08.01.2020

Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

Digitale, papierlose Buchhaltung muss kein Traum bleiben. Schon jetzt lässt sich sehr vieles papierfrei, schnell und unbürokratisch machen - wenn man den richtigen Steuerberater hat.
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Digitalisierung der Buchhaltung und Steuerberatung
(c) WTS Global: Sascha Pöhn und Jürgen Reinold
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„Die Steuerberatung genießt noch nicht den Ruf, eine besonders digitale Branche zu sein. Es gibt aber inzwischen schon viele Möglichkeiten“, sagt Sascha Pöhn. Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. „Wir haben mit unserer Buchhaltungssoftware Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten zu zahlreichen Softwareprogrammen. So bieten wir etwa eine Anbindung von Online-Banking und Fakturierungstools direkt an die Buchhaltungssoftware zum automatischen Abgleich mit Zahlungseingängen an“, erklärt Jürgen Reinold.

+++ Nachgefragt: Wie digitalisiert sich ein KMU? +++

Buchhaltung mit Abfotografieren und drag & drop

Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Die Kunden können Belege einfach abfotografieren oder per drag & drop im System ablegen. Wir verarbeiten die Belege dann ganz normal und machen die Buchhaltung inklusive Umsatzsteuervoranmeldung“, sagt der Steuerberater.

Einmal auf diese Art erfasst erhalten die Rechnungen einen digitalen Zeitstempel – sie können also im Nachhinein nicht mehr abgeändert werden – und werden in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Die Buchhaltungsunterlagen dürfen nämlich nach den Abgabenvorschriften auch elektronisch archiviert werden, wenn die vollständige und urschriftgetreue Wiedergabe gewährleistet ist, zitiert er die Bundesabgabenordnung. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn.

Menschen-geprägte Steuerberatung dank Automatisierung

Die beschriebene Plattform spielt mit den angebundenen Schnittstellen zusammen. „Wir können damit Auswertungen generieren, auf die die Kunden zugreifen und zu denen wir auch Planungsrechnungen hinterlegen können. Zudem ist es im System möglich, sich bis zu einzelnen Belegen durchzuklicken und so auch als Kunde alles genau nachzuvollziehen“, erklärt Jürgen Reinold. So nähere man sich der Vision der Zukunft der Steuerberatung. Und die werde gerade wegen der Digitalisierung sehr Menschen-geprägt werden. „Schon jetzt sind AI-Systeme im Einsatz, die sukzessive weitere Arbeitsschritte erleichtern und effizienter gestalten werden. Das ist aber erst dann möglich, wenn die zugrundeliegenden Prozesse entsprechend standardisiert sind und die Datengrundlage vorhanden ist“, sagt Reinold.

Und Pöhn ergänzt: „Der Zeitaufwand für die reine Buchhaltung wird für uns in Zukunft weniger. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Wir können etwa auf Basis der Unterlagen noch besser bei der Planungsrechnung und damit bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung helfen“. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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Nina Smidt, geschäftsführende Vorständin der Siemens Stiftung, bei den Impact Days 2026 im Wiener Rathaus | (c) brutkasten

Wenn über Social Entrepreneurship gesprochen wird, geht es oft um Europa und darum, was der Kontinent in den Globalen Süden tragen kann. Nina Smidt dreht die Perspektive um. Die geschäftsführende Vorständin und Sprecherin des Vorstands der Siemens Stiftung leitet die gemeinnützige Stiftung seit 2020 und plädiert für Co-Konstruktion auf Augenhöhe: Was kann Europa umgekehrt von Sozialunternehmen in Subsahara-Afrika oder Lateinamerika lernen?

Die 2008 von der Siemens AG gegründete Stiftung arbeitet operativ und international und entwickelt Programme gemeinsam mit lokalen Partner:innen. 2019 hat sie mit WeTu in Kenia ein eigenes Sozialunternehmen gegründet, das am Viktoriasee an inzwischen 16 solarbetriebenen Hubs sauberes Trinkwasser, Solarenergie und E-Mobilität anbietet.

brutkasten hat Smidt im Rahmen der ViennaUP bei den Impact Days 2026 im Wiener Rathaus getroffen. Im Gespräch geht es um Wirkungsmessung, die Rolle von KI für Sozialunternehmen und darum, was österreichische Gründer:innen im Impact-Bereich von Initiativen aus dem Globalen Süden mitnehmen können.


brutkasten: Frau Smidt, die Siemens Stiftung ist seit 2008 aktiv, Sie führen sie seit 2020. Warum gibt es diese Stiftung – und worin unterscheidet sie sich von anderen großen Stiftungen?

Die Siemens Stiftung wurde 2008 von der Siemens AG als gemeinnützige Stiftung gegründet. Von Beginn an war sie international und operativ ausgerichtet. Als Stiftung arbeiten wir heute in Deutschland, in Afrika, Lateinamerika und seit knapp drei Jahren auch in Indien. Und wir sind eine operative Stiftung. Wir vergeben also nicht nur Mittel, sondern entwickeln Programme gemeinsam mit lokalen Partnern, evaluieren sie und passen sie an. Diese Co-Konstruktion ist für uns zentral.

