19.06.2020

Was ist Timeboxing und wie kann ich damit produktiver werden?

Timeboxing ist eine Productivity-Strategie, bei der Tasks in einem Kalender fixe Zeiträume zugeteilt werden. Das erleichtert das fokussierte Arbeiten.
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Timeboxing ist ein gutes Productivity-Tool, um Tasks und den Kalender in den Griff zu kriegen. (c) Adobe Stock / Stillfx

Kommt dir diese Geschichte bekannt vor? Du kommst morgens in die Arbeit um ein Angebot für einen neuen Kunden vorzubereiten. Kaum startest du, fliegt schon das erste E-Mail herein. Der Betreff klingt wichtig und du fühlst dich gezwungen, kurz zu antworten. Du musst für die Antwort nur kurz etwas recherchieren. Wenig später findest du dich auf Facebook wieder, beim Durchscrollen des Newsfeeds. Die Ablenkung hat dich etwas aus dem Konzept gebracht, aber jetzt willst du wirklich anfangen.

+++Getting things done: Tipps von Productivity-Mastermind David Allen+++

Als du die ersten Worte zu tippen beginnst, kommt ein Kollege in dein Büro (oder kontaktiert dich remote, während du im Homeoffice bist). Er will deine Meinung zu einer wichtigen Sache hören. Ihr sprecht über das Thema, schweift dann ein wenig ab und ehe du dich versiehst ist eine halbe Stunde dahin. So, jetzt aber wirklich ran an die Tasten, vorher nur noch kurz einmal die E-Mails checken. Oje, du realisiert, dass das Jour Fix in 10 Minuten startet. Jetzt zahlt es sich auch nicht mehr aus. Nach dem Mittagessen nimmst du dir vor, endlich das Angebot zu erstellen. Doch auch dein Nachmittag nimmt einen ähnlichen Verlauf und du musst das ganze auf morgen verschieben.

Wenn diese oder eine ähnliche Geschichte aus deinem täglichen Arbeitsleben stammen könnte, geht es dir wie mehr als 86 Prozent der Erwerbstätigen, die laut einer aktuellen Studie angeben, am Arbeitsplatz abgelenkt zu sein. Doch das muss nicht so sein.

Timeboxing als Tool für konzentriertes Arbeiten

Die hierzulande noch eher unbekannte Produktivitätstechnik des Timeboxing erlaubt es, gezielt solchen Ablenkungen entgegen zu wirken. Einfach gesagt plant man alle Tätigkeiten einer Woche für einen festgelegten Zeitraum, eine Zeitbox also. In solch einer Timebox wird nichts anderes als die geplante Tätigkeit durchgeführt. Man plant lückenlos alle Tätigkeiten, inklusive der Morgenroutine, Arbeitsweg, dem E-Mail lesen und mehr.

+++Kommentar: Die Diktatur der Produktivität+++

Das Timeboxing ist dem klassischen Wochenplan auf den ersten Blick zwar sehr ähnlich, unterscheidet sich im Detail aber doch deutlich. So werden etwa keine genauen Aufgaben à la “Angebot Frau Maier fertigstellen” geplant. Stattdessen werden Zeitboxen für gewisse Themenbereiche erstellt, wie etwa “Fokussiertes Arbeiten”. Eine Aufgabe kann auch auf mehrere Zeitboxen aufgeteilt sein. Alternativ können auch mehrere unterschiedliche Aufgaben in der richtigen Zeitbox erledigt werden. Wichtig ist nur, keine Ablenkungen, auch durch andere “wichtige” Tätigkeiten, zu erlauben. Wie preisgekrönte Star-Autor Nir Eyal in seinem neuesten Buch “Indistractible” schreibt, kann man Ablenkungen nur erkennen, wenn man weiß wovon man überhaupt abgelenkt wird.

Das parkinsonsche Gesetz im Timeboxing

Das ist aber nicht der einzige Unterschied von Timeboxing zur klassischen Wochenplanung. Wird doch beim Timeboxing auch das Parkinsonsche Gesetz für einen Produktivitätsvorteil genutzt. Das Gesetz besagt, dass jede Tätigkeit so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie man ihr zugesteht. In anderen Worten, wenn man sich für etwas 2 Wochen Zeit nimmt, braucht man am Ende auch diese zwei Wochen für die Tätigkeit.

