23.01.2023

Hybride Urkunde: Die individuellen Bedürfnisse am besten berücksichtigen

Seit einigen Monaten kann man bei Österreichs Notar:innen Urkunden hybrid unterzeichnen. Wir sprachen dazu mit Notarpartnerin Maria Thierrichter.
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Hybride Urkunden - Maria Thierrichter
Maria Thierrichter | (c) Julia Dragosits
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Die Zeiten, in denen man in Österreich persönlich in die Notariatskanzlei musste, um einen notariatspflichtigen Vertrag oder eine Urkunde zu unterzeichnen, sind schon länger vorbei. “Wir hatten seit Corona und teilweise auch schon davor die Möglichkeit, digitale Urkunden zu errichten. Da sind wir in Europa Vorreiter”, ruft Notarpartnerin Maria Thierrichter im brutkasten-Talk in Erinnerung. Bis Mitte 2022 musste man sich jedoch zwischen dem voll analogen oder rein digitalen Weg entscheiden. Durch eine Gesetzesnovelle sind nun seit vergangenem Juli auch sogenannte “hybride Urkunden” möglich.

Was versteht man unter hybriden Urkunden?

“Eine hybride Errichtung von Urkunden bedeutet, dass gleichzeitig jemand bei mir in der Kanzlei eine Urkunde persönlich unterzeichnen kann, während eine digital zugeschaltete Person diese digital unterfertigt. Daraus wird dann eine gemeinsame hybride Urkunde”, erklärt Maria Thierrichter. Die Regelung gilt für fast alle Urkunden und Verträge, etwa auch im Gesellschaftsrecht. Lediglich im Erbrecht, beispielsweise bei der Errichtung von Testamenten, gibt es Ausnahmen.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Thierrichter erklärt den Vorgang anhand der Unterfertigung eines Gesellschaftsvertrags: “Wenn jemand eine GmbH gründet und die Mitgründerin gerade in London ist, können nun dennoch beide gemeinsam bei mir die Urkunde unterfertigen.” Die digital unterzeichnende Mitgründerin brauche nur einen Laptop oder PC mit Kamera, eine gute Internetverbindung, ein Videokonferenztool und eine A-Trust-Handysignatur. “Wenn jemand die Signatur noch nicht hat, ist das auch kein Problem. Dann bekommt man sie von mir im Zuge des Prozesses”, so Thierrichter.

Das Beratungsgespräch ist ebenso wichtig wie die Urkunden-Errichtung

Die Unterfertigung selbst dauert letztlich sowohl analog als auch digital bzw. hybrid nur ein paar Minuten. Doch die Notarpartnerin gibt zu bedenken: “Zu betonen ist, dass es ja nicht nur um die Errichtung selbst geht, sondern vor allem auch um die Beratung davor, die ebenfalls vor Ort oder digital stattfinden kann.” Beim Beratungsgespräch gehe es um das Vordenken von möglichen Problemen, die mit dem Vertrag abgedeckt werden sollen. “Für mich macht das keinen Unterschied in meiner Beratung und in meinem Berufsverständnis, ob ich den Termin digital oder analog abhalte”, sagt Thierrichter.

Hybride Urkunden sparen CO2, Reisekosten und Zeit

Sie sei jedenfalls “ein großer Fan” der neuen digitalen und hybriden Möglichkeiten, meint die Juristin. Denn früher hätte es in dem genannten Beispiel nur zwei Möglichkeiten gegeben: Entweder hätte die Mitgründerin zur Unterfertigung aus London nach Österreich anreisen müssen, oder sie hätte eine notariell beglaubigte Vollmacht vorlegen müssen. “Die hybride Urkunde ist viel flexibler und in diesem Fall auch im Sinne der Nachhaltigkeit deutlich besser. Man spart Flüge und damit CO2, aber auch Reisekosten und Zeit”, meint Thierrichter.

Die individuellen Bedürfnisse am besten berücksichtigen

“Und für viele Menschen ist digital heute einfach der bevorzugte Weg. Ich halte es aber dennoch für wichtig, dass die analoge Variante weiterhin angeboten wird. Daher freue ich mich sehr über die Möglichkeit der hybriden Urkunde”, so die Notarpartnerin. Damit könne man die individuellen Bedürfnisse am besten berücksichtigen. Die Nachfrage nach digitalen notariellen Dienstleistungen sei in den vergangenen Jahren – vor allem in der Corona-Pandemie – jedenfalls stark angestiegen. “Ich arbeite mittlerweile zu 50 Prozent, wenn nicht sogar etwas mehr, digital”.

Die Kosten sind bei der analogen, digitalen und hybriden Variante übrigens gleich. Und das Erstgespräch bei Notar:innen ist weiterhin kostenlos. Für Neugründer:innen steht zudem mit dem Gründerpaket ein erweitertes kostenloses Beratungsangebot zur Verfügung.

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Benefits, Home-Office
(c) GrECo - Joachim Schuller, Competence Center Manager Health and Benefits GrECo.

Es herrscht eine Zeit im Arbeitswesen, in der sich sehr viele Personen mit der Zukunft und davon ausgehend mit Benefits von Unternehmen beschäftigen. Dabei steht vor allem die betriebliche Vorsorge hoch im Kurs. Neun von zehn Befragte finden eine Pensionsvorsorge (91 Prozent), eine private Krankenversicherung (90 Prozent) oder steuerfreie Zukunftsleistungen wie lohnsteuerfreie betriebliche Vorsorge (89 Prozent) bei der Jobsuche besonders attraktiv. Das zeigt die aktuelle “Health & Benefits Studie” des Versicherungsunternehmens GrECo, die sowohl die Arbeitnehmer:innen- als auch die Arbeitgeberseite befragt hat.