Sie arbeiten in den Handlungsfeldern Grundversorgung, Digitalität und Klima. Wo kommt Social Entrepreneurship ins Spiel?

Wir fokussieren auf drei Handlungsfelder – Digitalität, Grundversorgung und Klima und setzen unser Portfolio mit den Kompetenzzentren Bildung, Sozialunternehmertum und Kultur um. Im sozialunternehmerischen Bereich konzentrieren wir uns auf Subsahara-Afrika, konkret auf Kenia, Uganda, Tansania, Ghana und Nigeria. In der Bildung sind wir vor allem in Lateinamerika, Deutschland und Indien aktiv.

Wie definieren Sie ein Sozialunternehmen? In Österreich entsteht gerade ein eigenes Label, der Diskurs ist in Bewegung.

Für uns steht der Mehrwert für die lokale Community im Vordergrund: Zugang zu sauberem Trinkwasser, Hygieneprodukten, Mobilitätslösungen. Diese Unternehmen sind profitorientiert – das ist Teil unternehmerischer Verantwortung – aber mit klarem Fokus auf Social Impact. Wir setzen ganz bewusst nicht bei der Ideation an, da gibt es schon viel. Und wir gehen auch nicht in die große Skalierung, dafür sind eher Entwicklungsbanken sowie Impact und Angel Investoren da. Wir sind in dem, was wir oft Missing Middle nennen: Unternehmen, die schon Umsatz generieren, aber noch nicht aus eigener Kraft finanziell unabhängig existieren können. Wir fördern philanthropisch, also über Grants.

Sie haben 2019 mit WeTu in Kenia ein eigenes Sozialunternehmen gegründet – wie läuft das?

WeTu heißt auf Swahili „unseres“. Wir betreiben am Lake Victoria inzwischen 16 Solar and Hubs, direkt in den Fischer-Communities. Wir stellen sauberes Trinkwasser bereit, betreiben solarbasierte Ice Rooms (sog. WeIce solar driven cold room model), vermieten Solarlaternen und stellen elektrische Lastenfahrräder, die den Fang vom See zu den Märkten transportieren. Mittlerweile arbeiten dort fast 200 Menschen lokal. Zwei der drei Geschäftsfelder tragen sich finanziell, nur der Wasserbereich muss noch subventioniert werden. Damit haben wir uns auch selbst bewiesen: Der sozialunternehmerische Ansatz funktioniert. Wir reden nicht nur darüber, wir machen es.

Impact-Messung ist ein Dauerthema. Wie weisen Sie tatsächlich Wirkung nach?

Wir haben vor zwei Jahren ein neues MEAL-System aufgesetzt: Monitoring, Evaluation, Administration und Learning. Jedes Projekt im aktuellen Drei-Jahres-Zyklus wird darauf unterlegt. Wichtig ist die Kombination: Quantitative Zahlen – wie viele Lernende, wie viele Sozialunternehmen unterstützt – haben begrenzte Aussagekraft. Bei Bildung und Social Entrepreneurship greift die Veränderung systemisch und braucht Zeit, oft Jahre. Deshalb arbeiten wir auch mit Vergleichsstudien. Die Kernfrage ist immer: Was hat sich für die Zielgruppe tatsächlich zum Besseren verändert?

Sie diskutieren beim Deutschen Stiftungstag öffentlich über KI. Was bedeutet das für Sozialunternehmen?

Zwei Anwendungen sehe ich konkret. Erstens im Bildungsbereich im Bereich der Anwendung von KI-Tools für kontextegebundenes Lernen und Lehren. Zweitens im Bereich Fundraising: KI kann helfen, gezielter im Konsortium mit anderen Stiftungen und Partnern lokale Initiativen zu finanzieren. Bei vielen unserer Sozialunternehmen vor Ort – etwa im Wasserbereich – ist KI dagegen noch nicht der Hauptfokus. In E-Mobility und Circularity sehe ich es eher.

Was möchten Sie Gründer:innen in Österreich mitgeben, die im Impact-Bereich arbeiten?

Wir reden oft darüber, was Europa nach Afrika oder Lateinamerika tragen kann. Die viel spannendere Frage ist die andere Richtung: Was können wir aus diesen Regionen lernen? Ein Bildungs-Sozialunternehmer in Österreich kann sehr genau hinschauen, wie Initiativen in Subsahara-Afrika oder Lateinamerika konkret laufen, welche Lösungen dort entstehen. Co-Konstruktion heißt für mich nicht Einbahnstraße. Wo können wir voneinander lernen, wo gemeinsam etwas bewegen? Genau dafür sind wir bei der Vienna UP – um Erfahrungen zu teilen und Partner kennenzulernen. Mit österreichischen Akteur:innen sind wir bisher noch in keiner formalen Kooperation, aber das Interesse ist groß.

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Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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Welche gesellschaftspolitischen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

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Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

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