17.04.2018

Die DSGVO umsetzen – ein Ratgeber für Startups & KMU aus Österreich

Mit 25.Mai 2018 müssen Unternehmen konform zur Datenschutz-Grundverordnung arbeiten. Wir bringen einen Ratgeber zur sauberen Umsetzung.
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DSGVO-Umsetzung
(c) Marko Kovic: (vlnr.) Markus Costabiei (Akarion), Richard Lutschounig (Paybon), Dejan Jovicevic (derbrutkasten), Arthur Stadler (Stadler Völkel Rechtsanwälte) und Benedikt Aichinger (swync) beim Brutkasten Meetup #3 am Podium.

In rund fünf Wochen wird die Übergangsfrist seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung vor zwei Jahren enden und Unternehmen drohen Strafen von bis zu vier Prozent ihres jährlichen Gesamtumsatzes, wenn sie den Richtlinien der DSGVO nicht folgen. Insgesamt zielt die neue Rechtsverordnung darauf ab, die “Grundrechte des Bürgers auf Privatsphäre zu schützen und auszubauen”, so Benedikt Aichinger von Swync, einer App, die für Unternehmen die Datenschutzerklärung anpasst und ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt. Weil in den Unternehmen häufig Unsicherheit herrscht, was das in der Praxis bedeutet, stellen wir hier einen Ratgeber bereit, um sich dem Thema DSGVO-Umsetzung als Startup oder KMU zu stellen.

+++ Brutkasten Meetup #3: Die DSGVO zwischen reeller Gefahr und “Panikmache” +++

Die Tipps im Ratgeber dienen dabei Startups und Unternehmen, die nicht direkt mit ihren Daten Geld verdienen, sondern sich in den Themenfeldern HR / Mitarbeiterdaten, Analytics und Trackingtools, bei Löschungs- und Auskunftsanfragen durch Kunden und in ihrer Dokumentationspflicht absichern möchten.

Im Rahmen der Podiumsdiskussion beim Brutkasten Meetup in der vergangenen Woche weist Richard Loutschounig von Paybon darauf hin, dass die DSGVO auch Chance für Marketing & Sales sein kann. So sei die hauseigene Lösung zur Verteilung von Essensgutscheinen im Unternehmen bereits DSGVO-konform. Etwas, das Kunden nicht nur wohlwollend wahrgenommen haben, sondern auch aktiv nachgefragt hätten.

Dateninventur, Relevanzprüfung & Zweckwidmung

Der erste Schritt in der DSGVO-Umsetzung ist dabei die Dateninventur. Relevant sind im Sinne der DSGVO alle personenbezogenen Daten, die ein Unternehmen erhebt oder in jeglicher Form erhoben hat und damit bei sich lagert, egal ob auf Datenträgern, mittels externen Dienstleistern oder in Aktenordnern.

Personenbezogene Daten umfassen dabei alles, was sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person bezieht. Neben Daten aus Tracking- und Analytics-Tools oder Kaufvorgängen im Online Shop bzw. Ladengeschäft vor Ort, betrifft das auch Videoaufnahmen, IP-Adressen – so sie nicht anonymisiert vorliegen – oder eben Mitarbeiterdaten und Datenübertragung zwischen dem Unternehmen und Dienstleistern. Leicht vergessen wird dabei das Thema Gewinnspiele.

Unternehmen sollten deshalb unbedingt einen offiziellen Datenschutzbeauftragten ernennen, der sich mit dem Thema ausgiebig befasst. Im ersten Schritt heißt das, zu erheben, welche Daten im Unternehmen wozu vorliegen und sie einer Relevanzprüfung zu unterziehen. Was man an Daten nicht (mehr) braucht, kann man unmittelbar löschen. Hilfreich sind dabei als Basis Checklisten, wie die von der Wirtschaftskammer Österreich. Rechtsanwalt Dr. Arthur Stadler von der Kanzlei Stadler Völkel schlägt vor, sich für die Dateninventur im Unternehmen folgende Fragen zu stellen:

  • Welche Daten aus welchen Datenquellen werden erhoben?
  • Was wird mit den erhobenen Daten gemacht?
  • Wozu werden sie gebraucht?
  • Wie werden sie aufbewahrt?
  • Wer arbeitet mit ihnen oder hat Zugriff auf sie?

