07.09.2022

Probieren statt philosophieren – der Weg zum perfekten Tool für Unternehmensprozesse

Im zweiten Teil der Growth-Tutorials schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand über die Auswahl von perfekten Tools für Unternehmensprozesse.
/artikel/wailand-datenpol-growth-tutorial-2
Stefan Wailand, Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol © Datenpol
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Wie gemma’s an? Eine gute Frage, eine valide Frage und eine oft gehörte Frage. Der Wille zur Digitalisierung der Prozesse ist da, aber die Umsetzungspläne sind sehr vage. Zuerst werden zumeist unternehmensweit die Anforderungen gesammelt und formuliert sowie diskutiert. Ein Katalog entsteht, der zu 50 Prozent Realität und 50 Prozent Wunschvorstellung ist. Und dann sind da Spezifika. Die ganz spezifischen Prozesse machen zumeist 20 Prozent der Gesamtprozesse aus, sind aber 80 Prozent der Diskussion. Ziel ist dann ein Lasten- und ein Pflichtenheft. Das klingt alles sehr aufwendig und sehr theoretisch. Es geht auch anders!

Die richtige Auswahl kostet Zeit

Das Motto ist Probieren, statt darüber philosophieren. Ein oder zwei unterschiedliche Tools auswählen und mit ihnen die Standardprozesse des Unternehmens in Real Life ein bis zwei Tage durchspielen. So kann ein Tool und deren Handhabung unter echten Bedingungen von jenen getestet werden, die dann in weiterer Folge damit arbeiten. Die wichtigsten Geschäftsprozesse werden einfach abgebildet: etwa eine Kundenanfrage, wie können Rabatte, Steuern oder individuelle Kundenanfragen gehandhabt werden, welche Funktionen können hinzugefügt werden etc. Diese ein bis zwei Tage sind auch gleich eine Schulung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weiters können Basisfunktionen der Software erkundet werden, die man einfach mitnutzen kann. Sie erhalten in der Anwendung Know-how über die Bedienung und die Funktionalitäten – Learning by Doing.

Der Zeitaufwand? Die Key-User müssen sich eben diese Zeit nehmen, um zu lernen es anzuwenden. Das ist zumeist weniger oder gleich viel Zeitaufwand wie die Vorstellung und Schulung von Programmen in der Theorie. Nach dem ersten Probetag kann man dann mit den Ergebnissen und Erkenntnissen das Produkt verfeinern und Stück für Stück mit Echtdaten anreichern. Mit dieser Methode kann ein agiles Roll-out gestartet werden. Alles Neue kann bereits eingepflegt werden und das Tool Schritt für Schritt „erweitert werden“ – mit Aufträgen, Abrechnungen, Projektmanagement oder etwa Lager. Die Stammdaten werden übernommen. Das ist auch eine große Chance, Ballast aus der Vergangenheit loszuwerden. Oftmals ist es ein willkommener Nebeneffekt, sich von alten Daten zu trennen.

Tools hands-on kennenlernen

In dem ganzen Prozess gilt es, den Fokus Richtung Zukunft zu legen. Selten braucht es ein perfektes Archiv aus längst vergangenen Zeiten, sondern vielmehr einen Prozess, der neue Möglichkeiten für morgen und Wachstum bietet. Was es dazu benötigt? Mut und Umsetzungsstärke! Den Mut, es einfach zu machen – sich auf die Zukunft und aufs Wesentliche zu konzentrieren. Sonderfälle und einzelne Spezifika – diese 20 Prozent – können zu einem späteren Zeitpunkt nachgezogen und ins neue System integriert beziehungsweise für das neue System entwickelt werden. Die Digitalisierung ist dabei immer Teamleistung: Das Management muss die Vision haben, die Entscheidung zur Digitalisierung kommunizieren, und die „betroffenen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit, ein Tool, ihr neues Tool hands-on kennenzulernen.

Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Thema des nächsten Beitrags: Die Digitalisierung des Sales-Bereichs

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

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Movevo, movevo4kids, Bewegung in Volksschulen
(c) motion4kids - Die Klasse bewältigt gemeinsam Bewegungschallenges und Aufgaben.

