11.04.2022

FlexCo: Wegfall von Notar-Pflicht würde Verfahren verzögern, nicht beschleunigen

Jakobus Schuster, Co-Founder des Wiener Startups notarity, erklärt im Gastkommentar, warum er die vielfach geforderte Abschaffung der notariellen Formerfordernisse in der FlexCo / FlexKap für falsch hält.
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Jakobus Schuster hält die vielfach geforderte Abschaffung der notariellen Formerfordernisse in der neuen Rechtsform FlexCo / FlexKap für falsch
Jakobus Schuster hält die vielfach geforderte Abschaffung der notariellen Formerfordernisse in der neuen Rechtsform FlexCo / FlexKap für falsch | (c) notarity
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Notar:innen erfüllen im Bereich des GmbH-Rechts wichtige rechtspflegende Funktionen. Eine Abschaffung notarieller Formerfordernisse in der neuen Rechtsform FlexCo / FlexKap würde zu Rechtsunsicherheit und Verzögerungen von Verfahren anstatt zu Beschleunigungen führen. Es sind andere Maßnahmen zu ergreifen, die zu mehr Flexibilität bei GmbH-gesellschaftsrechtlichen Vorgängen führen werden.

Ich bin Gründer und Geschäftsführer der notarity GmbH. In dieser Funktion hatte ich schon öfters Termine bei Notar:innen. Etwa bei der Gründung der GmbH oder unser kürzlich durchgeführten Kapitalerhöhung. Physisch anwesend zur Unterschrift eines Dokuments bei einer Notar:in war ich aber noch nie. Alle unsere Notariatsakte und Beglaubigungen haben wir bislang digital abgewickelt. Schnell, unkompliziert und flexibel. Als Hürde habe ich den Notariatsakt bislang so nicht wahrgenommen. In der aktuellen Debatte um die FlexCo bzw. FlexKap wird viel über die Rolle von Notar:innen diskutiert. Die Abschaffung von notariellen Formerfordernissen in der FlexCo mag auf den ersten Blick populär klingen, ist aber auf den zweiten Blick nicht zu begrüßen.

Notar:innen als Gatekeeper für Firmenbuchgerichte

Die Kernaufgabe von Notar:innen ist die Errichtung von öffentlichen Urkunden. Öffentliche Urkunden haben in Österreich die Vermutung, dass diese echt sind und erbringen den vollen Beweis dessen, was darin vor der Notar:in erklärt wurde.

Im diskutierten Bereich der notariellen Formerfordernisse im GmbH-Gesellschaftsrecht dienen solche öffentlichen Urkunden in der Regel dazu, Eintragungen im Firmenbuch zu erwirken. Beim Firmenbuch handelt es sich um ein öffentliches Verzeichnis. In das Firmenbuch werden grundlegende Tatsachen zu Unternehmen eingetragen und öffentlich einsichtig gemacht. Für das reibungslose Funktionieren unserer Rechtsordnung ist es wichtig, dass die Informationen im Firmenbuch zutreffend und aktuell sind. In anderen Rechtsordnungen, die kein mit dem Firmenbuch vergleichbares Regime haben, sind etwa im Falle einer Übertragung von Geschäftsanteilen an einem Unternehmen aufwändige Recherchen über die Eigentumsverhältnisse nötig. Das kann zu hohen Kosten und zeitlichen Verzögerungen führen. Das Firmenbuch erfüllt also eine wichtige Funktion zur Rechtsklarheit und Rechtssicherheit.

Die rechtspflegende Funktion der Notar:innen trägt dazu bei, Prozesse effizient, schnell und fehlerfrei abzuwickeln.

Durch die Pflicht zum Notariatsakt bei der Übertragung von GmbH-Geschäftsanteilen wird sichergestellt, nicht übereilt und schlecht dokumentiert Anteile an GmbHs zu übertragen. Notar:innen haben hier also eine Gatekeeperfunktion. Vorgänge, die zur Änderung von Eintragungen im Firmenbuch führen, werden durch Notar:innen betreut. Damit tragen Notar:innen zur Richtigkeit des Firmenbuchs und zur Entlastung der Firmenbuchgerichte bei.

