09.11.2015

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

Vom "Sehr geehrter XY" zum "mit freundlichen Grüßen Max Mustermann" ist es meist ein langer Weg. Ein Weg, der oftmals beherrscht wird von der Frage: "Wie und was schreib ich da jetzt?"
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Wie Sie mit fünf Tipps ein überzeugendes Geschäftsmail schreiben.

Egal ob man etwas verkaufen möchte, versucht ein Produkt zu vermarkten oder sich für einen Job bewirbt. Eine E-Mail kann Türen öffnen oder eine Chance im Keim ersticken lassen. Deshalb gilt es von Anfang an zu überzeugen. Beherzt man die folgenden sechs Techniken beim Schreiben, rückt das Ziel gleich ein großes Stück näher.

1. Menschliche Sinne ansprechen um im Mail zu überzeugen

Formulierungen, die einen der fünf Sinne anregen bleiben länger im Gedächtnis. Egal ob sehen, hören, riechen, fühlen oder schmecken. Sobald mittels Sprache etwas assoziiert werden kann wird das Produkt greifbarer.

  • Negativ-Beispiel: Unsere Teesorten sind gut für Körper und Geist.
  • Positiv-Beispiel: Aufgekocht in heißem Wasser, erfüllen unsere Teesorten jeden Raum mit Aromen frischer Früchte. Nach einem harten Arbeitstag hilft eine Tasse optimal, den Geist und den Körper zu entspannen.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

2. Vorstellungskraft anregen

Eine knackige Produktbeschreibung, die den Kunden miteinbindet verstärkt das Verlangen danach. Wie würde sich der Kunde mit dem Produkt fühlen? Wo könnte er es benutzen? Wo würde es ihn unterstützen?

  • Negativ-Beispiel: Der neue VW Passat bietet viel Platz und Stauraum.
  • Positiv-Beispiel: Der neue VW Passat bietet Platz, um mit der ganzen Familie auf Urlaub zu fahren. Wegen des vielen Stauraums eignet sich das Familienauto sogar zum Umziehen.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt mein Mail als Spam? +++

3. „WEIL“

Jegliches Anliegen wirkt gewichtiger wenn es eine ansprechende Begründung dafür gibt. Dem Kunde wird nicht nur ein tolles Produkt vorgestellt, sondern auch erklärt warum er es braucht.
Eine Studie der Universität Harvard unterstreicht diese These: Ein Mann fragt in einer Schlange beim Kopierer ob er vor dürfe.

  • Negativ-Beispiel: „Darf ich schnell etwas kopieren?“ – 60 % lassen ihn vor.
  • Positiv-Beispiel: „Darf ich schnell kopieren, weil ich dieses Formular in eine andere Abteilung bringen muss?“ – 94 % lassen ihn vor.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

4. Klanghinterlegung (Soundbites) verwenden

Soundbites sind kurze, prägnante Aussagen die dem Leser leicht im Gedächtnis bleiben. Sie leben von Rhythmus und Wiederholung. Sie klingen nicht nur gut, sondern helfen erwiesenermaßen auch die Glaubwürdigkeit eines Produktes zu steigern.

  • Negativ-Beispiel: Gösser ist nicht nur gut, oder besser als andere Biere. Es ist das Beste.
  • Positiv-Beispiel: Gut. Besser. Gösser

Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

5. Kleine Geschichten beim Mailen erzählen

Eine kleine Geschichte hilft meist Verkaufsbarrieren zu überwinden. Sie  stellt einen persönlichen und einen Realitätsbezug herstellt. Kann sich der Leser selbst in diese Geschichte hineinversetzen, wird eher dazu tendieren das Produkt zu kaufen. Das Geschichten-Erzählen ist fast so alt wie die Menschheit selbst. Um Erfahrungen weiterzugeben oder Beispiele zu konkretisieren werden zumeist Geschichten erzählt.

  • Negativ-Beispiel: Northface testet seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedenen Umweltbedingungen. Sie hält warm, ist wasserabweisend und reißfest.
  • Positiv-Beispiel: Northface hat seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedensten Bedingungen getestet. Im strömenden Urwaldregen hält sie trocken. Beim Bergsteigen in 4000 Metern Höhe fängt man nicht an zu frieren und wenn zwei Schwergewichtsboxer an den Ärmeln ziehen reißt sie nicht.

