09.11.2015

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

Vom "Sehr geehrter XY" zum "mit freundlichen Grüßen Max Mustermann" ist es meist ein langer Weg. Ein Weg, der oftmals beherrscht wird von der Frage: "Wie und was schreib ich da jetzt?"
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Wie Sie mit fünf Tipps ein überzeugendes Geschäftsmail schreiben.

Egal ob man etwas verkaufen möchte, versucht ein Produkt zu vermarkten oder sich für einen Job bewirbt. Eine E-Mail kann Türen öffnen oder eine Chance im Keim ersticken lassen. Deshalb gilt es von Anfang an zu überzeugen. Beherzt man die folgenden sechs Techniken beim Schreiben, rückt das Ziel gleich ein großes Stück näher.

1. Menschliche Sinne ansprechen um im Mail zu überzeugen

Formulierungen, die einen der fünf Sinne anregen bleiben länger im Gedächtnis. Egal ob sehen, hören, riechen, fühlen oder schmecken. Sobald mittels Sprache etwas assoziiert werden kann wird das Produkt greifbarer.

  • Negativ-Beispiel: Unsere Teesorten sind gut für Körper und Geist.
  • Positiv-Beispiel: Aufgekocht in heißem Wasser, erfüllen unsere Teesorten jeden Raum mit Aromen frischer Früchte. Nach einem harten Arbeitstag hilft eine Tasse optimal, den Geist und den Körper zu entspannen.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

2. Vorstellungskraft anregen

Eine knackige Produktbeschreibung, die den Kunden miteinbindet verstärkt das Verlangen danach. Wie würde sich der Kunde mit dem Produkt fühlen? Wo könnte er es benutzen? Wo würde es ihn unterstützen?

  • Negativ-Beispiel: Der neue VW Passat bietet viel Platz und Stauraum.
  • Positiv-Beispiel: Der neue VW Passat bietet Platz, um mit der ganzen Familie auf Urlaub zu fahren. Wegen des vielen Stauraums eignet sich das Familienauto sogar zum Umziehen.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt mein Mail als Spam? +++

3. “WEIL”

Jegliches Anliegen wirkt gewichtiger wenn es eine ansprechende Begründung dafür gibt. Dem Kunde wird nicht nur ein tolles Produkt vorgestellt, sondern auch erklärt warum er es braucht.
Eine Studie der Universität Harvard unterstreicht diese These: Ein Mann fragt in einer Schlange beim Kopierer ob er vor dürfe.

  • Negativ-Beispiel: “Darf ich schnell etwas kopieren?” – 60 % lassen ihn vor.
  • Positiv-Beispiel: “Darf ich schnell kopieren, weil ich dieses Formular in eine andere Abteilung bringen muss?” – 94 % lassen ihn vor.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

4. Klanghinterlegung (Soundbites) verwenden

Soundbites sind kurze, prägnante Aussagen die dem Leser leicht im Gedächtnis bleiben. Sie leben von Rhythmus und Wiederholung. Sie klingen nicht nur gut, sondern helfen erwiesenermaßen auch die Glaubwürdigkeit eines Produktes zu steigern.

  • Negativ-Beispiel: Gösser ist nicht nur gut, oder besser als andere Biere. Es ist das Beste.
  • Positiv-Beispiel: Gut. Besser. Gösser

Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

5. Kleine Geschichten beim Mailen erzählen

Eine kleine Geschichte hilft meist Verkaufsbarrieren zu überwinden. Sie  stellt einen persönlichen und einen Realitätsbezug herstellt. Kann sich der Leser selbst in diese Geschichte hineinversetzen, wird eher dazu tendieren das Produkt zu kaufen. Das Geschichten-Erzählen ist fast so alt wie die Menschheit selbst. Um Erfahrungen weiterzugeben oder Beispiele zu konkretisieren werden zumeist Geschichten erzählt.

  • Negativ-Beispiel: Northface testet seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedenen Umweltbedingungen. Sie hält warm, ist wasserabweisend und reißfest.
  • Positiv-Beispiel: Northface hat seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedensten Bedingungen getestet. Im strömenden Urwaldregen hält sie trocken. Beim Bergsteigen in 4000 Metern Höhe fängt man nicht an zu frieren und wenn zwei Schwergewichtsboxer an den Ärmeln ziehen reißt sie nicht.

6. Positiv formulieren wirkt in Mails überzeugender

In geschäftlichen E-Mails wird viel zu oft mit Negationen gearbeitet. Wörter wie “nicht”, “keine” oder “nie” werden vom Unterbewusstsein weggefiltert. Der Satz “Bitte zögern Sie nicht uns anzurufen”, verwandelt sich unterbewusst zu: “Bitte zögern Sie uns anzurufen”. Das können Sie sich nicht vorstellen? Dann denken Sie jetzt nicht an einen rosaroten Elefanten! Haben Sie jetzt doch an das untypisch bunte Tier gedacht? Siehe da.
Mit positiven Formulierungen signalisiert man, kundennäher und lösungsorientierter zu agieren.

