30.10.2015

Checkliste: So schreiben Sie E-Mails richtig

Wer kennt das nicht, das Warten auf ein wichtiges E-Mail. Im Minuten-Takt drückt man auf das Feld "Aktualisieren", in der Hoffnung, dass sich etwas tut. Je mehr Zeit verstreicht, desto unsicherer wird man, ob das ursprüngliche E-Mail gut formuliert oder der Inhalt richtig aufbereitet wurde. Dem eigenen Geist sind kaum Grenzen gesetzt, wenn es um derartige Selbstzweifel geht.
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Es gibt eine Checkliste, die dabei hilft, E-Mails richtig zu verfassen.

Ist es für Sie schwierig eine E-Mail so zu formulieren, dass Sie sicher mit einer Antwort rechnen können? Richtig E-Mails schreiben ist gar nicht so einfach. Der Brutkasten hat hier eine Checkliste, die man vor dem Absenden durchgehen kann, um sicherer beim Schreiben von geschäftlichen Mails zu werden.

Lassen sich die folgenden fünf Fragen beantworten? Nein – dann Finger weg vom Senden-Button.

1. Ist das Ziel eindeutig erkennbar?

Ist dem Leser klar, was Sie von ihm wollen? Egal, ob Sie Informationen anfordern möchten oder wollen, dass sich der E-Mail-Empfänger durch ein Angebot klickt. Es muss ein klares Ziel definiert werden. Kurze Sätze und eine klare Ausdrucksweise machen es dem Empfänger ebenfalls leichter zu verstehen, was man mit der E-Mail erreichen will. Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man außerdem das Interesse des Lesers.

+++ Mehr zum Thema: Überzeugende Mails schreiben +++

2. Warum soll gerade dieses Mail den Leser interessieren?

Es muss klar erkennbar sein, warum dieses Mail für den Leser von Bedeutung ist. Soll er etwas lernen? Soll das Interesse an einem Produkt geweckt werden, das für ihn relevant ist? Was für einen Nutzen kann er daraus ziehen? Die wichtigsten Informationen sollten deshalb bereits in den ersten Sätzen enthalten sein.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt meine Mail als Spam? +++

3. Was hält den Leser vom Handeln ab?

Könnte er das Angebot für zu teuer halten? Kann er in seiner momentanen Situation überhaupt Interesse zeigen? Befürchtet er, dass der Fragebogen, das Angebot oder der Blogeintrag zu viel von seiner Zeit in Anspruch nehmen könnte? Nehmen Sie dem Empfänger diese Angst und erklären Sie ihm, warum sie unbegründet ist.

Tipp: Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man das Interesse des Lesers.

4. Wurden überflüssige Informationen entfernt?

Liefern Sie lediglich jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um einen Kontext herzustellen. Vermeiden Sie es, mehrere Themen pro Mail anzusprechen (In diesem Fall dann lieber zwei E-Mails schicken). So kann der Leser seine Mails ordnen und sie jederzeit mit einer einfachen Stichwortsuche erneut aufrufen. Mehrere Themen und Ziele können den Leser außerdem davon ablenken, was man eigentlich erreichen will. Simpel bleiben.

Vor dem Mail ist nach dem Mail – mehr dazu hier

5. Ist die E-Mail gut strukturiert?

Ein langer Textblock ist anstrengend und zugleich abschreckend für das Auge. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit enorm. Benutzen Sie Aufzählungen, denn diese geben der Mail zusätzliche Struktur. Dann kann der Empfänger schnell erkennen, was (für ihn) wichtig ist. Es gilt außerdem, mehrere Schriftformate und Schriftgrößen zu vermeiden, um ein seriöses Erscheinungsbild zu wahren.

Jedes Wort zählt. Merke: Verlangsamter Lesefluss hält den Leser davon ab zu handeln.

Mehr zum Thema Mails schreiben hier

Quelle: Henneke, enchantingmarketing.com, entrepreneur.com, karrierebibel.de

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v.l. Thomas Gegenhuber, Linzer Wirtschafts- und Finanzstadtrat und Aufsichtsratsvorsitzender der Tabakfabrik Linz mit dem Tabakfabrik-Geschäftsführungs-Duo Denise Halak und Markus Eidenberger | (c) TabakfabrikLinz / MecGreenie
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Das Open Innovation Center/LIT, der Impact Hub Vienna, WeXelerate, Unicorn Graz und Startup Salzburg aus Österreich; die Founders Foundation, die Kreativbehörde Regensburg, das Gründerhaus Nürtingen und das WERK1 in München aus Deutschland; dazu der 1535° Creative Hub aus Luxemburg und das Economic Centre Krakau aus Polen – diese Innovations-Hubs sind Teil einer neuen, von der Tabakfabrik Linz initiierten Allianz.

Ziel der „Interessensgemeinschaft“ sei, Partner:innen aus den jeweiligen Netzwerken, Jungunternehmer:innen, Startups und Unternehmen, leichteren Zugang zu den anderen Standorten, Märkten und Industrien zu ermöglichen, heißt es von der Tabakfabrik. „Die Partner:innen vernetzen sich international, um voneinander zu lernen und Innovationen zu beschleunigen.“

Bis zu fünf Tage in Partner:innen-Hubs arbeiten

„Gemeinsam fördern wir den internationalen Austausch. So können ausgewählte Unternehmen für bis zu fünf Tage in einem unserer Partner:innen-Hubs arbeiten, sie erhalten dort gezielten Zugang zu lokalen Netzwerken und Märkten“, erläutert Denise Halak, Geschäftsführerin der Tabakfabrik Linz. „Unsere Partner:innen öffnen ihre wichtigsten jährlichen Veranstaltungen für das internationale Netzwerk und fördern so den Austausch und die Sichtbarkeit.“

Alle zwölf Institutionen würden als direkte Verbindung in ihr städtisches Umfeld fungieren, so Halak. „Mit vielen davon verbindet uns eine langjährige Zusammenarbeit, die wir nun vertiefen.“ Markus Eidenberger, ebenfalls Geschäftsführer der Tabakfabrik Linz, ergänzt: „Besonders freut uns die Kooperation mit dem WERK1, dem digitalen Gründungszentrum im Münchner Werksviertel. Uns verbindet eine jahrelange Partnerschaft mit dem 39 Hektar großen Areal – unsere Tabakfabrik und das Werksviertel waren immer wieder gegenseitige Vorbilder für die Transformation ehemaliger Industriegelände.“

„Bridge Office“ in der factory300

In der Tabakfabrik wurde dazu ein „Bridge Office“ in der factory300 eingerichtet, in dem unter anderem Besucher:innen aus den anderen Hubs arbeiten können. „Dieser Raum steht der Wirtschafts- und Innovationsabteilung der Stadt Linz sowie der Tabakfabrik Linz zur Verfügung, ebenso allen Partner:innen des neuen Bündnisses, wenn sie in Linz neue Kontakte knüpfen möchten“, erklärt Ana Zuljevic, Abteilungsleiterin für Wirtschaft und Innovation am Magistrat Linz.

Das Bridge Office in der Tabakfabrik Linz | (c) Tabakfabrik Linz
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