07.04.2025
MYPAPERWORK.AI

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt

Das Wiener Startup mypaperwork.ai ist kürzlich mit seinem ersten Produkt online gegangen. Der KI-gestützte Assistent soll ukrainischen Geflüchteten dabei helfen, die Antragstellung für die RWR-Plus-Karte erheblich zu vereinfachen.
/artikel/wiener-startup-von-maggie-childs-erleichtert-ukrainerinnen-den-zugang-zum-arbeitsmarkt
Das Founder-Team von © mypaperwork.ai (v.l.): Vít Lichtenstein, Benjamin Wolf, Maggie Childs.

Neben Schnitzel, Arnold Schwarzenegger und Red Bull ist Österreich noch für eine andere Sache bekannt: Bürokratie. Für viele Einwander:innen gestaltet sich der Zuzug ins Land häufig schwierig – komplizierte Formulare und ein Mangel an Digitalisierung machen den Prozess oft mühsam. Genau hier setzt das Wiener Startup mypaperwork.ai an: Es hat es sich zum Ziel gesetzt, den Umzug für Menschen aus dem Ausland zu erleichtern.

Durch den Einsatz eines KI-Assistenten sollen Migrationsprozesse automatisiert werden und strukturierter ablaufen. Nun hat mypaperwork.ai sein erstes Produkt offiziell auf den Markt gebracht – eine Lösung, die sich speziell auf die Visumantragstellung für Ukrainer:innen konzentriert. „Aber das ist erst der Anfang. Wir bauen digitale Tools, die Migration und Bürokratie in ganz Europa fairer, schneller und verständlicher machen“, behauptet das Startup. Im Gespräch mit brutkasten erzählen die Co-Founder Maggie Childs und Benjamin Wolf, wie ihr Startup den österreichischen Arbeitsmarkt nachhaltig verändern möchte.

mypaperwork.ai bringe „Klarheit, Struktur und Sicherheit“

Für viele kann der Einwanderungsprozess nach Österreich überwältigend sein. Eine fremde Sprache, komplexe gesetzliche Vorgaben und zeitaufwändige Behördengänge gehören oft dazu. Der KI-Assistent von mypaperwork.ai soll “Klarheit, Struktur und Sicherheit bringen beim Beantragen des österreichischen Visums”, so das Startup.

Kürzlich wurde das erste Produkt vorgestellt: der sogenannte “RWR-Plus-Anwendungsassistent”. Diese digitale Lösung richtet sich “wirklich konkret an Ukrainer, die von ihrer blauen Karte für Vertriebene auf die Rot-Weiß-Rot-Karte Plus umsteigen”. Derzeit leben rund 88.000 ukrainische Menschen in Österreich. Will man bleiben, muss man bald den befristeten Schutzstatus in einen langfristigen Aufenthaltstitel (RWR-Plus-Karte) umwandeln.

Das Team arbeitet bereits seit einiger Zeit an der Plattform und gründete das Unternehmen im März 2024 als FlexCo. “90 Prozent der Features, die wir live haben wollten, sind jetzt live. Wir sind sehr sehr glücklich darüber”, sagt Co-Founderin und CEO Maggie Childs. Derzeit ist die Plattform ausschließlich in Österreich verfügbar, denn “Österreich ist doch auch unter allen europäischen Ländern laut vielen Quellen am schwierigsten und wir dachten uns: if you can make it there, you can make it anywhere.”

KI erlaubt Skalierbarkeit

Mypaperwork.ai bietet ein digitales Dashboard, auf dem alle erforderlichen Dokumente organisiert und gespeichert werden. Nutzer:innen können dort den aktuellen Status ihres Antrags einsehen sowie die nächsten Schritte und Fristen für die Visumbeantragung nachvollziehen. Zusätzlich erhalten sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung, sowie Unterstützung durch einen KI-Assistenten, der in ihrer Muttersprache kommunizieren kann. Die KI speichert zudem eingegebene Informationen und füllt zukünftige Formulare automatisch aus.

Für die Gründer war der Einsatz von KI ein entscheidender Faktor bei der Entwicklung des Startups. Dadurch konnte das Produkt “als etwas Skalierbares gemacht werden, was auf allen Ebenen funktionieren kann, sowohl multilingual als auch für alle Märkte und für alle Herkunftsländer”. Ohne KI wäre dies aufgrund der Datenkomplexität und dieser “Dreifaltigkeit” nicht realisierbar gewesen, erklärt Childs im Gespräch mit brutkasten. Die Plattform bietet verschiedene Pricing-Modelle und Betreuungsangebote im Abo-Stil.

