30.10.2015

Checkliste: So schreiben Sie E-Mails richtig

Wer kennt das nicht, das Warten auf ein wichtiges E-Mail. Im Minuten-Takt drückt man auf das Feld "Aktualisieren", in der Hoffnung, dass sich etwas tut. Je mehr Zeit verstreicht, desto unsicherer wird man, ob das ursprüngliche E-Mail gut formuliert oder der Inhalt richtig aufbereitet wurde. Dem eigenen Geist sind kaum Grenzen gesetzt, wenn es um derartige Selbstzweifel geht.
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Es gibt eine Checkliste, die dabei hilft, E-Mails richtig zu verfassen.

Ist es für Sie schwierig eine E-Mail so zu formulieren, dass Sie sicher mit einer Antwort rechnen können? Richtig E-Mails schreiben ist gar nicht so einfach. Der Brutkasten hat hier eine Checkliste, die man vor dem Absenden durchgehen kann, um sicherer beim Schreiben von geschäftlichen Mails zu werden.

Lassen sich die folgenden fünf Fragen beantworten? Nein – dann Finger weg vom Senden-Button.

1. Ist das Ziel eindeutig erkennbar?

Ist dem Leser klar, was Sie von ihm wollen? Egal, ob Sie Informationen anfordern möchten oder wollen, dass sich der E-Mail-Empfänger durch ein Angebot klickt. Es muss ein klares Ziel definiert werden. Kurze Sätze und eine klare Ausdrucksweise machen es dem Empfänger ebenfalls leichter zu verstehen, was man mit der E-Mail erreichen will. Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man außerdem das Interesse des Lesers.

+++ Mehr zum Thema: Überzeugende Mails schreiben +++

2. Warum soll gerade dieses Mail den Leser interessieren?

Es muss klar erkennbar sein, warum dieses Mail für den Leser von Bedeutung ist. Soll er etwas lernen? Soll das Interesse an einem Produkt geweckt werden, das für ihn relevant ist? Was für einen Nutzen kann er daraus ziehen? Die wichtigsten Informationen sollten deshalb bereits in den ersten Sätzen enthalten sein.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt meine Mail als Spam? +++

3. Was hält den Leser vom Handeln ab?

Könnte er das Angebot für zu teuer halten? Kann er in seiner momentanen Situation überhaupt Interesse zeigen? Befürchtet er, dass der Fragebogen, das Angebot oder der Blogeintrag zu viel von seiner Zeit in Anspruch nehmen könnte? Nehmen Sie dem Empfänger diese Angst und erklären Sie ihm, warum sie unbegründet ist.

Tipp: Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man das Interesse des Lesers.

4. Wurden überflüssige Informationen entfernt?

Liefern Sie lediglich jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um einen Kontext herzustellen. Vermeiden Sie es, mehrere Themen pro Mail anzusprechen (In diesem Fall dann lieber zwei E-Mails schicken). So kann der Leser seine Mails ordnen und sie jederzeit mit einer einfachen Stichwortsuche erneut aufrufen. Mehrere Themen und Ziele können den Leser außerdem davon ablenken, was man eigentlich erreichen will. Simpel bleiben.

Vor dem Mail ist nach dem Mail – mehr dazu hier

5. Ist die E-Mail gut strukturiert?

Ein langer Textblock ist anstrengend und zugleich abschreckend für das Auge. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit enorm. Benutzen Sie Aufzählungen, denn diese geben der Mail zusätzliche Struktur. Dann kann der Empfänger schnell erkennen, was (für ihn) wichtig ist. Es gilt außerdem, mehrere Schriftformate und Schriftgrößen zu vermeiden, um ein seriöses Erscheinungsbild zu wahren.

Jedes Wort zählt. Merke: Verlangsamter Lesefluss hält den Leser davon ab zu handeln.

Mehr zum Thema Mails schreiben hier

Quelle: Henneke, enchantingmarketing.com, entrepreneur.com, karrierebibel.de

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Christoph Puchner und David Gloser von Ecovis Austria (c) Ecovis / AdobeStock

Neben Mitarbeiterbeteiligungsprogramme mit echten Anteilen besteht auch die Möglichkeit virtuelle Anteile (sogenannte “Phantom Shares”) zu gewähren. Für echte Anteile wurde mit dem ab 2024 umgesetzten Startup-Paket eine neue steuerliche Begünstigung in § 67a Einkommensteuergesetz geschaffen, die eine Mischrechnung für die Besteuerung erst im Exit-Fall vorsieht: 75 Prozent des Exitgewinnes sind mit 27,5 Prozent (ohne Lohnnebenkosten) und 25 Prozent des Exitgewinnes mit voller Lohnsteuer und Abgaben zu rechnen (woraus in Summe eine Steuerbelastung von rund 35 Prozent resultiert).