Notar:innen in Österreich so digital wie in kaum einem anderen Land in Europa

In der Diskussion um die Rolle von Notar:innen bei Kapitalerhöhungen, Anteilsübertragungen etc. wird wiederholt behauptet, dass ein Entfall der notariellen Einbindung zu einer einfacheren Beteiligung von Investor:innen am Unternehmen und einer generellen Beschleunigung von Prozessen führe. Österreichs Notar:innen sind allerdings mittlerweile so flexibel aufgestellt, dass es zu keinen Verzögerungen im Prozess kommt.

Die Notar:innen in Österreich sind so digital wie in kaum einem anderen Land in Europa. Beinahe alle notariellen Formerfordernisse können auch digital abgewickelt werden. Digitale Termine bei österreichischen Notar:innen sind kurzfristig und flexibel verfügbar. Als Gründer kann ich heute für in einer Stunde oder weniger einen digitalen Unterfertigungstermin bei einer Notar:in vereinbaren. Die fertigen Dokumente hatten wir jeweils wenige Minuten nach dem digitalen Notariatstermin – ebenfalls in digitaler Form. Mit notarity bauen wir außerdem eine Plattform, die digitale Termine für Notar:innen und deren Klient:innen so einfach machen, dass diese für den Regelbetrieb im Notariat in Frage kommen.

FlexCo: Überlastung von Firmenbuchgerichten vermeiden

Würde der Notariatsakt bzw. die notarielle Beglaubigung in der FlexCo bei Umständen, welche Eingang in das Firmenbuch finden sollen, entfallen, würde das diese Vorgänge schlechter dokumentiert und langsamer machen. Die Prüfung dieser Vorgänge wird dann nämlich allein bei den Rechtspflegern an den Firmenbuchgerichten hängen bleiben. Diese müssen sicherstellen, dass die Informationen im Firmenbuch zutreffend sind. Erhalten die Rechtspfleger diese Eingaben zum Firmenbuch vollständig ungefiltert, wird das zunächst einmal zu einem deutlichen Mehraufwand an den Firmenbuchgerichten führen. Es wird schwierig werden, hier schnelle und effiziente Prozesse zu entwickeln. Es ist in meinen Augen ein Irrglaube, dass die Abschaffung von notariellen Formerfordernissen zur Beschleunigung von Prozessen führen wird. Vielmehr trägt die rechtspflegende Funktion der Notar:innen hier dazu bei, Prozesse effizient, schnell und fehlerfrei abzuwickeln.

Sinnvolle Maßnahmen zur Beschleunigung und Flexibilisierung

Nach meiner bisherigen Erfahrung entstehen Verzögerungen und Hindernisse für eine flexible Abwicklung gesellschaftsrechtlicher Vorgänge nicht bei Notar:innen sondern zB beim Einholen einer Steuernummer. Hier wäre eine eigentliche Stellschraube, an der angesetzt werden müsste. Auf die Steuernummer wartet man oft tage-, wenn nicht sogar wochenlang. Der Notariatsakt kann hingegen in wenigen Stunden vereinbart und im Bedarfsfall digital & flexibel abgewickelt werden. Durch eine Implementierung effizienter Prozesse im Eintragungsverfahren kann der Prozess stark beschleunigt werden.

Für eine noch bessere Anwendbarkeit von digitalen notariellen Dienstleistungen sollte der Gesetzgeber die Möglichkeit der Errichtung von hybriden Urkunden schaffen. Auf hybriden Urkunden signiert ein Teil digital und der andere Teil analog. So entsteht eine weitere Flexibilisierung bei der Erfüllung notarieller Formerfordernisse, da alle Zeichnenden den Prozess wählen können, der für sie am besten funktioniert.

Eine weitere leicht auszumerzende Hürde, die zu Verzögerungen führen kann, ist die praktizierte Notwendigkeit zur Vorlage von Vertretungsnachweisen bei Gesellschaften aus dem Ausland. Ein solcher Vertretungsnachweis bei einer ausländischen Gesellschaft muss von einer Notar:in aus dem Herkunftsstaat beglaubigt sein. Wird hier auch noch eine Apostille erforderlich, kann das den Prozess stark einbremsen. Es ist nicht einzusehen, warum nicht auch Notar:innen aus Österreich in ausländische Register Einsicht nehmen und diesen Vertretungsnachweis ausstellen können. Auch hier ist der Gesetzgeber zum Handeln aufgerufen.

