04.08.2023

Step by Step statt Big Bang: Der Weg zum Erfolg in der Digitalisierung der Organisation

Digitalisierung ist kein Mythos, sondern folgt schlicht dem Prinzip der kleinen Schritte, schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand im vierten Teil seines Growth Tutorials.
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Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol | © Datenpol
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Das Scheitern ist vorprogrammiert: Digitalisierung in einem großen Wurf umsetzen, ein abgeschlossenes Projekt, vielleicht in der Wasserfallmethode und von Anfang bis Ende die einzelnen Phasen bis ins Detail durchgeplanen. Das überfordert kleine Organisationen, große ziemlich sicher auch.

Ein erfolgreicher Digitalisierungsprozess ist ein Projekt der kleinen Schritte, ein dauerhafter Prozess, der vermutlich nie abgeschlossen sein wird, der in Etappenzielen aufgebaut wird und wenn eine Etappe erreicht ist, die nächste definiert und verfolgt wird. Das Geheimnis der digitalen Transformation ist der agile Ansatz, der einen Überblick gewährleistet und die einzelnen Handlungen und Veränderungen nachvollziehbar macht.

Daher arbeiten wir mit einer Software, die in Modulen aufgebaut ist. Die einzelnen Module können fix fertig angewendet werden oder bei Bedarf adaptiert werden. Es muss nicht „die Buchhaltung“ in einem Wurf digitalisiert werden. Es kann im ersten Schritt zum Beispiel der Rechnungsprozess von einer digitalen Lösung abgelöst werden, danach folgt die Angebotslegung, danach der Lieferschein – das alles sind die Etappenziele und diese Vorgehensweise beschreibt den agilen Ansatz. Es können so die Learnings der vorangegangenen Schritte mitgenommen werden.

Bei Digitalisierung gilt: Fix the basics first!

Empfehlenswert ist bei den einfachen Dingen anzufangen – fix the basics first. So lernen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch sukzessive die Anwendung und den Umgang mit dem Programm. Es ist klug bei einzelnen Anwendungen zu starten und diese auf Bereiche weiterzuentwickeln. Ist die Buchhaltung digital, können wir den nächsten Schritt gehen, etwa die Lagerverwaltung, von der Lagerverwaltung bewegen wir uns Richtung Produkte, hin zur Produktion.

Auf dieser Reise werden nicht nur bestehende Prozesse vereinfacht, professionalisiert und eben digitalisiert, sondern es entstehen neuen Möglichkeiten – sind etwa die Produkte und der Lagerstand elektronisch erfasst, ist der Schritt zu einem Online-Shop nicht mehr weit. Die Digitalisierung der Organisation schafft eine Erweiterung neuer Geschäftsfelder.

Für Digitalisierung braucht es das richtige Mindset

Klingt das kompliziert? Nein. Klingt das erfolgsversprechend? Ja. Mein Anliegen ist es zu zeigen, dass Digitalisierung kein Mythos, kein schwarzes Loch, keine unüberwindbare Hürde ist, sondern schlicht dem Prinzip der kleinen Schritte folgt. Was es dazu braucht? Das richtige Mindset. Das Unternehmen, das Management und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen den Nutzen kennen und offen für die – positive – Veränderung sein. Der Veränderungsprozess sollte daher von Anfang an begleitet werden – damit es eben keine Missverständnisse und eine falsche Mystifizierung gibt. Also: Mit der richtigen Einstellung und dem passenden Prozess ist der Erfolg vorprogrammiert.

Thema des nächsten Beitrags: Digitalisierung in der Produktion


Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol, erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

Zu den ersten drei Teilen der Serie „Wailand’s Growth Tutorial“:

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Alexander Pöllmann, Director IT & Digital bei der Viessmann Generations Group, und Michael Maier, Director Austria von iteratec (v.l.) | (c) iteratec / beigestellt

Es war eine der bemerkenswertesten Transformationen der deutschen Industrie: 2023 verkaufte Viessmann sein Kerngeschäft, die Klimasparte Viessmann Climate Solutions, für zwölf Milliarden Euro an den US-Konzern Carrier (brutkasten berichtete). Seit Anfang 2024 agiert das Familienunternehmen als Unternehmensgruppe, die aus Deutschland ein globales industrielles Beteiligungsportfolio steuert. Und dieses Kernteam soll nun KI-nativ werden: Gemeinsam mit dem Technologieunternehmen iteratec baut Viessmann ein Multi-Agenten-System, das die Mitarbeiter:innen zu “Buildern von Agenten” verändert.

Vom Heizungsbauer zum langfristigen Unternehmensentwickler  

Das reinvestierte Kapital floss vor allem in industrielle Mittelständler mit Fokus auf nachhaltige Energietransformation: von Grid-Infrastruktur über Fernwärme- und Kühlungslösungen bis zu Kühlhäusern. Dazu zählt etwa die isoplus-Gruppe, ein Hersteller von Nah- und Fernwärmeleitungen mit großen Standorten in Österreich. Über Minderheitsbeteiligungen ist Viessmann außerdem unter anderem an Encavis sowie am Software-Unternehmen AMCS beteiligt, das Emissionen in der Recycling- und Abfallwirtschaft reduzieren soll. 

