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17.04.2020

Videokonferenzen und Team-Events: Die wichtigsten Tipps fürs Home-Office

Neben den richtigen Tools entscheidet auch die Teamkultur über erfolgreiches Arbeiten im Home-Office. Der IT-Experte Cisco bietet dazu nützliche Tipps.

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Home-Office-Tipps für MitarbeiterInnen

Die folgenden Tipps richten sich an die einzelnen MitarbeiterInnen, damit diese ihren Home-Office-Alltag so produktiv wie möglich gestalten können.

Überprüfen Sie Ihren Hintergrund bei Videocalls

Widmen Sie dem Home-Office einen Raum, der ergonomisch, komfortabel und produktiv ist. Vermeiden oder entfernen Sie jegliches Durcheinander im Hintergrund, das andere in einer Besprechung ablenken könnte. Versuchen Sie, sich mit dem Blick auf ein Fenster für natürliches Licht auszurichten oder eine Lampe in der Nähe zu haben, damit man Sie auch auf Videos abends deutlich sehen kann.

Minimieren Sie Ablenkungen bei Besprechungen

Einige Hintergrundgeräusche sind in Wohnungen unvermeidlich. Selbst bei geschlossenen Türen lassen sich Geräusche am besten dadurch vermeiden, dass Sie sich stumm schalten (mute), wenn Sie nicht gerade sprechen. Bitten Sie wenn nötig, um einen Moment Geduld, um die Lärmquelle anzusprechen, damit Sie sich wieder voll konzentrieren können.

Kopfhörer aufsetzen hilft beim konzentrierten Arbeiten

Die Stummschaltung in der virtuellen Session wird nicht verhindern, dass Geräusche aus Ihrer eigenen Umgebung Sie selbst ablenken. Die Investition in lärmunterdrückende Kopfhörer (Noise Cancellation) oder ein gutes Headset ist eine Möglichkeit, sich auf die anstehenden Aufgaben besser zu konzentrieren. Fragen Sie Ihren IT Partner, wie sie kostengünstig an die Webex Bluetooth Headsets kommen.

Regelmäßige Pausen – auch im Home-Office

Der Aufenthalt im Büro bringt es mit sich, mit KollegInnen Kaffee zu trinken und Pausen zu machen. Ohne persönliche soziale Interaktion daheim ist es leicht, stundenlang durchzumachen, so wie man dies im Büro nie machen würde. Nehmen Sie sich regelmäßig Auszeiten, um Ihren Körper zu strecken und in virtuellen Kaffee-Chats mit den KollegInnen zwischen den angesetzten Meetings zu plaudern.

Nutzen Sie Video im Home-Office

Menschen sind in Videocalls engagierter als in Telefonaten, da man Ihre Reaktionen sehen kann. Video-Conferencing kann zwar zunächst einschüchternd wirken, aber Ihr Team wird sich bald daran gewöhnen, das eigene Videobild in interaktiven Diskussionen anzuzeigen. Seien Sie mutig und schalten Sie bei jeder Besprechung das Video ein. Übrigens kann Webex bis zu 25 HD Videos gleichzeitig am Schirm darstellen.

KollegInnen trotz Remote Workings anstupsen

In einem Büro beginnt die Beantwortung einer Frage damit, dass man sich umschaut, wer frei ist und einem weiterhelfen könnte. Genauso können Sie über Webex die Verfügbarkeit Ihrer KollegInnen ganz leicht online überprüfen: Selbst, wenn jemand gerade in einem aktiven Gespräch ist, kann man bei entsprechender Dringlichkeit durch eine Chat-Nachricht eine Konversation beginnen. Und wenn Sie diese dann zu einem Live-Anruf umstellen wollen, klicken Sie einfach auf das grüne Anrufsymbol in Webex oder geben Sie die Details Ihres persönlichen Besprechungsraums (PMR) an die Person weiter.

Ad-hoc-Meetings im virtuellen Raum

So wie bei persönlichen Ad-hoc-Teambesprechungen alle Personen, die gerade frei sind, gleichzeitig an einem physischen Ort zusammenkommen, verbindet ein Team-Anruf die Truppe virtuell, indem jedes Mitglied – egal auf welchem Gerät die Person gerade tätig ist – gleichzeitig angerufen wird.

