Wie gemma’s an? Eine gute Frage, eine valide Frage und eine oft gehörte Frage. Der Wille zur Digitalisierung der Prozesse ist da, aber die Umsetzungspläne sind sehr vage. Zuerst werden zumeist unternehmensweit die Anforderungen gesammelt und formuliert sowie diskutiert. Ein Katalog entsteht, der zu 50 Prozent Realität und 50 Prozent Wunschvorstellung ist. Und dann sind da Spezifika. Die ganz spezifischen Prozesse machen zumeist 20 Prozent der Gesamtprozesse aus, sind aber 80 Prozent der Diskussion. Ziel ist dann ein Lasten- und ein Pflichtenheft. Das klingt alles sehr aufwendig und sehr theoretisch. Es geht auch anders!
Die richtige Auswahl kostet Zeit
Das Motto ist Probieren, statt darüber philosophieren. Ein oder zwei unterschiedliche Tools auswählen und mit ihnen die Standardprozesse des Unternehmens in Real Life ein bis zwei Tage durchspielen. So kann ein Tool und deren Handhabung unter echten Bedingungen von jenen getestet werden, die dann in weiterer Folge damit arbeiten. Die wichtigsten Geschäftsprozesse werden einfach abgebildet: etwa eine Kundenanfrage, wie können Rabatte, Steuern oder individuelle Kundenanfragen gehandhabt werden, welche Funktionen können hinzugefügt werden etc. Diese ein bis zwei Tage sind auch gleich eine Schulung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weiters können Basisfunktionen der Software erkundet werden, die man einfach mitnutzen kann. Sie erhalten in der Anwendung Know-how über die Bedienung und die Funktionalitäten – Learning by Doing.
Der Zeitaufwand? Die Key-User müssen sich eben diese Zeit nehmen, um zu lernen es anzuwenden. Das ist zumeist weniger oder gleich viel Zeitaufwand wie die Vorstellung und Schulung von Programmen in der Theorie. Nach dem ersten Probetag kann man dann mit den Ergebnissen und Erkenntnissen das Produkt verfeinern und Stück für Stück mit Echtdaten anreichern. Mit dieser Methode kann ein agiles Roll-out gestartet werden. Alles Neue kann bereits eingepflegt werden und das Tool Schritt für Schritt „erweitert werden“ – mit Aufträgen, Abrechnungen, Projektmanagement oder etwa Lager. Die Stammdaten werden übernommen. Das ist auch eine große Chance, Ballast aus der Vergangenheit loszuwerden. Oftmals ist es ein willkommener Nebeneffekt, sich von alten Daten zu trennen.
Tools hands-on kennenlernen
In dem ganzen Prozess gilt es, den Fokus Richtung Zukunft zu legen. Selten braucht es ein perfektes Archiv aus längst vergangenen Zeiten, sondern vielmehr einen Prozess, der neue Möglichkeiten für morgen und Wachstum bietet. Was es dazu benötigt? Mut und Umsetzungsstärke! Den Mut, es einfach zu machen – sich auf die Zukunft und aufs Wesentliche zu konzentrieren. Sonderfälle und einzelne Spezifika – diese 20 Prozent – können zu einem späteren Zeitpunkt nachgezogen und ins neue System integriert beziehungsweise für das neue System entwickelt werden. Die Digitalisierung ist dabei immer Teamleistung: Das Management muss die Vision haben, die Entscheidung zur Digitalisierung kommunizieren, und die „betroffenen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit, ein Tool, ihr neues Tool hands-on kennenzulernen.
Über Stefan Wailand & Datenpol
Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.
Thema des nächsten Beitrags: Die Digitalisierung des Sales-Bereichs
Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.
Die 6 häufigsten Rechtsfallen für Startups im ersten Geschäftsjahr
Im ersten Geschäftsjahr konzentrieren sich Gründer:innen meist voll auf Produkt und Wachstum – rechtliche Risiken werden dabei leicht unterschätzt. Doch Rechtsfehler können schnell existenzgefährdend werden. brutkasten sprach dazu mit Rechtsschutz-Experte Gerd Plank von ERGO Versicherung AG.
Die 6 häufigsten Rechtsfallen für Startups im ersten Geschäftsjahr
Im ersten Geschäftsjahr konzentrieren sich Gründer:innen meist voll auf Produkt und Wachstum – rechtliche Risiken werden dabei leicht unterschätzt. Doch Rechtsfehler können schnell existenzgefährdend werden. brutkasten sprach dazu mit Rechtsschutz-Experte Gerd Plank von ERGO Versicherung AG.
In der Gründungsphase steht das operative Geschäft an erster Stelle: Produkte werden entwickelt, Marketingkampagnen gestartet und erste Kund:innen akquiriert. Rechtliche Rahmenbedingungen und eine nachhaltige Absicherung rücken dabei mitunter in den Hintergrund. Dabei können nicht nur unbedachte Versäumnisse, sondern sogar unverschuldete Konflikte junge Unternehmen rasch in finanzielle Schieflagen bringen.
