09.11.2015

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

Vom "Sehr geehrter XY" zum "mit freundlichen Grüßen Max Mustermann" ist es meist ein langer Weg. Ein Weg, der oftmals beherrscht wird von der Frage: "Wie und was schreib ich da jetzt?"
/artikel/ratgeber-so-schreiben-sie-e-mails-ueberzeugend
Wie Sie mit fünf Tipps ein überzeugendes Geschäftsmail schreiben.

Egal ob man etwas verkaufen möchte, versucht ein Produkt zu vermarkten oder sich für einen Job bewirbt. Eine E-Mail kann Türen öffnen oder eine Chance im Keim ersticken lassen. Deshalb gilt es von Anfang an zu überzeugen. Beherzt man die folgenden sechs Techniken beim Schreiben, rückt das Ziel gleich ein großes Stück näher.

1. Menschliche Sinne ansprechen um im Mail zu überzeugen

Formulierungen, die einen der fünf Sinne anregen bleiben länger im Gedächtnis. Egal ob sehen, hören, riechen, fühlen oder schmecken. Sobald mittels Sprache etwas assoziiert werden kann wird das Produkt greifbarer.

  • Negativ-Beispiel: Unsere Teesorten sind gut für Körper und Geist.
  • Positiv-Beispiel: Aufgekocht in heißem Wasser, erfüllen unsere Teesorten jeden Raum mit Aromen frischer Früchte. Nach einem harten Arbeitstag hilft eine Tasse optimal, den Geist und den Körper zu entspannen.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

2. Vorstellungskraft anregen

Eine knackige Produktbeschreibung, die den Kunden miteinbindet verstärkt das Verlangen danach. Wie würde sich der Kunde mit dem Produkt fühlen? Wo könnte er es benutzen? Wo würde es ihn unterstützen?

  • Negativ-Beispiel: Der neue VW Passat bietet viel Platz und Stauraum.
  • Positiv-Beispiel: Der neue VW Passat bietet Platz, um mit der ganzen Familie auf Urlaub zu fahren. Wegen des vielen Stauraums eignet sich das Familienauto sogar zum Umziehen.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt mein Mail als Spam? +++

3. “WEIL”

Jegliches Anliegen wirkt gewichtiger wenn es eine ansprechende Begründung dafür gibt. Dem Kunde wird nicht nur ein tolles Produkt vorgestellt, sondern auch erklärt warum er es braucht.
Eine Studie der Universität Harvard unterstreicht diese These: Ein Mann fragt in einer Schlange beim Kopierer ob er vor dürfe.

  • Negativ-Beispiel: “Darf ich schnell etwas kopieren?” – 60 % lassen ihn vor.
  • Positiv-Beispiel: “Darf ich schnell kopieren, weil ich dieses Formular in eine andere Abteilung bringen muss?” – 94 % lassen ihn vor.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

4. Klanghinterlegung (Soundbites) verwenden

Soundbites sind kurze, prägnante Aussagen die dem Leser leicht im Gedächtnis bleiben. Sie leben von Rhythmus und Wiederholung. Sie klingen nicht nur gut, sondern helfen erwiesenermaßen auch die Glaubwürdigkeit eines Produktes zu steigern.

  • Negativ-Beispiel: Gösser ist nicht nur gut, oder besser als andere Biere. Es ist das Beste.
  • Positiv-Beispiel: Gut. Besser. Gösser

Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

5. Kleine Geschichten beim Mailen erzählen

Eine kleine Geschichte hilft meist Verkaufsbarrieren zu überwinden. Sie  stellt einen persönlichen und einen Realitätsbezug herstellt. Kann sich der Leser selbst in diese Geschichte hineinversetzen, wird eher dazu tendieren das Produkt zu kaufen. Das Geschichten-Erzählen ist fast so alt wie die Menschheit selbst. Um Erfahrungen weiterzugeben oder Beispiele zu konkretisieren werden zumeist Geschichten erzählt.

  • Negativ-Beispiel: Northface testet seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedenen Umweltbedingungen. Sie hält warm, ist wasserabweisend und reißfest.
  • Positiv-Beispiel: Northface hat seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedensten Bedingungen getestet. Im strömenden Urwaldregen hält sie trocken. Beim Bergsteigen in 4000 Metern Höhe fängt man nicht an zu frieren und wenn zwei Schwergewichtsboxer an den Ärmeln ziehen reißt sie nicht.

6. Positiv formulieren wirkt in Mails überzeugender

In geschäftlichen E-Mails wird viel zu oft mit Negationen gearbeitet. Wörter wie “nicht”, “keine” oder “nie” werden vom Unterbewusstsein weggefiltert. Der Satz “Bitte zögern Sie nicht uns anzurufen”, verwandelt sich unterbewusst zu: “Bitte zögern Sie uns anzurufen”. Das können Sie sich nicht vorstellen? Dann denken Sie jetzt nicht an einen rosaroten Elefanten! Haben Sie jetzt doch an das untypisch bunte Tier gedacht? Siehe da.
Mit positiven Formulierungen signalisiert man, kundennäher und lösungsorientierter zu agieren.

