Wie gemma’s an? Eine gute Frage, eine valide Frage und eine oft gehörte Frage. Der Wille zur Digitalisierung der Prozesse ist da, aber die Umsetzungspläne sind sehr vage. Zuerst werden zumeist unternehmensweit die Anforderungen gesammelt und formuliert sowie diskutiert. Ein Katalog entsteht, der zu 50 Prozent Realität und 50 Prozent Wunschvorstellung ist. Und dann sind da Spezifika. Die ganz spezifischen Prozesse machen zumeist 20 Prozent der Gesamtprozesse aus, sind aber 80 Prozent der Diskussion. Ziel ist dann ein Lasten- und ein Pflichtenheft. Das klingt alles sehr aufwendig und sehr theoretisch. Es geht auch anders!
Die richtige Auswahl kostet Zeit
Das Motto ist Probieren, statt darüber philosophieren. Ein oder zwei unterschiedliche Tools auswählen und mit ihnen die Standardprozesse des Unternehmens in Real Life ein bis zwei Tage durchspielen. So kann ein Tool und deren Handhabung unter echten Bedingungen von jenen getestet werden, die dann in weiterer Folge damit arbeiten. Die wichtigsten Geschäftsprozesse werden einfach abgebildet: etwa eine Kundenanfrage, wie können Rabatte, Steuern oder individuelle Kundenanfragen gehandhabt werden, welche Funktionen können hinzugefügt werden etc. Diese ein bis zwei Tage sind auch gleich eine Schulung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weiters können Basisfunktionen der Software erkundet werden, die man einfach mitnutzen kann. Sie erhalten in der Anwendung Know-how über die Bedienung und die Funktionalitäten – Learning by Doing.
Der Zeitaufwand? Die Key-User müssen sich eben diese Zeit nehmen, um zu lernen es anzuwenden. Das ist zumeist weniger oder gleich viel Zeitaufwand wie die Vorstellung und Schulung von Programmen in der Theorie. Nach dem ersten Probetag kann man dann mit den Ergebnissen und Erkenntnissen das Produkt verfeinern und Stück für Stück mit Echtdaten anreichern. Mit dieser Methode kann ein agiles Roll-out gestartet werden. Alles Neue kann bereits eingepflegt werden und das Tool Schritt für Schritt „erweitert werden“ – mit Aufträgen, Abrechnungen, Projektmanagement oder etwa Lager. Die Stammdaten werden übernommen. Das ist auch eine große Chance, Ballast aus der Vergangenheit loszuwerden. Oftmals ist es ein willkommener Nebeneffekt, sich von alten Daten zu trennen.
Tools hands-on kennenlernen
In dem ganzen Prozess gilt es, den Fokus Richtung Zukunft zu legen. Selten braucht es ein perfektes Archiv aus längst vergangenen Zeiten, sondern vielmehr einen Prozess, der neue Möglichkeiten für morgen und Wachstum bietet. Was es dazu benötigt? Mut und Umsetzungsstärke! Den Mut, es einfach zu machen – sich auf die Zukunft und aufs Wesentliche zu konzentrieren. Sonderfälle und einzelne Spezifika – diese 20 Prozent – können zu einem späteren Zeitpunkt nachgezogen und ins neue System integriert beziehungsweise für das neue System entwickelt werden. Die Digitalisierung ist dabei immer Teamleistung: Das Management muss die Vision haben, die Entscheidung zur Digitalisierung kommunizieren, und die „betroffenen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit, ein Tool, ihr neues Tool hands-on kennenzulernen.
Über Stefan Wailand & Datenpol
Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.
Thema des nächsten Beitrags: Die Digitalisierung des Sales-Bereichs
Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.
“Wenn wir innovativ bleiben wollen, brauchen wir Talente aus anderen Ländern”
Sei es der Förderlandschaft, der Kulinarik oder der Liebe wegen: Einige internationale Gründer:innen zieht es nach Österreich. Das ist wichtig und richtig, bringt aber einige Hürden mit sich. Wie Österreich den Status vom “gallischen Dorf” ablegen kann und wo man noch transparenter sein sollte.
