19.06.2020

Was ist Timeboxing und wie kann ich damit produktiver werden?

Timeboxing ist eine Productivity-Strategie, bei der Tasks in einem Kalender fixe Zeiträume zugeteilt werden. Das erleichtert das fokussierte Arbeiten.
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Timeboxing ist ein gutes Productivity-Tool, um Tasks und den Kalender in den Griff zu kriegen. (c) Adobe Stock / Stillfx

Kommt dir diese Geschichte bekannt vor? Du kommst morgens in die Arbeit um ein Angebot für einen neuen Kunden vorzubereiten. Kaum startest du, fliegt schon das erste E-Mail herein. Der Betreff klingt wichtig und du fühlst dich gezwungen, kurz zu antworten. Du musst für die Antwort nur kurz etwas recherchieren. Wenig später findest du dich auf Facebook wieder, beim Durchscrollen des Newsfeeds. Die Ablenkung hat dich etwas aus dem Konzept gebracht, aber jetzt willst du wirklich anfangen.

+++Getting things done: Tipps von Productivity-Mastermind David Allen+++

Als du die ersten Worte zu tippen beginnst, kommt ein Kollege in dein Büro (oder kontaktiert dich remote, während du im Homeoffice bist). Er will deine Meinung zu einer wichtigen Sache hören. Ihr sprecht über das Thema, schweift dann ein wenig ab und ehe du dich versiehst ist eine halbe Stunde dahin. So, jetzt aber wirklich ran an die Tasten, vorher nur noch kurz einmal die E-Mails checken. Oje, du realisiert, dass das Jour Fix in 10 Minuten startet. Jetzt zahlt es sich auch nicht mehr aus. Nach dem Mittagessen nimmst du dir vor, endlich das Angebot zu erstellen. Doch auch dein Nachmittag nimmt einen ähnlichen Verlauf und du musst das ganze auf morgen verschieben.

Wenn diese oder eine ähnliche Geschichte aus deinem täglichen Arbeitsleben stammen könnte, geht es dir wie mehr als 86 Prozent der Erwerbstätigen, die laut einer aktuellen Studie angeben, am Arbeitsplatz abgelenkt zu sein. Doch das muss nicht so sein.

Timeboxing als Tool für konzentriertes Arbeiten

Die hierzulande noch eher unbekannte Produktivitätstechnik des Timeboxing erlaubt es, gezielt solchen Ablenkungen entgegen zu wirken. Einfach gesagt plant man alle Tätigkeiten einer Woche für einen festgelegten Zeitraum, eine Zeitbox also. In solch einer Timebox wird nichts anderes als die geplante Tätigkeit durchgeführt. Man plant lückenlos alle Tätigkeiten, inklusive der Morgenroutine, Arbeitsweg, dem E-Mail lesen und mehr.

+++Kommentar: Die Diktatur der Produktivität+++

Das Timeboxing ist dem klassischen Wochenplan auf den ersten Blick zwar sehr ähnlich, unterscheidet sich im Detail aber doch deutlich. So werden etwa keine genauen Aufgaben à la “Angebot Frau Maier fertigstellen” geplant. Stattdessen werden Zeitboxen für gewisse Themenbereiche erstellt, wie etwa “Fokussiertes Arbeiten”. Eine Aufgabe kann auch auf mehrere Zeitboxen aufgeteilt sein. Alternativ können auch mehrere unterschiedliche Aufgaben in der richtigen Zeitbox erledigt werden. Wichtig ist nur, keine Ablenkungen, auch durch andere “wichtige” Tätigkeiten, zu erlauben. Wie preisgekrönte Star-Autor Nir Eyal in seinem neuesten Buch “Indistractible” schreibt, kann man Ablenkungen nur erkennen, wenn man weiß wovon man überhaupt abgelenkt wird.

