09.11.2015

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

Vom "Sehr geehrter XY" zum "mit freundlichen Grüßen Max Mustermann" ist es meist ein langer Weg. Ein Weg, der oftmals beherrscht wird von der Frage: "Wie und was schreib ich da jetzt?"
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Wie Sie mit fünf Tipps ein überzeugendes Geschäftsmail schreiben.

Egal ob man etwas verkaufen möchte, versucht ein Produkt zu vermarkten oder sich für einen Job bewirbt. Eine E-Mail kann Türen öffnen oder eine Chance im Keim ersticken lassen. Deshalb gilt es von Anfang an zu überzeugen. Beherzt man die folgenden sechs Techniken beim Schreiben, rückt das Ziel gleich ein großes Stück näher.

1. Menschliche Sinne ansprechen um im Mail zu überzeugen

Formulierungen, die einen der fünf Sinne anregen bleiben länger im Gedächtnis. Egal ob sehen, hören, riechen, fühlen oder schmecken. Sobald mittels Sprache etwas assoziiert werden kann wird das Produkt greifbarer.

  • Negativ-Beispiel: Unsere Teesorten sind gut für Körper und Geist.
  • Positiv-Beispiel: Aufgekocht in heißem Wasser, erfüllen unsere Teesorten jeden Raum mit Aromen frischer Früchte. Nach einem harten Arbeitstag hilft eine Tasse optimal, den Geist und den Körper zu entspannen.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

2. Vorstellungskraft anregen

Eine knackige Produktbeschreibung, die den Kunden miteinbindet verstärkt das Verlangen danach. Wie würde sich der Kunde mit dem Produkt fühlen? Wo könnte er es benutzen? Wo würde es ihn unterstützen?

  • Negativ-Beispiel: Der neue VW Passat bietet viel Platz und Stauraum.
  • Positiv-Beispiel: Der neue VW Passat bietet Platz, um mit der ganzen Familie auf Urlaub zu fahren. Wegen des vielen Stauraums eignet sich das Familienauto sogar zum Umziehen.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt mein Mail als Spam? +++

3. „WEIL“

Jegliches Anliegen wirkt gewichtiger wenn es eine ansprechende Begründung dafür gibt. Dem Kunde wird nicht nur ein tolles Produkt vorgestellt, sondern auch erklärt warum er es braucht.
Eine Studie der Universität Harvard unterstreicht diese These: Ein Mann fragt in einer Schlange beim Kopierer ob er vor dürfe.

  • Negativ-Beispiel: „Darf ich schnell etwas kopieren?“ – 60 % lassen ihn vor.
  • Positiv-Beispiel: „Darf ich schnell kopieren, weil ich dieses Formular in eine andere Abteilung bringen muss?“ – 94 % lassen ihn vor.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

4. Klanghinterlegung (Soundbites) verwenden

Soundbites sind kurze, prägnante Aussagen die dem Leser leicht im Gedächtnis bleiben. Sie leben von Rhythmus und Wiederholung. Sie klingen nicht nur gut, sondern helfen erwiesenermaßen auch die Glaubwürdigkeit eines Produktes zu steigern.

  • Negativ-Beispiel: Gösser ist nicht nur gut, oder besser als andere Biere. Es ist das Beste.
  • Positiv-Beispiel: Gut. Besser. Gösser

Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

5. Kleine Geschichten beim Mailen erzählen

Eine kleine Geschichte hilft meist Verkaufsbarrieren zu überwinden. Sie  stellt einen persönlichen und einen Realitätsbezug herstellt. Kann sich der Leser selbst in diese Geschichte hineinversetzen, wird eher dazu tendieren das Produkt zu kaufen. Das Geschichten-Erzählen ist fast so alt wie die Menschheit selbst. Um Erfahrungen weiterzugeben oder Beispiele zu konkretisieren werden zumeist Geschichten erzählt.

  • Negativ-Beispiel: Northface testet seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedenen Umweltbedingungen. Sie hält warm, ist wasserabweisend und reißfest.
  • Positiv-Beispiel: Northface hat seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedensten Bedingungen getestet. Im strömenden Urwaldregen hält sie trocken. Beim Bergsteigen in 4000 Metern Höhe fängt man nicht an zu frieren und wenn zwei Schwergewichtsboxer an den Ärmeln ziehen reißt sie nicht.

