04.08.2023

Step by Step statt Big Bang: Der Weg zum Erfolg in der Digitalisierung der Organisation

Digitalisierung ist kein Mythos, sondern folgt schlicht dem Prinzip der kleinen Schritte, schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand im vierten Teil seines Growth Tutorials.
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Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol | © Datenpol
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Das Scheitern ist vorprogrammiert: Digitalisierung in einem großen Wurf umsetzen, ein abgeschlossenes Projekt, vielleicht in der Wasserfallmethode und von Anfang bis Ende die einzelnen Phasen bis ins Detail durchgeplanen. Das überfordert kleine Organisationen, große ziemlich sicher auch.

Ein erfolgreicher Digitalisierungsprozess ist ein Projekt der kleinen Schritte, ein dauerhafter Prozess, der vermutlich nie abgeschlossen sein wird, der in Etappenzielen aufgebaut wird und wenn eine Etappe erreicht ist, die nächste definiert und verfolgt wird. Das Geheimnis der digitalen Transformation ist der agile Ansatz, der einen Überblick gewährleistet und die einzelnen Handlungen und Veränderungen nachvollziehbar macht.

Daher arbeiten wir mit einer Software, die in Modulen aufgebaut ist. Die einzelnen Module können fix fertig angewendet werden oder bei Bedarf adaptiert werden. Es muss nicht „die Buchhaltung“ in einem Wurf digitalisiert werden. Es kann im ersten Schritt zum Beispiel der Rechnungsprozess von einer digitalen Lösung abgelöst werden, danach folgt die Angebotslegung, danach der Lieferschein – das alles sind die Etappenziele und diese Vorgehensweise beschreibt den agilen Ansatz. Es können so die Learnings der vorangegangenen Schritte mitgenommen werden.

Bei Digitalisierung gilt: Fix the basics first!

Empfehlenswert ist bei den einfachen Dingen anzufangen – fix the basics first. So lernen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch sukzessive die Anwendung und den Umgang mit dem Programm. Es ist klug bei einzelnen Anwendungen zu starten und diese auf Bereiche weiterzuentwickeln. Ist die Buchhaltung digital, können wir den nächsten Schritt gehen, etwa die Lagerverwaltung, von der Lagerverwaltung bewegen wir uns Richtung Produkte, hin zur Produktion.

Auf dieser Reise werden nicht nur bestehende Prozesse vereinfacht, professionalisiert und eben digitalisiert, sondern es entstehen neuen Möglichkeiten – sind etwa die Produkte und der Lagerstand elektronisch erfasst, ist der Schritt zu einem Online-Shop nicht mehr weit. Die Digitalisierung der Organisation schafft eine Erweiterung neuer Geschäftsfelder.

Für Digitalisierung braucht es das richtige Mindset

Klingt das kompliziert? Nein. Klingt das erfolgsversprechend? Ja. Mein Anliegen ist es zu zeigen, dass Digitalisierung kein Mythos, kein schwarzes Loch, keine unüberwindbare Hürde ist, sondern schlicht dem Prinzip der kleinen Schritte folgt. Was es dazu braucht? Das richtige Mindset. Das Unternehmen, das Management und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen den Nutzen kennen und offen für die – positive – Veränderung sein. Der Veränderungsprozess sollte daher von Anfang an begleitet werden – damit es eben keine Missverständnisse und eine falsche Mystifizierung gibt. Also: Mit der richtigen Einstellung und dem passenden Prozess ist der Erfolg vorprogrammiert.

Thema des nächsten Beitrags: Digitalisierung in der Produktion


Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol, erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

Zu den ersten drei Teilen der Serie “Wailand’s Growth Tutorial”:

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Doris Lippert (Microsoft | Director Global Partner Solutions und Mitglied der Geschäftsleitung) und Thomas Steirer (Nagarro | Chief Technology Officer)
Doris Lippert (Microsoft | Director Global Partner Solutions und Mitglied der Geschäftsleitung) und Thomas Steirer (Nagarro | Chief Technology Officer) | Foto: brutkasten

“No Hype KI” wird unterstützt von CANCOM Austria, IBM, ITSV, Microsoft, Nagarro, Red Hat und Universität Graz


Mit der neuen multimedialen Serie “No Hype KI” wollen wir eine Bestandsaufnahme zu künstlicher Intelligenz in der österreichischen Wirtschaft liefern. In der ersten Folge diskutieren Doris Lippert, Director Global Partner Solutions und Mitglied der Geschäftsleitung bei Microsoft Österreich, und Thomas Steirer, Chief Technology Officer bei Nagarro, über den Status Quo zwei Jahre nach Erscheinen von ChatGPT.

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„Das war ein richtiger Hype. Nach wenigen Tagen hatte ChatGPT über eine Million Nutzer”, erinnert sich Lippert an den Start des OpenAI-Chatbots Ende 2022. Seither habe sich aber viel geändert: “Heute ist das gar kein Hype mehr, sondern Realität“, sagt Lippert. Die Technologie habe sich längst in den Alltag integriert, kaum jemand spreche noch davon, dass er sein Smartphone über eine „KI-Anwendung“ entsperre oder sein Auto mithilfe von KI einparke: “Wenn es im Alltag angekommen ist, sagt keiner mehr KI-Lösung dazu”.

Auch Thomas Steirer erinnert sich an den Moment, als ChatGPT erschien: „Für mich war das ein richtiger Flashback. Ich habe vor vielen Jahren KI studiert und dann lange darauf gewartet, dass wirklich alltagstaugliche Lösungen kommen. Mit ChatGPT war dann klar: Jetzt sind wir wirklich da.“ Er sieht in dieser Entwicklung einen entscheidenden Schritt, der KI aus der reinen Forschungsecke in den aktiven, spürbaren Endnutzer-Bereich gebracht habe.