  • Negativ-Beispiel: Wir haben von 9-16 Uhr geöffnet.
  • Positiv-Beispiel: Wir sind von 9-16 Uhr gerne für Sie da.

Die Posteingänge dieser Welt gehen über. Deshalb aufgepasst: Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.
Und jeder Leser ist ein Individuum, so möchte er auch behandelt werden. Deshalb gilt es das E-Mail so zu formulieren als ob es an einen Bekannten adressiert wäre, und nicht an eine anonyme Masse geschickt werden würde.

Eine Checkliste ob Ihr Mail erfolgreich wurde, finden Sie hier.

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Peter Ahnert, Hermann Erlach, Marco Porak und Jeannette Gorzala
Peter Ahnert, Hermann Erlach, Marco Porak und Jeannette Gorzala | Foto: brutkasten

“No Hype KI” wird unterstützt von CANCOM AustriaIBMITSVMicrosoftNagarroRed Hat und Universität Graz.


Wo stehen wir wirklich, was die Adaption von künstlicher Intelligenz in der österreichischen Wirtschaft angeht? Diese Frage zu beantworten war eines der Ziele der Serie “No Hype KI“, die brutkasten anlässlich des zweijährigen Bestehens von ChatGPT gestartet hat. Die ersten fünf Folgen beleuchten unterschiedliche Aspekte des Themas und lieferten eine Bestandsaufnahme.

Im Staffelfinale, der sechsten Folge, war der Blick dann in Richtung Zukunft gerichtet. Dazu fanden sich die Österreich-Chefs von Microsoft und IBM, Hermann Erlach und Marco Porak, sowie Nagarros Big Data & AI Practice Lead für Central Europe, Peter Ahnert, und KI-Expertin Jeannette Gorzala, die auch Mitglied des KI-Beirats der österreichischen Bundesregierung ist, im brutkasten-Studio ein.

“Der Hype ist weg und das ist eine gute Sache”

Eine der Erkenntnisse der Serie: Unternehmen und Institutionen verabschieden sich von überschwänglichen Erwartungen und sehen sich stattdessen an, wie KI tatsächlich in der Praxis eingesetzt wird. „Der Hype ist weg und das ist eine gute Sache, weil jetzt kann man auf den Use Case gehen“, sagt Hermann Erlach, General Manager von Microsoft Österreich, im Videotalk. Er vergleicht den aktuellen Reifegrad von KI mit dem Beginn einer langen Reise: „Wenn ich so eine Reise angehe, dann brauche ich ein Ziel, einen Plan und Mitreisende. Alleine macht das wenig Spaß.“

Auch Marco Porak, General Manager von IBM in Österreich, schlägt in eine ähnliche Kerbe. Er sieht das abgelaufene Jahr als eine Phase der Erkenntnis. Den Status Quo bei KI in Österreichs Unternehmen beschreibt er im Talk folgendermaßen: “Wir haben allerorts sehr viel ausprobiert, sind vielleicht da und dort auf die Nase gefallen”. Gleichzeitig habe es auch “schöne Erfolge” gegeben. Für Porak ist klar: “Die Frage der Stunde lautet: Wie machen wir jetzt von hier weiter?“

AI Act: “Jetzt müssen wir ins Tun kommen”

Ein großes Thema dabei ist der AI Act der EU. Jeannette Gorzala, Gründerin von Act.AI.Now, plädiert für eine pragmatische Haltung gegenüber der EU-Verordnung: “Der AI-Act ist ein Faktum, er ist da. Jetzt müssen wir ins Tun kommen.” Sie sieht in dem Regelwerk einen Wegweiser: “Wir müssen die entsprechenden Kompetenzen aufbauen und die Möglichkeiten nutzen, die diese Regulierung bietet. Das ist der Reiseplan, den wir brauchen.”

Auch Marco Porak sieht den AI Act positiv: „Er hat nicht die Algorithmen reguliert, sondern gesagt, was wir in Europa gar nicht wollen, etwa Sozialpunktesysteme oder Gesichtserkennung in Echtzeit.“ So entstehe für Unternehmen im globalen Wettbewerb ein Vorteil, wenn sie ihre KI-Anwendung nach europäischen Maßstäben zertifizieren lassen: „Das ist wie ein Gütesiegel.“

“Müssen positiv aggressiv reingehen, um unseren Wohlstand zu halten”

Hermann Erlach von Microsoft bezeichnet den Ansatz des AI Act ebenfalls als “gut”, betont aber gleichzeitig, dass es jetzt auf die Umsetzung von KI-Projekten ankomme: “Wir haben eine Situation, in der jedes Land an einem neuen Startpunkt steht und wir positiv aggressiv reingehen müssen, um unseren Wohlstand zu halten.”