6. Positiv formulieren wirkt in Mails überzeugender

In geschäftlichen E-Mails wird viel zu oft mit Negationen gearbeitet. Wörter wie „nicht“, „keine“ oder „nie“ werden vom Unterbewusstsein weggefiltert. Der Satz „Bitte zögern Sie nicht uns anzurufen“, verwandelt sich unterbewusst zu: „Bitte zögern Sie uns anzurufen“. Das können Sie sich nicht vorstellen? Dann denken Sie jetzt nicht an einen rosaroten Elefanten! Haben Sie jetzt doch an das untypisch bunte Tier gedacht? Siehe da.
Mit positiven Formulierungen signalisiert man, kundennäher und lösungsorientierter zu agieren.

  • Negativ-Beispiel: Wir haben von 9-16 Uhr geöffnet.
  • Positiv-Beispiel: Wir sind von 9-16 Uhr gerne für Sie da.

Die Posteingänge dieser Welt gehen über. Deshalb aufgepasst: Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.
Und jeder Leser ist ein Individuum, so möchte er auch behandelt werden. Deshalb gilt es das E-Mail so zu formulieren als ob es an einen Bekannten adressiert wäre, und nicht an eine anonyme Masse geschickt werden würde.

Eine Checkliste ob Ihr Mail erfolgreich wurde, finden Sie hier.

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Mitarbeiterbeteiligung - Werner Wutscher | (c) Luiza Puiu
Werner Wutscher | (c) Luiza Puiu

Transkribus ist eine KI-Plattform, die historische Handschriften automatisch erkennt. Entstanden ist sie an der Universität Innsbruck, heute ist sie als Europäische Genossenschaft organisiert und wird weltweit von Archiven und Forschenden genutzt. Ein Paradebeispiel für ein akademisches Spinoff, nur eben keines aus der Technik, sondern aus den Geisteswissenschaften. Genau solche Gründungen will ein neuer Ausgründungsrahmen künftig systematisch ermöglichen.

„SHAPE Austria“ wurde im Rahmen der ECN-Konferenz von Werner Wutscher (New Venture Scouting) und Sektionschef Elmar Pichl vom Bundesministerium für Frauen, Wissenschaft und Forschung (BMFWF) vorgestellt. SHAPE steht für Social Sciences, Humanities and the Arts for People and the Economy. Der Bericht ergänzt den Ausgründungsrahmen von 2024, der den Hochschulen erstmals einheitliche Standards für Spinoffs vorgab. „Da war der klare Fokus auf skalierbare, technologieorientierte Startups. Die Geisteswissenschaften, Sozialwissenschaften und Künste sind zu kurz gekommen“, sagt Wutscher. Das Ministerium habe den Rahmen komplettieren wollen.

27 Institutionen in der Arbeitsgruppe

Erarbeitet wurde der Bericht von November 2025 bis Juni 2026 mit einer Arbeitsgruppe aus 27 Institutionen, darunter 16 Hochschulen von der Universität Wien über das Mozarteum bis zur Kunstuniversität Linz. Dazu kamen Interviews mit 16 Einrichtungen, die bereits weiter sind, etwa dem britischen ARC Accelerator, der Erasmus University Rotterdam oder der Universität Köln.

Das Ergebnis sind elf Empfehlungen, sechs an die Leitungsebene der Hochschulen, fünf an Transferstellen und Career Center. „Um auch strategische Themen zu diskutieren, braucht man unbedingt auch die Leitungsebene, also die Rektorate für diese Diskussionen“, so Wutscher.