Movevo ist ein Villacher Startup, das eine App entwickelt hat, die Bewegung und Gesundheit spielerisch in den Arbeitsalltag integrieren und zu gemeinsamen Pausen im Team animieren soll – brutkasten berichtete. Die App wird in zwei Versionen angeboten: Move App für Unternehmen (betriebliche Gesundheitsförderung) und movevo4kids für Kinder bzw. Schulen (angepasstes Konzept: Lehrpersonen bekommen die App und machen die digitalen Übungen mit der Klasse). Nun ist man Teil der kostenlosen Initiative “Servus bewegt Kinder – Die Bewegte Schule”. Daran nehmen österreichweit 100 Volksschulen teil – mehr als 16.000 Kinder in über 784 Klassen sollen von dem Bewegungsprogramm profitieren, welches auch die Webapp von movevo4kids umfasst.

Movevo: Gamification-Ansatz im Schulalltag

Ziel ist es, dem zunehmenden Bewegungsmangel bei Kindern entgegenzuwirken und Gesundheit spielerisch im Schulalltag zu fördern. Movevo-Geschäftsführer und Founder Michael Omann dazu: “Turnstunden sind wichtig. Aber wir wollen Bewegung in kurzen Einheiten zu einem fixen Bestandteil des Unterrichts machen.”

Oft fehlen im Unterricht die nötigen Ressourcen, den Schülerinnen und Schülern ausreichend Bewegung zu ermöglichen. Mit der Anwendung von movevo4kids sollen Lehrerinnen und Lehrer einen aktiven Unterricht gestalten. Die Klasse wird dabei durch die von Expertinnen und Experten entwickelten Übungen, spielerisch zum Mitmachen motiviert. Dabei fördere man die Konzentration und Leistung der Kinder und verbessere so die Unterrichtsqualität. Die kurzen (fünf bis zehn Minuten) und flexibel einsetzbaren Bewegungseinheiten sind dazu gedacht, den Turnunterricht im Schulalltag zu ergänzen.

Denn, jedes dritte schulpflichtige Kind ist übergewichtig und nur zwei von zehn Kindern erfüllen die WHO-Empfehlung von einer Stunde Bewegung pro Tag. Das zeigen die alarmierenden Zahlen des aktuellen Gesundheitsberichts vom Gesundheitsministerium. Bewegungsmangel ist eine der Hauptursachen für chronische und psychische Krankheiten und führt in weiterer Folge zu enormen Kosten für das Gesundheitssystem.

“Es muss nicht immer eine volle Stunde Bewegung sein”

“Wir brauchen eine neue Bewegungskultur und mehr Bewegungsbewusstsein in Österreich. Es muss nicht immer eine volle Stunde Bewegung sein, schon kurze aktive Pausen sind wirksam. Die Auswirkungen von zu wenig Bewegung wie Übergewicht sind bereits deutlich sichtbar. Hier darf die Politik nicht länger wegschauen“, so Omann weiter.

Öffentliche und private Volksschulen aus ganz Österreich konnten sich im Oktober über ein Online-Formular für das Projekt anmelden. Das Paket umfasst neben Bewegungsmaterialien und Webinaren zur Bewegungsförderung, Zugänge zu den digitalen Abenteuerwelten von movevo4kids, Break it Kids und Sport-attack. Das Programm wird den Schulen für das Schuljahr 2024/25 zur Verfügung gestellt.

Auszeichnung für Movevo

Abseits der Teilnahme an dieser Initiative belegte die movevo4kids-App diese Woche bei dem “ausgezeichnet regional“-Award in Klagenfurt den zweiten Platz in der Kategorie “Gesundheit & Pflege”. Die zugehörige App für betriebliche Gesundheitsförderung Movevo erreichte den dritten Platz in der Rubrik “Kärnten Digital”.

“Wir freuen uns besonders über die Auszeichnung für movevo4kids und sehen den Award als Bestätigung, dass wir mit unserer Vision auf dem richtigen Weg sind, Kinder auf spielerische Weise zu mehr Bewegung zu motivieren”, sagt Omann.

Die kostenlose Bewegungs-Initiative für 100 Volksschulen in Österreich im Schuljahr 2024/25 wird von der Bildungsstiftung motion4kids in Kooperation mit Red Bull Media House und der Täglichen Bewegungseinheit umgesetzt. Movevo4kids ist Partner des Projekts und stellt dafür die innovativen digitalen Inhalte zur Verfügung.

“Es freut uns sehr, dass Volksschulen aus allen neun Bundesländer vertreten sind”, sagt Marion Kanalz, COO und Co-Founderin von Movevo. “Mit movevo4kids wollen wir allen Kindern positive Bewegungserfahrungen ermöglichen und langfristig zu einem gesunden Lebensstil beitragen.”

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