Benefits: Anforderungen an Jobs steigen

Die unternehmenseigene Befragung unter österreichischen Unternehmen wurde im Juli und August 2024 durchgeführt, um die Sichtweisen und Strategien der Arbeitgeber zu beleuchten. Diese Umfrage richtete sich an heimische Entscheidungsträger:innen aus den Bereichen “Human Resources” und “Benefits-Management”. Insgesamt nahmen 274 Unternehmensrepräsentant:innen an der Befragung teil. Dabei lag der Fokus auf den geplanten Benefits-Maßnahmen der nächsten zwei Jahre.

“Die Anforderungen an den Job steigen weiter. Viele Arbeitnehmer:innen wünschen sich, dass ihr Arbeitgeber sie bei den alltäglichen Herausforderungen unterstützt. Auch eine zusätzliche Pensions- und Krankenvorsorge, die deutlich über die staatliche Grundversorgung hinausgeht, wird zunehmend geschätzt. Lösungen, die Mitarbeiter:innen auch in Zukunft gut absichern, stehen insgesamt an oberster Stelle der Wunschliste”, erklärt Joachim Schuller, Competence Center Manager Health and Benefits bei GrECo.

Für Unternehmen gilt es, sich bewusst zu machen, dass Benefits, die zeitgemäß und besonders relevant für die Lebensqualität der Mitarbeitenden sind, den besten Pull-Faktor darstellen und einen direkten Einfluss auf die Loyalität haben.

Langfristig vs. kurzfristig

Vor allem langfristige Benefits wie Vorsorgelösungen hätten laut der Umfrage für acht von zehn Befragten (83 Prozent) eine höhere Priorität als kurzfristige Vorteile wie Fitnessangebote. Ein Unterschied zeigt sich jedoch bei der Gen Z, deren Fokus auf anderen Herausforderungen wie beispielsweise mentaler Gesundheit und der Vereinbarkeit von Familie und Karriere gerichtet ist.

“Das liegt nicht daran, dass die Gen Z Pensionsvorsorge oder Krankenversicherung nicht schätzt. Untersuchungen zeigen, dass die Gen Z anfälliger für Burnout und Stress ist. Der Mental Health-Aspekt wird somit immer wichtiger, um Fluktuation und geringer Produktivität entgegenzuwirken“, erklärt Schuller. “Es geht hier um ein abgestimmtes Paket, das sowohl Prävention als auch die entsprechende Absicherung im Bedarfsfall sicherstellen kann.”

Bemerkenswert ist, dass trotz aller Bemühungen aktuell 67 Prozent der Unternehmen die Vorteile betrieblicher Vorsorgeleistungen noch nicht ausschöpfen. Dabei bieten steuerfreie Zukunftssicherungen, Berufsunfähigkeitsversicherung und Pensionszusagen gerade die finanzielle Sicherheit, die sich die Mitarbeiter:innen wünschen würden, so die Studie.

Der Jahresbericht der Pensionsversicherung Österreich zeigt, dass ein Viertel der österreichischen Arbeitnehmer:innen (25 Prozent) noch vor dem Ruhestand berufsunfähig sind und nur vier Prozent der Erwerbstätigen in Österreich eine private Berufsunfähigkeitsversicherung abgeschlossen haben.

“Diese Lücke wird aber nach wie vor auch in der Praxis von nur rund 17 Prozent der Unternehmen abgedeckt. Auch eine “Pensionszusage” bieten nur 27 Prozent an und das, obwohl sie angesichts der steigenden Lebenserwartung ein wichtiges Angebot wäre, um die Erhaltung des Lebensstandards im Alter sicherzustellen”, liest man im Bericht.

Benefits kein Obstkorb

Im Kampf um die besten Talente steigt der Druck auf die Arbeitgeber, über das Gehalt hinaus ansprechende Sozialleistungen anzubieten. Über ein Drittel (35 Prozent) der heimischen Arbeitnehmer:innen ist sogar bereit, auf zehn Prozent des Gehalts zu verzichten, wenn sie dafür wichtige Benefits erhalten – in der Gen Z ist es sogar jede:r Zweite (46 Prozent).

Benefits wie Home-Office oder flexible Arbeitszeiten, zählen jedoch nicht dazu. Sie werden viel mehr als selbstverständliche Voraussetzung betrachtet und sind wie der Obstkorb, den nur mehr 24 Prozent als sehr ansprechend bewerten, seit langem kein Alleinstellungsmerkmal mehr.

“Eine ‚One-size-fits-all-Lösung‘ bei Benefits ist nicht mehr zeitgemäß. Unternehmen, die die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter:innen erkennen und entsprechend handeln, sind für die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt besser gerüstet und langfristig erfolgreicher”, so Schuller weiter.

Kommunikation mangelhaft

Aufholbedarf gibt es auch in der Kommunikation: Nur 56 Prozent der Mitarbeiter:innen kennen auch alle angebotenen Benefits. Auf Seite der Arbeitgeber gilt es dringend, eine zugängliche Übersicht der angebotenen Benefits zu schaffen und diese laufend zu kommunizieren. Etwa ein Drittel (32 Prozent) der befragten Unternehmen gibt zudem an, keine genaue Kenntnis darüber zu haben, wie viel Prozent der Lohnsumme für Benefits aufgewendet werden.

“Das zeigt deutlich, dass Unternehmen ihre Kommunikationsstrategie für bestehende Mitarbeiter:innen dringend verbessern müssen, denn 88 Prozent wünschen sich einen Arbeitgeber, der sich um sie kümmert”, fasst Schuller abschließend zusammen. “Nur wer langfristige Absicherung und moderne Arbeitsmodelle kombiniert, wird im Wettbewerb um die besten Talente bestehen können – erst recht in Zeiten des Fachkräftemangels.”

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