07.09.2022

Probieren statt philosophieren – der Weg zum perfekten Tool für Unternehmensprozesse

Im zweiten Teil der Growth-Tutorials schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand über die Auswahl von perfekten Tools für Unternehmensprozesse.
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Stefan Wailand, Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol © Datenpol
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Wie gemma’s an? Eine gute Frage, eine valide Frage und eine oft gehörte Frage. Der Wille zur Digitalisierung der Prozesse ist da, aber die Umsetzungspläne sind sehr vage. Zuerst werden zumeist unternehmensweit die Anforderungen gesammelt und formuliert sowie diskutiert. Ein Katalog entsteht, der zu 50 Prozent Realität und 50 Prozent Wunschvorstellung ist. Und dann sind da Spezifika. Die ganz spezifischen Prozesse machen zumeist 20 Prozent der Gesamtprozesse aus, sind aber 80 Prozent der Diskussion. Ziel ist dann ein Lasten- und ein Pflichtenheft. Das klingt alles sehr aufwendig und sehr theoretisch. Es geht auch anders!

Die richtige Auswahl kostet Zeit

Das Motto ist Probieren, statt darüber philosophieren. Ein oder zwei unterschiedliche Tools auswählen und mit ihnen die Standardprozesse des Unternehmens in Real Life ein bis zwei Tage durchspielen. So kann ein Tool und deren Handhabung unter echten Bedingungen von jenen getestet werden, die dann in weiterer Folge damit arbeiten. Die wichtigsten Geschäftsprozesse werden einfach abgebildet: etwa eine Kundenanfrage, wie können Rabatte, Steuern oder individuelle Kundenanfragen gehandhabt werden, welche Funktionen können hinzugefügt werden etc. Diese ein bis zwei Tage sind auch gleich eine Schulung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weiters können Basisfunktionen der Software erkundet werden, die man einfach mitnutzen kann. Sie erhalten in der Anwendung Know-how über die Bedienung und die Funktionalitäten – Learning by Doing.

Der Zeitaufwand? Die Key-User müssen sich eben diese Zeit nehmen, um zu lernen es anzuwenden. Das ist zumeist weniger oder gleich viel Zeitaufwand wie die Vorstellung und Schulung von Programmen in der Theorie. Nach dem ersten Probetag kann man dann mit den Ergebnissen und Erkenntnissen das Produkt verfeinern und Stück für Stück mit Echtdaten anreichern. Mit dieser Methode kann ein agiles Roll-out gestartet werden. Alles Neue kann bereits eingepflegt werden und das Tool Schritt für Schritt „erweitert werden“ – mit Aufträgen, Abrechnungen, Projektmanagement oder etwa Lager. Die Stammdaten werden übernommen. Das ist auch eine große Chance, Ballast aus der Vergangenheit loszuwerden. Oftmals ist es ein willkommener Nebeneffekt, sich von alten Daten zu trennen.

Tools hands-on kennenlernen

In dem ganzen Prozess gilt es, den Fokus Richtung Zukunft zu legen. Selten braucht es ein perfektes Archiv aus längst vergangenen Zeiten, sondern vielmehr einen Prozess, der neue Möglichkeiten für morgen und Wachstum bietet. Was es dazu benötigt? Mut und Umsetzungsstärke! Den Mut, es einfach zu machen – sich auf die Zukunft und aufs Wesentliche zu konzentrieren. Sonderfälle und einzelne Spezifika – diese 20 Prozent – können zu einem späteren Zeitpunkt nachgezogen und ins neue System integriert beziehungsweise für das neue System entwickelt werden. Die Digitalisierung ist dabei immer Teamleistung: Das Management muss die Vision haben, die Entscheidung zur Digitalisierung kommunizieren, und die „betroffenen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit, ein Tool, ihr neues Tool hands-on kennenzulernen.

Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open-Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Thema des nächsten Beitrags: Die Digitalisierung des Sales-Bereichs

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

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Thomas Greiner | Konzernsteuerung - Strategie Owner Innovation | Asfinag | (c) LinkedIn-Profil Thomas Greiner

Extremtemperaturen, Monsungüsse und schärfstes Streetfood: Die Ankunft in Mumbai ist ein sensorischer Weckruf. Um das Land und seinen Modernisierungshunger zu verstehen, lohnt sich ein Blick auf die Zahlen im direkten Kontrast zu Österreich: Mit über 1,4 Milliarden Menschen ist Indien das bevölkerungsreichste Land der Erde. Das durchschnittliche BIP bzw. Einkommen liegt bei rund 2.300 bis 2.500 Euro pro Kopf im Jahr, in Österreich sind es rund 50.000 bis 55.000 Euro. Auch bei der Lebenserwartung klafft mit etwa 68 bis 71 Jahren in Indien gegenüber über 82 Jahren in Österreich eine Lücke von mehr als einem Jahrzehnt.

Den wohl drastischsten Tribut fordert das Wachstum auf den Straßen: Während Österreich jährlich rund 350 bis 400 Verkehrstote zählt, verzeichnet Indien offiziell über 150.000 bis 170.000 Opfer – mehr als 450 tödlich verunglückte Menschen an einem einzigen Tag. In Gesprächen mit den dortigen Behörden über Vermeidungsstrategien wurde schnell deutlich: Sicherheit ist hier untrennbar mit dem rasanten Ausbau und der Modernisierung resilienter Infrastruktur verknüpft.

