09.11.2015

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

Vom "Sehr geehrter XY" zum "mit freundlichen Grüßen Max Mustermann" ist es meist ein langer Weg. Ein Weg, der oftmals beherrscht wird von der Frage: "Wie und was schreib ich da jetzt?"
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Wie Sie mit fünf Tipps ein überzeugendes Geschäftsmail schreiben.

Egal ob man etwas verkaufen möchte, versucht ein Produkt zu vermarkten oder sich für einen Job bewirbt. Eine E-Mail kann Türen öffnen oder eine Chance im Keim ersticken lassen. Deshalb gilt es von Anfang an zu überzeugen. Beherzt man die folgenden sechs Techniken beim Schreiben, rückt das Ziel gleich ein großes Stück näher.

1. Menschliche Sinne ansprechen um im Mail zu überzeugen

Formulierungen, die einen der fünf Sinne anregen bleiben länger im Gedächtnis. Egal ob sehen, hören, riechen, fühlen oder schmecken. Sobald mittels Sprache etwas assoziiert werden kann wird das Produkt greifbarer.

  • Negativ-Beispiel: Unsere Teesorten sind gut für Körper und Geist.
  • Positiv-Beispiel: Aufgekocht in heißem Wasser, erfüllen unsere Teesorten jeden Raum mit Aromen frischer Früchte. Nach einem harten Arbeitstag hilft eine Tasse optimal, den Geist und den Körper zu entspannen.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

2. Vorstellungskraft anregen

Eine knackige Produktbeschreibung, die den Kunden miteinbindet verstärkt das Verlangen danach. Wie würde sich der Kunde mit dem Produkt fühlen? Wo könnte er es benutzen? Wo würde es ihn unterstützen?

  • Negativ-Beispiel: Der neue VW Passat bietet viel Platz und Stauraum.
  • Positiv-Beispiel: Der neue VW Passat bietet Platz, um mit der ganzen Familie auf Urlaub zu fahren. Wegen des vielen Stauraums eignet sich das Familienauto sogar zum Umziehen.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt mein Mail als Spam? +++

3. „WEIL“

Jegliches Anliegen wirkt gewichtiger wenn es eine ansprechende Begründung dafür gibt. Dem Kunde wird nicht nur ein tolles Produkt vorgestellt, sondern auch erklärt warum er es braucht.
Eine Studie der Universität Harvard unterstreicht diese These: Ein Mann fragt in einer Schlange beim Kopierer ob er vor dürfe.

  • Negativ-Beispiel: „Darf ich schnell etwas kopieren?“ – 60 % lassen ihn vor.
  • Positiv-Beispiel: „Darf ich schnell kopieren, weil ich dieses Formular in eine andere Abteilung bringen muss?“ – 94 % lassen ihn vor.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

4. Klanghinterlegung (Soundbites) verwenden

Soundbites sind kurze, prägnante Aussagen die dem Leser leicht im Gedächtnis bleiben. Sie leben von Rhythmus und Wiederholung. Sie klingen nicht nur gut, sondern helfen erwiesenermaßen auch die Glaubwürdigkeit eines Produktes zu steigern.

  • Negativ-Beispiel: Gösser ist nicht nur gut, oder besser als andere Biere. Es ist das Beste.
  • Positiv-Beispiel: Gut. Besser. Gösser

Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

5. Kleine Geschichten beim Mailen erzählen

Eine kleine Geschichte hilft meist Verkaufsbarrieren zu überwinden. Sie  stellt einen persönlichen und einen Realitätsbezug herstellt. Kann sich der Leser selbst in diese Geschichte hineinversetzen, wird eher dazu tendieren das Produkt zu kaufen. Das Geschichten-Erzählen ist fast so alt wie die Menschheit selbst. Um Erfahrungen weiterzugeben oder Beispiele zu konkretisieren werden zumeist Geschichten erzählt.

  • Negativ-Beispiel: Northface testet seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedenen Umweltbedingungen. Sie hält warm, ist wasserabweisend und reißfest.
  • Positiv-Beispiel: Northface hat seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedensten Bedingungen getestet. Im strömenden Urwaldregen hält sie trocken. Beim Bergsteigen in 4000 Metern Höhe fängt man nicht an zu frieren und wenn zwei Schwergewichtsboxer an den Ärmeln ziehen reißt sie nicht.

