08.01.2020

Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

Digitale, papierlose Buchhaltung muss kein Traum bleiben. Schon jetzt lässt sich sehr vieles papierfrei, schnell und unbürokratisch machen - wenn man den richtigen Steuerberater hat.
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Digitalisierung der Buchhaltung und Steuerberatung
(c) WTS Global: Sascha Pöhn und Jürgen Reinold
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„Die Steuerberatung genießt noch nicht den Ruf, eine besonders digitale Branche zu sein. Es gibt aber inzwischen schon viele Möglichkeiten“, sagt Sascha Pöhn. Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. „Wir haben mit unserer Buchhaltungssoftware Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten zu zahlreichen Softwareprogrammen. So bieten wir etwa eine Anbindung von Online-Banking und Fakturierungstools direkt an die Buchhaltungssoftware zum automatischen Abgleich mit Zahlungseingängen an“, erklärt Jürgen Reinold.

+++ Nachgefragt: Wie digitalisiert sich ein KMU? +++

Buchhaltung mit Abfotografieren und drag & drop

Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Die Kunden können Belege einfach abfotografieren oder per drag & drop im System ablegen. Wir verarbeiten die Belege dann ganz normal und machen die Buchhaltung inklusive Umsatzsteuervoranmeldung“, sagt der Steuerberater.

Einmal auf diese Art erfasst erhalten die Rechnungen einen digitalen Zeitstempel – sie können also im Nachhinein nicht mehr abgeändert werden – und werden in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Die Buchhaltungsunterlagen dürfen nämlich nach den Abgabenvorschriften auch elektronisch archiviert werden, wenn die vollständige und urschriftgetreue Wiedergabe gewährleistet ist, zitiert er die Bundesabgabenordnung. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn.

Menschen-geprägte Steuerberatung dank Automatisierung

Die beschriebene Plattform spielt mit den angebundenen Schnittstellen zusammen. „Wir können damit Auswertungen generieren, auf die die Kunden zugreifen und zu denen wir auch Planungsrechnungen hinterlegen können. Zudem ist es im System möglich, sich bis zu einzelnen Belegen durchzuklicken und so auch als Kunde alles genau nachzuvollziehen“, erklärt Jürgen Reinold. So nähere man sich der Vision der Zukunft der Steuerberatung. Und die werde gerade wegen der Digitalisierung sehr Menschen-geprägt werden. „Schon jetzt sind AI-Systeme im Einsatz, die sukzessive weitere Arbeitsschritte erleichtern und effizienter gestalten werden. Das ist aber erst dann möglich, wenn die zugrundeliegenden Prozesse entsprechend standardisiert sind und die Datengrundlage vorhanden ist“, sagt Reinold.

Und Pöhn ergänzt: „Der Zeitaufwand für die reine Buchhaltung wird für uns in Zukunft weniger. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Wir können etwa auf Basis der Unterlagen noch besser bei der Planungsrechnung und damit bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung helfen“. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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Junior Developer
(c) True Agency via Unsplash

„Wer glaubt, mit Künstlicher Intelligenz ließen sich Einstiegspositionen einfach streichen, verwechselt das Werkzeug mit der Person, die es sinnvoll einsetzt“, warnt André Holhozinskyj, CEO der europäischen Cloudflight Group. Die Warnung des Branchenexperten stützt sich auf eine aktuelle Befragung, die das Unternehmen durchgeführt hat. Unter den 1.119 Teilnehmenden – mehrheitlich Studierende und Berufseinsteiger:innen aus Deutschland, Österreich und Rumänien – zeigt sich eine weite Verbreitung, aber auch eine spürbare Reglementierung von KI-Tools im Arbeitsalltag.

Während 99 Prozent der befragten Nachwuchskräfte angeben, KI-Werkzeuge regelmäßig zu nutzen, stoßen sie in der Praxis häufig an organisatorische Grenzen. Rund zwei Drittel der Befragten berichten von Einschränkungen bei der Nutzung, die überwiegend organisatorischer Natur sind. Als Haupthindernis nennen 46 Prozent regulatorische Vorgaben wie Richtlinien von Schulen, Universitäten oder Unternehmen. Weit dahinter folgen Kosten und Lizenzgebühren mit 24 Prozent sowie ethische, rechtliche und datenschutzrechtliche Bedenken mit 23 Prozent. Mangelndes Interesse spielt mit nur zwei Prozent praktisch keine Rolle.