+++Diese Geld-Podcasts und YouTube-Channels sollte man kennen+++

Das kommt für viele wahrscheinlich wenig überraschend. Wesentlich überraschender ist es hingegen, dass ein Großteil der Tätigkeiten auch in wesentlich kürzerer Zeit, mit nur marginalem Effekt auf das Endergebnis, bewältigt werden könnten. Ein weiteres Phänomen ist es, dass die persönliche Produktivität mit dem Nähern einer Deadline exponentiell steigt. Genau hier schlägt der größte Vorteil des Timeboxing voll zu. Dadurch, dass eine Tätigkeit in einer zuvor festgelegten Zeit fertiggestellt sein muss, da man danach zur nächsten Timebox wechselt, hat man über den Tag verteilt etliche kleine Mini-Deadlines.

Zusammengefasst ist das Timeboxing nicht nur eine Produktivitätstechnik auf die auch Top Manager wie Elon Musk schwören, sondern ein Life Hack.


Über den Autor

Philipp Baldauf ist Co-Founder und CEO des Linzer Startups Butleroy, einem intelligenten Kalenderplaner. Butleroy bietet außerdem mit  “Produktivität auf dem Silbertablett” einen Video-Newsletter mit den besten Tipps und Tricks aus der digitalen Produktivitätswelt. Mehr dazu unter diesem Link.

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Das "Expedition Zukunft"-Team, Annamaria Andres (erste links) | (c) FFG

In Zeiten großer gesellschaftlicher, wirtschaftlicher und ökologischer Herausforderungen braucht es mutige Ideen, die nicht nur schrittweise verbessern, sondern bestehende Systeme grundlegend neu denken. Genau hier setzt das Förderprogramm „Expedition Zukunft“ der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) an. Annamaria Andres, die das Programm maßgeblich mitentwickelt hat, betont: “Die EU und auch Österreich sind sehr gut in inkrementellen Innovationen und Grundlagenforschung, doch es braucht auch disruptive Ansätze, um die Welt zu einem besseren, gerechteren und nachhaltigeren Ort zu verändern.”

Mehr als inkrementelle Verbesserungen

Das Ziel von “Expedition Zukunft” ist es, Projekte zu unterstützen, die einen echten Paradigmenwechsel bewirken können. Während traditionelle Innovationsprogramme oft auf Verbesserungen bestehender Technologien und Prozesse abzielen, sucht „Expedition Zukunft“ nach bahnbrechenden Ideen. Es geht darum, mit komplett neuen Ansätzen die jetzigen Herausforderungen anzugehen. Diese Herausforderungen könnten technologischer, gesellschaftlicher oder ökologischer Natur sein.

+++ Jetzt bewerben und von Expedition Zukunft profitieren +++

Zwei Wege in die Zukunft: #START – Business Edition und #INNOVATION

Das Programm gliedert sich in mehrere Ausschreibungsschienen. Hier ein Überblick zu zwei Förderschienen, die sich besonders für Gründer:innen von Startups und KMU eignen:

  • #START – Business Edition: Hier können Gründer:innen und KMU einreichen, die ganz am Anfang stehen. Sie haben eine visionäre Idee, aber noch kein ausgearbeitetes Konzept. Es geht darum, die Durchführbarkeit zu testen – nicht nur aus technischer Sicht, sondern auch in Bezug auf soziale Aspekte, strategische und rechtliche Rahmenbedingungen. Für diesen Schritt stellt die FFG bis zu 80.000 Euro zur Verfügung.
  • #INNOVATION: In dieser Schiene wurde ein Problem bereits klar definiert, die Lösung ist jedoch noch offen. Mit einer Förderung von bis zu 150.000 Euro bei einer Förderquote von 50 Prozent unterstützt das Programm die Lösungsfindung in Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern. Hier geht es um iterative Innovationsprozesse, wie zum Beispiel Open Innovation und Design Thinking, um eine optimale Lösung für eine Zielgruppe oder ein disruptives Geschäftsmodell zu entwickeln.

Weitere Ausschreibungsschienen findet ihr auf der Programm-Website.

Mut zum Risiko und zur Veränderung

Disruptive Innovationen sind riskanter als schrittweise Verbesserungen. Sie bewegen sich oft in unklaren rechtlichen Rahmenbedingungen, müssen neue Märkte erschließen und kulturelle Veränderungen anstoßen. Diese bahnbrechenden Ideen haben ein höheres Umsetzungsrisiko. Deshalb bietet das Programm neben finanzieller Unterstützung auch umfassende Beratungsservices und Expeditionsguides.

