30.10.2015

Checkliste: So schreiben Sie E-Mails richtig

Wer kennt das nicht, das Warten auf ein wichtiges E-Mail. Im Minuten-Takt drückt man auf das Feld "Aktualisieren", in der Hoffnung, dass sich etwas tut. Je mehr Zeit verstreicht, desto unsicherer wird man, ob das ursprüngliche E-Mail gut formuliert oder der Inhalt richtig aufbereitet wurde. Dem eigenen Geist sind kaum Grenzen gesetzt, wenn es um derartige Selbstzweifel geht.
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Es gibt eine Checkliste, die dabei hilft, E-Mails richtig zu verfassen.

Ist es für Sie schwierig eine E-Mail so zu formulieren, dass Sie sicher mit einer Antwort rechnen können? Richtig E-Mails schreiben ist gar nicht so einfach. Der Brutkasten hat hier eine Checkliste, die man vor dem Absenden durchgehen kann, um sicherer beim Schreiben von geschäftlichen Mails zu werden.

Lassen sich die folgenden fünf Fragen beantworten? Nein – dann Finger weg vom Senden-Button.

1. Ist das Ziel eindeutig erkennbar?

Ist dem Leser klar, was Sie von ihm wollen? Egal, ob Sie Informationen anfordern möchten oder wollen, dass sich der E-Mail-Empfänger durch ein Angebot klickt. Es muss ein klares Ziel definiert werden. Kurze Sätze und eine klare Ausdrucksweise machen es dem Empfänger ebenfalls leichter zu verstehen, was man mit der E-Mail erreichen will. Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man außerdem das Interesse des Lesers.

+++ Mehr zum Thema: Überzeugende Mails schreiben +++

2. Warum soll gerade dieses Mail den Leser interessieren?

Es muss klar erkennbar sein, warum dieses Mail für den Leser von Bedeutung ist. Soll er etwas lernen? Soll das Interesse an einem Produkt geweckt werden, das für ihn relevant ist? Was für einen Nutzen kann er daraus ziehen? Die wichtigsten Informationen sollten deshalb bereits in den ersten Sätzen enthalten sein.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt meine Mail als Spam? +++

3. Was hält den Leser vom Handeln ab?

Könnte er das Angebot für zu teuer halten? Kann er in seiner momentanen Situation überhaupt Interesse zeigen? Befürchtet er, dass der Fragebogen, das Angebot oder der Blogeintrag zu viel von seiner Zeit in Anspruch nehmen könnte? Nehmen Sie dem Empfänger diese Angst und erklären Sie ihm, warum sie unbegründet ist.

Tipp: Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man das Interesse des Lesers.

4. Wurden überflüssige Informationen entfernt?

Liefern Sie lediglich jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um einen Kontext herzustellen. Vermeiden Sie es, mehrere Themen pro Mail anzusprechen (In diesem Fall dann lieber zwei E-Mails schicken). So kann der Leser seine Mails ordnen und sie jederzeit mit einer einfachen Stichwortsuche erneut aufrufen. Mehrere Themen und Ziele können den Leser außerdem davon ablenken, was man eigentlich erreichen will. Simpel bleiben.

Vor dem Mail ist nach dem Mail – mehr dazu hier

5. Ist die E-Mail gut strukturiert?

Ein langer Textblock ist anstrengend und zugleich abschreckend für das Auge. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit enorm. Benutzen Sie Aufzählungen, denn diese geben der Mail zusätzliche Struktur. Dann kann der Empfänger schnell erkennen, was (für ihn) wichtig ist. Es gilt außerdem, mehrere Schriftformate und Schriftgrößen zu vermeiden, um ein seriöses Erscheinungsbild zu wahren.

Jedes Wort zählt. Merke: Verlangsamter Lesefluss hält den Leser davon ab zu handeln.

Mehr zum Thema Mails schreiben hier

Quelle: Henneke, enchantingmarketing.com, entrepreneur.com, karrierebibel.de

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Digitalisierungsstaatssekretär Alexander Pröll eröffnete schon 2025 den Technology Impact Summit © TIS

Drei Monate vor der Veranstaltung präsentierten die Organisator:innen in Wien das Programm für den diesjährigen Technology Impact Summit. Die Think-Tank-Initiative, getragen von der Universität Graz, der TU Graz, Joanneum Research und der FH Joanneum, findet am 11. November 2026 in der Aula der Universität Graz statt. Den inhaltlichen Schwerpunkt bildet in diesem Jahr die europäische Positionierung im globalen KI-Wettbewerb, insbesondere vor dem Hintergrund aktueller EU-Regulierungen.

Interdisziplinärer Austausch

Die Ausgestaltung der europäischen Technologiepolitik erfordert laut den Initiator:innen eine branchenübergreifende Herangehensweise. „Der Technology Impact Summit entstand aus der Überzeugung, dass sich die großen technologischen Fragen unserer Zeit nicht innerhalb einer einzelnen Disziplin beantworten lassen, und bietet eine Plattform, auf der Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Gesellschaft auf Augenhöhe diskutieren“, erklärt Markus Fallenböck von der Universität Graz.

Co-Organisatorin Magdalena Hankus ergänzt: „Innovation entsteht dort, wo Menschen, Perspektiven und Disziplinen zusammenkommen. Der Technology Impact Summit hat sich als Dialogplattform bewährt, die Orientierung gibt und neue Impulse liefert.“

Programmvorschau

Eröffnet wird der Summit von Digitalisierungsstaatssekretär Alexander Pröll, gefolgt von einer Keynote durch Corporate Vice President Microsoft Deutschland & Österreich Agnes Heftberger. Im Anschluss stehen verschiedene Diskussionsformate auf der Agenda. Der Frage, wie Europa das Rennen machen kann, gehen in einer Keynote Debate unter anderem Philipp Amann (Europäische Zentralbank), Stefan Mangard (Technische Universität Graz) und Daniel Keinrath (fonio.ai) nach.

Bei einer Oxford-Style Debate diskutieren Philipp Töbich (SAP) und Christian Winkelhofer (Accenture) über die Perspektiven einer europäischen KI-Infrastruktur. Den Blick auf die Welt von morgen und den gesellschaftlichen Impact technologischer Entwicklungen wirft Zukunftsforscher Tristan Horx.

Ausgelassenes Networking am TIC 2025 © Technology Impact Summit

Praxisnahe Use Cases

Abgerundet wird das Programm durch sogenannte „Lightning Talks“, die konkrete Anwendungsbeispiele und den Technologietransfer in die Wirtschaft in den Fokus rücken. Ein zentrales Projekt ist hierbei die Plattform DaphoOS.ai, die bei der Programmpräsentation in Wien bereits von Martin Holler (Universität Graz) vorgestellt wurde. Dabei handelt es sich um ein KI-gestütztes System für Entscheidungsfindung, Operations und Ressourcenmanagement im Gesundheitsbereich.

Weitere praxisnahe Use Cases steuern unter anderem Unternehmen wie Cancom, Experts Inside, EY, Joanneum Research, Manz und Taceo bei. Moderiert wird die Veranstaltung von der Tech-Insiderin Katrin-Cécile Ziegler.

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