6. Positiv formulieren wirkt in Mails überzeugender

In geschäftlichen E-Mails wird viel zu oft mit Negationen gearbeitet. Wörter wie „nicht“, „keine“ oder „nie“ werden vom Unterbewusstsein weggefiltert. Der Satz „Bitte zögern Sie nicht uns anzurufen“, verwandelt sich unterbewusst zu: „Bitte zögern Sie uns anzurufen“. Das können Sie sich nicht vorstellen? Dann denken Sie jetzt nicht an einen rosaroten Elefanten! Haben Sie jetzt doch an das untypisch bunte Tier gedacht? Siehe da.
Mit positiven Formulierungen signalisiert man, kundennäher und lösungsorientierter zu agieren.

  • Negativ-Beispiel: Wir haben von 9-16 Uhr geöffnet.
  • Positiv-Beispiel: Wir sind von 9-16 Uhr gerne für Sie da.

Die Posteingänge dieser Welt gehen über. Deshalb aufgepasst: Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.
Und jeder Leser ist ein Individuum, so möchte er auch behandelt werden. Deshalb gilt es das E-Mail so zu formulieren als ob es an einen Bekannten adressiert wäre, und nicht an eine anonyme Masse geschickt werden würde.

Eine Checkliste ob Ihr Mail erfolgreich wurde, finden Sie hier.

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Goldene Houskapreis-Statue, Foto: Alexander Müller

Gute Forschung entsteht in Österreich viel. Was seltener gelingt, ist der Schritt danach: dass aus einer Erkenntnis ein Produkt wird, ein Verfahren, ein Unternehmen. Genau an dieser Schnittstelle setzt der Houskapreis der B&C Privatstiftung an. Ausgezeichnet werden Projekte, die wissenschaftliche Qualität mit konkreter wirtschaftlicher Wirkung verbinden. Mit einem Gesamtpreisgeld von 760.000 Euro ist er Österreichs größter privater Preis für anwendungsnahe Forschung.

Nun geht der Preis in seine 22. Runde. Die Einreichphase für den Houskapreis 2027 ist im September gestartet und läuft bis einschließlich 28. Oktober 2026. Eingereicht wird ausschließlich online unter www.houskapreis.at.

Warum der Fokus auf Anwendung? Erich Hampel, Vorstandsvorsitzender der B&C Privatstiftung, erklärt es so: „Forschung und Innovation sind wesentliche Voraussetzungen für die Wettbewerbsfähigkeit eines Landes. Gerade in einem zunehmend technologiegetriebenen internationalen Umfeld wird es für Österreich entscheidend sein, wissenschaftliche Erkenntnisse erfolgreich in die wirtschaftliche Praxis zu überführen. Dafür braucht es wissenschaftliche Exzellenz ebenso wie unternehmerisches Denken und den Austausch zwischen Wissenschaft und Wirtschaft. Mit dem Houskapreis zeichnen wir Projekte aus, die diese Verbindung erfolgreich herstellen und wirtschaftliche Wirkung entfalten.“

Forschungspreis in drei Kategorien

Vergeben wird der Houskapreis 2027 in den Kategorien Hochschulforschung, Außeruniversitäre Forschung sowie Forschung & Entwicklung in KMU. Teilnahmeberechtigt sind österreichische staatliche und private Universitäten inklusive Fachhochschulen, Christian Doppler Labors, die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW), das Institute of Science and Technology Austria (ISTA), heimische außeruniversitäre Forschungseinrichtungen sowie kleine und mittlere Unternehmen. Gemeinsame Voraussetzung: Die wesentlichen Forschungsleistungen müssen in Österreich erbracht worden sein.