Ausweitung der Plattform geplant

Das Startup verspricht, mit seiner ganzheitlichen Lösung sowohl Kosten zu senken als auch Zeit zu sparen. Behördengänge seien häufig “relativ kompliziert, sodass die Leute natürlich viel Angst davor haben. Sie zahlen oft den Anwälten sehr viel, damit das ja richtig gemacht wird”, erklärt COO Benjamin Wolf im Gespräch mit brutkasten.

Zum Start richtet sich das neue Produkt zunächst an eine spezifische Zielgruppe. “Aber die Grundarchitektur bleibt die Gleiche. Also beim jetzigen Launch haben wir einfach den größten Need und die größte Dringlichkeit gesehen. Aber aufbauend auf dem werden wir jetzt quasi Monat für Monat das zu anderen Arten von Rot-Weiß-Rotkarten und überhaupt verschiedensten bürokratischen Abläufen ausweiten.”

Childs kennt Zielgruppe „in und auswendig“

Co-Founderin Maggie Childs setzt sich seit knapp einem Jahrzehnt mit Integration in Österreich auseinander. Dies zeigt sich auch in mehreren ihrer Gründungsprojekte: So war sie unter anderem Co-Founderin des englischsprachigen „Metropole Magazins“. Das 2022 eingestellte Magazin sollte Zugezogene dabei unterstützen, sich in Wien zurechtzufinden. Bereits dort arbeitete sie mit ihrem heutigen Co-Founder, Benjamin Wolf, zusammen.

“Dadurch kennen wir diese Zielgruppe in und auswendig. Wir haben damals schon als Medium ganz viele Leserbriefe bekommen von Leuten, die verzweifelt ihr Visum erneuern wollen und richtig Probleme damit hatten”, erzählt Childs. „Nach jahrelanger Beschäftigung damit haben wir einfach gesagt, okay, jetzt müssen wir ein Ding bauen, um das zu bewältigen, weil es uns einfach verfolgt hat“.

Internationales Team

Durch seinen internationalen Hintergrund kenne das Team die bürokratischen Hürden und bringe Erfahrung mit, wie sich diese überwinden lassen, erzählt Childs. “Wir haben im ganzen Team mehrmals erlebt, welche Prozesse die Arbeitskräfte durchgehen müssen, um in Österreich und in anderen europäischen Ländern ein Arbeitsvisum zu bekommen”, so Childs. Die Teammitglieder stammen aus New York, Prag, Wien, Kiew und Bangalore.

Neben Childs und Wolf komplettiert Vít Lichtenstein als CPO das Gründer-Trio. Laut Firmenbuch sind die Unternehmensanteile gleichmäßig unter den Gründer:innen aufgeteilt. Zehn Prozent entfallen auf den sogenannten „Unternehmenswertanteil“- also Anteile die in einer FlexCo als Mitarbeiter:innenbeteiligung ausgegeben werden können. Das Team besteht derzeit aus drei weiteren Mitarbeitenden.

Startup will erstmal „equity free“ bleiben

Das Startup finanziert sich bisher ausschließlich aus eigenen Mitteln. Unterstützung erhielt es unter anderem durch den aws First Incubator sowie das Technology-Incubation-Programm von Czech Invest. Auch Investor:innen haben bereits Interesse am Unternehmen geäußert, erzählt Childs. “Wir haben aber bis jetzt noch keine Runde aufgemacht – mit Absicht, weil wir auch eben dieses Go Live unbedingt haben wollten, bevor wir jetzt fremdes Geld anschauen.” In dieser frühen Phase setzt das Team darauf, noch “equity free” zu arbeiten.

Geplante Expansion im Schengen-Raum

Österreich soll nicht das einzige Land bleiben, in dem mypaperwork.ai seine Plattform in den Markt einführt. Als nächstes steht Tschechien auf dem Plan, wofür bereits ein Unternehmen vor Ort gegründet wurde. Anschließend ist Deutschland als dritter Markt vorgesehen. “Das ist halt auch doch ein komplexerer und größerer Markt und deswegen möchten wir diese zwei kleineren Märkte als erstes angehen”, sagt Childs im Gespräch mit brutkasten. Die Expansion ist innerhalb der nächsten 18 Monate geplant.

“Wir erwarten, dass wir in dieser Phase relativ wenig Geld aufstellen müssen und im Endeffekt viel mehr am Produkt feilen und das Ganze optimieren können. Wir wären dann auch sehr Revenue-stark, hoffentlich, wenn unsere Forecasts auch wahr werden”, so Childs. Das langfristiges Ziel ist es, den ganzen Schengen-Raum zu bedienen. 