Gleichzeitig verlangt einem der Alltag vor Ort alles ab. Der permanente Geräuschpegel, die drückende Schwüle, die spürbare Luftverschmutzung und die sprachlichen Nuancen zwischen rasantem indischem Englisch und lokalen Dialekten fordern die eigene Anpassungsfähigkeit fortwährend heraus. Diese Reibungspunkte machen jedoch schonungslos bewusst, auf welch hohem Niveau unsere europäische Lebensqualität angesiedelt ist, eine Grenzerfahrung, die extrem fordernd, aber genau deshalb ungemein lehrreich war.

Indien klettert im Global Innovation Index unaufhörlich nach oben (mittlerweile fest unter den weltweiten Top 40) und stellt nach den USA und China das drittgrößte Startup-Ökosystem der Welt. Wer begreifen will, wie skalierbare Technologien und Großinfrastrukturen unter extremen Rahmenbedingungen entstehen, muss hierherblicken und Zeit vor Ort investieren.

Bildung als knappes Privileg & als Treibstoff

Der Kontrast zu unserer gewohnten akademischen Welt ist gewaltig: Während ein Studium bei uns oft als Selbstverständlichkeit wahrgenommen wird, ist der Zugang zu universitärer Bildung in Indien ein hart erkämpftes Gut. Das resultiert in einer beispiellosen Leistungsbereitschaft. Am renommierten Indian Institute of Technology (IIT) Bombay, wo ich einen Teil meiner Zeit verbracht habe, ist der Wissensdurst und der unbedingte Umsetzungswille der Studierenden mit Händen greifbar. Die Universitäten fungieren nicht als Elfenbeintürme, sondern als agile Brutstätten, die ein kompromissloses unternehmerisches Mindset tief in den Köpfen verankern. Die Begegnungen mit zahlreichen Studierenden, deren unbändige Motivation und gelebtes Erfindertum wirkten förmlich ansteckend.

Startups: Tempo, 7-Tage-Woche und radikale Kostenvorteile

Dieser Geist setzt sich nahtlos in der Gründerszene fort. Bei meinen Treffen mit lokalen Startups war die Dynamik greifbar. Man gewinnt schnell das Gefühl, die Arbeitswoche hätte hier grundsätzlich sieben Tage und ein Urlaub wirkt wie ein Luxusgut für spätere Zeiten.

Deepdive im Indian Institute of Technology Bombay

Besonders im Software- und KI-Umfeld verblüffen die Kennzahlen für Ingenieurleistungen: Gründer nannten mir gegenüber wiederholt Werte von halber Entwicklungszeit bei einem Drittel der Kosten im Vergleich zu Europa. Auch wenn sich solche Relationen im Detail schwer unabhängig verifizieren lassen, steht fest: Die Kombination aus hochqualifizierten Fachkräften, niedrigen Stundensätzen und bedingungslosem Einsatzwillen verschafft dem indischen Tech-Sektor eine enorme Hebelwirkung. Auch wenn „Made in Europe“ zu Recht einen hohen Stellenwert genießt, sollten gerade bei uns junge Startups über strategische Zeit- und Kostenvorteile durch gezielte Kooperationen mit indischen Partnern nachdenken.

Deep Tech & Infrastruktur: Von Quanten-KI bis RAHSTA Expo

In gemeinsamen Workshops am Civil Engineering Department des IIT Bombay drehte sich die Diskussion um handfeste Zukunftstechnologien. Dabei zeigten insbesondere Impulse zur Optimierung von Energieprofilen in Immobilien mittels quantencomputergestützter Algorithmen auf, wie CO₂-Fußabdrücke im Gebäudesektor auf mathematisch völlig neuem Niveau minimiert werden können.

Den praktischen Gegenpol lieferte die RAHSTA Expo, Asiens Leitmesse für den Straßen-, Brücken- und Tunnelbau. Von KI-gestütztem Asset-Monitoring über Baugeräteautomatisierung bis hin zu lückenlosen Digital Twins und Low-Carbon-Baumaterialien: Das Tempo, mit dem Indien seine lebenswichtigen Verkehrs- und Großinfrastrukturen digitalisiert, ist beeindruckend.

Fazit: Was wir lernen müssen

Indien wartet nicht auf globale Standards, es gestaltet sie durch schiere Geschwindigkeit und Pragmatismus mit. Für das europäische Innovations-Ökosystem liegt der wichtigste Lerneffekt nicht allein im Technologietransfer, sondern vor allem im Mindset: Hunger auf Fortschritt, radikale Umsetzungsstärke und der Mut, Spitzenforschung und Unternehmertum ohne Berührungsängste zu verschmelzen.

Während bei uns in Europa dichte Regulatorien oft für lange Verfahrensdauern und zähe Bauzeiten sorgen, geht Indien den umgekehrten Weg. Ein ausgewogenes Mittelding aus europäischer Sorgfalt und indischem Tempo wäre für beide Welten ein echter Gewinn. Was wir zudem ganz konkret lernen können, ist der Umgang mit extremen Wetterereignissen: Wie Großinfrastruktur immenser Hitze und sintflutartigem Starkregen trotzt, zeigt uns Indien eindrucksvoll. Blicken wir also öfter über den eigenen Fahrbahnrand hinaus.

„Fortschritt entsteht dort, wo wir die Komfortzone der Standards verlassen und über den gewohnten Fahrbahnrand hinausdenken.“ Thomas Greiner. Im Bereich der Verkehrssicherheit wird viel geforscht, es gibt hier aber auch viel aufzuholen, eine Change für Firmen aus Österreich.


Mein Dank gilt Alexander Redlein (TU Wien) für die Ermöglichung dieser Studienreise, Rashmi Jois für die Begleitung durch die Metropole Mumbai sowie den Partnern am IIT Bombay für den profunden akademischen Dialog sowie der Trade Commission Indien für die wertvolle Vernetzung vor Ort.

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