Mit Antworten auf diesen Fragen, und allen Datenquellen sowie Dienstleisterdaten als Basis, kann man im nächsten Schritt die notwendigen Dokumente für die DSGVO aufbereiten.

Notwendige Dokumente für die DSGVO

Startups und Unternehmen, die mit Daten nicht direkt Geld verdienen, sondern sie zum Verkauf erheben sowie im Kontext von Mitarbeiterdaten verarbeiten, müssen verschiedene Dokumente erstellen bzw. anpassen.

Anpassung von Datenschutzerklärung & AGBs

Hier muss festgehalten werden, wozu welche Daten erhoben und aufbewahrt werden. Das betrifft Tracking-Daten wie aus Google Analytics als auch Transaktionsdaten im Online Shop. Rein steuerrechtlich muss man Transaktionsdaten sieben Jahre lang aufbewahren, erinnert Richard Lutschounig. Die App Swync unterstützt Unternehmen hierbei mit einem Fragenkatalog, auf dessen Basis man eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung automatisch erstellen kann.

Verarbeitungsverzeichnis

Im Verarbeitungsverzeichnis wird festgehalten, welche Daten wozu erhoben werden, wer Zugriff auf sie hat oder an wen sie weitergeleitet werden und welche Löschungs- bzw. Aufbewahrungsfristen dafür festgelegt worden sind. Es finden sich Mustervorlagen dazu unter anderem bei der WKO. Auch hier unterstützt die App Swync Unternehmen bei der automatischen Erstellung.

Folgenabschätzung & Data Breach Notification

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist dann zu erstellen, wenn sensible Personendaten verarbeitet werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um GPS-Daten, Bankdaten, Ausweisdokumente, im Falle einer Videoüberwachung oder wenn man Kundendaten zum Profiling für personalisierte Werbung nutzt.

Auch hier gibt es Ausnahmen für Startups und kleinere Unternehmen im Sinne des “berechtigten Interesses” bei z.B. Kaufvorgängen. Für Startups empfiehlt sich hier Relevanzprüfung, falls solche sensiblen Personendaten erhoben werden. “Ist es nicht besser, weniger Daten zu erheben?”, wirft dazu Richard Lutschounig als Frage in den Raum.

Startups sind ansonsten gut beraten, sich bei diesem Thema Beratung zu holen, genau wie für den Fall eines Datenverlusts und der Data Breach Notification. Im Fall eines Datenverlusts muss außerdem eine Meldung an die österreichische Datenschutzbehörde erfolgen.

Tracking-Tools, Dienstleister und Auftragsdatenverarbeitung

Startups und Händler setzen in vielen Fällen bei der Datenverarbeitung auf externe Software und Tools wie beispielsweise Google Analytics zum Besuchertracking oder Zahlungsdienstleister im Online Shop.

Für Unternehmen und ihre DSGVO-Umsetzung heißt das, bei diesen Dienstleistern nachzuhaken und einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung zu unterschreiben, so dass die Verantwortung beim Dienstleister liegt, sich bei Problemen zu melden und um DSGVO-Konformität der eigenen Software zu kümmern. Dienstleister wie Google kümmern sich hierum bereits und versenden Mails mit Anweisungen, worauf man im Sinne der DSGVO achten muss.

Löschungs- & Auskunftsanfragen und der Notfallplan

Warnungen gibt es beim Thema DSGVO immer wieder vor Löschungsanfragen durch Nutzer oder Kunden. Dem Privatnutzer steht es frei, sich ab 25.Mai jederzeit an ein Unternehmen zu wenden und um Datenauskunft, -herausgabe und -löschung zu bitten.