“Wenn wir innovativ bleiben wollen, brauchen wir Talente aus anderen Ländern”
Sei es der Förderlandschaft, der Kulinarik oder der Liebe wegen: Einige internationale Gründer:innen zieht es nach Österreich. Das ist wichtig und richtig, bringt aber einige Hürden mit sich. Wie Österreich den Status vom “gallischen Dorf” ablegen kann und wo man noch transparenter sein sollte.
Wiener Schnitzel, Kaspressknödel und Kaiserschmarrn haben einiges gemeinsam: Sie sind typisch österreichisch. Typisch österreichisch ist leider auch: Bürokratie, Zettelwirtschaft, lange Amtswege und – klarerweise – die deutsche Sprache. Und: Hier und da eine allgemeine Skepsis vor “Unbekanntem”.
In etwa diese Meinung vertreten Founder aus dem Ausland, die ihr Startup in Österreich gegründet haben. Statistisch gesehen sind das gar nicht so wenige: Rund ein Viertel der in Österreich sitzenden Gründer:innen kommen aus dem Ausland. 37 Prozent der heimischen Founder stammen aus Deutschland, 29 Prozent aus anderen EU-Ländern und 18 Prozent aus europäischen Nicht-EU-Staaten. 16 Prozent der zugezogenen Gründer:innen kommen aus Ländern außerhalb Europas.
Abgesehen von Kulinarik und Zettelwirtschaft: Wie sehen migrantische Gründer:innen die (wirtschaftliche) Situation in Österreich? Wird ihnen hierzulande das geboten, was sie sich erhoffen? Und ist es attraktiv, im Alpenland zu bleiben? Wir haben bei zwei internationalen Founder:innen nachgefragt.
Michaela Stephen, Co-Founder von MATR
Michaela Stephen, Co-Founder von MATR | Foto: MATR
Eine erfolgreiche Founderin hierzulande ist die Schottin Michaela Stephen. Im Jahr 2022 gründete sie mit Verena Judmayer das ClimateTech-Startup MATR. Die beiden arbeiten an einer nachhaltigen Matratzen-Lösung für die Hotellerie. Das soll Kosten, Ressourcen und Müll sparen und die CO2-Emissionen rund um Kauf, Verwendung und Entsorgung von Matratzen um 40 Prozent reduzieren.
Nach Österreich kam die Schottin nicht primär dem Business, sondern der Liebe wegen. Gegründet hat sie nach ihrem Consulting-Job bei Pioneers.io, wo sie ihre jetzige Business-Partnerin Judmayer kennenlernte.
“Wenn ich Verena nicht hätte – sie ist gebürtige Österreicherin – hätte ich wahrscheinlich kein Startup in Österreich gestartet. Oder es hätte dreimal so lange gebraucht”, sagt sie heute. Dreimal so lange ist noch lange nicht alles. Die Gründerin erzählt von einigen Hürden, die der Attraktivität des Wirtschaftsstandortes Österreich abverlangen.
Ein erstes Hindernis im Gründungsprozess war die Bürokratie. Abgesehen von “viel Papierkram” läuft diese in Österreich fast lückenlos in deutscher Sprache ab, sagt Stephen. Englische Dokument-Versionen sind selten.
“Einen einheitlichen Kanal gibt es nicht”
Zudem findet sich auch ein nicht ganz transparenter Zugang zu Informationen rund um Gründung. “Ich würde mir wünschen, Gründungsinformationen für internationale Founder gesammelt zu finden. Das ist leider etwas zerstreut, einen einheitlichen Kanal gibt es nicht.”
Bürokratie bleibt einem Startup-Founder natürlich nie erspart. Hin und wieder ist es allerdings notwendig, sich Hilfe zu holen. Am besten von jenen, die dieselben oder ähnliche Erfahrungen gemacht haben.