Beim Thema KI unterscheidet Pöllmann klar zwischen zwei Ebenen: „Wenn wir auf unsere Partner schauen, ist der Kerntreiber klassischerweise Effizienz, also Use Cases entlang der Wertschöpfungskette, um Top- oder Bottom-Line-Potenziale einzusammeln. Auf Ebene des Viessmann-Teams schauen wir viel stärker auf Effektivität: Wie können wir noch bessere Investmententscheidungen treffen und unsere zentrale Entscheidungsqualität maßgeblich erhöhen?“ 

Deal-Screening statt Deal-Sourcing 

Genau das sei allerdings die schwierigere Disziplin, so Pöllmann: „Effizienz-Use-Cases sind aus unserer Sicht häufig leichter, als die Qualität zu erhöhen. KI tendiert in ihrer ursprünglichsten Natur dazu, lieber zu halluzinieren und ungenau zu sein, als eine sehr klare Antwort auf die Frage zu geben: Sollte ich dieses Investment tätigen oder lieber nicht? Welche Risiken habe ich noch nicht gesehen?“ Dies bedingt vor allem den ganzen Kontext einer Transaktion zu kennen. 

Konkret setzt das Multi-Agenten-System deshalb dort an, wo Präzision zählt: beim Screening. Es gehe nicht darum, Deals zu sourcen, betont Pöllmann, sondern den Prozess „Ist ein Deal für uns wirklich relevant?“ deutlich zu verkürzen. Ein Letter of Intent könne so viel schneller analysiert und daraus ein Investmentmemo gebaut werden, angereichert mit weiteren Quellen. 

Dass das Viessmann-Team das System selbst baut, statt auf eine Fertiglösung zu setzen, ist für Pöllmann eine Grundsatzentscheidung: „Wir wollen die Governance in der eigenen Hand haben, aber auch den Prozess, wie wir zu Entscheidungen kommen.“ Fertige KI-Finanzlösungen von der Stange würden der Organisation wenig bringen: „Das ist zwar alles nett und funktioniert auch schnell, aber nicht in der Qualität, wie wir sie erwarten.“ 

Jede:r Mitarbeiter:in wird zum „Builder“ 

Der vielleicht radikalste Teil des Ansatzes: Alle Mitarbeiter:innen der Viessmann Generations Group sollen befähigt werden, selbst KI-Agenten zu bauen. Der Prozess dahinter ist mehrstufig: Ein Intake-Agent nimmt die Idee auf und schärft sie, ein Specification-Agent zieht anschließend das nötige Fachwissen aus den Mitarbeiter:innen heraus und gibt erst ab einem bestimmten Confidence Score grünes Licht. Danach erstellt ein weiterer Agent, der sogenannte Agent-Builder, den fertigen KI-Kollegen. 

Gestartet wurde Ende Jänner mit einem „Hypersprint“, die ersten Prozessagenten gingen im Frühjahr live. „Es ist schon verrückt, was wir in der Zeit entwickelt haben“, sagt Pöllmann. Die größte Herausforderung sei dabei nicht die Technologie: „Die Herausforderung ist wirklich, das Wissen der Kolleg:innen “freizulegen” und die Leute, die verantwortlich sind, in die Verantwortung zu bekommen. So können wir dann gemeinsam den Input, den wir brauchen, identifizieren, um daraus vernünftige Agenten mit hoher Output-Qualität zu bauen.“ 

„Die Rolle des Menschen in der KI-Transformation wird maßgeblich“ 

Bei aller Automatisierung bleibt die Verantwortung beim Menschen, stellt Pöllmann klar: „Am Ende braucht es immer einen Verantwortlichen, und das kann nicht die Maschine sein. Dadurch wird vor allem die Rolle des Menschen in der KI-Transformation maßgeblich gestärkt.“ Wer einen Agenten verantwortet, müsse dessen Ergebnisse kontrollieren, ihn testen und etwa bei der Abkündigung eines KI-Modells nachjustieren. „Damit bekommt jeder in gewisser Weise eine Führungsaufgabe“, so Pöllmann. 

Um den Rollenwandel greifbar zu machen, ließ Viessmann die Mitarbeiter:innen ein eigenes „Role Canvas“ ausfüllen: Was bleibt an Verantwortung beim Menschen, wenn KI-Agenten übernehmen? Das habe viel Verständnis für die Transformation geschaffen, auch bei jenen, deren Berufsbild sich am stärksten verändert. Denn das klassische Profil eines Investmentbankers werde sich fundamental drehen, so Pöllmann. Die Betroffenen hätten das Thema allerdings „sehr gut aufgeschnappt und zeigen große Begeisterung dafür“. 

iteratec: „Die Unschärfe reduzieren“ 

Auf der Umsetzungsseite steht mit iteratec ein Software-Dienstleister, der seit 30 Jahren Individualsoftware entwickelt und sich zunehmend auf KI-Transformation fokussiert. „Unser eigenes Geschäft ändert sich aktuell selbst radikal aufgrund von KI“, sagt Michael Maier, Director Austria von iteratec. Das Unternehmen setzt Multi-Agenten-Projekte unter anderem bei Banken um und hat mit dem Recycling-Konzern Ragn-Sells ein neues Recyclingverfahren auf Basis KI-gestützter Materialanalysen entwickelt. Das Viessmann-Projekt sei „mitunter eines der spannendsten, das wir gerade machen dürfen“, so Maier: „Das nimmt sicher eine Vorreiterrolle ein.“ 

Die Kunst liege darin, schnell voranzukommen und trotzdem verlässliche Resultate zu liefern: „Du musst die Unschärfe so weit reduzieren, dass du dort, wo es wichtig ist, belastbare Ergebnisse hast, mit denen du arbeiten kannst“, sagt Maier. Viessmann kam über einen klassischen Anbieterauswahlprozess zu iteratec. Ausschlaggebend sei das Team gewesen, so Pöllmann: „Ein sehr professionell aufgestelltes Team mit High-End-AI-Capabilities. Die Entwickler sind fast AI-native unterwegs.” 

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