6. Positiv formulieren wirkt in Mails überzeugender

In geschäftlichen E-Mails wird viel zu oft mit Negationen gearbeitet. Wörter wie „nicht“, „keine“ oder „nie“ werden vom Unterbewusstsein weggefiltert. Der Satz „Bitte zögern Sie nicht uns anzurufen“, verwandelt sich unterbewusst zu: „Bitte zögern Sie uns anzurufen“. Das können Sie sich nicht vorstellen? Dann denken Sie jetzt nicht an einen rosaroten Elefanten! Haben Sie jetzt doch an das untypisch bunte Tier gedacht? Siehe da.
Mit positiven Formulierungen signalisiert man, kundennäher und lösungsorientierter zu agieren.

  • Negativ-Beispiel: Wir haben von 9-16 Uhr geöffnet.
  • Positiv-Beispiel: Wir sind von 9-16 Uhr gerne für Sie da.

Die Posteingänge dieser Welt gehen über. Deshalb aufgepasst: Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.
Und jeder Leser ist ein Individuum, so möchte er auch behandelt werden. Deshalb gilt es das E-Mail so zu formulieren als ob es an einen Bekannten adressiert wäre, und nicht an eine anonyme Masse geschickt werden würde.

Eine Checkliste ob Ihr Mail erfolgreich wurde, finden Sie hier.

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Peter Steinberger auf der Bühne des VivaTech Theater in Paris | Foto: Martin Pacher

Es ist der zweite Tag der VivaTech und Paris führt der Tech-Welt vor, wie groß ein Heimspiel sein kann. Seit 2016 lädt die Messe, gegründet von Publicis-Veteran Maurice Lévy und der Les-Echos-Gruppe, einmal im Jahr an die Porte de Versailles. Zur zehnten, der Jubiläumsausgabe, ist sie noch eine Spur größer: Europas wichtigstes Startup- und Tech-Event erwartet rund 180.000 Besucher:innen, 15.000 Startups, 4.000 Investor:innen und mehr als 450 Speaker:innen auf vier Bühnen. Das Leitthema klingt programmatisch: „Artificial Intelligence: impact, not illusion.“ Deutschland ist „Country of the Year“ und schickt die größte Delegation der VivaTech-Geschichte.

Über drei Stockwerke der neuen Halle 7 verteilt sich das Who-is-Who der Branche. Tags zuvor füllte Amazon- und Blue-Origin-Gründer Jeff Bezos, inzwischen auch Co-CEO der KI-Industrieschmiede Prometheus, das große VivaTech Theater. An diesem Donnerstag teilen sich Frankreichs Präsident Emmanuel Macron und Indiens Premierminister Narendra Modi die politische Bühne, Modi frisch vom G7-Gipfel im französischen Evian, wo er mit Donald Trump unter anderem über Künstliche Intelligenz beraten hatte. Dazwischen Konzernlenker:innen von LVMH bis Alibaba, EU-Kommissarin Henna Virkkunen und Deutschlands Digitalminister Karsten Wildberger.

Ein Österreicher unter den „Top Voices“

Wer auf die Website der VivaTech schaut, findet ihn unter den „Top Voices“: Gleich neben Jeff Bezos ist dort Peter Steinberger gelistet. Zwischen all den globalen Namen sticht der gebürtige Oberösterreicher ins Auge. In der Entwickler:innen-Szene seit Jahren als „steipete“ bekannt, hat er mit dem viralen Open-Source-Agenten OpenClaw internationale Bekanntheit erlangt und wird hier auf der VivaTech wie ein Popstar gefeiert. Vom Wiener Startup PSPDFKit, das er mehr als ein Jahrzehnt aufgebaut hatte, ist er längst weitergezogen: Seit Februar gehört er bei OpenAI zum Team rund um den Coding-Agenten Codex.

Peter Steinberger (links) und OpenAI-Manager Thibault Sottiaux beim Panel „The Agentic Enterprise“ auf der VivaTech 2026 in Paris | Foto(c) Martin Pacher | brutkasten

Sein Panel findet im VivaTech Theater statt, dem größten Saal des Geländes. Wer einen Platz will, muss sich lange anstellen. Unter den Wartenden auch Fans, die in OpenClaw-Shirts extra aus Wien angereist sind, um ihr Idol zu sehen.