Auch der Houskapreis 2027 wird im Rahmen einer feierlichen Preisverleihung vergeben, am 20. April 2027 in Wien | (c) Alexander Müller

Wie weit ein Projekt sein muss, hängt von der Kategorie ab. In der Hochschulforschung reicht es, wenn die wirtschaftliche Umsetzung unmittelbar bevorsteht oder bereits erfolgt ist. In der außeruniversitären Forschung muss sie schon passiert sein. Bei KMU muss das Projekt zusätzlich abgeschlossen sein und bereits Umsätze am Markt erzielen.

Was KMU wissen müssen

Für Unternehmen gelten klare Voraussetzungen. Sie müssen der KMU-Definition von EU und FFG entsprechen, ihren Firmensitz und ihre wesentlichen Forschungsaktivitäten in Österreich haben, maximal 249 Mitarbeiter:innen beschäftigen und einen Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro ausweisen. Außerdem müssen sie seit mindestens zwei Jahren bestehen, also vor dem 31. Dezember 2024 im Firmenbuch eingetragen worden sein, und dürfen in keinem Beteiligungsverhältnis zur B&C-Gruppe stehen.

Die Kategorie steht auch jüngeren Unternehmen offen, sofern sie die genannten Voraussetzungen erfüllen. Entscheidend ist, dass das Unternehmen seit mindestens zwei Jahren besteht und mit seiner Innovation schon Umsätze erzielt. Wie realistisch die Chancen sind, hat der Vorjahresjahrgang gezeigt: Alle drei Nominierungen in der KMU-Kategorie gingen an heimische innovative Unternehmen, den ersten Platz holte sich das Linzer Unternehmen sendance.

Bewertung und Einreichung

Die Bewertung erfolgt in einem zweistufigen Verfahren durch Fachbeiräte pro Kategorie und eine international renommierte Jury aus Wirtschaft und Wissenschaft. Gewichtet wird dabei je nach Kategorie unterschiedlich: Bei der Hochschulforschung zählt die wissenschaftliche Qualität am meisten, bei KMU der wirtschaftliche Erfolg, der mit 40 Prozent in die Bewertung einfließt.

Vier Trophäen, vier Auszeichnungen: Der Houskapreis 2027 wird in drei Kategorien vergeben, dazu kommt der mit 10.000 Euro dotierte Mariella-Schurz-Preis, über den eine Oberstufenklasse entscheidet. | (c) Alexander Müller

Für die Einreichung braucht es je ein einseitiges Abstract auf Deutsch und Englisch sowie ein Dossier von maximal zehn Seiten. KMU dürfen das Dossier auf Deutsch oder Englisch verfassen, in den beiden anderen Kategorien ist Englisch vorgeschrieben. Hochschulen legen mindestens einen Letter of Intent eines Wirtschaftspartners bei, außeruniversitäre Einrichtungen mindestens einen Kooperationsnachweis. In allen Anträgen ist zudem der Beitrag zu den SDGs zu beschreiben.

Preisgeld und Termine

Pro Kategorie werden drei Projekte nominiert, und alle drei gehen mit Preisgeld nach Hause: 150.000 Euro für den ersten Platz, 70.000 Euro für den zweiten, 30.000 Euro für den dritten. Die Erstplatzierten bekommen von der B&C Privatstiftung zusätzlich die goldene Houskapreis-Statue überreicht.

Darüber hinaus vergibt die B&C Privatstiftung den mit 10.000 Euro dotierten Mariella-Schurz-Preis an eines der nominierten Projekte, das eine Oberstufenklasse auswählt. Die Preisgelder gehen an die Institutionen und kommen dort weiteren Forschungsarbeiten zugute.

Die Nominierten werden im Februar 2027 bekannt gegeben, die Verleihung findet am 20. April 2027 in Wien statt. Wer sich vorab informieren will, hat am 5. Oktober 2026 um 14 Uhr bei einer weiteren Online-Informationsveranstaltung Gelegenheit dazu, Anmeldung unter [email protected]. Im Vorjahr gingen die ersten Plätze an die TU Wien, das AIT Austrian Institute of Technology und das Unternehmen sendance. brutkasten hat über die neun Nominierungen für den Houskapreis 2026 berichtet.

Einreichung: bis 28. Oktober 2026 unter www.houskapreis.at
Kontakt: [email protected]

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