07.09.2022

Probieren statt philosophieren – der Weg zum perfekten Tool für Unternehmensprozesse

Im zweiten Teil der Growth-Tutorials schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand über die Auswahl von perfekten Tools für Unternehmensprozesse.
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Stefan Wailand, Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol © Datenpol
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Wie gemma’s an? Eine gute Frage, eine valide Frage und eine oft gehörte Frage. Der Wille zur Digitalisierung der Prozesse ist da, aber die Umsetzungspläne sind sehr vage. Zuerst werden zumeist unternehmensweit die Anforderungen gesammelt und formuliert sowie diskutiert. Ein Katalog entsteht, der zu 50 Prozent Realität und 50 Prozent Wunschvorstellung ist. Und dann sind da Spezifika. Die ganz spezifischen Prozesse machen zumeist 20 Prozent der Gesamtprozesse aus, sind aber 80 Prozent der Diskussion. Ziel ist dann ein Lasten- und ein Pflichtenheft. Das klingt alles sehr aufwendig und sehr theoretisch. Es geht auch anders!

Die richtige Auswahl kostet Zeit

Das Motto ist Probieren, statt darüber philosophieren. Ein oder zwei unterschiedliche Tools auswählen und mit ihnen die Standardprozesse des Unternehmens in Real Life ein bis zwei Tage durchspielen. So kann ein Tool und deren Handhabung unter echten Bedingungen von jenen getestet werden, die dann in weiterer Folge damit arbeiten. Die wichtigsten Geschäftsprozesse werden einfach abgebildet: etwa eine Kundenanfrage, wie können Rabatte, Steuern oder individuelle Kundenanfragen gehandhabt werden, welche Funktionen können hinzugefügt werden etc. Diese ein bis zwei Tage sind auch gleich eine Schulung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weiters können Basisfunktionen der Software erkundet werden, die man einfach mitnutzen kann. Sie erhalten in der Anwendung Know-how über die Bedienung und die Funktionalitäten – Learning by Doing.

Der Zeitaufwand? Die Key-User müssen sich eben diese Zeit nehmen, um zu lernen es anzuwenden. Das ist zumeist weniger oder gleich viel Zeitaufwand wie die Vorstellung und Schulung von Programmen in der Theorie. Nach dem ersten Probetag kann man dann mit den Ergebnissen und Erkenntnissen das Produkt verfeinern und Stück für Stück mit Echtdaten anreichern. Mit dieser Methode kann ein agiles Roll-out gestartet werden. Alles Neue kann bereits eingepflegt werden und das Tool Schritt für Schritt „erweitert werden“ – mit Aufträgen, Abrechnungen, Projektmanagement oder etwa Lager. Die Stammdaten werden übernommen. Das ist auch eine große Chance, Ballast aus der Vergangenheit loszuwerden. Oftmals ist es ein willkommener Nebeneffekt, sich von alten Daten zu trennen.

Tools hands-on kennenlernen

In dem ganzen Prozess gilt es, den Fokus Richtung Zukunft zu legen. Selten braucht es ein perfektes Archiv aus längst vergangenen Zeiten, sondern vielmehr einen Prozess, der neue Möglichkeiten für morgen und Wachstum bietet. Was es dazu benötigt? Mut und Umsetzungsstärke! Den Mut, es einfach zu machen – sich auf die Zukunft und aufs Wesentliche zu konzentrieren. Sonderfälle und einzelne Spezifika – diese 20 Prozent – können zu einem späteren Zeitpunkt nachgezogen und ins neue System integriert beziehungsweise für das neue System entwickelt werden. Die Digitalisierung ist dabei immer Teamleistung: Das Management muss die Vision haben, die Entscheidung zur Digitalisierung kommunizieren, und die „betroffenen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit, ein Tool, ihr neues Tool hands-on kennenzulernen.

Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Thema des nächsten Beitrags: Die Digitalisierung des Sales-Bereichs

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

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Notariatskammer-Präsident Michael Umfahrer und notarity-CEO Jakobus Schuster | (c) ÖNK/Klaus Ranger Fotografie / notarity
Notariatskammer-Präsident Michael Umfahrer und notarity-CEO Jakobus Schuster | (c) ÖNK/Klaus Ranger Fotografie / notarity

Der Fall sorgte in der heimischen Startup-Szene und darüber hinaus bereits mehrmals für erhitzte Gemüter: Im Herbst 2023 klagte die Österreichische Notariatskammer das Wiener Startup notarity, das seit 2022 eine Plattform für die Online-Durchführung notarieller Dienstleistungen betreibt. Im Herbst 2024 folgte das erstinstanzliche Urteil, nach dem beide Seiten in Berufung gingen. Nun entschied das Oberlandesgericht Wien in zweiter Instanz.

ÖNK klagte in mehreren Punkten gegen notarity-Geschäftsmodell

In der Klage hatte die ÖNK mehrere Punkte eingebracht, in denen das Geschäftsmodell von notarity ihrer Ansicht nach nicht den geltenden gesetzlichen Regelungen entspreche. Ein zentrales Argument war dabei, dass das Startup über seine Seite direkt notarielle Dienstleistungen anbiete und verrechne. Dabei handle es sich aber lediglich um eine Vermittlung der besagten Dienstleistungen, die von Notariaten ausgeführt werden, argumentierte man bei notarity bereits damals und legte ein selbst in Auftrag gegebenes Gutachten vor.

Hauptpunkte in erster Instanz abgewiesen

In erster Instanz wurden dann vom Handelsgericht die Hauptpunkte in der Klage der ÖNK abgewiesen, allerdings wurde einigen sogenannten Eventualbegehren stattgegeben. Dabei handle es sich größtenteils um Punkte, die man bereits nach Eingang der Klage im Herbst 2023 noch vor Start des Gerichtsverfahrens geändert habe, betonte man damals bei notarity.

Änderungen in zweiter Instanz für notarity-CEO „Kleinigkeiten“

Im zweitinstanzlichen Urteil durch das Oberlandesgericht Wien ändert sich nicht viel – das sehen auch beide Seiten gegenüber brutkasten so. Konkret wurde einem in erster Instanz abgelehnten Eventualbegehren stattgegeben, während ein anderes in erster Instanz bestätigtes nun abgelehnt wurde. Die ÖNK sieht gegenüber brutkasten das erstinstanzliche Urteil somit bestätigt. Für notarity-CEO Jakobus Schuster handelt es sich bei den Änderungen um „Kleinigkeiten“. Beim nun doch bestätigten Eventualbegehren geht es konkret um eine spezifische Formulierung im Marketing, die das Startup bereits seit der Klage 2023 nicht mehr nutzt. „Für uns ändert sich in der praktischen Arbeit durch das Urteil gar nichts“, so Schuster.

Beide Seiten prüfen mögliche Berufung erst

Ob nun abermals berufen wird, ist auf beiden Seiten noch nicht klar. „Es ist noch nicht entschieden, wie wir weitermachen“, sagt Schuster. „Es wird geprüft, ob nochmal berufen wird“, heißt es von der Notariatskammer.

„Es wurde hier viel Geld verbrannt“

Jakobus Schuster äußert gegenüber brutkasten jedenfalls einmal mehr die Hoffnung, dass nun zu „ernsthaften Gesprächen“ zwischen notarity und der ÖNK und einer einvernehmlichen Lösung außerhalb des Gerichtssaals kommt. „Vielleicht kommt jetzt frischer Wind herein“, so der Gründer. Denn: „Das verursacht in unseren Augen nur unnötige Kosten auf beiden Seiten. Es wurde hier viel Geld verbrannt.“

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