19.07.2017

Unternehmenssoftware: Praktische Helfer für Startups

Gerade in der Gründungsphase eines Startups kann die richtige Software Dinge wie die Buchhaltung oder Gehaltsabrechnungen stark erleichtern.
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(c) AVL

Die Phase vor und nach der Gründung erfordert vor allem eines: unendlich viel Arbeit. In der Planungszeit muss der Businessplan erstellt werden, man muss sich um geeignete Räumlichkeiten kümmern, die Finanzierung auf sichere Füße stellen, eventuell nach Mitarbeitern suchen und so weiter. Ist das Unternehmen dann gegründet, geht der Aufwand weiter. Neben dem Kerngeschäft, das eigentlich schon die volle Aufmerksamkeit verlangt, gilt es vor allem, in Sachen Marketing und Kundenakquise Gas zu geben – schließlich nützt das allerbeste Produkt nichts, wenn es keiner kennt.

Der Wunsch sich zu Klonen

Dazu kommt ein von vielen unterschätzter Bereich, der aber ebenfalls viel Zeit verschlingt: Die Unternehmensführung. In so manchem Gründer reift in dieser Zeit der Wunsch, sich zu klonen, um diesen Arbeitsaufwand irgendwie bewerkstelligen zu können. Besonders realistisch ist das natürlich nicht. Umso besser, dass es mittlerweile diverse Softwarelösungen gibt, die Unternehmern diesen Bereich deutlich erleichtern.

Fehlerlose Bücher kann jeder führen

Innerhalb der Unternehmensführung ist es insbesondere die Buchhaltung, die Gründern Sorgenfalten ins Gesicht treibt. Sie frisst nicht nur viel Zeit, sondern muss natürlich auch sehr sorgfältig und korrekt durchgeführt werden, damit Ärger mit dem Finanzamt ausgeschlossen werden kann. Es ist deswegen eine attraktive Option, diesen Bereich auszulagern und an einen externen Spezialisten zu vergeben. Dagegen sprechen allerdings zwei Dinge: Zum einen sind solche Spezialisten nicht billig, zum anderen geht mit der eigenhändigen Führung der Bücher ein unschätzbar wertvoller Einblick in die aktuelle finanzielle Situation des Unternehmens einher.

Redaktionstipps

Das passende Buchhaltungsprogramm

Mit Hilfe des passenden Buchhaltungsprogramms ist es zudem auch für Laien problemlos möglich, korrekte Bücher zu führen. Einsteigermodelle sind speziell auf die Bedürfnisse derjenigen zugeschnitten, die auf diesem Feld noch nicht über allzu viel – oder gar keine – Erfahrung verfügen. In benutzerfreundlichen Eingabemasken kann jeder Geldfluss richtig zugeordnet und verbucht werden.

Keine Probleme bei der Gehaltsabrechnung

Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss diese natürlich bezahlen. In manchen Fällen kann es außerdem sinnvoll sein, sich als Selbstständiger ebenfalls ein bestimmtes Gehalt zu überweisen. Bei beiden Vorgängen werden bestimmte Abgaben fällig, die abzuführen Aufgabe des Arbeitgebers ist. Wer hier ein Abrechnungsprogramm wie dieses verwendet, hat es deutlich leichter, Steuern und Sozialabgaben vom Bruttogehalt abzuziehen – genau genommen erledigt die Software das ganz alleine. So stimmt die Gehaltsabrechnung auf jeden Fall, ohne dass man selbst lange herumrechnen muss.

Hilfe beim Erstellen von Rechnungen

Eine Rechnung zu schreiben hört sich erst einmal nicht nach einer Aufgabe an, bei der man zwingend auf Unterstützung angewiesen ist. Dass das aber gar nicht so einfach ist, wird einem spätestens dann klar, wenn man sich vergegenwärtigt, dass man dem deutschen Gesetz unterliegt. Eine korrekte Rechnung muss diverse Angaben enthalten, und wer noch nie eine gestellt hat, weiß in der Regel nicht, welche das sind.

Gut, dass es auch dafür Softwarelösungen gibt. Hier kann man aus verschiedenen Vordrucken den passenden auswählen und sich so sicher sein, dass keine entscheidende Angabe vergessen wird. Zudem enthalten solche Programme ein Mahnwesen, so dass man regelmäßig daran erinnert wird, zahlungssäumige Kunden auf die Außenstände hinzuweisen – ein wichtiger Aspekt, der ohne Erinnerung leicht untergeht.

Einer für alles

In der Frühphase eines Startups ist selbiges finanziell meist nicht auf Rosen gebettet. Für jeden Teilbereich der Unternehmensführung ein eigenes Programm zu kaufen, sprengt daher in vielen Fällen das Budget. Abhilfe schaffen kann hier eine kaufmännische Komplettlösung. Diese Alleskönner liefern wertvolle Hilfestellungen bei allen Aufgaben, die im Zuge der Unternehmensführung anfallen und sparen Gründern somit viel Zeit, die an einer anderen Stelle gewinnbringend eingesetzt werden kann.

Es empfiehlt sich, solche Softwarelösungen möglichst frühzeitig anzuschaffen, um beim Einstieg vergleichsweise wenig Aufwand zu haben. Ist der Kundenstamm erst mal so groß, wie man es sich erhofft, wird es deutlich komplizierter, sich an das neue Programm zu gewöhnen. Ist man zu diesem Zeitpunkt im Umgang bereits geschult, sind hier deutlich weniger Komplikationen zu erwarten.