Das parkinsonsche Gesetz im Timeboxing

Das ist aber nicht der einzige Unterschied von Timeboxing zur klassischen Wochenplanung. Wird doch beim Timeboxing auch das Parkinsonsche Gesetz für einen Produktivitätsvorteil genutzt. Das Gesetz besagt, dass jede Tätigkeit so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie man ihr zugesteht. In anderen Worten, wenn man sich für etwas 2 Wochen Zeit nimmt, braucht man am Ende auch diese zwei Wochen für die Tätigkeit.

+++Diese Geld-Podcasts und YouTube-Channels sollte man kennen+++

Das kommt für viele wahrscheinlich wenig überraschend. Wesentlich überraschender ist es hingegen, dass ein Großteil der Tätigkeiten auch in wesentlich kürzerer Zeit, mit nur marginalem Effekt auf das Endergebnis, bewältigt werden könnten. Ein weiteres Phänomen ist es, dass die persönliche Produktivität mit dem Nähern einer Deadline exponentiell steigt. Genau hier schlägt der größte Vorteil des Timeboxing voll zu. Dadurch, dass eine Tätigkeit in einer zuvor festgelegten Zeit fertiggestellt sein muss, da man danach zur nächsten Timebox wechselt, hat man über den Tag verteilt etliche kleine Mini-Deadlines.

Zusammengefasst ist das Timeboxing nicht nur eine Produktivitätstechnik auf die auch Top Manager wie Elon Musk schwören, sondern ein Life Hack.


Über den Autor

Philipp Baldauf ist Co-Founder und CEO des Linzer Startups Butleroy, einem intelligenten Kalenderplaner. Butleroy bietet außerdem mit  “Produktivität auf dem Silbertablett” einen Video-Newsletter mit den besten Tipps und Tricks aus der digitalen Produktivitätswelt. Mehr dazu unter diesem Link.

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Sima D. sitzt auch selbst oft am Steuer für Flintaxi. | © FLINTAXI e.U.

Uber, Bolt oder ein Taxi einfach auf der Straße anhalten. Die privaten Fahrdienste sind ein beliebtes Mittel, um schnell und bequem nach Hause zu kommen. Doch sind sie auch sicher? Immer wieder erzählen Frauen von sexuellen Übergriffen oder Anspielungen durch Taxifahrer, wie das Profil im März berichtete. „Mittlerweile gibt meine Schwester zwei Hausnummern weiter an, damit der Taxler nicht weiß, wo sie wohnt“, sagt Sima D., die anonym bleiben möchte. Daher gründete sie Flintaxi: Wer bei ihrem Unternehmen bucht, dem garantiert sie eine sichere Fahrt.

Sicheres Ankommen für FLINTA-Personen

Die Wiener Firma fokussiert sich auf FLINTA-Personen, also u. a. auf Frauen, Lesben und Trans-Personen. So kann bei der Buchung eingestellt werden, dass man nur von einer FLINTA-Person abgeholt werden möchte. Es seien aber auch Männer bei ihr als Gäste willkommen, die die Philosophie von Flintaxi verstanden haben. Die Geschäftsführerin gesteht jedoch ein, dass diese Überprüfung schwierig sei. Ein Verifizierungssystem der Gäste soll für mehr Sicherheit auf Seiten der Fahrer:innen sorgen. Sima D., die hauptberuflich AHS-Lehrerin ist, ist es wichtig, Transparenz und Vertrauen auf beiden Seiten zu schaffen.

„Die Zukunft liegt sicher bei Flintaxi“

Mit fünf Fahrer:innen und einem Auto steht ihr Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Dennoch sieht sich Sima D. für die Zukunft gut aufgestellt. Laut ihr können Mitbewerber wie Sternenmädchen oder Ubers „Women Drivers“ nicht mit Flintaxi mithalten. „Bei Sternenmädchen muss man schon 24 Stunden vorher wissen, wann man heim möchte. Und das ist halt oft auch nicht so planbar. Bei mir ist es kurzfristiger möglich“, sagt Sima D. Gegenüber „Women Drivers“ von Uber sieht sie sich mit besseren Arbeitsbedingungen im Vorteil: „Die Zukunft wird sein, dass man bei Uber in 16 Stunden das verdient, was man bei mir in acht Stunden verdienen kann.“

