09.11.2015

Ratgeber: So schreiben Sie E-Mails überzeugend!

Vom "Sehr geehrter XY" zum "mit freundlichen Grüßen Max Mustermann" ist es meist ein langer Weg. Ein Weg, der oftmals beherrscht wird von der Frage: "Wie und was schreib ich da jetzt?"
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Wie Sie mit fünf Tipps ein überzeugendes Geschäftsmail schreiben.

Egal ob man etwas verkaufen möchte, versucht ein Produkt zu vermarkten oder sich für einen Job bewirbt. Eine E-Mail kann Türen öffnen oder eine Chance im Keim ersticken lassen. Deshalb gilt es von Anfang an zu überzeugen. Beherzt man die folgenden sechs Techniken beim Schreiben, rückt das Ziel gleich ein großes Stück näher.

1. Menschliche Sinne ansprechen um im Mail zu überzeugen

Formulierungen, die einen der fünf Sinne anregen bleiben länger im Gedächtnis. Egal ob sehen, hören, riechen, fühlen oder schmecken. Sobald mittels Sprache etwas assoziiert werden kann wird das Produkt greifbarer.

  • Negativ-Beispiel: Unsere Teesorten sind gut für Körper und Geist.
  • Positiv-Beispiel: Aufgekocht in heißem Wasser, erfüllen unsere Teesorten jeden Raum mit Aromen frischer Früchte. Nach einem harten Arbeitstag hilft eine Tasse optimal, den Geist und den Körper zu entspannen.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

2. Vorstellungskraft anregen

Eine knackige Produktbeschreibung, die den Kunden miteinbindet verstärkt das Verlangen danach. Wie würde sich der Kunde mit dem Produkt fühlen? Wo könnte er es benutzen? Wo würde es ihn unterstützen?

  • Negativ-Beispiel: Der neue VW Passat bietet viel Platz und Stauraum.
  • Positiv-Beispiel: Der neue VW Passat bietet Platz, um mit der ganzen Familie auf Urlaub zu fahren. Wegen des vielen Stauraums eignet sich das Familienauto sogar zum Umziehen.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt mein Mail als Spam? +++

3. „WEIL“

Jegliches Anliegen wirkt gewichtiger wenn es eine ansprechende Begründung dafür gibt. Dem Kunde wird nicht nur ein tolles Produkt vorgestellt, sondern auch erklärt warum er es braucht.
Eine Studie der Universität Harvard unterstreicht diese These: Ein Mann fragt in einer Schlange beim Kopierer ob er vor dürfe.

  • Negativ-Beispiel: „Darf ich schnell etwas kopieren?“ – 60 % lassen ihn vor.
  • Positiv-Beispiel: „Darf ich schnell kopieren, weil ich dieses Formular in eine andere Abteilung bringen muss?“ – 94 % lassen ihn vor.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

4. Klanghinterlegung (Soundbites) verwenden

Soundbites sind kurze, prägnante Aussagen die dem Leser leicht im Gedächtnis bleiben. Sie leben von Rhythmus und Wiederholung. Sie klingen nicht nur gut, sondern helfen erwiesenermaßen auch die Glaubwürdigkeit eines Produktes zu steigern.

  • Negativ-Beispiel: Gösser ist nicht nur gut, oder besser als andere Biere. Es ist das Beste.
  • Positiv-Beispiel: Gut. Besser. Gösser

Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.

+++ Mehr zum Thema: Mails richtig schreiben +++

5. Kleine Geschichten beim Mailen erzählen

Eine kleine Geschichte hilft meist Verkaufsbarrieren zu überwinden. Sie  stellt einen persönlichen und einen Realitätsbezug herstellt. Kann sich der Leser selbst in diese Geschichte hineinversetzen, wird eher dazu tendieren das Produkt zu kaufen. Das Geschichten-Erzählen ist fast so alt wie die Menschheit selbst. Um Erfahrungen weiterzugeben oder Beispiele zu konkretisieren werden zumeist Geschichten erzählt.

  • Negativ-Beispiel: Northface testet seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedenen Umweltbedingungen. Sie hält warm, ist wasserabweisend und reißfest.
  • Positiv-Beispiel: Northface hat seine neue Outdoor-Jacke unter verschiedensten Bedingungen getestet. Im strömenden Urwaldregen hält sie trocken. Beim Bergsteigen in 4000 Metern Höhe fängt man nicht an zu frieren und wenn zwei Schwergewichtsboxer an den Ärmeln ziehen reißt sie nicht.

6. Positiv formulieren wirkt in Mails überzeugender

In geschäftlichen E-Mails wird viel zu oft mit Negationen gearbeitet. Wörter wie „nicht“, „keine“ oder „nie“ werden vom Unterbewusstsein weggefiltert. Der Satz „Bitte zögern Sie nicht uns anzurufen“, verwandelt sich unterbewusst zu: „Bitte zögern Sie uns anzurufen“. Das können Sie sich nicht vorstellen? Dann denken Sie jetzt nicht an einen rosaroten Elefanten! Haben Sie jetzt doch an das untypisch bunte Tier gedacht? Siehe da.
Mit positiven Formulierungen signalisiert man, kundennäher und lösungsorientierter zu agieren.

  • Negativ-Beispiel: Wir haben von 9-16 Uhr geöffnet.
  • Positiv-Beispiel: Wir sind von 9-16 Uhr gerne für Sie da.

