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19.01.2026

GESCHÄFTSZAHLEN

ToolSense erreicht Profitabilität und bereitet internationale Expansion vor

Das Wiener Softwareunternehmen ToolSense blickt auf ein starkes Geschäftsjahr 2025 zurück. Der Umsatz sei um rund 40 Prozent gestiegen, gleichzeitig habe das Unternehmen zum Jahresende die Profitabilität erreicht, heißt es in einer Presseaussendung.

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✨ AI Kontextualisierung

ToolSense positioniert sich als digitale Plattform für Maschinen-, Robotik- und Fuhrparkmanagement in der Facility-Service- und Baubranche.

Nach Unternehmensangaben setzen mittlerweile mehr als 200 Firmen in über 20 Ländern auf die Software, darunter internationale Konzerne aus den Bereichen Bau- und Facility-Management. Im Laufe des Jahres habe sich die Nutzung der Plattform deutlich intensiviert. Sowohl die Zahl der verwalteten Assets als auch die erfassten Tickets und aktiven Nutzer:innen habe sich mehr als verdoppelt. Täglich würden tausende Anwender:innen mit ToolSense operative Abläufe steuern.

CEO und Co-Founder Alexander Manafi bezeichnete das Geschäftsjahr 2025 als Meilenstein für das Unternehmen. „Mit klarem Fokus auf die Maximierung des Kundennutzens haben wir gezeigt, dass Wachstum und Profitabilität Hand in Hand gehen können. Die erreichte Profitabilität verschafft uns die nötige Stabilität und Flexibilität, um unsere internationale Expansion voranzutreiben und unsere Vision des ‚AI Fleet Managers‘ auf die nächste Stufe zu heben“, kommentiert er. Die erreichte Profitabilität verschaffe ToolSense nun zusätzlichen Spielraum für die internationale Expansion und die Weiterentwicklung der eigenen Produktvision.

Fokus auf Automatisierung und künstliche Intelligenz

Ein zentrales Entwicklungsziel ist der erwähnte „AI Fleet Manager“. Mithilfe agentischer KI soll der Betrieb von Maschinen, Geräten und Fahrzeugen stärker automatisiert werden. Wartungen sollen vorausschauend ausgelöst und operative Prozesse teilweise autonom gesteuert werden. Laut ToolSense arbeiteten allein in Europa mehr als 100.000 Maschinen- und Fuhrparkmanager in den relevanten Branchen, von deren Aufgaben perspektivisch mehr als die Hälfte automatisiert werden könne.

Parallel dazu wurde die Plattform 2025 technisch und funktional ausgebaut. Neue Softwaremodule, tiefere IoT-Integrationen und automatisierte Workflows sollten Effizienz und Transparenz erhöhen. „Besonders im Bereich IoT, Wartungsplanung und Automatisierung konnten wir viele Innovationen umsetzen“, sagt Benjamin Petterle, CPO und Co-Founder von ToolSense.

Auch die technische Basis sei gezielt gestärkt worden, um Stabilität, Skalierbarkeit und Performance bei steigender Nutzung sicherzustellen. „Wir haben 2025 intensiv daran gearbeitet, ToolSense noch performanter und robuster zu machen. Die Plattform reagiert heute schneller, verarbeitet größere Datenmengen und bleibt stabil, auch wenn Zehntausende Nutzer in vielen Ländern gleichzeitig damit arbeiten“, erklärt CTO und Co-Founder Rostyslav Yavorskyi.

Kundennutzen als Wachstumstreiber

Der Mehrwert für Kund:innen zeige sich laut Unternehmen unter anderem in kürzeren Stillstandszeiten, geringeren Kosten und einer vollständig digitalen Dokumentation. Manuel Novak, Team Lead Customer Success, erklärte, der messbare Nutzen für Kund:innen sei ein zentraler Treiber des Wachstums gewesen.

Ausblick auf 2026

Für 2026 plant ToolSense, die Zusammenarbeit mit internationalen Key Accounts weiter auszubauen und die Position in der Baubranche im DACH-Raum zu stärken. Produktseitig sollen zusätzliche Automatisierungen, vertiefte IoT-Integrationen (also eine tiefgehende Einbindung vernetzter Geräte in bestehende Systeme und Prozesse) und weitere Funktionen im Bereich des digitalen Wartungsmanagements folgen. Der „AI Fleet Manager“ gilt dabei als nächster strategischer Entwicklungsschritt, bevor ab 2027 eine weitere Expansion in zusätzliche europäische und internationale Märkte vorgesehen ist.