Das hat im Endeffekt Auswirkungen auf den Preis. Brutkasten verglich Flintaxi mit Uber. Eine Fahrt vom Bahnhof Meidling zum Schottentor kostet auf Flintaxi 21,10 Euro, bei Uber sind es 16,59 Euro. „Also preislich kann ich bei Uber nicht mithalten, möchte ich auch nicht. Aber das wollen die Taxler:innen auch nicht. Die Zukunft liegt sicher bei Flintaxi“, erklärt Sima D., die ihre Angestellten laut eigenen Angaben besser als im Kollektivvertrag vereinbart bezahlt.

„Die Buchungen werden mit der neuen App sicher mehr“

Vor einem Monat wurde die neue Flintaxi-Website gelauncht. Seitdem sei ihre Erscheinung professioneller und es sei einfacher, eine Fahrt zu buchen. Die Entwicklung der Buchungen stimmt Sima D. zuversichtlich. Im letzten Monat kam Flintaxi auf rund 15 Fahrten, eine Verdreifachung gegenüber den Zeiten vor der Website. Nun arbeitet sie an einer App, deren Launch im Oktober angesetzt ist. „Wenn du eine Taxifahrt buchen willst, dann öffnest du im Normalfall schnell eine App am Handy. Deshalb glaube ich, dass die Buchungen mit der neuen App sicher mehr werden“, erklärt sie.

Die Investorensuche beginnt

Flintaxi wird durch eigene finanzielle Mittel und eine Crowdfunding-Aktion finanziert. Seit Juni hat sie 1.862 Euro gesammelt, wobei das Ziel bei 25.000 Euro liegt, um Kosten wie die App-Entwicklung decken zu können. „Also aktuell zahle ich noch von meinem eigenen Gehalt drauf“ erklärt Sima D., die sich auch einen Kredit bei ihrer Mutter aufgenommen hat. Laut der Lehrerin macht Flintaxi aktuell einen monatlichen Umsatz von rund 2.500 Euro. „Ich bin mit dem Tagesgeschäft nicht im Minus. Aber ich muss noch das Auto abfinanzieren“, erklärt Sima D.

Der nächste Schritt liegt für sie darin, das Unternehmen bekannt zu machen und auch Investoren zu finden. Eine Möglichkeit dazu sieht sie bei Events wie dem Gründerinnentag von der Wirtschaftskammer. Förderungen hat sie bereits bei der Wirtschaftsagentur und beim Austria Wirtschaftsservice angefragt, bisher ohne Erfolg.

Expansion aus Österreich

Sima D. kann sich auch bereits vorstellen, ihr Unternehmen auf andere Länder auszuweiten. Sichere Taxifahrten für FLINTA-Personen seien eine Nische, die es noch in jedem Land gebe. „In zehn, 20 Jahren bin ich sicher überall, wo es Bedarf gibt und wo das Ganze irgendwie auch aus österreichischer Sicht gut expandierbar ist“, sagt sie.

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AI Summaries

Was ist Timeboxing und wie kann ich damit produktiver werden?

  • Die hierzulande noch eher unbekannte Produktivitätstechnik des Timeboxing erlaubt es, gezielt Ablenkungen entgegen zu wirken.
  • Man plant lückenlos alle Tätigkeiten, inklusive der Morgenroutine, Arbeitsweg, dem E-Mail lesen und mehr.
  • Das Timeboxing ist dem klassischen Wochenplan auf den ersten Blick zwar sehr ähnlich, unterscheidet sich im Detail aber doch deutlich.
  • So werden etwa keine genauen Aufgaben à la „Angebot Frau Maier fertigstellen“ geplant.
  • Stattdessen werden Zeitboxen für gewisse Themenbereiche erstellt, wie etwa „Fokussiertes Arbeiten“.
  • Wichtig ist nur, keine Ablenkungen, auch durch andere „wichtige“ Tätigkeiten, zu erlauben.

AI Kontextualisierung

Welche gesellschaftspolitischen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

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