Weitere Vorteile von Notariatsakten

Neben der nun hinlänglich beschriebenen Gatekeeperfunktion von Notar:innen beim Firmenbuch, hat die Einbindung von Notar:innen aber auch eine Reihe weiterer Vorteile.

Notar:innen sind unabhängige Rechtsberater:innen, welche die Interessen aller Beteiligten im Blick haben. Notar:innen sind nicht parteiisch. Bei so gewichtigen Entscheidungen wie der Gründung einer GmbH oder dem Verkauf von GmbH-Anteilen sorgen sie damit für ausgewogene vertragliche Verhältnisse. Es mag im Einzelfall richtig sein, dass beide Vertragsparteien sehr gut anwaltlich beraten und ausreichend über die rechtlichen Risiken aufgeklärt sind. Das ist aber bei weitem nicht in allen Fällen so. Hier eine legistische Entscheidung zu treffen, wann die einzelnen Vertragsparteien „genug beraten“ sind, erscheint mir unrealistisch. Denkbar wäre etwa, dass auf ausdrücklichen Wunsch der Parteien auf das Vorlesen des Notariatsaktes verzichtet werden kann, nicht aber auf die Belehrungen und die Rechtsberatung.

Darüber hinaus können sauber aufgesetzte und ausgewogene Verträge späteren Streit vermeiden. Notar:innen sind darin Profis. Eigentlich vermeidbare gerichtliche Auseinandersetzungen sind langwierig und teuer. Dieser Aufwand kann durch eine frühzeitige Einbindung von Notar:innen verhindert werden.

Der Entfall der Einbindung von Notar:innen in der FlexCo würde nicht zu den gewünschten Regelungszielen führen

Wie gezeigt würde der Entfall der Einbindung von Notar:innen in der FlexCo bzw. FlexKap nicht zu den gewünschten Regelungszielen führen. Vielmehr wird ein Entfall der notariellen Formerfordernisse zu weniger Rechtssicherheit und damit verbundenen höheren Kosten führen. Darüber hinaus ist zu befürchten, dass Firmenbuchgerichte überlastet werden, es häufig zur Ablehnung von Eintragungen und langen Verfahrensdauern kommen würde.

In Österreich bestehen schon heute die rechtlichen Rahmenbedingungen, die Notariatsakte digital, flexibel und kurzfristig ermöglichen. Ich beobachte jedoch auch, dass bei vielen Klient:innen die Skepsis gegenüber digitalen Notariatsakten noch gegeben ist. Hier ist es vielmehr Aufgabe der Kund:innen, diese auch aktiv einzufordern sowie Aufgabe von Rechtsanwält:innen und Notar:innen, diese digitalen Dienstleistungen nicht als mühsame Option für den Ausnahmefall darzustellen. Digitale Notariatsakte funktionieren gut und sind dafür geeignet, die Regelungsziele zu erreichen, die gerade mit der vollkommenen Abschaffung der notariellen Formerfordernisse zu erzielen versucht werden. Ein populistischer und unüberlegter Vorstoß mit der Abschaffung notarieller Formerfordernisse wird dagegen zu mehr Problemen führen und die Regelungsziele verfehlen.

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Margit Kendler, CFO von Greiner Packaging | (c) brutkasten / Haris Dervisevic

Kaum ein Thema beschäftigt die heimische Industrie derzeit so stark wie die Adaption von Künstlicher Intelligenz. Während vielfach die These vertreten wird, dass Europa das Rennen um generative KI verloren hat, werden der Industrie bei der KI-Adaption gute Chancen eingeräumt. Die Industriellenvereinigung hat dazu eine eigene KI-Taskforce eingerichtet, die mittlerweile bei ihrer Halbzeit angelangt ist. Mit deren Vorsitzendem, Keba-CEO Christoph Knogler, haben wir im aktuellen brutkasten-Printmagazin ein ausführliches Cover-Interview über industrielle KI als Europas Chance geführt.