Ein persönlicher Besprechungsraum

Bei Webex-Sitzungen ist der persönliche Besprechungsraum (=PMR) genau wie der persönliche Arbeitsplatz. Die URL bleibt immer dieselbe, so dass Sie diese einfach in der Email-Signatur oder auf Visitenkarten an Ihre MitarbeiterInnen, KundInnen und PartnerInnen kommunizieren können. Im Handumdrehen trifft man sich dann im virtuellen Raum. Kein Meeting ist vorab kompliziert aufzusetzen, indem lange Meetingnummern ausgetauscht werden – ein für sich sprechender, ganz leicht zu merkender Web-Link ist der Türöffner. Wenn Sie Aufzeichnungen bzw. Notizen im Meeting getätigt haben, dann können diese zudem an zeitlich verhinderte Personen im Nachgang weitergegeben werden.

Virtuelle Präsentationen nutzen und teilen

Die Aufrechterhaltung der Aufmerksamkeit in einer virtuellen Besprechung ist nicht anders als in einer persönlichen. Die gemeinsame Nutzung Ihres Bildschirms oder Ihrer Präsentation und die Verwendung von Anmerkungen zu den Inhalten hilft den Teilnehmern, sich besser einzubringen und Ihren Tagungs-Punkten aufmerksamer zu folgen.

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Genau wie in einem physischen Büro ist dabei der Austausch von Ideen auf einem Flipchart ein wichtiger Teil der Zusammenarbeit. Und in einer virtuellen Besprechung funktioniert das sogar noch besser: Denn im realen Leben riskieren Sie, dass das Blatt Papier überschrieben oder gar weggeworfen wird. Wenn Sie aber ein virtuelles Whiteboard (=Tafel, Flipchart) erstellen, können Sie sicher sein, dass Ihre Ideen gespeichert werden, und Sie später dort weitermachen können, wo Sie zuletzt aufgehört haben.

Home-Office-Tipps für Vorgesetzte

Weitere Tipps gibt es speziell für Vorgesetzte – für die hat Cisco eine Sammlung an Ratschlägen zusammengestellt, wie sie ihre Teams remote managen und Webex sogar für Bewerbungsgespräche verwenden können. Zudem bietet Cisco spezielle Onlinekurse, in denen man den Übergang eines Teams zur Remote Working-Ära erlernt.

Die folgenden Tipps helfen vor allem Vorgesetzten dabei, sich selbst besser auf die neue Arbeitskultur des Remote Working und Home-Office einzustellen.

Vorbildlich führen im Home-Office

Wenn Ihr Team neu im Bereich des Remote Workings ist, werden Ihre MitarbeiterInnen diverse Fragen an Sie haben: „Ist es in Ordnung, wenn mein Team mein Zuhause in meinem Hintergrund sieht? Was ist, wenn es unerwartete Unterbrechungen wie das Bellen eines Hundes gibt?“ Als Führungskraft geben Sie an, welche neuen Regeln für die virtuellen Meetings gelten. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

Die gemeinsame Nutzung von Videos ersetzt die einstigen Gespräche von Angesicht zu Angesicht. Es beruhigt Ihre MitarbeiterInnen, Sie regelmäßig in einem Video zu sehen. Zudem gibt es Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kommunikationsfähigkeiten voll auszuschöpfen – Ihre Gesten, Ihr Ton und Ihre Botschaften kommen besser an, wenn Ihr Team Sie sehen kann.
Denken Sie beim Versenden von Nachrichten daran, dass Ihr Team Ihre Reaktionen nicht sehen kann. Geben Sie Ihrem Team mehr Kontext über die Absicht hinter einer Botschaft, indem Sie aus Tausenden von GIFs in Webex-Teams auswählen, um sich auszudrücken.
Teilen sie die „Moments that matter“. Im Büro verbringen die KollegInnen regelmäßig Zeit damit, Geburtstage und andere persönliche Momente zu feiern, auf die es ankommt. Wenn das Team räumlich getrennt arbeitet, müssen Sie als Führungskraft entsprechende Möglichkeiten schaffen – indem Sie zum Beispiel separate Meetings ansetzen, bei denen Ereignisse aus dem Privatleben gefeiert werden.

Die Webex-GIFs helfen bei der Kommunikation im Home-Office. (c) Cisco

Informell plaudern – auch im Home-Office

In einer Büroumgebung interagieren Sie mit Ihrem Team zwischen Ihren wöchentlichen Besprechungen und 1:1-Sitzungen – zum Beispiel, wenn Sie morgens ankommen, Kaffee trinken oder zum Mittagessen gehen. Es gibt keinen Grund, dass diese Gespräche aufhören müssen, wenn Sie aus der Ferne arbeiten. Hierzu zwei Tipps:

Schaffen Sie unter Ihrem Team einen Raum für soziale Interaktion, z. für den Austausch von Familiennachrichten, die Abenteuer der Teammitglieder oder was auch immer zum Thema des Tages wird.
Stellen Sie bei 1:1-Teamgesprächen sicher, dass Sie und Ihr Teammitglied beide das Video einschalten. Ob es sich um ein Projekt-Update, einen Meilenstein oder eine schwierigere Coachingsitzung handelt – Sie von Angesicht zu Angesicht zu sehen, macht den Unterschied.