Die Expeditionsguides sind Expert:innen, die die geförderten Projekte begleiten. Neben der individuellen Begleitung bietet das Programm auch Netzwerktreffen, bei denen sich die Fördernehmer:innen untereinander austauschen können.

Von der Vision zur Umsetzung

Ein zentrales Kriterium für die Förderung ist der Mut zur großen Vision. Dahingehend werden Fördernehmer:innen gesucht, die größer denken und bereit sind, neue Wege zu gehen. Diese Vision muss auch einen gesellschaftlichen oder ökologischen Mehrwert bieten. Es geht nicht nur um Profit, sondern um Impact – sei es in der Umwelt, der Gesellschaft oder der Wirtschaft.

Ein Beispiel für solche visionären Projekte sind Innovationen in der Raumfahrt, der Krebsbekämpfung, sozialen Inklusion oder Pflegekonzepte für eine alternde Gesellschaft.

Solche Ideen stoßen jedoch oft auf große gesellschaftliche Herausforderungen. So stellt beispielsweise die Bereitschaft der Menschen, eingefahrene Verhaltensmuster zu ändern, eine Hürde dar. Genau hier setzt das Programm an, um den notwendigen Wandel zu unterstützen und den Weg für zukunftsweisende Innovationen zu ebnen.

Unterstützung, die über Geld hinausgeht

Neben der finanziellen Förderung bietet „Expedition Zukunft“ auch umfangreiche Beratungsleistungen. Dazu gehören Workshops zu Geschäftsmodellen, Strategieberatung oder Hilfe bei IP-Fragen. So soll sichergestellt werden, dass die Projekte nicht nur technisch funktionieren, sondern auch erfolgreich umgesetzt werden können.

Das Programm „Expedition Zukunft“ vernetzt die Teilnehmenden gezielt mit relevanten Partner:innen aus Wirtschaft, Forschung und öffentlichem Sektor. Ein starkes Netzwerk aus Wirtschaftsagenturen, Ministerien und internationalen Partnern unterstützt dabei, die richtigen Kontakte zur richtigen Zeit zu knüpfen – oft der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts.

Bewerbungsfrist und Kriterien

Die Einreichfrist für die #START Business Edition endet am 28. Januar um 12:00 Uhr. Die Schiene #INNOVATION ist als laufende Ausschreibung angelegt. Bewerber:innen müssen neben einer bahnbrechenden Idee auch den Willen mitbringen, Risiken einzugehen und groß zu denken. Diversität, gesellschaftlicher Impact und die Bereitschaft zur Veränderung sind entscheidend.

Abschließend merkt Andres an: “Wir suchen Visionär:innen, die bereit sind, die Welt zu verändern. Die Expedition Zukunft ist für diejenigen, die über den Tellerrand hinaus denken, die mutig sind und größer denken. Wer bereit ist, sich dieser Herausforderung zu stellen, findet in dieser Initiative der FFG nicht nur einen Förderer, sondern einen Partner auf dem Weg in die Zukunft.”

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AI Summaries

Was ist Timeboxing und wie kann ich damit produktiver werden?

  • Die hierzulande noch eher unbekannte Produktivitätstechnik des Timeboxing erlaubt es, gezielt Ablenkungen entgegen zu wirken.
  • Man plant lückenlos alle Tätigkeiten, inklusive der Morgenroutine, Arbeitsweg, dem E-Mail lesen und mehr.
  • Das Timeboxing ist dem klassischen Wochenplan auf den ersten Blick zwar sehr ähnlich, unterscheidet sich im Detail aber doch deutlich.
  • So werden etwa keine genauen Aufgaben à la “Angebot Frau Maier fertigstellen” geplant.
  • Stattdessen werden Zeitboxen für gewisse Themenbereiche erstellt, wie etwa “Fokussiertes Arbeiten”.
  • Wichtig ist nur, keine Ablenkungen, auch durch andere “wichtige” Tätigkeiten, zu erlauben.

AI Kontextualisierung

Welche gesellschaftspolitischen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

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  • So werden etwa keine genauen Aufgaben à la “Angebot Frau Maier fertigstellen” geplant.
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