Deine ungelesenen Artikel:
vor 11 Stunden

Zwischen Empathie und KI-Skills: Innox-Gründer Hans Sailer über den Wandel des Innovationsmanagements

Hans Sailer hat mit Innox ein Netzwerk aufgebaut, das Innovationsmanager:innen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz branchenübergreifend zusammenbringt. Im Interview spricht er über den Wandel seiner Zunft, über Corporate Venturing zwischen Hype und langem Atem und darüber, warum Innovationsmanager:innen künftig KI-Agenten orchestrieren werden.
/artikel/innoxnetwork-hans-sailer-interview
vor 11 Stunden

Zwischen Empathie und KI-Skills: Innox-Gründer Hans Sailer über den Wandel des Innovationsmanagements

Hans Sailer hat mit Innox ein Netzwerk aufgebaut, das Innovationsmanager:innen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz branchenübergreifend zusammenbringt. Im Interview spricht er über den Wandel seiner Zunft, über Corporate Venturing zwischen Hype und langem Atem und darüber, warum Innovationsmanager:innen künftig KI-Agenten orchestrieren werden.
/artikel/innoxnetwork-hans-sailer-interview
Innox-Gründer Hans Sailer. (c) brutkasten / Haris Dervisevic

Wer Innovationsmanagement hört, denkt an Methoden, an Design Thinking, Scouting, Stage Gates. Hans Sailer nennt etwas anderes zuerst: Empathie. Ohne Draht in die Fachabteilungen und in den Vorstand komme man nicht weit, weil dort das Wissen liege. Sailer hat mit Innox ein Netzwerk aufgebaut, in dem sich Innovationsmanager:innen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz austauschen, und dabei beobachtet, wie sich ihre Rolle laufend verändert hat: von Ideenmanagement über Open Innovation bis zum Corporate Venturing.


brutkasten: Was war der ausschlaggebende Grund, Innox zu gründen? Gab es eine Vision oder hat sich das organisch entwickelt?

Hans Sailer: Es hat keine Vision gegeben. Am Anfang war einfach ein Treffen von fünf Firmen, die sich austauschen wollten. Dabei waren A1, Magna, Siemens, Erste Bank und der ÖAMTC. Wir sind von einer Firma zur anderen gefahren und haben uns zum Beispiel angehört: Wie macht Siemens Innovation, welche weltweiten Ideen-Wettbewerbe gab es, was waren die Learnings? Mich hat das persönlich immer interessiert, ich hatte damals kein Geschäftsinteresse. Aus diesen fünf Firmen hat dann jeder gesagt: „Du, ich kenne da noch einen, kann die oder der mitgehen?“ So ist das über die Jahre gewachsen. Ich habe das fast zehn Jahre ohne Geschäftshintergrund gemacht, das war privates Vergnügen. Wir haben sogar eine Reise nach Hamburg gemacht und das Airbus Innovation Lab besucht.

Wann kam der Schritt in die Selbstständigkeit?

Irgendwann hat Casinos Austria gesagt: „Warum machst du dich nicht selbstständig?“ Da habe ich mir gedacht: Jetzt bin ich fünfzig. Wenn ich es jetzt nicht mache, dann mache ich es nie. Also habe ich gekündigt und mich selbstständig gemacht. Und dann ist es richtig losgegangen, weil ich gesehen habe, was passiert, wenn du deine ganze Energie konzentriert in eine Sache legst. Gleichzeitig kam die Pandemie. Ich habe geschaut: Was kann ich einem Innovationsmanager jetzt liefern, was er gut brauchen kann? Wir haben digitale Austausch-Treffen organisiert, bei denen Firmen erzählt haben, welche Plattformen sie verwenden. Und ich habe gesehen: Online erreichst du viel mehr Leute. Da ist es auch in Deutschland losgegangen. Die deutschen Firmen tauschen sich genauso gerne aus wie die Österreicher und die Schweizer.

Was braucht ein guter Innovationsmanager, eine gute Innovationsmanagerin?

Das Wichtigste ist Empathie. Weil er oder sie Zugänge ins ganze Unternehmen braucht, ob zum Vorstand oder in eine Fachabteilung. Wenn man diesen Draht nicht aufbauen kann, wird es ganz schwierig, denn das Know-how liegt in den Fachabteilungen. Eine große Unterscheidung, die man machen muss: Bin ich Innovator:in oder bin ich Innovation Facilitator:in? Das war am Anfang oft stark verschwommen. Die Rolle der Innovationsmanager:innen hat sich seither laufend geändert und ändert sich gerade wieder extrem stark.