Projekte aus der Ferne managen

Ihr Team ist vielleicht besorgt darüber, von einer persönlichen Erfahrung abzurücken, bei der es sich spontan unterhalten, eine Idee auf einem Whiteboard austauschen und Sie jederzeit um Hilfe bitten könnte. In vielerlei Hinsicht bietet die virtuelle Arbeit an einem Projekt jedoch viele neue Arbeitsmöglichkeiten für Ihr Team und viel mehr und Sichtbarkeit bei der laufenden Arbeit für Sie.

Hierzu drei kurze Tipps:

Beginnen Sie Meetings mit einem Knaller! Lassen Sie während des Kick-off-Meetings Ihres Projekts Zeit für offene Ideen – genau wie in einem Büro. Lassen Sie in der Tagesordnung Platz für die Verwendung eines virtuellen Whiteboards für das Brainstorming von Ideen. Jeder kann von seinem Gerät aus beitragen, und das Beste ist: Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Ideen nicht gelöscht werden, wenn sie gespeichert werden, und dass sie wieder geöffnet werden können, wann immer Sie sie brauchen.
Schaffen Sie Raum zum Aufholen. Die Zusammenführung von Inhalten mit Nachrichten, Links und Echtzeit-Meetings in einem Raum verändert das Projekt grundlegend. Selbst wenn Sie aus dem Raum rausgehen, um sich mit anderen Prioritäten zu beschäftigen – Sie können jederzeit wieder in den Projektraum zurückkehren und die Hintergrundgespräche nachholen, die Sie verpasst haben – etwas, das nicht einmal in einem Live-Büro möglich ist.
Mit einem Klick erreichbar zu sein, ist bei der Arbeit aus der Ferne von unschätzbarem Wert. Selbst wenn Sie sich in einer Besprechung befinden – Ihr Team kann Ihnen immer noch 1:1 eine Nachricht zukommen lassen, die Sie ansehen und beantworten können, wenn Sie einen Moment Zeit haben. Wenn Sie ein persönliches Gespräch führen müssen, teilen Sie Ihren persönlichen Besprechungsraum (PMR).

Bleiben Sie in Verbindung

Aus der Ferne zu arbeiten bedeutet nicht, dass Sie sich von Ihrem Team distanzieren sollen. Bleiben Sie mit Feiern, Terminen und informellen Gesprächen in Verbindung – auf jedem Gerät. Ihre Leitung, Unterstützung und der Einsatz von Webex-Meetings bedeutet, dass Ihr Team von jedem Ort aus auf die Erfolgsschiene kommen kann.

Bei Fragen zu einem der Produkte kontaktieren Sie bitte den Cisco-Händler in Ihrer Nähe.

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„Als sich das Internet durchgesetzt hat, gab es ‚Greenfield-Unternehmen‘ wie Google, die keine Legacy hatten und etablierte Unternehmen wie Microsoft, die sich transformieren mussten. Jetzt sind wir in der gleichen Situation. Während OpenAI, Anthropic und Co. etwas komplett Neues aufbauen, müssen die bestehenden Player, wie etwa auch wir, die Transformation schaffen“, sagt Alejandro Plater, CEO der A1 Group, am Rande des A1 ICT Summit. Und er fügt an: „Microsoft ist diese Transformation damals sehr gut gelungen. Wir wollen wie Microsoft sein.“

ICT als entscheidender Wachstumsmarkt

Mehr noch als um die Herausforderungen, die KI innerhalb des Konzerns mit sich bringt, geht es für die Gruppe dabei darum, dem Markt zu liefern, was gebraucht wird. Das große Schlagwort lautet ICT mit umfassenden Cloud- und KI-basierten Angeboten für Unternehmen. Von 2021 auf 2025 wuchs der Gruppenumsatz in dem Bereich von 285 auf 573 Millionen Euro – eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 19 Prozent. Was das mit dem KI-Boom zu tun hat, bringt Plater auf den Punkt: „Wir sind groß und haben die Möglichkeiten, schnell auf alle Entwicklungen zu reagieren. Viele Unternehmen sind klein und haben diese Möglichkeiten nicht. Das ist eine große Chance für uns.“

„Souveränität heißt für uns in erster Linie: Du hast die Wahl.“

Eine Rolle spielt dabei natürlich auch das aktuell große Thema Digitale Souveränität. „Souveränität heißt für uns in erster Linie: Du hast die Wahl. Es gibt mehrere Alternativen und du kannst entscheiden“, erklärt Alexander Kuchar, CTO der A1 Group. Das trifft vor allem auf den Cloud-Bereich zu, wo man mit der Tochter Exoscale ein eigenes Angebot mit Data-Centern an zahlreichen europäischen Standorten hat, gleichzeitig aber auch Angebote der US-Hyperscaler vertreibt. „Es kommt hier immer auf die konkreten Kundenbedürfnisse an, welche Variante die sinnvollste ist“, sagt der CTO.