Von erster Begeisterung zu realistischen Erwartungen

Anfangs herrschte in Unternehmen noch ein gewisser Aktionismus: „Den Satz ‘Wir müssen irgendwas mit KI machen’ habe ich sehr, sehr oft gehört“, meint Steirer. Inzwischen habe sich die Erwartungshaltung realistischer entwickelt. Unternehmen gingen nun strategischer vor, untersuchten konkrete Use Cases und setzten auf institutionalisierte Strukturen – etwa durch sogenannte “Centers of Excellence” – um KI langfristig zu integrieren. „Wir sehen, dass jetzt fast jedes Unternehmen in Österreich KI-Initiativen hat“, sagt Lippert. „Diese Anlaufkurve hat eine Zeit lang gedauert, aber jetzt sehen wir viele reale Use-Cases und wir brauchen uns als Land nicht verstecken.“

Spar, Strabag, Uniqa: Use-Cases aus der österreichischen Wirtschaft

Lippert nennt etwa den Lebensmittelhändler Spar, der mithilfe von KI sein Obst- und Gemüsesortiment auf Basis von Kaufverhalten, Wetterdaten und Rabatten punktgenau steuert. Weniger Verschwendung, bessere Lieferkette: “Lieferkettenoptimierung ist ein Purpose-Driven-Use-Case, der international sehr viel Aufmerksamkeit bekommt und der sich übrigens über alle Branchen repliziert”, erläutert die Microsoft-Expertin.

Auch die Baubranche hat Anwendungsfälle vorzuweisen: Bei Strabag wird mittels KI die Risikobewertung von Baustellen verbessert, indem historische Daten zum Bauträger, zu Lieferanten und zum Bauteam analysiert werden.

Im Versicherungsbereich hat die UNIQA mithilfe eines KI-basierten „Tarif-Bots“ den Zeitaufwand für Tarifauskünfte um 50 Prozent reduziert, was die Mitarbeiter:innen von repetitiven Tätigkeiten entlastet und ihnen mehr Spielraum für sinnstiftende Tätigkeiten lässt.

Nicht immer geht es aber um Effizienzsteigerung. Ein KI-Projekt einer anderen Art wurde kürzlich bei der jüngsten Microsoft-Konferenz Ignite präsentiert: Der Hera Space Companion (brutkasten berichtete). Gemeinsam mit der ESA, Terra Mater und dem österreichischen Startup Impact.ai wurde ein digitaler Space Companion entwickelt, mit dem sich Nutzer in Echtzeit über Weltraummissionen austauschen können. „Das macht Wissenschaft zum ersten Mal wirklich greifbar“, sagt Lippert. „Meine Kinder haben am Wochenende die Planeten im Gespräch mit dem Space Companion gelernt.“

Herausforderungen: Infrastruktur, Daten und Sicherheit

Auch wenn die genannten Use Cases Erfolgsbeispiele zeigen, sind Unternehmen, die KI einsetzen wollen, klarerweise auch mit Herausforderungen konfrontiert. Diese unterscheiden sich je nachdem, wie weit die „KI-Maturität“ der Unternehmen fortgeschritten sei, erläutert Lippert. Für jene, die schon Use-.Cases erprobt haben, gehe es nun um den großflächigen Rollout. Dabei offenbaren sich klassische Herausforderungen: „Integration in Legacy-Systeme, Datenstrategie, Datenarchitektur, Sicherheit – all das darf man nicht unterschätzen“, sagt Lippert.

“Eine große Herausforderung für Unternehmen ist auch die Frage: Wer sind wir überhaupt?”, ergänzt Steirer. Unternehmen müssten sich fragen, ob sie eine KI-Firma seien, ein Software-Entwicklungsunternehmen oder ein reines Fachunternehmen. Daran anschließend ergeben sich dann Folgefragen: „Muss ich selbst KI-Modelle trainieren oder kann ich auf bestehende Plattformen aufsetzen? Was ist meine langfristige Strategie?“ Er sieht in dieser Phase den Übergang von kleinen Experimenten über breite Implementierung bis hin zur Institutionalisierung von KI im Unternehmen.

Langfristiges Potenzial heben

Langfristig stehen die Zeichen stehen auf Wachstum, sind sich Lippert und Steirer einig. „Wir überschätzen oft den kurzfristigen Impact und unterschätzen den langfristigen“, sagt die Microsoft-Expertin. Sie verweist auf eine im Juni präsentierte Studie, wonach KI-gestützte Ökosysteme das Bruttoinlandsprodukt Österreichs deutlich steigern könnten – und zwar um etwa 18 Prozent (brutkasten berichtete). „Das wäre wie ein zehntes Bundesland, nach Wien wäre es dann das wirtschaftsstärkste“, so Lippert. „Wir müssen uns klar machen, dass KI eine Allzwecktechnologie wie Elektrizität oder das Internet ist.“

Auch Steirer ist überzeugt, dass sich für heimische Unternehmen massive Chancen eröffnen: “Ich glaube auch, dass wir einfach massiv unterschätzen, was das für einen langfristigen Impact haben wird”. Der Appell des Nagarro-Experten: „Es geht jetzt wirklich darum, nicht mehr zuzuwarten, sondern sich mit KI auseinanderzusetzen, umzusetzen und Wert zu stiften.“


Folge nachsehen: No Hype KI – wo stehen wir nach zwei Jahren ChatGPT?


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Die Partner von No Hype KI
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