12.01.2024

Wann, wenn nicht jetzt? Warum Krisenzeiten die besten Zeiten für Transformationen sind

Krisen sind die besten Lehrmeister für einen Veränderungsprozess, schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand im fünften Teil seines Growth Tutorials.
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Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol | Foto: © Datenpol
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Seit 2020 folgt gefühlt eine Krise der nächsten. Die größte Gesundheitskrise in 100 Jahren, gefolgt vom Überfall Putins auf die Ukraine und einem Krieg vor unserer Haustüre, die Energiekrise, die Klimakrise, Rekordinflation, Zinsanstieg, Rezessionsangst und Rezession. Klingt düster, muss es aber nicht sein.

Krisen sind die besten Lehrmeister für einen Veränderungsprozess. Sie machen die Notwendigkeit für Veränderung sichtbar, und Veränderung hat während einer Krise mehr Akzeptanz als in ruhigen Zeiten. In ruhigen Zeiten, in denen „das Geschäft läuft“, alles „funktioniert“, ist der Erklärungsbedarf weit höher als in unsicheren Zeiten.

Dies ist eine Chance. Diese Akzeptanz für Veränderung ist da. Das heißt, es gilt jetzt sie zu nutzen und die digitale Transformation der Organisation zu starten oder intensiv voranzutreiben und den nächsten großen Schritt zu gehen.

Digitale Prozesse schaffen hohe Resilienzen

Mit der „Es muss sich was ändern“-Mentalität lässt sich eine radikale Veränderung andenken, diskutieren und umsetzen. Digitale Prozesse schaffen hohe Resilienzen, die es braucht, um in Krisenzeiten robust aufgestellt zu sein, reagieren zu können und ein starkes Fundament zu bauen. Mit Odoo haben wir ein System, das ein maßgeschneidertes, effizientes und zielgerichtetes Vorgehen der digitalen Transformation ermöglicht. Es gibt Standards, die rasch implementiert sind, und wir können sie adaptieren, wo es notwendig ist, denn jedes Unternehmen ist anders.

Der Vorteil besteht nicht nur in den Kosten im Vergleich zu traditionellen ERP-Systemen, sondern auch in der Geschwindigkeit bei der Umsetzung. Odoo-Implementierungsprojekte sind nicht auf Jahre konzipiert, sie können rasch erfolgen – ein wichtiges Asset, wenn einem der kalte Wind der Rezession ins Gesicht bläst. Das erste Projekt ist schnell geschafft, weitere können Step by Step, Zug um Zug erfolgen.

Kosten senken, Prozesse optimieren, Produktivität steigern – das braucht jede Organisation, und der Startschuss dafür sollte jetzt sein. Insbesondere KMUs haben den Wert und das Potenzial von Digitalisierung oftmals noch nicht erkannt oder sehen das Projekt als zu groß, zu komplex, zu langwierig.

Wann, wenn nicht jetzt? Krisen

Der One-Stop-Shop wäre dabei für viele zum Greifen nah und hat für viele KMUs enormes Potenzial. Es braucht kein Heer an IT-Technikern, es braucht keine Riesenbudgets und auch selten hochkomplexe Speziallösungen.

80 Prozent der Prozesse sind Standard – und das ist immer ein guter Startpunkt für die digitale Transformation in der Organisation. Damit lässt sich schon viel voranbringen. Wann, wenn nicht jetzt! Denn die Grundlage für das Wachstum für Unternehmen in der heutigen Zeit ist die Digitalisierung der Unternehmensprozesse, nur so kann ein erfolgreicher Wachstumspfad eingeschlagen werden.


Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol, erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

Zu den ersten drei Teilen der Serie “Wailand’s Growth Tutorial”:

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Die beiden Polytender-Gründer Matthias Neumayer und Dima Rubanov | (c) Vlad Dobre

„Dream Big“ passt wohl auch zu Polytender. Die beiden Gründer Dima Rubanov und Matthias Neumayer haben sich zum Ziel gesetzt, sie zur größten Ausschreibungsplattform der Welt zu machen. Die beiden Wiener sehen großes ungenutztes Potential in öffentlichen Ausschreibungen. „Behörden vergeben in der EU jedes Jahr Aufträge im Wert von zwei Billionen Euro“, sagt Co-Founder Dima Rubanov im brutkasten-Gespräch.

Diese seien auf Hunderte Portale verteilt. Viele Unternehmen wüssten schlicht nicht, welche Aufträge sie gewinnen können, wodurch viele Ausschreibungen oftmals nur ein einziges Angebot hätten. Dabei sei die staatliche Beschaffung eine große Möglichkeit für Unternehmen. „SpaceX würde ohne die öffentliche Hand nicht existieren. Man vergisst oft, wie wichtig dieses Thema eigentlich ist“, sagt Rubanov. Ihre neue Plattform Polytender soll das nun ändern und die Suche nach öffentlichen Ausschreibungen erleichtern – in der gesamten EU.