Im Gegensatz dazu blieben virtuelle Anteile jedoch bisher unangetastet. Sobald es bei virtuellen Beteiligungsprogrammen zu einer exitbedingten Auszahlung kommt, sind diese mit dem progressivem Einkommensteuertarif steuerpflichtig (in der Regel bis 50 Prozent) und unterliegen auch der Sozialversicherungspflicht sowie den Lohnnebenkosten.

Um diesen nachteiligen Steuereffekt bei virtuellen Beteiligungsprogrammen zu beseitigen, wurde vor kurzem der Entwurf zum Abgabenänderungsgesetz 2024 veröffentlicht.

Neue Begünstigung durch Umstellung von virtuellen Beteiligungsprogrammen

Die neue steuerliche Begünstigung ist dahingehend ausgestaltet, dass bestehende virtuelle Anteile im Zeitraum 1.1.2024 bis 31.12.2025 unter gewissen Voraussetzungen steuerneutral in das bestehende Regime für echte Mitarbeiterbeteiligungen überführt werden können, ohne dass es zu einer Bewertung und Versteuerung des geldwerten Vorteils kommen muss. Eine Besteuerung findet dann erst im Exit-Zeitpunkt statt (insgesamt mit einer Steuerbelastung von rund 35 Prozent).

Wenn nun Mitarbeiter mit virtuellen Anteilen von Startups diese neue Regelung in Anspruch nehmen wollen und aus diesem Grund statt der virtuellen Anteile unter § 67a Einkommensteuergesetz fallende Kapitalanteile (etwa GmbH-Anteile, Aktien, Unternehmenswertanteile, Substanzgenussrechte) erhalten, müssen jedoch sämtliche Voraussetzungen für eine Startup-Mitarbeiterbeteiligung vorliegen, zum Beispiel:

⦁ Das Startup darf über nicht mehr als 100 Arbeitnehmer verfügen
⦁ Die Umsetzerlöse des Startups dürfen nicht mehr als EUR 40 Mio. betragen
⦁ Das Startup darf nicht vollständig in einen Konzernabschluss einbezogen sein (abgesehen davon dürfen die Anteile am Startup nicht zu mehr als 25 Prozent durch Unternehmen gehalten werden, die in einen Konzernabschluss einzubeziehen sind)
⦁ Startup-Mitarbeiterbeteiligung kann nur an “echte”“” Dienstnehmer gewährt werden
⦁ Der Mitarbeiter hat zuvor bzw. im Zeitpunkt der Anteilsgewährung nicht mehr als 10 Prozent der Anteile am Startup gehalten
⦁ Die Anteilsgewährung erfolgt innerhalb von 10 Jahren seit Unternehmensgründung
⦁ Vinkulierung der Mitarbeiterbeteiligung erforderlich
⦁ Schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers bzgl. der Inanspruchnahme der neuen Startup-Mitarbeiterbeteiligung (samt Aufnahme der Beteiligung in das Lohnkonto)

Ausblick

Vor diesem Hintergrund sollten Startups ihre bestehenden virtuellen Beteiligungsprogramme einer Analyse unterziehen, inwiefern eine Umwandlung der virtuellen Anteile in eine “echte” Startup-Mitarbeiterbeteiligung iSd § 67a Einkommensteuergesetz in Frage kommt. Aufgrund des temporären Zeitfensters ist diese Möglichkeit einer Umstellung jedoch begrenzt. Da das Abgabenänderungsgesetz derzeit noch im Entwurf vorliegt, bleibt die finale Umsetzung auch noch abzuwarten.


Über die Autoren:

Der Artikel wurde von David Gloser (Partner, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer) sowie Christoph Puchner (Partner und Steuerberater) von ECOVIS Austria verfasst. ECOVIS Austria ist eine der führenden Steuerberatungskanzleien in Österreich im Startup-Bereich.

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