Auch dahingehend hofft Stephen auf Besserung: “Ich würde mir wünschen, ein Netzwerk für internationale Founder zu haben, die nach Österreich kommen oder hier schon aktiv sind. Gerade am Anfang fehlten mir lokale Kontakte und Unterstützungssysteme. Organisationen wie die Vienna Business Agency machen das bereits sehr gut. Sie versuchen, ein internationales Netzwerk zu schaffen. Dennoch würde ich gerne noch mehr mit internationalen Founder:innen in Austausch treten.”
“Nicht dasselbe Support-System wie Männer”
Nicht zu vergessen: Die Situation rund um Female Founders in Österreich: “Es gibt bereits so viele tolle Anreize für Female Startups – zum Beispiel einen Female Bonus bei einigen Förderstellen”, sagt Stephen. “Dennoch glaube ich, dass Frauen immer noch nicht dasselbe Netzwerk und Support-System haben wie Männer.” Unterrepräsentiert sind sie immerhin nach wie vor, sie bekommen weniger Investments und sie gründen weniger häufiger als reine Männerteams.
Die Gründerin wünscht sich indes “mehr Diversität”, also mehr Frauen- aber auch viel mehr diverse Teams im heimischen Startup-Kosmos. Und sie fordert einen grundlegenden Mindset-Change. Ohne diesen helfen Initiativen nur wenig: “Es gibt viele Initiativen, die Frauen und Diversität fördern. Aber ein grundlegender, gesellschaftlicher Konsens ist dazu noch nicht da.”
Anfangen sollte man damit allerdings nicht erst in der Privatwirtschaft: “Junge Menschen, gerade Mädchen, sollte man schon in Schulen über das Unternehmertum informieren und ihnen mögliche Berufswege oder -chancen aufzeigen. Jede Schülerin sollte wissen, dass sie mit ihren Skills ein Unternehmen aufbauen kann und dafür auch die richtige Unterstützung erhält.”
“Wenn wir innovativ bleiben wollen, brauchen wir Talente aus anderen Ländern”
Stephen plädiert für ein allgemein einfacheres Gründen in Österreich. Unter anderem auch in Hinblick auf das Erhalten der Rot-Weiß-Rot-Karte. Auch Steuererleichterungen für Startups sieht sie als effizientes Vehikel. Barrieren – seien sie sprachlich, bürokratisch oder beides in Kombi – bremsen nicht nur die Gründungsaktivität, sondern beeinflussen vor allem die Stellung des Landes im internationalen Wettbewerb.
“Wenn wir innovativ bleiben wollen, brauchen wir Talente aus anderen Ländern und diverse Teams. Einige Studien zeigen, dass diverse Teams einfach besser performen als nicht-diverse. Ich bin für mehr Angebote, die es Fachkräften erleichtern, nach Österreich zu kommen. Und für mehr Vernetzung sowie für einfache Kommunikation, für mehr transparente Information und einen offenen Umgang miteinander.”
Eric Weisz, Co-Gründer von Circly
Eric Weisz, Co-Founder con Circly | Foto: Tanja Schalling
Auch der Zweifachgründer Eric Weisz hat sein Heimatland hinter sich gelassen. Der Deutsche ist – ebenso wie Michaela – der Liebe wegen nach Österreich gezogen. 2020 gründete er das DeepTech-Startup Circly.
Weisz hat sich mit Circly auf eine Lösung für KI-basierte Forecasts fokussiert. Die Modelle des Startup sind auf Produktions- und Handelsunternehmen spezialisiert, um Effizienz zu steigern und Kosten in der Logistik zu senken.
Zur Gründungssituation in Österreich hat er eine klare Meinung: “Ich muss dir sagen, dass ich die permanente Frustration aller anderen kaum verstehe. Im Software- und DeepTech-Bereich waren die Bedingungen hier grandios.”