Unternehmen müssen also Zugriff auf Nutzerdaten haben und einen Prozess entwerfen, um solche Anfragen bei Bedarf schnell bearbeiten zu können. Das gilt auch für Rechnungen mit Personendaten oder Kontaktformulare und Newsletter auf der Homepage. Es ist genauso notwendig, einen Notfallplan vorzubereiten, sollte es zu Datenpannen kommen. Die DSGVO ist somit eine gute Gelegenheit, die eigene IT Security auf den neuesten Stand zu bringen.

Softwarelösungen für die DSGVO und Mitarbeiterdaten

Besonders wichtig für junge Unternehmen ist die interne DSGVO-Konformität, wenn es um Mitarbeiterdaten geht. Auch hier muss erfasst werden, welche Daten wozu erhoben werden, wie sie aufbewahrt werden und wer Zugriff auf sie hat. Akarion-Gründer Markus Costabiei weist auf die interne Zirkulation von Mitarbeiterdaten zwischen Personalabteilung, Lohnbüro, ggf. Betriebsarzt und Kantine hin.

Mit Akarion entwickelt Costabiei eine umfassende Softwarelösung zur DSGVO-Umsetzung auf Basis der Blockchain. Die Software erhebt und steuert Datenüberwachung, -verarbeitung und -kontrolle im Unternehmen und bietet eine Administrationsoberfläche an, um auch bei Auskunfts- & Löschungsanfragen durch Kunden & Nutzer gewappnet zu sein. Aufgrund der Brisanz des Themas arbeiten weitere Unternehmen an ähnlichen Software-Lösungen, um DSGVO-konform zu arbeiten.

DSGVO-Umsetzung als Chance

Insgesamt ist die DSGVO eine Chance für Startups und KMUs, sich für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren und die eigenen Datenbestände aufzuräumen. Die genannten Punkte in unserem DSGVO-Ratgeber decken die wichtigsten Anforderungen ab. Tools, Softwarelösungen und Kanzleien unterstützen in kritischen Fällen.

⇒ Akarion

⇒ Paybon

⇒ Stadler Völkel Rechtsanwälte

⇒ Swync

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Foto: royos joining solutions GmbH

Das Grazer Startup royos rund um das Gründerehepaar Cornelia und Mario Leitner hat eine patentierte Verbindungstechnologie für Metalle, Kunststoffe und nun auch Holz entwickelt. Wie das Unternehmen am Mittwoch bekannt gab, konnte es den renommierten Kunststofftribologen Andreas Hausberger als Investor gewinnen, der über 17 Jahre Forschungserfahrung am Polymer Competence Center Leoben mitbringt.

Ein Kunststofftribologe untersucht und optimiert das Reibungs-, Schmierungs- und Verschleißverhalten von Kunststoffen, um deren Leistung und Lebensdauer in verschiedenen Anwendungen zu verbessern. Hausberger wird als Chief Research Officer (CRO) künftig eine operative Schlüsselposition im Unternehmen übernehmen. “Er hat sofort großes Potenzial in unserer Technologie gesehen und will gemeinsam mit uns die Zukunft der Fügetechnik neu definieren”, sagt Co-Founderin Cornelia Leitner im Gespräch mit brutkasten.

Zudem konnte Royos mit Bernhard Starzer einen international erfahrenen Business Manager, Geschäftsstrategen und Unternehmens-Coach als Business Angel an Bord holen. “Starzer bringt jahrzehntelange Erfahrung in der Entwicklung und strategischen Ausrichtung innovativer Unternehmen mit und verfügt über ein tiefgehendes Verständnis für internationale Märkte und strategische Geschäftsmodelle”, so Leitner.

Neben dieser strategischen Beteiligung startet Royos zudem eine Crowdfunding-Kampagne, um weiteres Kapital für Personalaufbau und neue Maschinen zu sichern.