Wie das Thema in der Verpackungsindustrie ankommt, zeigt der Blick zu Greiner Packaging: Die Sparte der Greiner Gruppe mit Hauptsitz im oberösterreichischen Sattledt erwirtschaftete 2025 einen Umsatz von 902 Millionen Euro, steht damit für mehr als 45 Prozent des Gruppenumsatzes und beschäftigt fast 4.900 Mitarbeiter:innen an 30 Standorten in 15 Ländern. Im Interview am European Forum Alpbach spricht CFO Margit Kendler über drei KI-Fokusfelder von der Kundeninteraktion bis zur Verwaltung, die Folgen der EU-Verpackungsverordnung (PPWR) und darüber, warum sie die Einführung von KI an die SAP-Projekte ihrer frühen Berufsjahre erinnert.


brutkasten: Greiner Packaging wächst trotz eines schwierigen Marktumfelds. Was sind die Gründe?

Margit Kendler: Unsere Stärke ist, dass wir sehr gute Produkte haben und diese kontinuierlich weiterentwickeln, auch in Richtung Nachhaltigkeit und der rechtlichen Anforderungen, etwa der PPWR. Dazu kommen langjährige Partnerschaften mit unseren Kunden, die wir gemeinsam weiterentwickeln können. Dadurch schaffen wir es auch in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten, über den Markt hinaus zu wachsen.

Herausfordernde Zeiten in Bezug auf den Markt?

Im Sinne von Zeiten, in denen die gesamte geopolitische Lage instabiler wird. Beim Rohmaterial-Sourcing ist etwa die Straße von Hormus immer wieder ein Thema. Trotz widriger Umstände schaffen wir es aufgrund der langjährigen Erfahrung unserer Teams und der verlässlichen externen Kontakte, gute Lösungen für unsere Kunden zu finden. Das zeichnet Greiner Packaging aus.

Künstliche Intelligenz war bei der Jahrespressekonferenz der Greiner Gruppe ein Thema. Welche Hebel sehen Sie in der Verpackungsindustrie, um die Produktivität zu steigern?

Wir sehen im Moment bei Greiner Packaging drei Fokusbereiche. Der erste ist Richtung Kunden: Wie interagieren wir in Zukunft mit Kunden, wo wünschen sie sich automatisiertere Prozesse, weil sie auf ihrer Seite ebenfalls Prozesse anstoßen? Und wo bleibt der persönliche Kontakt weiter wichtig? Gerade bei Produktentwicklungen wird der persönliche Kontakt wichtig bleiben.

Die zweite Stoßrichtung ist die Produktion. Da geht es um Datenauswertung, die man mit KI effizienter machen kann. Viele Daten sind vorhanden, aber wie nutzen wir sie am besten? Dazu kommt alles, was weiterentwickelte Robotics in Richtung Humanoid ist. Der dritte Teil ist die Verwaltung: alles, was an Berichtsanforderungen im Sinne von Nachhaltigkeit und Ähnlichem anfällt. Wo kann man Datensammlung und Dokumentation sinnvoll in eine KI überführen?

Es gibt die These, dass Europa bei generativer KI das Rennen verloren hat, bei der KI-Adaption in der Industrie aber gute Chancen hat. Auf welche Modelle setzen Sie?

In der Produktion haben wir erste Erfahrungen gesammelt. Im Moment nutzen wir die vorhandenen Modelle und screenen, was am Markt aufkommt. Es ist so schnelllebig, dass immer die Frage ist: Kommt man überhaupt zur Anwendung oder gibt es schon wieder die nächste Entwicklungsstufe? Wichtig ist uns aber, dass die europäische Datensouveränität gestärkt wird und dass Unternehmen unterstützt werden, die diesen europäischen Fokus haben, um den Standort und Europa zu stärken.

Greift man da spezifisch auf europäische Modelle wie Mistral zurück?

Natürlich sehen wir uns europäische Lösungen an und wollen diese einsetzen, wenn sie uns den entsprechenden Nutzen bringen. Wir freuen uns über technologische Initiativen, die Europa gesamthaft als Standort stärken.

Margit Kendler im Gespräch mit brutkasten-Chefredakteur Martin Pacher beim European Forum Alpbach | (c) brutkasten / Haris Dervisevic

Welche Aufgaben übernimmt KI aktuell bei Greiner Packaging?