“Ich mache ja nichts falsch”
„Ein häufiger Satz von Gründerinnen und Gründern lautet: Was soll schon passieren? Ich mache ja nichts falsch“, sagt Rechtsschutz-Experte Gerd Plank von der ERGO Versicherung. Doch im Unternehmensalltag geraten Firmen keineswegs nur durch eigenes Fehlverhalten in juristische Auseinandersetzungen. Plank verdeutlicht das an einem Praxisbeispiel aus dem Strafrechtsschutz: „Auch wenn ein Geschäftspartner etwas falsch macht, etwa bei der Verrechnung, kann ein Unternehmen ins Visier der Staatsanwaltschaft geraten.“ In Österreich gebe es jährlich rund 540.000 Ermittlungsverfahren bei den Staatsanwaltschaften, denen lediglich 28.000 Verurteilungen gegenüberstehen. „Das bedeutet, dass 95 Prozent der Verfahren eingestellt werden oder mit einem Freispruch enden – die immensen Anwalts- und Verteidigungskosten von oft 10.000 bis 20.000 Euro muss man ohne Rechtsschutzversicherung dennoch selbst tragen“, so Plank.
Rechtsschutz-Experte Gerd Plank | (c) ERGO Versicherung
Auch bei zivilrechtlichen Auseinandersetzungen würden Gründer:innen das finanzielle Risiko unterschätzen. „Schon wenn man einen vermeintlich kleinen Streitwert von 500 Euro einklagt, liegen die Gesamtkosten in der ersten Instanz bereits bei rund 1.600 Euro. Kommen weitere Verhandlungen hinzu, ist man rasch bei 6.000 Euro“, führt Plank aus. Da ein Großteil der Gerichtsverfahren mit einem Vergleich enden würden, blieben beide Parteien häufig auf ihren eigenen Anwaltskosten sitzen. „In Österreich liegt der häufigste bestrittene Wert bei 10.000 Euro. Die Gesamtkosten bei diesem Streitwert erreichen schnell 20.000 Euro“, so der Experte. Ohne Absicherung verzichten Startups daher oft auf berechtigte Forderungen, um Prozesskosten zu vermeiden – was im Einzelfall existenzbedrohende finanzielle Auswirkungen haben kann.
Die 6 häufigsten Rechtsfallen
Um solche Szenarien zu verhindern, sollten Gründer:innen die typischen Stolpersteine der ersten Monate kennen. Gerd Plank fasst im Gespräch mit brutkasten die sechs häufigsten Rechtsfallen zusammen – und zeigt auf, wie sich Startups mit dem passenden Rechtsschutz davor schützen können.
1. Mündliche Vereinbarungen und undokumentierte Vertragsänderungen
In der Startphase regiert oft das Prinzip Vertrauen. Verträge werden mündlich geschlossen oder vereinbarte Leistungen nachträglich per Handschlag abgeändert. „Einer der wichtigsten Punkte, bei denen es später zu Streitigkeiten kommt, sind undokumentierte Änderungen an Verträgen“, warnt Plank. Kommt es zu Uneinigkeiten über den Leistungsumfang oder Zahlungen, stehe Aussage gegen Aussage. Der Kunde bestreite etwa Zusatzleistungen, und das Startup bleibe auf den Kosten sitzen.
Wie der Rechtsschutz hilft: Der D.A.S. Firmen-Rechtsschutz der ERGO Versicherung unterstützt Gründer:innen durch juristische Erstberatung und Vorab-Vertragsprüfungen zu günstigen Konditionen. Zudem bietet ERGO für Jungunternehmer:innen einen besonderen Vorteil: Den Entfall der üblichen Wartefristen. „Kommt ein Unternehmen nach Abschluss eines größeren Auftrags zu uns, besteht im Premium-Rechtsschutz für Streitigkeiten aus dem Vertrag sofort Versicherungsschutz“, hebt Plank hervor.
2. Offene Rechnungen nicht konsequent eintreiben
Zahlen Kunden ihre Rechnungen nicht, zögern junge Firmen oft, rechtliche Schritte einzuleiten – aus Sorge um die Kundenbeziehung oder aus Angst vor hohen Prozesskosten. Dies führt rasch zu massiven Liquiditätsengpässen. „Laut KSV1870-Statistik kommen 30 bis 40 Prozent der Insolvenzen in Österreich dadurch zustande, dass Kund:innen Rechnungen nicht bezahlen und die Unternehmer nicht die finanziellen Mittel haben, um ihre Forderungen gerichtlich durchzusetzen“, erläutert Plank.
Wie der Rechtsschutz hilft: Das Forderungsmanagement der ERGO Versicherung übernimmt den Inkassoprozess. „Durch unser Know-how erreichen wir eine Eintreibungsquote von rund 80 Prozent“, führt der Experte aus. Ein Netzwerk aus 600 spezialisierten Partneranwält:innen vertritt Betroffene an allen 115 Bezirksgerichten in Österreich und in weiteren Instanzen. „Außergerichtliche Lösungswege dauern im Schnitt ein halbes Jahr, während ein Gerichtsprozess im Schnitt bis zu dreieinhalb Jahre in Anspruch nehmen kann“, betont Plank.