„Das ist nicht spezifisch fürs Coding“

Auf der Bühne dann ein Mann, der so gar nicht nach Rummel klingt. Steinberger spricht ruhig, zurückhaltend, bescheiden. Neben der technologischen Souveränität ist Agentic AI eines der großen Themen dieser Jubiläumsausgabe, und genau darum dreht sich sein Panel „The Agentic Enterprise: From Software Development to Everyday Work“, gemeinsam mit Thibault Sottiaux, der bei OpenAI Produkt und Plattform verantwortet.

Sottiaux‘ Kernthese: Was einen Coding-Agenten gut mache, sei nicht das Programmieren selbst, sondern die Fähigkeit, breiten Kontext zu erfassen und über lange Zeit präzise auf ein Ziel hinzuarbeiten. „Das ist nicht spezifisch fürs Coding“, sagt er. So solle aus dem Entwickler:innen-Werkzeug Codex ein Agent für Finanz-, Marketing- und Büroarbeit werden. Die Nutzung wachse nach seinen Worten derzeit schneller in Europa als in den USA.

Volles Haus: Peter Steinberger und Thibault Sottiaux (OpenAI) auf dem VivaTech Theater, der größten Bühne der Messe. Hier hatten zuvor auch Jeff Bezos und später Indiens Premierminister Narendra Modi gesprochen, der Saal war bis zum letzten Platz gefüllt | (c) Martin Pacher / brutkasten

Ein Agent für das Haus in Wien

Dann ist Steinberger an der Reihe, und er macht das Abstrakte greifbar, indem er von sich selbst erzählt. Er trenne bewusst mehrere Agenten-Kontexte: einen privaten, der alles über ihn wisse, einen für sein Haus in Wien, mit dem er etwa die Kameras kontrolliere und „manchmal meiner Putzfrau einen Streich spiele“, und einen für die Arbeit. Mit der heutigen Technik liefere ein spezialisierter Agent noch deutlich bessere und vorhersehbarere Ergebnisse als ein einzelner Alleskönner. Je mehr Kontext man dem Modell gebe, desto verlässlicher werde es.

„Das größte Hindernis ist die Vorstellungskraft“

Das größte Hindernis sei ohnehin nicht die Technik, sondern die Vorstellungskraft, „imagination“, wie er sagt. Die Lücke zwischen dem, was die Modelle könnten, und dem, was Menschen tatsächlich mit ihnen anstellten, sei so groß wie nie. Selbst ein Werkzeug wie OpenClaw hätte Monate früher entstehen können, sei aber schlicht niemandem eingefallen. Er verweist auf seinen eigenen, anfangs belächelten Blogpost vom Jahresende, in dem er beschrieb, Code zu schreiben, ohne ihn überhaupt zu lesen. Für das Jahr 2030 entwirft er daraus ein radikales Bild: eine Milliarde Programmierer:innen, die nicht wüssten, dass sie programmieren, weil sie ihre Agenten nur noch um Lösungen bäten.

Peter Steinberger unter seinen Fans bei der VivaTech 2026 in Paris. Fotos: brutkasten / Martin Pacher

Die Europa-Pointe zum Schluss

Und dann, fast beiläufig, die Pointe, die über der ganzen Messe schwebt. Auf Europa angesprochen, sagt ausgerechnet jener Mann, der zuletzt mit Verweis auf zu viel Regulierung in die USA gezogen ist, er liebe es, „dass wir Mistral haben“. In europäischen Startups stecke etwas „zutiefst Menschliches“, sie seien „in etwas Realem verwurzelt“. Als die Moderatorin fragt, ob er eines Tages zurückkehre, weicht Steinberger aus: „Vielleicht. Ich bin ohnehin ständig hier.“

Am Ende steigt er von der Bühne und wird sofort von Fans umzingelt, die Handys gezückt, Selfie um Selfie, bis das Sicherheitspersonal dazwischengeht. Peter lächelt und lässt den Rummel um seine Person über sich ergehen. Hinaus geht es schließlich über einen Seitenausgang.

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