07.09.2022

Probieren statt philosophieren – der Weg zum perfekten Tool für Unternehmensprozesse

Im zweiten Teil der Growth-Tutorials schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand über die Auswahl von perfekten Tools für Unternehmensprozesse.
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Stefan Wailand, Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol © Datenpol
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Wie gemma’s an? Eine gute Frage, eine valide Frage und eine oft gehörte Frage. Der Wille zur Digitalisierung der Prozesse ist da, aber die Umsetzungspläne sind sehr vage. Zuerst werden zumeist unternehmensweit die Anforderungen gesammelt und formuliert sowie diskutiert. Ein Katalog entsteht, der zu 50 Prozent Realität und 50 Prozent Wunschvorstellung ist. Und dann sind da Spezifika. Die ganz spezifischen Prozesse machen zumeist 20 Prozent der Gesamtprozesse aus, sind aber 80 Prozent der Diskussion. Ziel ist dann ein Lasten- und ein Pflichtenheft. Das klingt alles sehr aufwendig und sehr theoretisch. Es geht auch anders!

Die richtige Auswahl kostet Zeit

Das Motto ist Probieren, statt darüber philosophieren. Ein oder zwei unterschiedliche Tools auswählen und mit ihnen die Standardprozesse des Unternehmens in Real Life ein bis zwei Tage durchspielen. So kann ein Tool und deren Handhabung unter echten Bedingungen von jenen getestet werden, die dann in weiterer Folge damit arbeiten. Die wichtigsten Geschäftsprozesse werden einfach abgebildet: etwa eine Kundenanfrage, wie können Rabatte, Steuern oder individuelle Kundenanfragen gehandhabt werden, welche Funktionen können hinzugefügt werden etc. Diese ein bis zwei Tage sind auch gleich eine Schulung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weiters können Basisfunktionen der Software erkundet werden, die man einfach mitnutzen kann. Sie erhalten in der Anwendung Know-how über die Bedienung und die Funktionalitäten – Learning by Doing.

Der Zeitaufwand? Die Key-User müssen sich eben diese Zeit nehmen, um zu lernen es anzuwenden. Das ist zumeist weniger oder gleich viel Zeitaufwand wie die Vorstellung und Schulung von Programmen in der Theorie. Nach dem ersten Probetag kann man dann mit den Ergebnissen und Erkenntnissen das Produkt verfeinern und Stück für Stück mit Echtdaten anreichern. Mit dieser Methode kann ein agiles Roll-out gestartet werden. Alles Neue kann bereits eingepflegt werden und das Tool Schritt für Schritt „erweitert werden“ – mit Aufträgen, Abrechnungen, Projektmanagement oder etwa Lager. Die Stammdaten werden übernommen. Das ist auch eine große Chance, Ballast aus der Vergangenheit loszuwerden. Oftmals ist es ein willkommener Nebeneffekt, sich von alten Daten zu trennen.

Tools hands-on kennenlernen

In dem ganzen Prozess gilt es, den Fokus Richtung Zukunft zu legen. Selten braucht es ein perfektes Archiv aus längst vergangenen Zeiten, sondern vielmehr einen Prozess, der neue Möglichkeiten für morgen und Wachstum bietet. Was es dazu benötigt? Mut und Umsetzungsstärke! Den Mut, es einfach zu machen – sich auf die Zukunft und aufs Wesentliche zu konzentrieren. Sonderfälle und einzelne Spezifika – diese 20 Prozent – können zu einem späteren Zeitpunkt nachgezogen und ins neue System integriert beziehungsweise für das neue System entwickelt werden. Die Digitalisierung ist dabei immer Teamleistung: Das Management muss die Vision haben, die Entscheidung zur Digitalisierung kommunizieren, und die „betroffenen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit, ein Tool, ihr neues Tool hands-on kennenzulernen.

Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Thema des nächsten Beitrags: Die Digitalisierung des Sales-Bereichs

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

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Die New Fluence-Gründer Chris Pollak und Moritz Lechner mit Team | (c) Clemens Lechner
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In der Startup-Welt werden mitunter ganz besondere Erfolgsgeschichten geschrieben. Eine davon kommt von Moritz Lechner und Chris Pollak – und ist nun noch um eine Facette reicher. 2017 gründete Lechner mit nur 14 Jahren “aus dem Kinderzimmer heraus” das Startup Freebiebox und wurde damit zum jüngsten Gründer Österreichs. 2021 starteten er und sein sieben Jahre älterer Co-Founder Pollak mit New Fluence ein neues Unternehmen, das auf die automatisierte Abwicklung von Micro-Influencer-Marketingkampagnen spezialisiert ist.

Millionen-Exit an 1SP Agency

Drei Jahre später hat das Startup rund 50 Mitarbeiter:innen, betreut etwa 10.000 Influencer:innen, hat Kunden wie Coca-Cola, Beiersdorf, C&A oder Waterdrop und einen siebenstelligen EBIT (Gewinn vor Steuern und Zinsen) – und verkündet einen Millionen-Exit. New Fluence wird für einen nicht näher bezifferten Millionenbetrag von der internationalen Agenturgruppe 1SP Agency mit Hauptsitz in Hamburg übernommen. Die beiden Gründer bleiben in ihren Positionen. Auch Unternehmen und Marke bleiben im Rahmen der Gruppe erhalten.

New Fluence-Gründer bleiben “voll an Bord”

“Wir sind beide voll an Bord. Wir wollen beide Gas geben und die nächsten Wachstumsschritte gemeinsam mit dem neuen Partner gehen”, sagt Lechner im brutkasten-Talk. Und Pollak ergänzt: “Es bleibt eine eigene Einheit. Wir sind komplett eigenständig und werden dann in der Gruppe die Internationalisierung vorantreiben.”

1SP mit großen Namen als Kunden

1SP Agency betreibt Büros in Deutschland, Schweden, Spanien und England mit mehr als 300 Mitarbeiter:innen und vereint mehr als zehn Agenturen in Europa. Zu den Kunden der Gruppe mit besonderer Spezialisierung auf Gaming und Unterhaltungselektronik zählen Intel, Meta, Samsung, Microsoft und Amazon sowie einige der weltgrößten Gaming-Unternehmen wie Electronic Arts, Epic Games, Square Enix, Warner Bros, CD Projekt Red oder Riot Games.

New Fluence-Exit als Erfüllung eines Traums und bewusste Entscheidung

Der Verkauf an 1SP sei nicht nur die Erfüllung des lang gehegten Traums vom Exit, sondern auch eine sehr bewusste Entscheidung, um mit New Fluence die nächsten Wachstumsschritte gehen zu können, sagt Lechner. Zunächst habe man Gespräche mit unterschiedlichen Unternehmen geführt und sich dann für die Gruppe entschieden. “Was wir bei 1SP und vor allem auch den Geschäftsführern und dem gesamten Team extrem schätzen, ist, dass man merkt, dass Unternehmer dahinter stehen. Das ist kein Großkonzern, sondern das wächst gerade extrem stark und wir haben gemeinsam ganz großes vor”, so der Gründer.

Vom Kinderzimmer über den Rollercoaster zum Exit

In Sachen Unternehmertum weiß er trotz seines immer noch jungen Alters von 21 Jahren, wovon er spricht. “Im Endeffekt habe ich jetzt doch schon sechs , sieben Jahre unternehmerische Erfahrung und ich glaube, du wächst mit jedem Jahr und mit jedem Tag einfach weiter”, sagt Lechner. Das wichtigste sei dabei Durchhaltevermögen. “Durch diesen berühmten Rollercoaster und die Höhen und Tiefen muss man einfach durch. Das ist das A&O, weil viel zu viele einfach aufgeben und das ist etwas, was uns sicher differenziert hat. Es gab auch schwierige Zeiten, wo wir nicht wussten, wie wir das Geld am Ende des Monats zahlen können.” Letztlich sei es gelungen, Schritt für Schritt funktionierende Prozesse zu etablieren.

Moritz Lechner und Chris Pollak im Talk

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