahr 2026 hat sich die geteilte Energiemenge, die über sonnnig abgewickelt wurde, laut eigenen Angaben gegenüber dem Vorjahr mehr als verdoppelt. Investor:innen hat das fünfköpfige Team bislang bewusst keine an Bord geholt, da laufende Umsätze und eine halbe Million Euro an lukrierten Entwicklungsförderungen das Team organisch tragen.

Rückenwind kommt bald auch auf politischer Ebene: Im Oktober tritt das neue Elektrizitätswirtschaftsgesetz (ElWG) in Kraft, das Energy Sharing über bilaterale Peer-to-Peer-Verträge statt über eine juristische dritte Instanz wie einen Verein oder eine GmbH erlaubt. Für sonnnig eine freudige Entwicklung: „Das baut natürlich extrem viele Hürden ab. Und deswegen erwarten wir auch einen ziemlichen Boom an neuen Mitgliedern und das nehmen auch Energieversorgungsunternehmen wahr.“


Disclaimer: Der Artikel entstand in Kooperation mit der Austria Wirtschaftsservice (aws).

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