Neben Schnitzel, Arnold Schwarzenegger und Red Bull ist Österreich noch für eine andere Sache bekannt: Bürokratie. Für viele Einwander:innen gestaltet sich der Zuzug ins Land häufig schwierig – komplizierte Formulare und ein Mangel an Digitalisierung machen den Prozess oft mühsam. Genau hier setzt das Wiener Startup mypaperwork.ai an: Es hat es sich zum Ziel gesetzt, den Umzug für Menschen aus dem Ausland zu erleichtern.

Durch den Einsatz eines KI-Assistenten sollen Migrationsprozesse automatisiert werden und strukturierter ablaufen. Nun hat mypaperwork.ai sein erstes Produkt offiziell auf den Markt gebracht – eine Lösung, die sich speziell auf die Visumantragstellung für Ukrainer:innen konzentriert. „Aber das ist erst der Anfang. Wir bauen digitale Tools, die Migration und Bürokratie in ganz Europa fairer, schneller und verständlicher machen“, behauptet das Startup. Im Gespräch mit brutkasten erzählen die Co-Founder Maggie Childs und Benjamin Wolf, wie ihr Startup den österreichischen Arbeitsmarkt nachhaltig verändern möchte.

mypaperwork.ai bringe „Klarheit, Struktur und Sicherheit“

Für viele kann der Einwanderungsprozess nach Österreich überwältigend sein. Eine fremde Sprache, komplexe gesetzliche Vorgaben und zeitaufwändige Behördengänge gehören oft dazu. Der KI-Assistent von mypaperwork.ai soll “Klarheit, Struktur und Sicherheit bringen beim Beantragen des österreichischen Visums”, so das Startup.

Kürzlich wurde das erste Produkt vorgestellt: der sogenannte “RWR-Plus-Anwendungsassistent”. Diese digitale Lösung richtet sich “wirklich konkret an Ukrainer, die von ihrer blauen Karte für Vertriebene auf die Rot-Weiß-Rot-Karte Plus umsteigen”. Derzeit leben rund 88.000 ukrainische Menschen in Österreich. Will man bleiben, muss man bald den befristeten Schutzstatus in einen langfristigen Aufenthaltstitel (RWR-Plus-Karte) umwandeln.

Das Team arbeitet bereits seit einiger Zeit an der Plattform und gründete das Unternehmen im März 2024 als FlexCo. “90 Prozent der Features, die wir live haben wollten, sind jetzt live. Wir sind sehr sehr glücklich darüber”, sagt Co-Founderin und CEO Maggie Childs. Derzeit ist die Plattform ausschließlich in Österreich verfügbar, denn “Österreich ist doch auch unter allen europäischen Ländern laut vielen Quellen am schwierigsten und wir dachten uns: if you can make it there, you can make it anywhere.”

KI erlaubt Skalierbarkeit

Mypaperwork.ai bietet ein digitales Dashboard, auf dem alle erforderlichen Dokumente organisiert und gespeichert werden. Nutzer:innen können dort den aktuellen Status ihres Antrags einsehen sowie die nächsten Schritte und Fristen für die Visumbeantragung nachvollziehen. Zusätzlich erhalten sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung, sowie Unterstützung durch einen KI-Assistenten, der in ihrer Muttersprache kommunizieren kann. Die KI speichert zudem eingegebene Informationen und füllt zukünftige Formulare automatisch aus.

Für die Gründer war der Einsatz von KI ein entscheidender Faktor bei der Entwicklung des Startups. Dadurch konnte das Produkt “als etwas Skalierbares gemacht werden, was auf allen Ebenen funktionieren kann, sowohl multilingual als auch für alle Märkte und für alle Herkunftsländer”. Ohne KI wäre dies aufgrund der Datenkomplexität und dieser “Dreifaltigkeit” nicht realisierbar gewesen, erklärt Childs im Gespräch mit brutkasten. Die Plattform bietet verschiedene Pricing-Modelle und Betreuungsangebote im Abo-Stil.

Ausweitung der Plattform geplant

Das Startup verspricht, mit seiner ganzheitlichen Lösung sowohl Kosten zu senken als auch Zeit zu sparen. Behördengänge seien häufig “relativ kompliziert, sodass die Leute natürlich viel Angst davor haben. Sie zahlen oft den Anwälten sehr viel, damit das ja richtig gemacht wird”, erklärt COO Benjamin Wolf im Gespräch mit brutkasten.