3. Fehler bei der Mitarbeiterbeschäftigung
Bei der Einstellung des ersten Personals passieren häufig Fehler. Ein Klassiker ist die fehlerhafte Einstufung von Arbeitskräften. „Der typische Fall ist, dass eine Person als freier Dienstnehmer oder Selbstständiger bezeichnet wird, obwohl die tatsächlichen Arbeitsbedingungen für ein Angestelltenverhältnis sprechen“, so Plank. Stellt die Sozialversicherung bei einer Nachprüfung eine Scheinselbstständigkeit oder Fehler bei Kollektivvertragsgehältern fest, drohen Nachzahlungen im fünfstelligen Bereich.
Wie der Rechtsschutz hilft: Gründer:innen werden präventiv bei Dienstverträgen beraten, im Streitfall übernimmt der Firmen-Rechtsschutz im Rahmen des vereinbarten Versicherungsschutzes die Vertretungs- und Prozesskosten. „Mit fachkundiger juristischer Beratung lassen sich Kollektivvertragsentlohnungen, Arbeitszeiten und Sonderzahlungen von Anfang an korrekt regeln“, erklärt Plank.
4. Vernachlässigter Schutz von Marken, Software und IP
Viele Startups bringen innovative Produkte, Softwarelösungen oder Marken auf den Markt, ohne ihr geistiges Eigentum ausreichend abzusichern oder finanziell verteidigen zu können. „Wenn etwa ein Vertragspartner Daten weitergibt oder Ideen kopiert, werden Prozesse nach dem Immaterialgüterrecht extrem teuer“, gibt Plank zu bedenken. Ohne Rechtsbeistand fehlen jungen Firmen meist die Mittel, sich gegen finanzstarke Nachahmer zur Wehr zu setzen.
Wie der Rechtsschutz hilft: Der Premium-Rechtsschutz deckt komplexe Auseinandersetzungen im Immaterialgüterrecht ab. „Diese Streitigkeiten abzusichern ist entscheidend, da Rechtsstreitigkeiten um das geistige Eigentum hohe Streitwerte aufweisen“, betont der ERGO-Experte. ERGO stellt spezialisierte Partneranwält:innen bereit und übernimmt im Rahmen des vereinbarten Versicherungsschutzes die anfallenden Kosten.
5. Mangelhafte AGB und unzulässige Klauseln
Insbesondere im E-Commerce und beim Vertrieb an Endverbraucher greifen Gründer:innen häufig auf fehlerhafte oder ungeprüfte Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) zurück. Werden Informationspflichten, Rücktrittsrechte oder Gewährleistungsbestimmungen missachtet, hat das teure Konsequenzen. „Wenn AGB unzulässige Klauseln enthalten, können sich Kunden darauf berufen und Zahlungen verweigern“, erklärt Plank.
Wie der Rechtsschutz hilft: Der D.A.S. Firmen-Rechtsschutz von ERGO bietet Unternehmern die Möglichkeit, Vertragswerke und AGB von spezialisierten Anwält:innen zu günstigen Konditionen prüfen zu lassen. „Es ist essenziell, sich von Anwält:innen im Vorfeld beraten zu lassen, ob die erstellten Klauseln rechtlich gültig sind, bevor man Angebote am Markt platziert“, rät Plank.
6. Überschreitung der Gewerbeberechtigung
In der Praxis bieten Startups nicht selten Leistungen an, die über den Umfang ihres eingetragenen Gewerbescheins hinausgehen. „Man muss wirklich darauf achten, dass man nur innerhalb jener Gewerbeberechtigungen arbeitet, die tatsächlich eingetragen sind“, mahnt Plank. Wird die Gewerbeberechtigung überschritten, drohen Verwaltungsstrafverfahren, die im schlimmsten Fall mit einem Gewerbeentzugsverfahren einhergehen.
Wie der Rechtsschutz hilft: Der Rechtsschutz für Gewerbeentzugsverfahren schützt Unternehmer vor den finanziellen Folgen von Verwaltungsstrafverfahren. „Auch bei drohendem Gewerbeentzug bieten wir die entsprechende rechtliche Absicherung und Vertretung“, führt Plank aus.
Aktionsangebot: ERGO Blue Weeks
Aktuell bietet die ERGO Versicherung im Rahmen der „Blue Weeks“-Aktion besondere Konditionen für den D.A.S. Firmen-Rechtsschutz. Bei einem Vertragsabschluss bis 31. Jänner 2027 sparen Unternehmen bis zu fünf Monatsprämien.
Zusätzlich profitieren Jungunternehmer:innen im ersten Geschäftsjahr von einem Bonus – bis zu 20 Prozent auf die Prämienhöhe. Nähere Informationen erhalten Sie bei einer persönlichen Beratung mit den Rechtsschutzexperten der ERGO Versicherung.
Aktuelle Nachrichten zu Startups, den neuesten Innovationen und politischen Entscheidungen zur Digitalisierung direkt in dein Postfach. Wähle aus unserer breiten Palette an Newslettern den passenden für dich.