Eher am Ende der Produktion, im Verpackungsbereich und Richtung Lager. Im Durchfluss der Produktion ist schon sehr viel automatisiert. Man muss differenzieren: Wo brauche ich tatsächlich KI und was geht bereits über klassische Automatisierung, also Roboterarme oder Verpackungsstraßen. Es geht wirklich nur noch um die Lücken, die etwa im Bereich Qualitätskontrolle bestehen. Und man muss genau schauen, bei welchen Stückzahlen sich Robotik auszahlt. Gerade beim händischen Assembly ist die Frage, ob die Roboter mit ihren Achsen schon gut genug sind.

Die Entwicklung ist enorm rasant. Wie bleibt man da als CFO up to date und wie fließt das in die Strategie ein?

Es beginnt mit einem tiefen Grundinteresse. Und dann nutze ich eine Mischung aus Workshops, Schulungen und Foren wie dem European Forum Alpbach, wo ich KI-Termine wahrnehme, dazu Newsletter und vieles mehr. Intern gibt es auf Gruppenebene eine Taskforce zu KI, die selektiert, welche Anwendungsfälle es für uns als Sparte oder übergreifend für die gesamte Gruppe gibt.

Wo ist die Schnittstelle zwischen Innovation und Ihrer Arbeit?

Als erfolgreiches Unternehmen muss man darauf achten, sich nicht auf den Lorbeeren auszuruhen. Nur weil es jetzt gut ist, braucht man trotzdem den Blick in die Zukunft. Bei uns ist Innovation sehr produktgetrieben: Welche Barriereeigenschaften gibt es, wie ist die Haltbarkeit eines Joghurts in dem Becher? Das wird stark durch die Verpackungsverordnung getrieben, wo es um Rezyklierfähigkeit und den Einsatz recycelter Materialien geht. Andererseits geht es um die Frage, wie wir in 15 Jahren erfolgreich sind. Dafür haben wir Stage-Gate-Prozesse. Ein großes Thema ist auch Reuse, also Mehrfachnutzung versus Einmalnutzung.

Und Innovation umfasst nicht nur die Produkte selbst, sondern auch das, was um das Produkt herum ist: Serviceleistungen, Lieferung, wie wir unsere Kunden servicieren. Bei Reuse stellt sich die Frage, ob man nur das Produkt macht oder auch Services rund um den Reuse anbietet. Im Endeffekt geht es immer darum, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Schaut man sich dafür auch neue Geschäftsfelder an?

Wir haben uns das gerade angeschaut. Wir haben etwa die Becher für den Song Contest gemacht. Einer meiner früheren Arbeitgeber war Ifco, die die Obst- und Gemüsekisten an die Supermarktketten vermieten. Das war ein klassischer Reuse-Anbieter, bei dem das Waschen, Ausbringen und Einsammeln Teil des Geschäftsmodells war. Und auch bei Greiner Packaging evaluieren wir, welche Alternativen und neuen Geschäftsmodelle spannend sein könnten.

Die Verpackungsverordnung gilt seit 12. August. Der Handelsverband fordert ein Moratorium, weil es noch viele Unsicherheiten gibt. Wie nimmt man das bei Greiner Packaging wahr?

Es führt kein Weg an Verordnungen vorbei. Wir haben eine Welt, und wenn sie verbraucht ist, ist sie verbraucht. Diese strengeren Regelungen machen Sinn. Die Schwierigkeit ist, dass wir uns als großes Unternehmen deutlich leichter tun, weil wir die Ressourcen haben. Und selbst für uns ist es ein sehr hoher Aufwand, alle Dokumentationen zu liefern und die Lieferkette ordentlich zu dokumentieren. Ich verstehe daher die kleineren Unternehmen, für die das ein umso höherer Aufwand ist. Ob ein Moratorium die Lösung ist, weiß ich nicht. Man sieht es bei der Diskussion Verbrenner versus Elektroauto: Diese langfristige Unsicherheit – wird es A oder B – ist schwierig, weil man bis zur Entscheidung alle Wege parallel verfolgen muss.

Der K3-Becher ist eines Ihrer Premium-Produkte und seit vielen Jahren auf dem Markt. Jetzt gibt es mit r100 eine neue Generation. Was treibt solche Innovationen: Regulatorik oder Eigenantrieb?

