30.10.2015

Checkliste: So schreiben Sie E-Mails richtig

Wer kennt das nicht, das Warten auf ein wichtiges E-Mail. Im Minuten-Takt drückt man auf das Feld "Aktualisieren", in der Hoffnung, dass sich etwas tut. Je mehr Zeit verstreicht, desto unsicherer wird man, ob das ursprüngliche E-Mail gut formuliert oder der Inhalt richtig aufbereitet wurde. Dem eigenen Geist sind kaum Grenzen gesetzt, wenn es um derartige Selbstzweifel geht.
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Es gibt eine Checkliste, die dabei hilft, E-Mails richtig zu verfassen.

Ist es für Sie schwierig eine E-Mail so zu formulieren, dass Sie sicher mit einer Antwort rechnen können? Richtig E-Mails schreiben ist gar nicht so einfach. Der Brutkasten hat hier eine Checkliste, die man vor dem Absenden durchgehen kann, um sicherer beim Schreiben von geschäftlichen Mails zu werden.

Lassen sich die folgenden fünf Fragen beantworten? Nein – dann Finger weg vom Senden-Button.

1. Ist das Ziel eindeutig erkennbar?

Ist dem Leser klar, was Sie von ihm wollen? Egal, ob Sie Informationen anfordern möchten oder wollen, dass sich der E-Mail-Empfänger durch ein Angebot klickt. Es muss ein klares Ziel definiert werden. Kurze Sätze und eine klare Ausdrucksweise machen es dem Empfänger ebenfalls leichter zu verstehen, was man mit der E-Mail erreichen will. Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man außerdem das Interesse des Lesers.

+++ Mehr zum Thema: Überzeugende Mails schreiben +++

2. Warum soll gerade dieses Mail den Leser interessieren?

Es muss klar erkennbar sein, warum dieses Mail für den Leser von Bedeutung ist. Soll er etwas lernen? Soll das Interesse an einem Produkt geweckt werden, das für ihn relevant ist? Was für einen Nutzen kann er daraus ziehen? Die wichtigsten Informationen sollten deshalb bereits in den ersten Sätzen enthalten sein.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt meine Mail als Spam? +++

3. Was hält den Leser vom Handeln ab?

Könnte er das Angebot für zu teuer halten? Kann er in seiner momentanen Situation überhaupt Interesse zeigen? Befürchtet er, dass der Fragebogen, das Angebot oder der Blogeintrag zu viel von seiner Zeit in Anspruch nehmen könnte? Nehmen Sie dem Empfänger diese Angst und erklären Sie ihm, warum sie unbegründet ist.

Tipp: Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man das Interesse des Lesers.

4. Wurden überflüssige Informationen entfernt?

Liefern Sie lediglich jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um einen Kontext herzustellen. Vermeiden Sie es, mehrere Themen pro Mail anzusprechen (In diesem Fall dann lieber zwei E-Mails schicken). So kann der Leser seine Mails ordnen und sie jederzeit mit einer einfachen Stichwortsuche erneut aufrufen. Mehrere Themen und Ziele können den Leser außerdem davon ablenken, was man eigentlich erreichen will. Simpel bleiben.

Vor dem Mail ist nach dem Mail – mehr dazu hier

5. Ist die E-Mail gut strukturiert?

Ein langer Textblock ist anstrengend und zugleich abschreckend für das Auge. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit enorm. Benutzen Sie Aufzählungen, denn diese geben der Mail zusätzliche Struktur. Dann kann der Empfänger schnell erkennen, was (für ihn) wichtig ist. Es gilt außerdem, mehrere Schriftformate und Schriftgrößen zu vermeiden, um ein seriöses Erscheinungsbild zu wahren.

Jedes Wort zählt. Merke: Verlangsamter Lesefluss hält den Leser davon ab zu handeln.

Mehr zum Thema Mails schreiben hier

Quelle: Henneke, enchantingmarketing.com, entrepreneur.com, karrierebibel.de

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Das Verenas-Team mit Gründerin Verena Nairz-Kapferer (3. v.r.). © Verenas

Die Ursprungsidee für Verenas entstand krisenbedingt: Während des ersten Corona-Lockdowns 2020 entwickelte Verena Nairz-Kapferer im eigenen Innsbrucker Café haltbare Rezepturen, um den Betrieb abzusichern. Was als Initiative für Café-Gäste begann, wird nun zum eigenständigen Geschäftsmodell. Im November 2026 gründen Verena Nairz-Kapferer und Jürgen Nairz eine eigene GmbH, um das Produktangebot im B2B-Bereich überregional zu skalieren.

Prozesssicherheit statt Spezialzutaten

Im Zentrum der Vertriebsstrategie steht der Premium-Gastrogroßhandel, über den Hotels, Cafés und Restaurants flächendeckend beliefert werden sollen. Aus mehr als 60 praxiserprobten Rezepturen konzentriert sich das Unternehmen für Großküchen auf rund 20 Varianten. Der wirtschaftliche Hebel liegt laut dem Gründungsteam dabei nicht nur beim Wareneinsatz von 0,80 bis 1,20 Euro pro fertig gebackener Portion. Standardisierte Mischungen reduzieren insbesondere den Arbeits- und Lageraufwand für Betriebe, die keine eigenen Spezialzutaten vorhalten wollen.

„Für einen Gastronomiebetrieb zählt nicht nur, was eine Portion an Zutaten kostet. Entscheidend sind auch Arbeitszeit, Einfachheit, Prozesssicherheit und eine Qualität, die unabhängig davon funktioniert, wer den Kuchen gerade zubereitet“, erklärt Jürgen Nairz, der den Vertriebsaufbau verantwortet.

Getrennte Produktion für Glutenfrei-Zertifizierung

Verena Nairz-Kapferer arbeitete ursprünglich im sozialen Bereich und verkaufte samstags selbst gebackene Kuchen. © Verenas

Die Backmischungen sind rein pflanzlich sowie zu großen Teilen zusätzlich glutenfrei formuliert. „Ich wollte nie einen Kuchen entwickeln, bei dem jemand sagt: Für vegan oder glutenfrei schmeckt der aber gut“, betont Produktentwicklerin Verena Nairz-Kapferer.

Um die geforderten Qualitätsstandards im B2B-Geschäft sicherzustellen, trennt das Startup laut eigenen Angaben die Fertigung. Vegane Varianten sollen ab November 2026 in einem Partnerbetrieb nahe Graz abgefüllt werden. Die glutenfreien Mischungen verbleiben in einer separaten Innsbrucker Produktionsstätte, um Kreuzkontaminationen auszuschließen. Damit bereitet sich das Unternehmen auf die Zertifizierung mit dem Glutenfrei-Symbol vor.

Absatzziel: 40.000 Einheiten im Jahr 2027

Flankiert von einem B2C-Onlineshop mit vorerst sieben Sorten setzt das Unternehmen auf wiederkehrende B2B-Bestellungen. Für das Geschäftsjahr 2027 peilt Verenas ein Absatzvolumen von rund 40.000 Einheiten an. Gespräche mit weiteren Partnern im Gastrogroßhandel laufen laut den Gründer:innen bereits, um die Distribution im kommenden Jahr überregional auszubauen.

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