07.09.2022

Probieren statt philosophieren – der Weg zum perfekten Tool für Unternehmensprozesse

Im zweiten Teil der Growth-Tutorials schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand über die Auswahl von perfekten Tools für Unternehmensprozesse.
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Stefan Wailand, Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol © Datenpol
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Wie gemma’s an? Eine gute Frage, eine valide Frage und eine oft gehörte Frage. Der Wille zur Digitalisierung der Prozesse ist da, aber die Umsetzungspläne sind sehr vage. Zuerst werden zumeist unternehmensweit die Anforderungen gesammelt und formuliert sowie diskutiert. Ein Katalog entsteht, der zu 50 Prozent Realität und 50 Prozent Wunschvorstellung ist. Und dann sind da Spezifika. Die ganz spezifischen Prozesse machen zumeist 20 Prozent der Gesamtprozesse aus, sind aber 80 Prozent der Diskussion. Ziel ist dann ein Lasten- und ein Pflichtenheft. Das klingt alles sehr aufwendig und sehr theoretisch. Es geht auch anders!

Die richtige Auswahl kostet Zeit

Das Motto ist Probieren, statt darüber philosophieren. Ein oder zwei unterschiedliche Tools auswählen und mit ihnen die Standardprozesse des Unternehmens in Real Life ein bis zwei Tage durchspielen. So kann ein Tool und deren Handhabung unter echten Bedingungen von jenen getestet werden, die dann in weiterer Folge damit arbeiten. Die wichtigsten Geschäftsprozesse werden einfach abgebildet: etwa eine Kundenanfrage, wie können Rabatte, Steuern oder individuelle Kundenanfragen gehandhabt werden, welche Funktionen können hinzugefügt werden etc. Diese ein bis zwei Tage sind auch gleich eine Schulung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weiters können Basisfunktionen der Software erkundet werden, die man einfach mitnutzen kann. Sie erhalten in der Anwendung Know-how über die Bedienung und die Funktionalitäten – Learning by Doing.

Der Zeitaufwand? Die Key-User müssen sich eben diese Zeit nehmen, um zu lernen es anzuwenden. Das ist zumeist weniger oder gleich viel Zeitaufwand wie die Vorstellung und Schulung von Programmen in der Theorie. Nach dem ersten Probetag kann man dann mit den Ergebnissen und Erkenntnissen das Produkt verfeinern und Stück für Stück mit Echtdaten anreichern. Mit dieser Methode kann ein agiles Roll-out gestartet werden. Alles Neue kann bereits eingepflegt werden und das Tool Schritt für Schritt „erweitert werden“ – mit Aufträgen, Abrechnungen, Projektmanagement oder etwa Lager. Die Stammdaten werden übernommen. Das ist auch eine große Chance, Ballast aus der Vergangenheit loszuwerden. Oftmals ist es ein willkommener Nebeneffekt, sich von alten Daten zu trennen.

Tools hands-on kennenlernen

In dem ganzen Prozess gilt es, den Fokus Richtung Zukunft zu legen. Selten braucht es ein perfektes Archiv aus längst vergangenen Zeiten, sondern vielmehr einen Prozess, der neue Möglichkeiten für morgen und Wachstum bietet. Was es dazu benötigt? Mut und Umsetzungsstärke! Den Mut, es einfach zu machen – sich auf die Zukunft und aufs Wesentliche zu konzentrieren. Sonderfälle und einzelne Spezifika – diese 20 Prozent – können zu einem späteren Zeitpunkt nachgezogen und ins neue System integriert beziehungsweise für das neue System entwickelt werden. Die Digitalisierung ist dabei immer Teamleistung: Das Management muss die Vision haben, die Entscheidung zur Digitalisierung kommunizieren, und die „betroffenen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit, ein Tool, ihr neues Tool hands-on kennenzulernen.

Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Thema des nächsten Beitrags: Die Digitalisierung des Sales-Bereichs

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

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Verdea, CSRD
(c) Verdea - Sebastian Reich (l.) und Shane Devane von Verdea.

Während seines Studiums in Mailand hat Sebastian Reich, der das Compliance-Startup Verdea gemeinsam mit Shane Devane aus Irland gegründet hat, bei freiwilligen Beratungsprojekten leider hautnah erfahren, wie langsam und ineffizient Compliance in der EU – von Nachhaltigkeit bis Cybersicherheit – noch abläuft. Und welchen Wettbewerbsnachteil dies gegenüber den USA bedeutet.

Verdea arbeitet mit Knowledge Graphs

Der Wiener wurde anschließend in das Antler-Accelerator-Programm aufgenommen, wo er seinen Co-Founder fand, dessen letztes Startup unter anderem auch von Google gefunded worden war. “Gemeinsam haben wir uns intensiv mit neuen EU-Richtlinien auseinandergesetzt und diese so strukturiert, dass eine KI sie besser verstehen kann (Anm.: Knowledge Graphs)”, sagt er. Um mit ihrer Lösung Unternehmen dort zu unterstützen, wo Prozesse noch langsam und unübersichtlich sind. Dafür erhielt man nun ein sechsstelliges Investment.

An der Finanzierungsrunde beteiligen sich die Investoren Techsoft Invest, Daniel Wülbern, und ein weiterer Business Angel. Mit dem neuen Kapital plant Verdea, sein Angebot weiterzuentwickeln und den europäischen Markt gezielt zu adressieren. Auch soll heuer noch ein Produkt für die NIS2-Richtlinie und die AIFMD gelauncht werden.

Indexierung auf Aufbereitung von Daten

Verdea strukturiert konkret EU-Richtlinien in jene Knowledge Graphs, sodass eine KI die Anforderungen besser verstehen soll. Unternehmen könnten so verschiedene Daten mit Verdea teilen, die dann indexiert und gemäß den Anforderungen der Richtlinie aufbereitet werden. Dies erfolgt mithilfe von “Retrieval-Augmented Generation” (RAG)-Modellen.

Zusätzlich fine-tuned Verdea Open-Source-KI-Modelle, die automatisch erkennen, wo noch Daten eingesammelt werden sollten und wie diese zu finden sind.

Verdea und das Problem der Daten

Die “Corporate Sustainability Reporting Directive” (CSRD) betrifft etwa 50.000 Unternehmen in der EU, die relativ komplexe Anforderungen erfüllen und enorme Datenmengen aufbereiten müssen.

“Das grundlegende Problem vieler Unternehmen ist, überhaupt zu verstehen, welche Daten aus einem unstrukturierten Daten-Dschungel für die verschiedenen Compliance-Prozesse relevant sind”, erklärt Reich. “Eine vollständige Automatisierung durch KI ergibt hier wenig Sinn. Aber gezielte Unterstützung, etwa beim Lesen von tausenden Seiten Unternehmensberichten und CSV-Dateien und deren Aufbereitung gemäß den Richtlinien, kann KI sehr gut und effizient leisten.”

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