Eine Mischung. Der K3 entstand aus dem Wunsch, ein nachhaltigeres Produkt zu schaffen. Es ist eine Kombination aus Kundenanforderungen, rechtlichen Vorgaben und dem Eigenantrieb, es noch besser zu machen, mit Leichtgewicht, Banderolen und Rezyklierfähigkeit. Die nächste Generation ist gerade in Entwicklung. Ein weiterer Trend ist Monomaterial: Oft hat man beim Joghurt den klassischen Aluminium-Topper. Wenn die Leute den nicht abreißen, kann nicht sortiert werden und der Becher geht in der Wiederverwertung verloren. Ist alles das gleiche Material, ist es deutlich leichter.

Arbeitet man dafür auch mit externen Partnern zusammen, etwa Startups?

Im Moment nicht, aber es ist immer am Radar, um zu schauen, was sich am Markt entwickelt und ob sich Kooperationen anbieten.

Die IV-KI-Taskforce ist bei Halbzeit. Wie schätzen Sie die Verpackungsbranche bei der KI-Adaption ein?

Generell ist mein Eindruck, dass Österreich mehr die Risiken als die Chancen sieht. Die Amerikaner denken mehr in Möglichkeiten, deshalb sitzen dort viele der KI-Unternehmen. Wir Österreicher sehen oft zuerst die Risiken, und solange diese nicht gemeistert sind, fängt man nicht an, über die Möglichkeiten nachzudenken. Um den Anschluss zu halten, brauchen wir mehr Offenheit und eine gute Balance zwischen Risiko und Chance.

Ein reiner Tool-Rollout geht oft nach hinten los, wenn die Organisationsentwicklung nicht mitgedacht wird. Wie gehen Sie vor?

Am Berufsanfang war ich SAP-Beraterin und habe SAP eingeführt. Ich finde es nicht so anders. Egal welche Technologie man einführt, man muss die Menschen mitnehmen. Viel zu oft wird der Mensch nicht mitgedacht. Ob ich von R/2 auf R/3 oder von R/3 auf Hana umsteige oder eine KI dazubaue: Es ist immer die gleiche Frage. (Anm. d. Red.: R/2, R/3 und Hana bezeichnen aufeinanderfolgende Generationen der SAP-Unternehmenssoftware, deren Umstellung jeweils große Migrationsprojekte in Unternehmen auslöste) Wie arbeiten wir dann anders, welche Kompetenzen werden gebraucht und wie muss ich diese rechtzeitig schulen? Ich sehe das in unserer Verantwortung als Arbeitgeber, dass unsere Mitarbeiter:innen mitwachsen.

Gibt es Ängste, dass Jobs wegrationalisiert werden?

Jobs ändern sich einfach. Was ich bei uns erlebe: Wir haben viele Early Adopter. Es gibt seit Langem das Angebot, KI zu nutzen, plus wöchentliche Online-Kaffeerunden für Best-Practice-Sharing. Wir haben Kolleg:innen, die schon viel mit Agenten arbeiten. Viele sehen die Arbeitserleichterung im Täglichen, weil die KI Routinetätigkeiten übernimmt. Sorgen, wegrationalisiert zu werden, erlebe ich im Moment nicht.

Was ich auch stark merke: Kolleg:innen, die spezifische Skills nicht haben, können plötzlich Themen lösen. Ein Kollege, der nicht im Controlling ist und kein Excel- oder PowerPoint-Meister, konnte über die KI alles so darstellen, wie es gebraucht wurde. Das hat ihn einen halben Tag gekostet. KI erlaubt, gewisse Ausbildungsschritte zu überspringen. Dafür sind andere Ausbildungen nötig.

Greiner Packaging ist auch außerhalb Europas vertreten. Wie nehmen Sie die KI-Regulierung in Europa wahr?

Der EU AI Act erhöht die Anforderungen an Unternehmen, schafft aber gleichzeitig Vertrauen in die Technologie. Für uns ist entscheidend, KI innovativ, aber auch verantwortungsvoll einzusetzen. Wer beides beherrscht, wird langfristig erfolgreicher sein.

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