In Sachen KI setzt A1 dagegen primär auf Open-Source-Modelle, also einen genuin souveränen Ansatz. Dass diese technologisch nicht mit den Frontier-LLMs der US-Giganten mithalten können, sieht Kuchar wenig problematisch. Die Entwicklung verlaufe verschoben, aber parallel. „Was die Frontier-Modelle heute können, werden die Open-Source-Modelle in kurzer Zeit können“, so der CTO. Entscheidend seien die tatsächlichen Bedürfnisse der Unternehmenskunden – und hier spiele etwa auch die Abwägung zwischen Performance und Kosten eine große Rolle. Die Wahl falle daher oft bewusst auf schwächere Modelle, die den spezifischen Zweck aber – günstiger – erfüllen.

Strategie: Leute vor Ort

CEO Plater sieht das Thema aus der Vogelperspektive: „Es geht nicht primär um die Technologie. Es geht um das Leadership in den Unternehmen.“ Entscheidend sei, wie die Technologie operativ ankomme und es gelinge, die ganze Organisation mitzunehmen. A1 setzt dabei auf Präsenz in seinen Märkten. „Es ist überraschend, wie unterschiedlich unsere Märkte sind. Wenn ein US-Player kommt, und den Unternehmen erklären will, wie sie ihr Business zu führen haben, wird das nicht funktionieren“, sagt Alexander Kuchar. Und Plater ergänzt: „Das ist unsere Strategie: Wir haben Leute vor Ort, die die Sprache sprechen. Wir haben Callcenter und Techniker, die zu einem kommen. Bei den Hyperscalern erreichst du niemanden.“

Dass die besagten Callcenter schon in absehbarer Zeit nicht mehr mit Menschen, sondern mit KI-Agenten besetzt sein werden, ist für den CEO gleichzeitig eine Selbstverständlichkeit: „Die KI passt sich sogar an den spezifischen Dialekt der Anrufenden an. Menschen können es damit nicht aufnehmen“, meint er. Und ob aber Kund:innen nicht dennoch mit echten Menschen sprechen wollen? „Man wird nicht erkennen, dass es eine KI ist“, so Plater, „bloß, wenn die Regulatorik vorschreibt, das schon bei Gesprächsbeginn kenntlich zu machen.“

Generell sei die Regulatorik auch etwas, das ihn beschäftige, sagt der CEO, konkret die Unterschiede zwischen den Ländern bzw. den Großregionen: „So viel ist klar: Die weniger regulierten bewegen sich schneller – im Positiven wie im Negativen – und die stärker regulierten bewegen sich langsamer – im Positiven wie im Negativen.“

„Je weniger Systeme, Tools und Prozesse man hat, desto einfacher ist es zu kontrollieren.“

Ein großes damit verbundenes Thema ist die Sicherheit. „Wir arbeiten mit mehreren Strategien daran, die Cyber-Security stetig zu verbessern“, sagt dazu Plater. Erstens versuche man etwa, wo es gehe, zu vereinfachen. „Je weniger Systeme, Tools und Prozesse man hat und je simpler alles ist, desto einfacher ist es zu kontrollieren.“ Zweitens habe man eigene Teams, die ständig die neuesten Entwicklungen im Auge behielten und solche, die konstant Angriffe auf das eigene System simulieren, um Lücken zu finden. Auch hier sieht der CEO eine große Chance für die A1 Group, die CTO Kuchar benennt: „Wir bieten hier maßgeschneiderte Lösungen für KMU.“

Und wie sieht es mit den zuletzt vielfach kolportierten globalen Bedrohungsszenarien durch KI aus, die bis zur befürchteten Auslöschung der Menschheit gehen? „Ich bin nicht sehr fatalistisch bei dem Thema“, sagt Plater. Man müsse solche Szenarien schon in Perspektive setzen. „Was sind die tatsächlichen Möglichkeiten, die so drastisch sein könnten? Das ist für mich eher Science Fiction. Aber wer weiß, vielleicht irre ich mich.“

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