09.11.2022

Effizienzkiller Büro: Produktivität in den letzten 10 Jahren um 50 Prozent gesunken

In den letzten zehn Jahren sei die Ineffizienz in Büros um 50 Prozent gesunken - das geht einer deutschen Studie hervor. Vor allem nach der Corona-Pandemie habe der Digitalisierungsschub in vielen Organisationen dazu geführt, Zeit für unnötige Besprechungen und E-Mails zu verschwenden.
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Man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. (c) Adobe Stock | fizkes

Jede dritte Arbeitsstunde im Büro wird verschwendet – das geht aus einer deutschen Studie hervor. Die Erhebung weist einen 50-prozentigen Rückgang der Effizienz von Angestellten in den letzten zehn Jahren vor – vorausgesetzt, sie arbeiten im Büro. Als Grund dafür nennt der wissenschaftliche Leiter der Studie, Daniel Markgraf von der Akad Hochschule Stuttgart, den ineffizienten Umgang mit der Digitalisierung – vor allem nach der Corona-Pandemie. 

Ineffizient durch E-Mails, Recherche und Co

Vor allem die Suchzeiten für Informationen seien in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Laut der Studie verbringen Angestellte somit einen ganzen Tag pro Woche mit Recherche und Co – davon ein Drittel online. Kostete das Aufspüren von Dateien und Papieren vor zehn Jahren noch gut 13 Prozent der Arbeitszeit, so sind es nun fast 20 Prozent. Auch die tägliche Beschäftigungsdauer für E-Mails habe seit 2013 um 60 Prozent zugenommen und liege bei 163 Minuten. Im Zuge der Studie wurden 850 Teilnehmer:innen befragt, wobei zwei Drittel dieser in Führungspositionen tätig sind. Diese empfinden 20 Prozent des Zeitaufwands für E-Mails als Verschwendung. 

Aktuell nehmen auch Besprechungen ein Viertel der Arbeitszeit in Anspruch, wobei durch unzureichend protokollierte Meetings die Ineffizienz dieser sowie die verlorene Arbeitszeit im Vergleich zu 2013 um 72 Prozent gestiegen ist. „Führungskräfte müssen hier die Reißleine ziehen, damit sich Mitarbeiter wieder um den Unternehmenserfolg kümmern und nicht um die stundenlange Suche nach Papieren und Dateien, das Abarbeiten sinnloser E-Mails oder das Absitzen ineffizienter Meetings“, sagt Jürgen Kurz, Geschäftsführer von Büro-Kaizen, der zum dritten Mal seit 2013 unter der Leitung von Markgraf die Studie durchführte. 

Organisationsprobleme in Büros führen zu Fachkräftemangel

Obwohl die Ergebnisse der Studie eine sehr bedrückende Entwicklung der Arbeitswelt porträtieren, kann man laut Kurz die Ineffizienz in Büros mit einfachen Methoden reduzieren. Vor allem das Problem des Fachkräftemangels könne sich damit lösen lassen, denn man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. Klare Regeln bei der Nutzung von Software und beim Ablagesystem sowie die Einführung von Mitarbeiter:innen-Trainings können hierfür die Lösung sein. „Fast 40 Prozent der Projekte laufen aus dem Ruder, was Verzögerungen, Mehrkosten und verschenktes Potenzial zur Folge hat. Der Wandel hin zu Büro-Effizienz muss begleitet werden, denn in stressigen Situationen neigt der Mensch dazu, es so zu machen, wie er es immer gemacht hat“, sagt Kurz. 

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Der European Venture Sentiment Index deutet eine positive Entwicklung für das nächste Quartal an (c) Adobe Stock
(c) Adobe Stock

„Für das zweite Quartal könnten die Vorzeichen kaum schlechter stehen“, zitierte brutkasten Venionaire im April zur Veröffentlichung des European Venture Sentiment Index für das erste Quartal. Doch – wie so oft – kam es dann doch anders. Die im ersten Quartal durch den Angriff der USA auf den Iran hervorgerufene Krise schlug sich nämlich – anders als etwa die Krise nach Beginn des Ukraine-Kriegs – nicht auf die Risikokapital-Volumina nieder.