Inwiefern?

Als ich angefangen habe, gab es die ganzen Venturing-Bestrebungen noch gar nicht. Venturing ist in großen Firmen in der M&A-Abteilung passiert. Damals ging es in Corporates eher um Ideenmanagement-Plattformen und das Nutzen der internen Intelligenz, bald kam Open Innovation mit allen externen Stakeholdern, dann ist Design Thinking aufgekommen und ein verbessertes Trend- und Foresight-Management. Ab etwa 2015 kam das Venturing dazu, und plötzlich musstest du wissen: Wie kooperiere ich mit einem Startup? Wie bewerte ich ein Startup? Dieses Know-how hat ein Innovationsmanager vorher nie gebraucht. Das war auch für Corporates keine leichte Aufgabe, da ist viel Geld für diese Learnings ausgegeben worden.

Hans und Karin Sailer von Innox im Gespräch mit brutkasten-Chefredakteur Martin Pacher. (c) brutkasten / Haris Dervisevic

In dem Zusammenhang fällt oft der Begriff „Innovationstheater“.

Da muss man vorsichtig sein. Natürlich kann man Sichtbarkeit überbetonen, dann ist es Theater. Aber wenn ich nicht sichtbar mache, was meine Innovationsabteilung leistet, werde ich nicht wahrgenommen, und dann arbeiten die Abteilungen auch nicht gerne mit mir. Das ist ein feiner Grat. Wir haben oft erlebt, dass die Sichtbarkeit über externe Medien größer war als intern: Ohne Artikel in einer Zeitung bist du in der eigenen Firma gar nicht aufgefallen. Bei denen, die nie etwas auf die Straße gebracht haben, bin ich beim Vorwurf des Innovationstheaters dabei. Aber das wollte auch nie jemand bewusst.

Wie ordnest du Corporate Venturing in Österreich im Vergleich zu Deutschland ein?

Die Deutschen sind ein bisschen mutiger, haben vielleicht auch mehr Geld und nehmen Dinge als Erste in die Hand. Projekte, die wir bei der Innovationsagentur Hyve in Deutschland gemacht haben, haben wir zwei Jahre später in Österreich umgesetzt. Das Venturing ist dort schneller losgegangen, aber auch bei uns wurde es in einigen Corporates ordentlich aufgezogen. Dass Venturing auch ein Hype war, ist unbestritten, und wie bei jedem Hype gibt es Gewinner und Verlierer. Aber man kann aus heutiger Sicht nicht sagen: Das bringt nichts, das muss zurückgefahren werden. Man muss fragen: Wie gut ist es gemacht worden? Wenn du etwas komplett Neues herausbringst, brauchst du mindestens sieben Jahre, bis du damit etwas verdienst. Diesen langen Atem haben wenige Firmen. Jede Firma muss für sich draufkommen, ob das Vehikel zu ihr passt. Nur weil es bei einer anderen funktioniert hat oder nicht, heißt das nichts für die eigene.

Welchen Stellenwert hat Innovation in der aktuellen Wirtschaftskrise?

Dass Innovation näher ans Kerngeschäft geführt wird, ist sichtbar. In Krisen wird üblicherweise viel zusammengefahren, das hat man in der Pandemie ganz stark gesehen. Aber es kommt der Punkt, an dem alle Firmen sagen: „Ohne Innovation werden wir das nicht schaffen.“ Dann werden Innovationsabteilungen wieder größer aufgestellt, und diese Schwankungen tun mir oft weh. Ganz schlimm ist es, wenn eine Abteilung komplett aufgelöst wird. Dann verlierst du oft die Personen, die die kurzen Wege in die Firma hatten. Bis sich das jemand Neuer wieder erarbeitet hat, vergehen zwei Jahre. Das wird oft übersehen, wenn man zusammenspart. Vorteile durch Innovation erhalte ich dann nicht schnell auf Knopfdruck.

Und welche Rolle spielt KI?