  • Negativ-Beispiel: Wir haben von 9-16 Uhr geöffnet.
  • Positiv-Beispiel: Wir sind von 9-16 Uhr gerne für Sie da.

Die Posteingänge dieser Welt gehen über. Deshalb aufgepasst: Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.
Und jeder Leser ist ein Individuum, so möchte er auch behandelt werden. Deshalb gilt es das E-Mail so zu formulieren als ob es an einen Bekannten adressiert wäre, und nicht an eine anonyme Masse geschickt werden würde.

Eine Checkliste ob Ihr Mail erfolgreich wurde, finden Sie hier.

Deine ungelesenen Artikel:
17.12.2024

AnyConcept: Wie ein Grazer Software-Testing-Startup Google verblüffte

AnyConcept aus Graz hat eine Software Testautomatisierungs-Lösung entwickelt und dabei beim Trainieren seiner KI Google auf sich aufmerksam gemacht. Wie genau das Modell funktioniert und was der US-Gigant wollte, erklären die Gründer Leander Zaiser, Manuel Weichselbaum und Markus Hauser.
/artikel/anyconcept-wie-ein-grazer-software-testing-startup-google-verblueffte
17.12.2024

AnyConcept: Wie ein Grazer Software-Testing-Startup Google verblüffte

AnyConcept aus Graz hat eine Software Testautomatisierungs-Lösung entwickelt und dabei beim Trainieren seiner KI Google auf sich aufmerksam gemacht. Wie genau das Modell funktioniert und was der US-Gigant wollte, erklären die Gründer Leander Zaiser, Manuel Weichselbaum und Markus Hauser.
/artikel/anyconcept-wie-ein-grazer-software-testing-startup-google-verblueffte
Anyconcept, AnyConcept, Automatiserung, Software testen,
(c) AnyConcept - Das AnyConcept-Team.

Rund 80 Prozent aller Unternehmen testen ihre Anwendungen und Software händisch. Entweder klicken sie sich mühsam durch ihre Software oder ihren Webshop, um zu sehen, was funktioniert und was nicht, oder sie coden sich ihre Tests. Beides langwierige, kostenintensive und mühsame Aufgaben. Das wissen Leander Zaiser, CEO, Manuel Weichselbaum, CTO, und Markus Hauser, die gemeinsam mit Kevin Intering und Pascal Goldschmied das KI-Startup AnyConcept gegründet haben.

AnyConcept und das Problem der No-code-Software

Die Founder haben sich deswegen dazu entschlossen eine Testautomatisierungs-Software zu entwickeln, um den Prozess für Unternehmen zu vereinfachen und günstiger zu gestalten.

Zaiser war sechs Jahre lang RPA-Experte (Robotics Process Automation) bei Raiffeisen und hat dort Automatisierungssoftware automatisiert. Der CEO musste dabei feststellen, dass vermeintliche No-code-Software ohne Entwicklungskompetenzen sich nicht erfolgreich einsetzen ließ. Für gelernte Softwareentwickler wiederum war das Arbeiten mit solch einer Anwendung keine attraktive Tätigkeit.

Weichselbaum indes forscht seitdem er 17 ist an Künstlicher Intelligenz. Und widmet sich dabei vor allem immer den aktuellen Herausforderungen der internationalen Forschung. Das passte hervorragend zu Zaisers erkanntem Problem: aktuelle Automatisierungssoftware ist zu komplex für Non-Coder und nicht attraktiv genug für Coder. Also fragten sich die Founder: Was, wenn man Automatisierung mit einem No-Code-Ansatz macht, mithilfe einer KI, die genau das tut, was man ihr auf dem Bildschirm zeigt? So war AnyConcept geboren.

Das Black Friday-Problem

“Jede Software, jeder Webshop, jede Applikation muss immer wieder getestet werden, ob sie richtig funktioniert. Und da sie auch ständig durch neue Updates von Entwicklern oder bei einem Webshop mit neuen Produkten gefüttert wird, verändern sich Applikationen dauerhaft. Das kann wieder zum Brechen der bisherigen Funktionen führen”, erklärt Hauser, ein per Eigendefinition fleischgewordenes Startup-Kind, das zuletzt Johannes Braith (Storebox) als rechte Hand begleiten und somit Entrepreneurship aus nächster Nähe beobachten und Mitwirken durfte.

Der Gründer präzisiert sein Argument mit einem Beispiel passend zum Black Friday. Jedes Jahr würden Unternehmen Milliarden US-Dollar verlieren, weil sie ihre Preise falsch definieren oder Prozente und Dollar verwechseln, ohne dass es wem auffällt. Außerdem könnten “Trilliarden US-Dollar” an Schäden durch fehlerhafter Software, die nicht richtig getestet wurde, vermieden und “50 Prozent der IT-Projektkosten” gesenkt werden, wenn Testen automatisiert mit No-Code abläuft, so seine Überzeugung.