Die Zahlen sahen laut Venionaire-Analyse im zweiten Quartal nämlich gut aus: Die Gesamtinvestitionen am europäischen Risikokapitalmarkt nahmen weiter zu und erreichten mit 29 Milliarden US-Dollar einen neuen Rekord. Weiters konnte auch die reine Deal-Anzahl um rund fünf Prozent auf 965 Deals gesteigert werden.

(c) Venionaire Capital

Knapp negativer Indexwert – abermals pessimistischer Ausblick

Dennoch sind die für den quartalsweisen Index befragten Investor:innen nicht in Jubelstimmung. Der Indexwert liegt mit 4,8 knapp unter der neutralen Marke 5. Er ist damit besser als der Wert im Vorquartal und besser als der für das Quartal erwartete Wert (siehe Grafik), aber immer noch nicht positiv. Auch die Erwartung für das kommende Quartal ist mit 4,4 wieder schlechter. „Die Zahlen zeichnen ein positiveres Bild als die Stimmung. Investor:innen sind weiterhin zurückhaltend und warten mit Investments“, analysiert Berthold Baurek-Karlic, Gründer und Vorstandsvorsitzender der Venionaire Capital AG.

(c) Venionaire Capital

Man erkenne eine leichte Stabilisierung, so Baurek-Karlic weiter zum Index-Wert. „Zwar erwarten Investor:innen mehr Aktivität und Wettbewerb im dritten Quartal, doch die großen Sorgen rund um geopolitische Spannungen und handelspolitische Unsicherheit sind aber weiterhin da.“ Es verwundere also nicht, dass der erwartete Index-Wert lediglich 4,4 betrage. Investor:innen würden kurzfristig ohne verlässlichen Ausblick auf die kommenden Quartale agieren, meinen die Analysten von Venionaire Capital.

DeepTech im Vorteil

Und langfristig könnte sich eine Veränderung der Investitionskriterien abzeichnen, erwarten die Analysten. Effizienz und Produktdifferenzierung würden zunehmend als Grundvoraussetzungen gelten. In den Mittelpunkt rücke stattdessen die Frage, ob ein Unternehmen über einen dauerhaft verteidigungsfähigen Wettbewerbsvorteil verfüge. „Investoren hinterfragen verstärkt, ob KI-basierte Produkte tief in Infrastruktur und Arbeitsabläufen verankert sind oder lediglich auf bestehenden Basismodellen aufsetzen. Geschäftsmodelle, deren Kernfunktion kurzfristig von einem großen KI-Anbieter in dessen Plattform integriert werden könnte, werden entsprechend kritischer bewertet“, so Baurek-Karlic.

Davon würden insbesondere Bereiche mit höheren technologischen und physischen Eintrittsbarrieren profitieren, darunter DeepTech, Biotechnologie, Hardware, Robotik und fortschrittliche Fertigung. „Vielleicht stehen wir vor einem goldenen Zeitalter der DeepTech-Unternehmen“, mutmaßt der Venionaire-Gründer.

Größte Runden und stärkste Länder

Diese Erwartungen würden sich in den Top-Investments des zweiten Quartals widerspiegeln: Mit Eurowind Energy (2,3 Mrd. US-Dollar, Energie- und Abfallwirtschaft), Isomorphic Laboratories (2,1 Mrd. US-Dollar, KI-Biotechnologie) und Stegra (1,6 Mrd. US-Dollar, erneuerbare Energien) seien die größten Finanzierungsrunden an Unternehmen gegangen, die nicht einfach vom Markt verdrängt werden können. Im europäischen Risikokapital-Länderranking führte einmal mehr das Vereinigte Königreich (12,3 Mrd. US-Dollar) überlegen vor Deutschland (3,6 Mrd. US-Dollar) und – überraschend dank Eurowind Energy – Dänemark (3 Mrd. US-Dollar).

(c) Venionaire Capital

Und wie geht es weiter? Baurek-Karlic analysiert: „Der Risikokapitalmarkt befindet sich momentan im Wandel. Investor:innen sind bereit, mehr Kapital zur Verfügung zu stellen, wollen dafür aber auch ein gewisses Maß an Sicherheit. Auch im dritten Quartal werden es etabliertere Unternehmen mit einem felsenfesten Geschäftsmodell leichter haben.“

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