Zum Start richtet sich das neue Produkt zunächst an eine spezifische Zielgruppe. “Aber die Grundarchitektur bleibt die Gleiche. Also beim jetzigen Launch haben wir einfach den größten Need und die größte Dringlichkeit gesehen. Aber aufbauend auf dem werden wir jetzt quasi Monat für Monat das zu anderen Arten von Rot-Weiß-Rotkarten und überhaupt verschiedensten bürokratischen Abläufen ausweiten.”

Childs kennt Zielgruppe „in und auswendig“

Co-Founderin Maggie Childs setzt sich seit knapp einem Jahrzehnt mit Integration in Österreich auseinander. Dies zeigt sich auch in mehreren ihrer Gründungsprojekte: So war sie unter anderem Co-Founderin des englischsprachigen „Metropole Magazins“. Das 2022 eingestellte Magazin sollte Zugezogene dabei unterstützen, sich in Wien zurechtzufinden. Bereits dort arbeitete sie mit ihrem heutigen Co-Founder, Benjamin Wolf, zusammen.

“Dadurch kennen wir diese Zielgruppe in und auswendig. Wir haben damals schon als Medium ganz viele Leserbriefe bekommen von Leuten, die verzweifelt ihr Visum erneuern wollen und richtig Probleme damit hatten”, erzählt Childs. „Nach jahrelanger Beschäftigung damit haben wir einfach gesagt, okay, jetzt müssen wir ein Ding bauen, um das zu bewältigen, weil es uns einfach verfolgt hat“.

Internationales Team

Durch seinen internationalen Hintergrund kenne das Team die bürokratischen Hürden und bringe Erfahrung mit, wie sich diese überwinden lassen, erzählt Childs. “Wir haben im ganzen Team mehrmals erlebt, welche Prozesse die Arbeitskräfte durchgehen müssen, um in Österreich und in anderen europäischen Ländern ein Arbeitsvisum zu bekommen”, so Childs. Die Teammitglieder stammen aus New York, Prag, Wien, Kiew und Bangalore.

Neben Childs und Wolf komplettiert Vít Lichtenstein als CPO das Gründer-Trio. Laut Firmenbuch sind die Unternehmensanteile gleichmäßig unter den Gründer:innen aufgeteilt. Zehn Prozent entfallen auf den sogenannten „Unternehmenswertanteil“- also Anteile die in einer FlexCo als Mitarbeiter:innenbeteiligung ausgegeben werden können. Das Team besteht derzeit aus drei weiteren Mitarbeitenden.

Startup will erstmal „equity free“ bleiben

Das Startup finanziert sich bisher ausschließlich aus eigenen Mitteln. Unterstützung erhielt es unter anderem durch den aws First Incubator sowie das Technology-Incubation-Programm von Czech Invest. Auch Investor:innen haben bereits Interesse am Unternehmen geäußert, erzählt Childs. “Wir haben aber bis jetzt noch keine Runde aufgemacht – mit Absicht, weil wir auch eben dieses Go Live unbedingt haben wollten, bevor wir jetzt fremdes Geld anschauen.” In dieser frühen Phase setzt das Team darauf, noch “equity free” zu arbeiten.

Geplante Expansion im Schengen-Raum

Österreich soll nicht das einzige Land bleiben, in dem mypaperwork.ai seine Plattform in den Markt einführt. Als nächstes steht Tschechien auf dem Plan, wofür bereits ein Unternehmen vor Ort gegründet wurde. Anschließend ist Deutschland als dritter Markt vorgesehen. “Das ist halt auch doch ein komplexerer und größerer Markt und deswegen möchten wir diese zwei kleineren Märkte als erstes angehen”, sagt Childs im Gespräch mit brutkasten. Die Expansion ist innerhalb der nächsten 18 Monate geplant.

“Wir erwarten, dass wir in dieser Phase relativ wenig Geld aufstellen müssen und im Endeffekt viel mehr am Produkt feilen und das Ganze optimieren können. Wir wären dann auch sehr Revenue-stark, hoffentlich, wenn unsere Forecasts auch wahr werden”, so Childs. Das langfristiges Ziel ist es, den ganzen Schengen-Raum zu bedienen.