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Vl. A1-CCO Martin Resel und IBM-Österreich-Chef Marco Porak | © A1/APA/Hörmandinger
Vl. A1-CCO Martin Resel und IBM-Österreich-Chef Marco Porak | © A1/APA/Hörmandinger

Dass für Unternehmen kein Weg mehr an Agentic AI vorbeiführt, ist mittlerweile ein Gemeinplatz. Dass eine sichere und konforme Umsetzung davon nicht so einfach ist, ebenfalls. „Für KI im Unternehmenskontext gelten andere Spielregeln als im privaten Bereich. Ich spreche hier besonders von souveräner KI“, sagt Marco Porak, Generaldirektor von IBM Österreich, bei einem gemeinsamen Pressetermin mit A1 und dessen Cloud-Tochter Exoscale. Mit einer gemeinsamen Plattform, die IBM watsonx auf A1 Exoscale bringt, will man Unternehmenskunden gemeinsam eine sichere und digital souveräne Lösung bieten.

„Wir sind Teil der kritischen Infrastruktur“

Denn Schatten-KI, also die Nutzung privater bzw. vom Unternehmen nicht genehmigter KI-Anwendungen durch Mitarbeiter:innen, sei ein echtes Sicherheitsrisiko, betont Martin Resel, stv. Vorstandsvorsitzender von A1 und CCO Enterprise. „Unternehmen können es sich nicht leisten, KI nicht zu nutzen. Da geht es um Wettbewerbsfähigkeit. Alles muss effizienter werden, etwa auch in der Verwaltung. Wenn man dann aber Daten global findet, die eigentlich nicht global gespeichert werden sollten, ist das ein Problem“, sagt Resel.

Für viele A1-Unternehmenskunden und auch für A1 selbst sei das besonders relevant. „Wir sind Teil der kritischen Infrastruktur. Viele hochsensible Daten laufen auf unseren Netzen. Wir haben nicht nur Unternehmen aller Größen als Kunden, sondern zum Beispiel auch Ministerien“, sagt der A1-CCO. Gerade in der aktuellen geopolitischen Situation müssten sich Österreich und ganz Europa daher souverän aufstellen.

Orchestrierte KI-Agenten mit klaren Regeln und voller Transparenz

Und wie macht das die gemeinsame Plattform? „Ich bin mir bewusst, dass ich Repräsentant eines amerikanischen Unternehmens bin“, räumt Marco Porak ein. IBM habe aber nach nicht weniger als 98 Jahren am österreichischen Markt ein anderes Standing, als etwa die US-Hyperscaler. Warum? „IBM hat seit jeher das Prinzip, dass Kundendaten Kundendaten sind und die Architektur vom Kunden bestimmt wird“, so Porak. Und: „Globale Innovation und lokale Kontrolle widersprechen einander nicht.“ Genau so sei es auch bei watsonx. Kunden können dort entscheiden, welche KI-Modelle genutzt werden und wo die Daten liegen. Die Bandbreite geht dabei von lokal gehosteten On-Premise-Lösungen über europäische bzw. Open-Source-Modelle auf europäischen Servern bis zu Frontier-Modellen in Datencentern der US-Hyperscaler.

Konkret greift das System auf eine Vielzahl an Large Language Models (LLMs) und Agentic-Modelle zurück und orchestriert KI-Agenten, um Tasks zu erfüllen. Die dazugehörige Governance-Plattform ermöglicht nicht nur das Festlegen der Regeln dafür, sondern bietet auch jederzeit komplette Transparenz, um jeden Arbeitsschritt und die dafür genutzten Modelle nachvollziehen zu können. Für Martin Resel ist dabei ebenfalls klar: „Dass alles, was aus Asien oder Amerika kommt böse ist, sehen wir nicht so. Wichtig ist die Wahlfreiheit.“ Die Plattform sei daher offen für sämtliche Modelle.

„Wir folgen einer sehr strikten Datenklassifizierung – selber und auch für unsere Kunden“

Je nach Usecase und dem damit verbundenen Sicherheits-Level der Daten seien unterschiedliche LLMs und Speicherorte sinnvoll. „Wir folgen einer sehr strikten Datenklassifizierung – selber und auch für unsere Kunden“, sagt Resel. Nach dieser erfolge die Entscheidung, welche Modelle genutzt werden können. Gleichzeitig optimiere die Plattform durch die passende Modell-Auswahl auch den Token-Verbrauch. „Das kann sonst bekanntlich schnell teuer werden“, sagt der A1-CCO.

A1 bietet seinen Enterprise-Kunden nicht nur Zugang zur Plattform, sondern auch begleitende Services, um diese aufzusetzen. Mit den europäischen Datencentern der Tochter Exoscale kommt noch das Angebot der souveränen Cloud im eigenen Land hinzu.

Wie watsonx für A1 und seine Kunden konkret funktioniert, zeigt Exoscale-KI-Experte Christos Kapodistrias beim Pressetermin vor. In seinem Beispiel arbeiteten nicht weniger als 14 KI-Agenten orchestriert zusammen, um eine optimale Vorbereitung auf ein Kundengespräch zu erstellen. „Diesen Usecase nutzen wir auch selber“, erklärt der Experte und zeigt die verschiedenen Sicherheits- und Kontrollmechanismen ebenso wie die Nachvollziehbarkeit über die Governance-Plattform. Marco Porak merkt dazu an: „Man sieht, es gibt mehrere Checkpoints im Prozess, der ‚Human in the Loop‘ bleibt erhalten.“ Denn es gehe eben darum, Menschen bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

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