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Das Wiener KI-Startup fonio.ai knackt laut eigenen Angaben binnen zwölf Monaten die 10-Millionen-Dollar-ARR-Marke, will vier neue Standorte eröffnen und sucht aktuell eine:n Head of Growth für die nächste Wachstumsphase.

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fonio.ai, die Wiener Plattform für KI-gestützte Kundenkommunikation, hat nach eigenen Angaben binnen zwölf Monaten die Marke von 10 Millionen Dollar an jährlich wiederkehrendem Umsatz (ARR) überschritten. Damit zählt das 2024 von Daniel Keinrath und Matthias Gruber gegründete Unternehmen laut eigenen Angaben zu den am schnellsten wachsenden KI-Startups Europas. Der Meilenstein folgt auf eine Seed-Runde über 17 Millionen Dollar, die fonio.ai im Juni 2026 unter Führung von 20VC bei einer Bewertung von 140 Millionen Dollar abschloss.

Eine „Fully Loaded CAC Payback Time“ als Geheimrezept

CEO und Mitgründer Daniel Keinrath begründet das Tempo im Gespräch mit brutkasten unter anderem mit einer internen Grundregel: „Wir machen extrem viel Zeugs manuell und repetitiv, bis wir merken, das können wir automatisieren und dann automatisieren wir es richtig“, so Keinrath. Neue Produkte würden zudem gemeinsam mit Kund:innen entwickelt, statt sie fertig zu bauen und erst danach zu verkaufen.

Ausschlaggebend für die aktuelle Investitionsstrategie sei eine Kennzahl: Die „Fully Loaded CAC (Customer Acquisition Cost) Payback Time“. Also die Zeit, bis sich die Kosten für die Kund:innen-Akquise amortisieren, wobei neben den reinen Werbekosten auch Activation-Kosten, Churn und Marge eingerechnet werden, liege laut dem Gründer bei fonio.ai konstant unter zwölf Monaten. Solange das der Fall sei, wolle man das frische Kapital so schnell wie möglich in Produkt, Marketing und Sales stecken: „Ich versuche tatsächlich im Moment so viel Geld auszugeben wie möglich, weil alles andere wäre im Moment irrational“, so Keinrath.

Neue Standorte in Europa und den USA

Nach zehn Märkten, in denen fonio.ai bereits aktiv ist, sollen im September physische Büros in Barcelona und Warschau folgen. Noch heuer sollen laut Keinrath London und München dazukommen, abhängig von der Entwicklung des US-Geschäfts womöglich auch ein Standort an der US-Ostküste, etwa in New York.

„Irgendwann wird es uns fett auf die Schnauze hauen“

Auf die Frage, ob das Wachstum so weitergehen könne, entgegnet Keinrath, man hätte die Risiken auf alle Fälle am Schirm. Intern rät Keinrath zu Vorsicht: „Irgendwann wird es uns fett auf die Schnauze hauen“, sagt er lachend. Man wolle daher innerhalb des Wachstums Risiken minimieren und keine Firma mit unkontrolliertem Kund:innen-Verlust aufbauen. Langfristig rechnet Keinrath mit einer Marktkonsolidierung, vergleichbar mit der Entwicklung im Telekommarkt Anfang der 2000er-Jahre. Man müsse schnell genug wachsen, um kleinere Konkurrenten zu übernehmen, bevor man am Ende womöglich selbst zum Übernahmeziel werde, meint er.

Kein Kompromiss beim Hiring

fonio.ai wuchs von der ersten Einstellung im Juni 2025 auf mittlerweile 81 Mitarbeiter:innen, aktuell sind laut Unternehmen 52 weitere Positionen offen. Bei knapp 10.000 Bewerbungen pro Monat liege die Annahmequote bei etwa 0,2 Prozent, so Keinrath: „Es tut so weh innerlich“, trotzdem Absagen zu erteilen, die Unternehmenskultur habe aber Priorität.

Zusätzlich sucht fonio.ai laut Keinrath aktuell intensiv nach einer Head of Growth-Person mit entsprechender Skalierungserfahrung, dotiert mit bis zu 250.000 Jahresgehalt plus „Significant Equity“, betont Keinrath. Man nehme hier viel Geld in die Hand, weil es sich um ein sehr spezielles Profil handle, nach dem man suche. „Dafür kommen nur eine Handvoll Personen in Europa in Frage“, meint der Gründer. Das nächste Ziel sei ein ARR von 100 Millionen Dollar innerhalb von 18 bis 24 Monaten.

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