So ein gutes Hilfsmittel hatten wir noch nie. Ich glaube, dass das Innovationsmanagement dadurch gerade wieder eine spannende Rolle bekommt. Die IT ist der technologische Enabler, aber nicht die Abteilung, die für die Transformation sorgt. Innovationsmanager:innen werden in Zukunft Orchestratoren von mehreren KI-Agenten sein: ein Agent für Foresight, einer für Patentprüfungen, einer für Potenzialanalysen. Wofür du früher zwei Wochen oder einen Monat gearbeitet hast, das bekommst du plötzlich in ein paar Minuten. Dann wird die Entscheidungsgeschwindigkeit zum KPI: Wie schnell kann ich mich auf ein Thema festlegen? Innovationsmanager:innen brauchen künftig eine Ahnung von Vibe Coding und davon, wie man KI-Agenten bestmöglich verwendet. Aber genauso muss man wissen, wie die eigene Firma tickt. Nur weil eine neue Technologie kommt, ist sie nicht sofort erfolgreich. Es geht immer mit dem Tempo, in dem du die Transformation machst. KI alleine wird dabei aber auch nicht die eierlegende Wollmilchsau sein. Entscheidend wird das Thema Ownership: Wer schnallt sich Ideen um und läuft die notwendigen Extrameilen, und wie realisiert man sie dann gemeinsam? Da wird es weiter Menschen brauchen, die ihre Firmen gut kennen, Know-how und ein Feingefühl für People-Management haben.

Ihr habt Ende August wieder euer Summercamp veranstaltet, diesmal bei der Austria Wirtschaftsservice (aws) und der FFG. Was ist die Idee hinter dem Format, und was waren heuer die wichtigsten Erkenntnisse?

Das Summercamp dient dem Zweck, sich mit möglichst vielen Innovationsmanager:innen aus anderen Unternehmen und anderen Branchen zu vernetzen, auf die man sonst nicht zugehen würde. Genau dieser Cross-Industry-Austausch ist wichtig, um neue Impulse zu bekommen und Partner für gemeinsame Projekte zu finden. Wir machen das mit interaktiven Übungen zu aktuellen Innovationsthemen, das ist ein bisschen wie zwei Tage intensives Speed-Dating mit ganz viel positiver Energie. Heuer waren wieder knapp 100 Personen dabei, die ihr Wissen teilen und offen über ihre Erfahrungen sprechen. In den Sessions ging es an den Beispielen AVL Creators Co-Lab und Wiener Stadtwerke um erfolgreiche Cross-Industry-Kooperationen, mit dem Lufthansa Innovation Hub um AI Augmented Leadership und mit Miele um Intrapreneurship versus Venture Building. aws und FFG stellten gemeinsam mit Infineon, Bionic Surface und XBC erfolgreiche Förderprojekte vor.

Unsere wichtigste Erkenntnis: Die Zusammenarbeit in Ökosystemen bringt Unternehmen viele Vorteile, dafür braucht es aber das Commitment aller Beteiligten, vor allem des oberen Managements, sowie eine gute Orchestrierung und moderierte Begleitung. Wir haben außerdem gesehen, dass Förderorganisationen Firmen mit ganz unterschiedlichen Services unterstützen, nicht nur mit Finanzierungen. Und KI bringt sehr unterschiedliche Erwartungshaltungen ins Unternehmen: Was sich das Management vorstellt und was in den Abteilungen tatsächlich möglich ist, liegt in der Praxis oft weit auseinander. Eine wesentliche Aufgabe der Innovationsabteilungen ist es, voranzugehen, gesichertes Wissen aufzubauen, mit der schnellen Entwicklung Schritt zu halten und eine vorteilhafte KI-Nutzung breit in der Firma zu etablieren.

Toll dass du so interessiert bist!
Hinterlasse uns bitte ein Feedback über den Button am linken Bildschirmrand.
Und klicke hier um die ganze Welt von der brutkasten zu entdecken.

brutkasten Newsletter

Aktuelle Nachrichten zu Startups, den neuesten Innovationen und politischen Entscheidungen zur Digitalisierung direkt in dein Postfach. Wähle aus unserer breiten Palette an Newslettern den passenden für dich.

Montag, Mittwoch und Freitag

AI Summaries

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt

AI Kontextualisierung

Welche gesellschaftspolitischen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt

AI Kontextualisierung

Welche wirtschaftlichen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt

AI Kontextualisierung

Welche Relevanz hat der Inhalt dieses Artikels für mich als Innovationsmanager:in?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt

AI Kontextualisierung

Welche Relevanz hat der Inhalt dieses Artikels für mich als Investor:in?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt

AI Kontextualisierung

Welche Relevanz hat der Inhalt dieses Artikels für mich als Politiker:in?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt

AI Kontextualisierung

Was könnte das Bigger Picture von den Inhalten dieses Artikels sein?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt

AI Kontextualisierung

Wer sind die relevantesten Personen in diesem Artikel?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt

AI Kontextualisierung

Wer sind die relevantesten Organisationen in diesem Artikel?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

Wiener Startup von Maggie Childs erleichtert Ukrainer:innen den Zugang zum Arbeitsmarkt