Risiko durch Schatten-IT und Compliance-Verstöße

Die restriktive Haltung in vielen Organisationen birgt nach Einschätzung der Studienautor:innen jedoch Risiken: Wird die Nutzung im Unternehmen untersagt oder komplett eingeschränkt, weichen Mitarbeiter:innen häufig auf private Geräte und nicht freigegebene Consumer-Tools aus – ohne Wissen oder Zustimmung der IT-Abteilung.

Gernot Molin, CTO der Cloudflight Group, warnt vor den unmittelbaren Gefahren für die Datensicherheit: „Tools wie ChatGPT, Gemini oder Claude sind nicht für Unternehmenssicherheit oder Compliance konzipiert, sondern für einfachen Zugang, und das schafft unmittelbare Risiken.“ So könnten etwa proprietäre Algorithmen durch das Einfügen von Code-Schnipseln abfließen, oder Entwickler:innen könnten unbeabsichtigt Kundendaten bei der Analyse von Log-Dateien offenlegen. Unternehmen, die an Richtlinien wie DSGVO, HIPAA oder SOC 2 gebunden sind, riskieren laut Molin bei der Verwendung nicht autorisierter Dienste empfindliche Verstöße. Er plädiert daher für eine kontrollierte Freigabe von KI-Werkzeugen, die direkt in bestehende Entwicklungsumgebungen integriert und durch Sicherheitskontrollen sowie Audit-Trails abgesichert sind.

Vielseitige Nutzung abseits von reinem Code

Die Befragung räumt zudem mit dem Vorurteil auf, KI diene primär dem Schreiben von neuem Programmcode. Der Einsatz zur reinen Code-Generierung liegt bei 18 Prozent und ist damit fast gleichauf mit dem Debugging und Code-Reviews (19 Prozent), administrativen und organisatorischen Aufgaben wie Recherche (19 Prozent) sowie der Code-Optimierung (17 Prozent). Dokumentation (12 Prozent) und Testautomatisierung (10 Prozent) folgen mit etwas Abstand.

Den größten Nutzen sehen die Befragten in der Entlastung bei Routinearbeiten. Fast jede:r Zweite (48 Prozent) nutzt KI vor allem zur Bewältigung repetitiver, zeitaufwändiger Aufgaben wie dem Erstellen von Boilerplate-Code oder dem automatisierten Organisieren von Daten. Ziel sei es, so heißt es aus den offenen Antworten der Teilnehmenden, sich dank der KI auf die interessanten Teile der Arbeit konzentrieren zu können. Zudem schätzen 42 Prozent die Tools als eine Art rund um die Uhr verfügbaren Tutor, der komplexe Konzepte erklären kann. Dieser Effekt könnte nach Einschätzung der Studienautoren vor allem in Regionen mit schwächerer Bildungsinfrastruktur den Zugang zu hochwertiger Programmierausbildung demokratisieren.

Zukunftssorgen und die Rolle der Nachwuchskräfte

Trotz der intensiven Nutzung blickt die junge Generation keineswegs sorgenfrei in die Zukunft. Lediglich 12 Prozent der Befragten geben an, keinerlei Sorge hinsichtlich der Auswirkungen von KI auf ihre eigene Karriere zu haben. Die überwiegende Mehrheit von 88 Prozent äußert leichte bis extreme Besorgnis. Neben der allgemeinen Karriereentwicklung sorgt sich ein Teil der Entwickler:innen auch um den eigenen Lernfortschritt: Es besteht die Befürchtung, durch eine zu starke Abhängigkeit von der KI das eigene Weiterkommen zu bremsen und durch die automatisierten Lösungen „dümmer“ zu werden. Viele wünschen sich daher Erklärungen anstelle von fertigen Antworten.

Für Cloudflight-CEO Holhozinskyj zeigt die Untersuchung, dass Unternehmen umdenken müssen. Künstliche Intelligenz müsse wie eine „virtuelle Mitarbeiterin“ verstanden werden, die ein geregeltes Onboarding benötigt. Wer Juniorstellen aus Gründen der kurzfristigen Kostenersparnis streicht, begehe laut Holhozinskyj einen strategischen Fehler: „Urteilsvermögen entsteht nicht am Reißbrett, sondern über Jahre praktischer Erfahrung, auch aus eigenen Fehlern, und genau diese Erfahrung bauen Unternehmen gerade systematisch ab, wenn sie ihre Juniorstellen kürzen.“ Langfristig drohe den Unternehmen dadurch der Verlust der „Senior-Kompetenz von morgen“ an die Konkurrenz, was sich schnell zum mittelfristigen Wettbewerbsnachteil entwickeln könne.

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Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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Welche gesellschaftspolitischen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

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Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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