Vom Lohnfertiger zum Technologieführer

Das 2021 gegründete Startup begann ursprünglich als Lohnfertiger für ein Sonderschweißverfahren vor allem für Metallverbindungen. Bald darauf erkannten die Gründerin und ihr Mann Mario Leitner das Potenzial, auch hybride Verbindungen zu ermöglichen. royos entwickelte nun das „Polymer Stir Welding -Verfahren“, das es erlaubt, unterschiedliche Materialien mit Thermoplastischem Kunststoff in einem Arbeitsschritt dauerhaft zu verschweißen, ohne zusätzliche Klebstoffe, Dichtungen oder Schrauben zu verwenden. „Wir legen zwei Fügeteile aufeinander, ohne weitere Vorbehandlung, und schweißen dann entlang der Fügelinie, die Bauteile sind dann sofort einsatzbereit“, erläutert Leitner. Das spare Zeit, senke Kosten und schone die Umwelt, da Klebeprozesse häufig Lösungsmittel enthalten und mehrere Arbeitsschritte erfordern.

Mit der Kombination von Holz und Kunststoff zu neuen Märkten

Einen wichtigen Durchbruch erzielte das Team, als es gelang, Holz und Kunststoff direkt miteinander zu verschweißen. “Das eröffnet uns neue Märkte, zum Beispiel im Möbelbau oder in der Automobilbranche, wo Holz im Innenraum an Bedeutung gewinnt“, so Leitner. Mit biokompatiblen Kunststoffen ließen sich zudem sogar kompostierbare Möbel herstellen. Auch der Schiffsbau ist Markt für diese Technologie.

Erste Erfolge verzeichnet Royos bereits in der Automotive-Industrie, doch dort gelten strenge NDA-Bestimmungen. Namen ihrer Partner darf Leitner deshalb nicht nennen, betont aber: “Gerade im Automotive-Bereich sind leichte und gleichzeitig feste Materialien gefragt. Genau da setzen wir an.”

Crowdfunding-Kampagne

Um diese Technologie weiter zu industrialisieren, möchte Royos jetzt mithilfe des neu eingestiegenen Kunststoffexperten Hausberger die Forschung forcieren und gleichzeitig Produktionsprozesse automatisieren. Für die Anschaffung eines Roboters und die Erweiterung des Expertenteams plant das Startup, zwischen 300.000 und 600.000 Euro über die Plattform Rocket Invest einzuwerben. Die Kampagne soll zeigen, dass neben strategischen Investoren auch die Crowd an die Vision von Royos glaubt.

Unterstützt wird royos bereits durch verschiedene Förderprogramme wie das aws-DeepTech-Seed-Financing der Austria Wirtschaftsservice (aws), den Patentscheck sowie Förderungen der Steirischen Wirtschaftsförderung SFG. Das erste Patent für das PSW-Verfahren befindet sich in der Umsetzung, ein weiteres, das den Schweißprozess umdreht, steht kurz vor der Erteilung. Auch hier profitieren die Gründer von Hausbergers Spezialwissen: Als Kunststofftribologe befasst er sich mit den Reibungseigenschaften von Kunststoffen, was im Schweißverfahren essenziell ist. Projekte mit renommierten Forschungseinrichtungen sowie eine FFG-Basisförderung werden gerade beantragt.

Das Team von Royos wächst

Aktuell besteht das Team aus fünf Personen, die vor allem im Bereich Forschung, Entwicklung und Vertrieb tätig sind. “Wir wollen die Automobilindustrie revolutionieren und gleichzeitig neue Märkte erschließen – vom Möbelbau bis zur Luftfahrt“, fasst Leitner die Ambitionen zusammen. Gerade die Möglichkeit, Holz und Kunststoff in nur einem Prozessschritt zu verbinden, sorge für großes Interesse.

Leitner betont zudem, wie wichtig ihr die industrielle Praxistauglichkeit sei: “Wir möchten die Vorteile unserer Technologie gemeinsam mit Partnern demonstrieren und gleichzeitig bewusst auf nachhaltige Materialien setzen.” Seit April 2024 hat das Unternehmen zudem einen neuen Firmensitz in Lieboch. “Neben der Bürofläche verfügen wir dort nun auch über eine Produktionshalle, die uns noch mehr Möglichkeiten für Forschung und Entwicklung bietet”, so die Gründerin.


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