Peter Ahnert sieht dabei auch ein Problem in der öffentlichen Wahrnehmung: KI werde tendenziell nicht nur zu klein gedacht, sondern meist auch in Zusammenhang mit Risiken wahrgenommen: “Es werden die Chancen nicht gesehen.” Woran liegt es? “Zu einem erheblichen Teil daran, dass noch zu wenig Bildung und Aufklärung an dem Thema da ist. In Schulen, in Universitäten, aber auch in Unternehmen und in der öffentlichen Hand.” Hier müsse man ansetzen, sagt der Nagarro-Experte.

Jeannette Gorzala sieht das ähnlich: “Bildung und Kompetenz ist das große Thema unserer Zeit und der zentrale Schlüssel.” Verstehe man etwas nicht, verursache dies Ängste. Bezogen auf KI heißt das: Fehlt das Verständnis für das Thema, setzt man KI nicht ein. Die Opportunitätskosten, KI nicht zu nutzen, seien aber “viel größer” als das Investment, das man in Bildung und Governance tätigen müssen. “Natürlich ist es ein Effort, aber es ist wie ein Raketenstart”, sagt Gorzala.

IBM-Programm: “Die Angst war weg”

Wie das in der Praxis funktionieren kann, schilderte IBM-Chef Porak mit einem Beispiel aus dem eigenen Unternehmen. IBM lud weltweit alle Mitarbeitenden zu einer KI-Challenge, bei der Mitarbeiter:innen eigene KI-Use-Cases entwickelten, ein – mit spürbaren Folgen: “Die Angst war weg.” Seine Beobachtung: Auch in HR-Teams stieg die Zufriedenheit, wenn sie KI als Assistenz im Arbeitsablauf nutzen. “Sie können sich auf die komplexen Fälle konzentrieren. KI übernimmt die Routine.”

Microsoft-Chef Erlach warnt auch davor, das Thema zu stark unter Bezug auf rein technische Skills zu betrachten: “Die sind notwendig und wichtig, aber es geht auch ganz viel um Unternehmens- und Innovationskultur. Wie stehen Führungskräfte dem Thema AI gegenüber? Wie steht der Betriebsrat dem Thema AI gegenüber?”, führt er aus.

Venture Capital: “Müssen in Europa ganz massiv was tun”

Soweit also die Unternehmensebene. Einen große Problemstelle gibt es aber noch auf einem anderen Level: Der Finanzierung von Innovationen mit Risikokapital. “An der Stelle müssen wir in Europa ganz massiv was tun”, merkte Ahnert an. Er verwies auf Beispiele wie DeepMind, Mistral oder Hugging Face, hinter denen jeweils europäische Gründer stehen, die aber in den USA gegründet, ihre Unternehmen in die USA verkauft oder zumindest vorwiegend aus den USA finanziert werden.

Der Nagarro-Experte verwies dazu auf eine Studie des Applied AI Institute, für die Startups aus dem Bereich generative KI zu den größten Hürden, mit denen sie es zu tun haben, befragt wurden. “51 Prozent haben Funding genannt. Weit abgeschlagen an zweiter Stelle mit 24 Prozent erst kam die Regulierung und unter 20 Prozent waren Themen wie Fachkräftemangel oder Zugang zu Compute Power.” Ahnerts Appell: “Bei dem Thema Finanzierung müssen wir was tun, damit wir in der nächsten Welle an der Spitze sind.”

Erlach: Adaption entscheidend

Letztlich sei aber vielleicht gar nicht so entscheidend, wo eine Technologie produziert werde, argumentierte Hermann Erlach von Microsoft. Denn es komme auf die Adaption an: “Vielleicht ist die Diskussion Europa vs. Amerika in Teilbereichen die falsche.” Die wichtigere Frage sei also: “Wie adaptiere ich diese Technologie möglichst schnell, um meinen Wohlstand zu erhöhen?”

Marco Porak ergänzt: “Ganz, ganz wesentlich ist Mut. Ganz, ganz wesentlich ist unsere kulturelle Einstellung zu dem Thema.” Man müsse die Chancen sehen und weniger das Risiko. In der Regulatorik könne man dies begleiten, indem man Anreize schafft. “Und ich glaube, wenn wir das als Österreich mit einem großen Selbstbewusstsein und auch als Europa mit einem großen Selbstbewusstsein machen, dann haben wir in fünf Jahren eine Diskussion, die uns durchaus stolz machen wird.”


Die gesamte Folge ansehen:


Die Nachlesen der bisherigen Folgen:

Folge 1: “No Hype KI – wo stehen wir nach zwei Jahren ChatGPT?”

Folge 2: “Was kann KI in Gesundheit, Bildung und im öffentlichen Sektor leisten?”

Folge 3: “Der größte Feind ist Zettel und Bleistift”: Erfolgsfaktoren und Herausforderungen in der KI-Praxis”

Folge 4: KI-Geschäftsmodelle: “Wir nutzen nur einen Bruchteil dessen, was möglich ist”

Folge 5: Open Source und KI: “Es geht nicht darum, zu den Guten zu gehören”


Die Serie wird von brutkasten in redaktioneller Unabhängigkeit mit finanzieller Unterstützung unserer Partner:innen produziert.

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