“Durch unser KI-Modell, das ein User-Interface rein durch Pixeldaten, Mausklicks und Tastatureingaben erkennen und manövrieren kann, schaffen wir es Automatisierung No-Code zu gestalten”, sagt Hauser. “Das Ziel ist es unsere KI-Agenten zukünftig zum Beispiel einen Prozess wie UI-Software-Testing rein durch eine Demonstration, das bedeutet das Vorzeigen des Testfalles, automatisiert durchführen zu lassen. Sie werden sich dabei exakt so verhalten wie es ein Benutzer tun würde, orientieren sich nur an den Elementen des User-Interface und konzentrieren sich nicht auf den dahinterliegenden Code. Das ist unser USP.”

FUSE for Machine Learning

Dieses Alleinstellungsmerkmal fiel auch Google auf. Konkreter Google Cloud Storage FUSE for Machine Learning. Anfänglich noch ein Open Source-Produkt als “Linux Filesystem in Userspace” oder eben als “FUSE” tituliert, wurde die Software von Google in die Cloud integriert und hilft beim Verwalten von Unmengen von Trainingsdaten, Modellen und Kontrollpunkten, die man zum Trainieren und Bereitstellen von KI-Workloads benötigt.

Anwendungen können hierbei direkt auf die Cloud zugreifen (Anm.: anstatt sie lokal herunterzuladen); als wären sie lokal gespeichert. Es müssten zudem keine benutzerdefinierte Logik implementiert werden und es gebe weniger Leerlaufzeit für wertvolle Ressourcen wie TPUs und GPUs, während die Daten übertragen werden.

FUSE sei einfach ein Produkt für Unternehmen, so Weichselbaum weiter, um große Datenmengen bequem zu verwalten und sie verfügbar zu machen: “Wir verwenden es, um viele Terrabytes von Daten auf der Cloud zu lagern, was am Computer nicht möglich ist”, sagt er.

Google sagt Hallo

Weil AnyConcept das Service von FUSE sehr intensiv nutzte, wurde Google auf die Grazer aufmerksam. Und hat konkret nachgefragt, was sie für einen Use-Case mit ihrem Angebot entwickelt haben. “Wir waren einer der ersten, die das genutzt haben, um effizient unsere KI-Agents zu trainieren“, sagt Weichselbaum. “Das Produkt von Google ist ein Teil unserer Datenverarbeitung und des Trainings unserer ganz spezifischen KI und Google wollte wissen, warum und wie wir das so intensiv verwenden. Das hat dazu geführt, dass wir unsere Ideen für Produktverbesserungen und Skripts mit ihnen teilen durften.“

AnyConcept und seine Konzepte

Das Ziel von AnyConcept ist es, ein Foundation-Modell nicht für Texte oder Bilder, sondern für Interaktionen mit dem User-Interface zu entwickeln.

Im Detail reicht hierbei eine Demonstration von einem solchen Interface und AnyConcept analysiert es mit neuronalen Netzwerken. Es erkennt Strukturen, die das Startup seinem Namen getreu “Konzepte” nennt und die auf breites Wissen aufbauen, wie man mit einem Computer interagiert.

“So ein Konzept wäre etwa ein ‘Button’ auf einer Website”, erklärt es Zaiser in anderen Worten. “Die KI versteht dann, dass man ihn anklicken kann und was danach passiert. Oder wie lange eine Website braucht, sich zu öffnen und wie sie aussieht.”

Aktuell forscht AnyConcept an der Generalisierungsfähigkeit ihres Netzwerkes. Zaiser dazu: “Wir testen unsere KI bereits mit Pilotkunden bei der Anwendung von Software-Testautomatisierung und bekommen großartiges Feedback.”

Toll dass du so interessiert bist!
Hinterlasse uns bitte ein Feedback über den Button am linken Bildschirmrand.
Und klicke hier um die ganze Welt von der brutkasten zu entdecken.

brutkasten Newsletter

Aktuelle Nachrichten zu Startups, den neuesten Innovationen und politischen Entscheidungen zur Digitalisierung direkt in dein Postfach. Wähle aus unserer breiten Palette an Newslettern den passenden für dich.

Montag, Mittwoch und Freitag

AI Summaries

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

AI Kontextualisierung

Welche gesellschaftspolitischen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

AI Kontextualisierung

Welche wirtschaftlichen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

AI Kontextualisierung

Welche Relevanz hat der Inhalt dieses Artikels für mich als Innovationsmanager:in?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

AI Kontextualisierung

Welche Relevanz hat der Inhalt dieses Artikels für mich als Investor:in?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

AI Kontextualisierung

Welche Relevanz hat der Inhalt dieses Artikels für mich als Politiker:in?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

AI Kontextualisierung

Was könnte das Bigger Picture von den Inhalten dieses Artikels sein?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

AI Kontextualisierung

Wer sind die relevantesten Personen in diesem Artikel?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

AI Kontextualisierung

Wer sind die relevantesten Organisationen in diesem Artikel?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!