Startup-Studio „Run Labs“

Die Gründer sind in der Szene keine Unbekannten. Rubanov und Matthias Neumayer entwickelten in den letzten Jahren Produkte wie Oscar Stories, die kindgerechte KI Lora oder den Dokumente-Erklär-Chatbot FragDasPDF. Alles läuft unter dem Startup-Studio Run Labs zusammen.

SpaceX würde ohne die öffentliche Hand nicht existieren.

Dima Rubanov, Co-CEO von Run Labs

400 Unternehmen in zwei Monaten

Ihre neueste Plattform, Polytender, wurde im August gelauncht und soll seitdem über 400 registrierte Unternehmen auf der Plattform gewonnen haben. Einige davon sind laut den Geschäftsführern noch Pilotkunden, es gebe aber auch bereits um die dreißig reguläre Abnehmer wie Helferline oder AV-Professional.

„Polytender beschleunigt unseren Prozess in der Suche, Bewertung und Abwicklung von Ausschreibungen wesentlich. Die dadurch freigesetzten Ressourcen können optimal eingesetzt werden“, sagt David Knapp, CEO der AV-Professional GmbH.

Eine „signifikante Zeitersparnis“

Die erhöhte Geschwindigkeit sei einer der großen Benefits, die Polytender für Firmen aufweise. „Gerade bei der Suche bieten wir für Unternehmen eine signifikante Zeitersparnis. Das funktioniert schon über alle EU-Länder und ein paar weitere Länder hinweg“, erklärt Rubanov. Neben den 27 EU-Staaten operiert Polytender auch in den USA, der Schweiz, Norwegen und Großbritannien und bündle so über 300 Vergabeportale. Die Plattform vereinfacht es den Unternehmen, Ausschreibungen überhaupt zu finden und daran teilzunehmen. Alles mit KI-Unterstützung.

KI-nativ als Alleinstellungsmerkmal

Ein Matching-Algorithmus gleicht neue Ausschreibungen sprachübergreifend mit Suchprofilen ab. Noch im November soll es auch eine KI-Zusammenfassung und eine Bid-Einschätzung geben. „Wir werden dann KI-Agenten haben, die riesige Datenmengen durchforsten, zusammenfassen und für den User personalisiert aufbereiten. Dadurch muss man nicht 100 Seiten lesen, um zu wissen, ob man sich bewerben soll oder nicht“, erklärt Neumayer.

Das Besondere: Polytender funktioniert KI-nativ. Jede Ausschreibung lässt sich direkt aus KI-Assistenten wie Mistral, Claude, ChatGPT und Microsoft Copilot durchsuchen. Unternehmen können dadurch eigene Ausschreibungs-Agenten bauen und so passende Aufträge finden und bewerten.

„Wir sind der Meinung, dass in einer AI-Agent-Zukunft weniger Interfaces notwendig sein werden. Deshalb haben wir alle App-Funktionen auch für Agents zugänglich gemacht“, erklärt Neumayer und ergänzt: „Wir haben auch Kunden, die ihre eigenen internen Agents haben, die wiederum mit ihren eigenen Daten angereichert sind. Diese Daten können sie dann mit unseren Daten aus öffentlichen Ausschreibungen, aus Dokumenten etc. verbinden und in ihre eigenen Abläufe einbauen.“

Die europäische Lösung, Datenschutz etc.

Wichtig sei den beiden Wienern, die sich bereits seit ihrer Schulzeit kennen, eine europäische Lösung anzubieten. „Wer unsere LinkedIn-Aktivitäten kennt, weiß, dass wir sehr pro-europäisch denken und uns auch europäische Souveränität wichtig ist. Wir sind auch der Meinung, dass diesbezüglich gerade die öffentliche Beschaffung ein großer Hebel wäre, der underused ist“, sagt Neumayer.

Auch bezüglich Datenschutz haben Rubanov und Neumayer klare Vorstellungen. „Wir hosten alles auf Hetzner, einem Server in Deutschland. Unsere KI-Modelle laufen auf europäischer Infrastruktur. Wir passen sehr auf, dass kein Abfluss von Daten entstehen kann. Wir sind auch DSGVO-konform“, sagt Rubanov.

Die All-in-Tender-Lösung

Rubanov und Neumayer denken die Plattform bereits weiter. Sie wollen nämlich nicht nur die Abläufe auf der Bieterseite vereinfachen, sondern auch auf der Vergabeseite. „Unsere große Vision ist es, eine All-in-one-Tender-Plattform zu haben. Sie soll auf der Bieterseite die Suche nach Aufträgen und Unterlagenerstellung und auf der Auftraggeberseite die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen abdecken“, sagt Neumayer. Sie können sich auch vorstellen, Ausschreibungen von Unternehmen auf Polytender zu veröffentlichen, wobei der Fokus auf staatlichen Ausschreibungen liege. Diese „Vision“ wolle man noch im ersten Quartal 2027 umsetzen.

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