Die Posteingänge dieser Welt gehen über. Deshalb aufgepasst: Nicht in Geschwafel verlieren! Niemand mag künstlich aufgeblasene E-Mails.
Und jeder Leser ist ein Individuum, so möchte er auch behandelt werden. Deshalb gilt es das E-Mail so zu formulieren als ob es an einen Bekannten adressiert wäre, und nicht an eine anonyme Masse geschickt werden würde.

Eine Checkliste ob Ihr Mail erfolgreich wurde, finden Sie hier.

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Noxtua-Gründer Leif-Nissen Lundbæk und Manz-Geschäftsführerin Susanne Stein-Pressl | © Kidizin Sane
Noxtua-Gründer Leif-Nissen Lundbæk und Manz-Geschäftsführerin Susanne Stein-Pressl | © Kidizin Sane

Das Berliner Legal-Tech-Scaleup Noxtua hat seine Series-C-Finanzierungsrunde mit einem Volumen von mehr als 100 Millionen Euro abgeschlossen. Es ist die bislang größte Geldspritze für ein Rechts-KI-Unternehmen in Deutschland. Im Zuge der Kapitalerhöhung übernimmt der deutsche Fachverlag C.H.Beck die Mehrheit an dem Unternehmen, während die Wiener Manz’sche Verlags- und Universitätsbuchhandlung als neuer Investor einsteigt.

Susanne Stein-Pressl, geschäftsführende Gesellschafterin bei Manz, ordnet den Schritt in die Unternehmensgeschichte ein: „Seit mehr als 40 Jahren nimmt Manz eine Pionierrolle in der Digitalisierung des Rechtswesens ein“. Das Investment sei vor diesem Hintergrund eine konsequente Fortführung der eigenen Digitalisierungsstrategie. „Deshalb ist für uns die Investitionsrunde der nächste logische Schritt“, so Stein-Pressl.

Manz mit langer Digitalisierungs-Geschichte

Für den 1849 in Wien gegründeten Fachverlag fügt sich die Beteiligung in eine Reihe bestehender Innovationen ein. Manz führte bereits 1986 die Rechtsdatenbank (RDB) in Österreich ein und stellte Anfang 2025 mit „Genjus KI“ einen eigenen Rechercheassistenten vor. Seit 2025 kooperiert der Verlag zudem operativ mit Noxtua an der Lösung „Manz-Noxtua“, um Fachinformationen auf einer gemeinsamen Plattform zu bündeln.

Mit dem Einstieg will das Wiener Verlagshaus die Qualitätsstandards juristischer Inhalte auch im KI-Zeitalter sichern. „Vertrauenswürdige Inhalte der Rechtsverlage bilden dabei schon immer das Fundament, auf dem Rechtsexpertinnen und -experten in ganz Europa arbeiten und das es zu schützen gilt“, betont Stein-Pressl. Als Verlag sehe sich Manz als Garant für die Wahrung dieser Qualität.

Gesellschafterkreis von Noxtua formiert sich um

Die Mehrheit der Anteile liegt nach dem Abschluss der Runde bei C.H.Beck. Der Münchner Traditionsverlag war bereits im April 2025 bei der Series B als Hauptinvestor eingestiegen. Klaus Weber aus der Gesamtgeschäftsführung von C.H.Beck begründet die Aufstockung mit den Veränderungen im Markt: „Die Verbindung qualitativ hochwertiger Daten mit innovativer KI-Technologie ist das Erfolgsrezept in einem sich rasch wandelnden Markt“. Zudem betont er die strategische Ausrichtung der Partner: „Für uns als Traditionsverlag ist dieses Engagement gemeinsam mit Manz auch eine Investition in die Zukunft des Rechts“.

Parallel zum Wechsel der Mehrheitsbeteiligung wird die Gesellschafterstruktur neu geordnet. Bisherige Wagniskapitalgeber wie die Global Brain Corporation, der KDDI Open Innovation Fund sowie Einzelinvestor Dominik Schiener scheiden als Eigner aus. Auch die Wirtschaftskanzleien CMS und Dentons geben ihre Anteile ab, verbleiben aber laut Unternehmensangaben als Ankerkunden. CMS hatte die Entwicklung der Software 2024 mitinitiiert.

Internationale Expansion

Noxtua wurde 2017 auf Basis von Forschung an der Universität Oxford und dem Imperial College London von Leif-Nissen Lundbæk und Michael Huth gegründet. Nach Unternehmensangaben beschäftigt das Scaleup derzeit rund 100 Mitarbeiter:innen an sechs europäischen Standorten – darunter Berlin, Paris, Stockholm, Zagreb, München und Fribourg – und kommt auf mehr als 30.000 Nutzerinnen und Nutzer.

Das frische Kapital soll laut Aussendung vor allem in die Weiterentwicklung der spezialisierten Arbeitsbereiche sowie in die Expansion in weitere europäische Märkte fließen. Die Software deckt typische juristische Arbeitsabläufe wie Recherche, Analyse und Dokumentenerstellung ab und greift dabei auf Daten lizenzierter Fachverlage zurück.

Leif-Nissen Lundbæk, CEO und Gründer von Noxtua, kommentiert den Abschluss der Runde: „Wir entwickeln Noxtua basierend auf den exklusiven Inhalten führender Fachverlage vom ganzen Kontinent und haben so u.a. bereits Europas größte Rechtsdatenbank und Europas größtes Netzwerk unabhängiger Rechtsverlage aufgebaut“. Die Vertiefung der Partnerschaft ordnet er als Signal ein: „Die gemeinsame Investition von C.H. Beck und Manz in Noxtua ist deshalb auch ein starkes Zeichen an den Markt“.

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