Andere Sprache, andere Strukturen

Der zentrale Befund: Gründungen aus diesen Disziplinen folgen einer anderen Logik. Sie entstehen selten aus einer Marktchance, sondern aus einem gesellschaftlichen Problem. Im Bericht ist von „Reluctant Founders“ die Rede, Menschen, die nicht primär ein Unternehmen aufbauen, sondern etwas verändern wollen. „Du musst sehr stark über die Wirkung reden, über den Impact reden, um die dann gut abzuholen“, sagt Wutscher. Empfohlen wird ein „Prinzip der Zweisprachigkeit“: nach innen Wirkungssprache, nach außen klassische Startup-Begriffe, damit Finanzierung und Netzwerke nicht verschlossen bleiben. Statt von Kund:innen spricht man dann von Audiences.

Strukturell sind SHAPE-Gründungen meist günstiger und schneller als Tech-Spinoffs: kein Labor, kein Patentierungsprozess, kürzere Validierungszyklen. Dafür braucht es niederschwellige, mehrstufige Begleitung und offene Rechtsformen. Statt der GmbH kann auch ein Verein, eine Genossenschaft oder ein Hybridmodell passen. „Wenn du einen Verein gründest, um Gesundheitspolitik zu promoten, brauchst du kein Labor“, so Wutscher.

Soft IP statt Patente

Ein eigener Schwerpunkt gilt dem geistigen Eigentum. Wo keine Patente entstehen, sondern Urheberrecht, Software, Daten oder Know-how, greifen die üblichen IP-Richtlinien nicht. Der Bericht empfiehlt getrennte Regeln für Hard und Soft IP mit deutlich günstigeren Konditionen und nennt als Benchmark die University of Bristol: 20 Prozent Beteiligung bei patentbasierten Spinoffs, fünf Prozent bei „IP light“, null Prozent ohne verwertbares IP. Leitprinzip: so offen wie möglich, so geschlossen wie nötig, inklusive Creative-Commons- und Open-Source-Lizenzen.

Weil die Wirkung im Vordergrund steht, sollen Hochschulen auch nicht auf Lizenzeinnahmen hoffen, sondern Impact messen. Anlage 1 des Berichts liefert dafür beispielhafte Indikatoren, von erreichten Nutzer:innen bis zu Impact Case Studies.

Netzwerk und gemeinsames Programm

Weil die Pipelines einzelner Hochschulen klein sind, empfiehlt der Bericht ein österreichweites SHAPE-Netzwerk nach dem Vorbild des britischen Aspect Network und ein gemeinsames Frühphasenprogramm, angedockt an bestehende Strukturen wie AplusB, ECN oder die Ludwig Boltzmann Gesellschaft. New Venture Scouting koordiniert dafür ein Jahr lang Quartalstreffen der Arbeitsgruppe. Dazu kommt die Forderung, Transfer und Gründung in Berufungen und Evaluierungen anzuerkennen, im Sinne der CoARA-Initiative, die von rein publikationsbasierten Metriken abrücken will.

Die Beispiele in Anlage 2 reichen von ArtWave, einem Startup zweier Opernsängerinnen für Stressreduktion und Burnout-Prävention, über die Praxissoftware freudio für Psychotherapeut:innen bis zur Kärntner Freiwilligenplattform inmojo. „Wir haben noch sehr wenige. Deswegen haben wir den Ausgründungsrahmen um Success Stories ergänzt, damit sich die Leute das vorstellen können“, sagt Wutscher.

„Da wären wir mit vorne dabei“

Für Wutscher ist der Zeitpunkt entscheidend: Die großen Fragen rund um KI, Ethik oder Medizin bräuchten interdisziplinäre Teams. Und beim SHAPE-Thema stehe ganz Europa noch am Anfang. „Deswegen wäre das jetzt so spannend, wenn wir das jetzt starten könnten. Da wären wir mit vorne dabei.“

Bleibt der Haken: das neue Universitätsbudget. Wutscher, der auch Vorsitzender des Universitätsrats der Universität Klagenfurt ist, nennt die Kürzungen einen „massiven Dämpfer“. Die große Herausforderung sei, „dass diese Einsparungen nicht dazu führen, dass Innovation und das Neue gedrosselt werden“. Gerade bei Entrepreneurship-Aktivitäten sei die Entwicklung zuletzt nach oben gegangen: Österreichweit gebe es mittlerweile 31 Forschungs-Spinoffs, 2024 waren es noch 25.

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