Informationspaket zur Gründung
Mit bürokratischen Abläufen war der Founder vertraut. Immerhin handelte es sich bei Circly um seine zweite Gründung: “Ich fand die Gründung super einfach. Und es wird ja mit der Zeit jetzt noch einfacher. Ich komme immerhin aus Deutschland und da bin ich Bürokratie gewohnt. Jedoch verstehe ich aber den Einwand von nicht-deutschsprachigen Kolleg:innen.” Von einem Einwand sollte man sich jedoch nicht abhalten lassen, sonst sei man als Gründer:in nicht geeignet, wenn es schon an Formalitäten scheitert, meint er.
“Es wäre vielen Foundern sehr geholfen, wenn wir die Grundinformation zum Gründen mitsamt allen Fristen, Terminen und Zahlungen in einer Art Informationspaket zur Verfügung hätten. Dann könnten sich die Leute auf den Aufbau ihres Startups fokussieren.”
“Internationale Gründer:innen gehen Probleme anders an”
Immerhin braucht der Staat Gründer:innen, denn “die Privatwirtschaft finanziert den Staat”. Und dass sich dafür vor allem Founder aus anderen Breiten- und Längengraden eignen, weiß Weisz aus Erfahrung:
“Wenn ich mit Gründer:innen aus den USA spreche, fällt mir immer wieder auf, dass wir in Österreich noch sehr konservativ sind. Wir denken meistens zwar nachhaltig, haben aber oft nicht das Big Picture im Kopf. Internationale Gründer:innen gehen anders an Probleme heran. Sie bringen andere Facetten und neue Technologien ein, die wir vielleicht übersehen hätten.”
Damit sei es noch nicht getan: “Was mich am Unternehmertum in Österreich leider wirklich stört: Die Nebenkosten.” Unternehmen ohne Risikokapital aufzubauen und wachsen zu lassen, sei im technologischen Umfeld selten möglich, so der Founder.
Finanziell brauche es Starthilfen: “Österreich hat eine sehr starke Förderlandschaft, gar keine Frage. Aber für wirkliches Unternehmertum braucht es in gewissen Bereichen ein Startkapital. Ich denke, dass die Kapitallandschaft hier wesentlich spannender strukturiert sein könnte.”
Schließlich würde eine offene Kapitalstruktur nicht nur den “Ecospace bekräftigen”, sondern auch den Standort attraktiv machen: “Ich denke, die Grundaufgabe von Gründern ist der Vertrieb, das Netzwerken, die Kundenkommunikation und der Fokus auf das Kerngeschäft. Das Drumherum sollte attraktiver gestaltet werden. Da rede ich nicht nur vom formellen Gründungsprozess, sondern auch von der Infrastruktur rund um Finanzierungen. Je nachdem, in welchem Markt man sich bewegt, kann nicht jeder einfach bootstrappen oder sich von heute auf morgen eine Sales-Maschinerie aufbauen.”
“Österreich ist wie ein gallisches Dorf”
Für Circly geht die Reise vorerst in den Zielmärkten Österreich, Deutschland und den Niederlanden weiter. In puncto Venture Capital blickt man über Landesgrenzen: “Für die erste Finanzierungsrunde geht es noch, aber spätestens für die zweite Runde ist Österreich oft nicht geeignet. Das ist keine Beschwerde, sondern das ist, glaube ich, einfach ein Fakt.”
“Österreich ist ein bisschen wie ein gallisches Dorf. Da würde ich mir einen kulturellen Wandel wünschen. Und zwar, dass man risikobereit ist und neue Dinge ausprobiert”, meint Weisz weiter. Aktuell sei Circly zu großen Teilen in Deutschland aktiv – von Österreich aus. “Weil wir in Deutschland merken, dass die Kultur etwas unternehmensfreudiger ist. Die Unternehmen hören uns zu und sie wollen neue Dinge ausprobieren. Das sehen wir in Österreich eher seltener.”
Der Founder sieht dies als Resultat einer konservativen Denkstruktur: “Hier ist man eher skeptischer oder zweifelt etwas an, bevor man es probiert.” Es sei an der Zeit, die “Ärmel hochzukrempeln”: “Andere Länder sind auch nicht perfekt, aber sie sind sicherlich ein bisschen offener.”
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