30.10.2015

Checkliste: So schreiben Sie E-Mails richtig

Wer kennt das nicht, das Warten auf ein wichtiges E-Mail. Im Minuten-Takt drückt man auf das Feld "Aktualisieren", in der Hoffnung, dass sich etwas tut. Je mehr Zeit verstreicht, desto unsicherer wird man, ob das ursprüngliche E-Mail gut formuliert oder der Inhalt richtig aufbereitet wurde. Dem eigenen Geist sind kaum Grenzen gesetzt, wenn es um derartige Selbstzweifel geht.
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Es gibt eine Checkliste, die dabei hilft, E-Mails richtig zu verfassen.

Ist es für Sie schwierig eine E-Mail so zu formulieren, dass Sie sicher mit einer Antwort rechnen können? Richtig E-Mails schreiben ist gar nicht so einfach. Der Brutkasten hat hier eine Checkliste, die man vor dem Absenden durchgehen kann, um sicherer beim Schreiben von geschäftlichen Mails zu werden.

Lassen sich die folgenden fünf Fragen beantworten? Nein – dann Finger weg vom Senden-Button.

1. Ist das Ziel eindeutig erkennbar?

Ist dem Leser klar, was Sie von ihm wollen? Egal, ob Sie Informationen anfordern möchten oder wollen, dass sich der E-Mail-Empfänger durch ein Angebot klickt. Es muss ein klares Ziel definiert werden. Kurze Sätze und eine klare Ausdrucksweise machen es dem Empfänger ebenfalls leichter zu verstehen, was man mit der E-Mail erreichen will. Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man außerdem das Interesse des Lesers.

+++ Mehr zum Thema: Überzeugende Mails schreiben +++

2. Warum soll gerade dieses Mail den Leser interessieren?

Es muss klar erkennbar sein, warum dieses Mail für den Leser von Bedeutung ist. Soll er etwas lernen? Soll das Interesse an einem Produkt geweckt werden, das für ihn relevant ist? Was für einen Nutzen kann er daraus ziehen? Die wichtigsten Informationen sollten deshalb bereits in den ersten Sätzen enthalten sein.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt meine Mail als Spam? +++

3. Was hält den Leser vom Handeln ab?

Könnte er das Angebot für zu teuer halten? Kann er in seiner momentanen Situation überhaupt Interesse zeigen? Befürchtet er, dass der Fragebogen, das Angebot oder der Blogeintrag zu viel von seiner Zeit in Anspruch nehmen könnte? Nehmen Sie dem Empfänger diese Angst und erklären Sie ihm, warum sie unbegründet ist.

Tipp: Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man das Interesse des Lesers.

4. Wurden überflüssige Informationen entfernt?

Liefern Sie lediglich jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um einen Kontext herzustellen. Vermeiden Sie es, mehrere Themen pro Mail anzusprechen (In diesem Fall dann lieber zwei E-Mails schicken). So kann der Leser seine Mails ordnen und sie jederzeit mit einer einfachen Stichwortsuche erneut aufrufen. Mehrere Themen und Ziele können den Leser außerdem davon ablenken, was man eigentlich erreichen will. Simpel bleiben.

Vor dem Mail ist nach dem Mail – mehr dazu hier

5. Ist die E-Mail gut strukturiert?

Ein langer Textblock ist anstrengend und zugleich abschreckend für das Auge. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit enorm. Benutzen Sie Aufzählungen, denn diese geben der Mail zusätzliche Struktur. Dann kann der Empfänger schnell erkennen, was (für ihn) wichtig ist. Es gilt außerdem, mehrere Schriftformate und Schriftgrößen zu vermeiden, um ein seriöses Erscheinungsbild zu wahren.

Jedes Wort zählt. Merke: Verlangsamter Lesefluss hält den Leser davon ab zu handeln.

Mehr zum Thema Mails schreiben hier

Quelle: Henneke, enchantingmarketing.com, entrepreneur.com, karrierebibel.de

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Christopher Helf war CTO und CO-Founder beim Wiener Krypto-Trading-Startup Trality. Im August des Vorjahres musste dieses Konkurs anmelden. Bereits ein Monat zuvor musste die Trading-Plattform ihren Service einstellen. Damals sei es dem Startup “aufgrund des aktuellen Marktumfelds nicht möglich gewesen, die Plattform und Dienstleistungen weiterhin anzubieten” – brutkasten berichtete.

Mit Januar 2024 startete Helf eine neue Challenge als CTO und Co-Founder des in Bonn sitzenden AI-Startups pagent.ai – gemeinsam mit CEO und Co-Founder Constantin Dißelkamp. Am gestrigen Montag vermeldete das Startup positive Nachrichten: Nämlich den Abschluss einer Pre-Seed-Finanzierungsrunde in Höhe von 900.000 US-Dollar – umgerechnet etwa 857.000 Euro.

AI-basierte Hyperpersonalisierung

Pagent.ai befasst sich mit der “AI-basierten Hyperpersonalisierung von Websites”. Das nun frische Kapital stammt vom teilstaatlichen High-Tech Gründerfonds (HTGF) – einem der größten deutschen Seed-Investoren, ebenfalls mit Sitz in Bonn.

Mit der generativen KI von pagent.ai können personalisierte Webinhalte erstellt und damit eine bessere Nutzeransprache ermöglicht werden. Wie das deutsche Medium startbase.de berichtet, soll pagent.ai “Webseiten automatisch auf die Bedürfnisse und Vorlieben bestimmter Zielgruppen abstimmen”, wodurch diese Marketingziele effizienter erreichen können.

Die Lösung von pagent.ai eigne sich insofern für Unternehmen, als dass diese keine A/B-Testungen mehr durchführen bräuchten, so das Startup. Das AI-System des Startups soll “automatisch die effektivste Variante der Website” identifizieren und “sie den Nutzern ausspielen, was zu einer verbesserten Nutzererfahrung führt”, heißt es auf starbase.de. Die Lösung soll überdies auf die “Verbesserung von Text- und Bildelementen” setzen.

Telekom und E-Commerce im Fokus

Für das kommende Geschäftsjahr plane das Startup, die Funktionalitäten seiner Technologie auf Struktur, Design und Video-Inhalte auszudehnen. Aktuell würden Testungen mit Pilotkunden durchgeführt, wobei sie die sogenannten “pagents” von pagent.ai testen. Diese “pagents” ermöglichen es, Website-Elemente automatisiert zu optimieren und die beste Version für Nutzer:innen auszuspielen, heißt es.

“Unser langfristiges Ziel ist es, das führende AI-Modell für personalisierte Kommunikation zu entwickeln und Online-Erfahrungen völlig neu zu gestalten”, wird Co-Founder Dißelkamp von startbase.de zitiert.

Die Lösung zeige sich bislang – nach Angaben des Startups – besonders für Unternehmen aus den Bereichen der Telekom und des Mode-Online-Handels interessant. Co-Founder Helf bestätigt: “Besonders Telekommunikations- und Fashion-E-Commerce-Unternehmen zeigen großes Interesse für die Automatisierungslösung. Für jede Organisation mit Onlinepräsenz liegt großes Potenzial in der Marketingautomatisierung mit AI, um ihre Ziele besser zu erreichen.”

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