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08.04.2016

Präsident Eisenhowers Matrix: So wird ein Prokrastinator produktiv

Valentin Scholz ist der Gründer von Samu, einer Produktivitäts-App, die auf der Eisenhower Matrix basiert. Aber er arbeitet auch als Product Manager beim Wiener Startup Grape, einem Kommunikationstool für Unternehmen. Für den Brutkasten erklärt er nun in einem Gastkommentar, wie man mit der Eisenhower Matrix vom "Aufschieber" zum "Macher" wird.

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✨ AI Kontextualisierung

In der Schule war ich ein Meister der Prokrastination – auch genannt “Aufschieberei”. Ich sah fern, zockte Computerspiele und verbrachte meine Zeit mit Freunden – selbst dann, wenn ich eigentlich etwas für die Schule erledigen sollte. Ich würde sogar soweit gehen, dass ich sprichwörtlich alles gemacht habe, um nicht für die Schule lernen zu müssen. Das funktionierte auch ausgesprochen gut, bis die Abgabefrist so knapp war, dass ich es nicht weiter aufschieben konnte. Plötzlich fühlte ich mich gestresst, nachdem ich realisierte, dass ich mal wieder zu spät angefangen hatte zu lernen. Das Resultat waren schlaflose Nächte vor einer Prüfung. Nicht ideal, aber gut genug, damit man die Schule mit guten Noten abschließt.

Nach der Schule, auf der Universität, konnte es so natürlich nicht weitergehen. Es war nicht mehr länger möglich nur die Nacht vor einer Prüfung zu lernen. Ich brauchte also dringend ein System, um meine Zeit einzuteilen und vorauszuplanen. Dieses fand ich schlussendlich in der Eisenhower Matrix, die mir dabei half, meine Zeit besser zu managen.

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Die Eisenhower Matrix

Dwight “Ike” Eisenhower war ein 5-Sterne General während des zweiten Weltkriegs und der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika. Ike autorisierte die Gründung der NASA, errichtete 41.000 Meilen Interstate Highways und verabschiedete den Civil Rights Act von 1957 und 1960. Eisenhower war zweifelsfrei einer der produktivsten Menschen, die im letzten Jahrhundert gelebt haben.

„Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig“, Valentin Scholz.

Dieses Zitat zeigt, dass Eisenhower zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden hat. Ein Verständnis, dass essentiell für jeden ist, der produktiv sein möchte.

eisenhower matrix — Die Eisenhower Matrix

(Siehe Bild oberhalb) Dringende Aufgaben benötigen sofortige Aufmerksamkeit. Das sind normalerweise E-Mails, Anrufe und Notfälle. Da diese Aktivitäten jetzt sofort gemacht werden müssen, versetzen sie dich in einem reagierenden Zustand.

Wichtige Aufgaben auf der anderen Seite tragen zu deinen langfristigen Zielen bei. Wichtige Aufgaben können dringend sein, sind sie typischerweise aber nicht. Sie versetzen dich in einen reaktionsfähigen Zustand.

Es ist einfach diese Unterscheidung einmalig zu machen, aber schwierig wenn man es kontinuierlich machen soll. Aus diesem Grund ist die Eisenhower Matrix so großartig, da sie ein klares System anbietet, um diese Entscheidung wieder und wieder zu treffen. Des Weiteren kann die Matrix in allen Bereichen deines Lebens verwendet werden, wie zum Beispiel für Produktivitätspläne (“Wie soll ich meine Zeit jede Woche verbringen?”) oder für kleinere, tägliche Pläne (“Was soll ich heute machen?”).

Die Eisenhower Matrix ist außerdem weit verbreitet und wird von Präsidenten, Führungskräften und berühmten Persönlichkeiten auf der ganzen Welt verwendet. Sie wurde populär durch das Buch “Der Weg zum Wesentlichen: Der Klassiker des Zeitmanagements” des Bestseller-Autors Stephen Covey.

Nachstehend findest du detailierte Informationen zu jedem Quadranten und Informationen darüber, in welchem dieser vier du den Großteil deiner Zeit verbringen solltest, damit du deine Lebensziele erreichst.

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Jetzt erledigen

Wichtig & Dringend

Quadrant 1 Aktivitäten sind sowohl wichtig als auch dringend. Sie benötigen deine sofortige Aufmerksamkeit und helfen dir deine langfristigen Ziele zu erreichen. Aufgaben in Q1 beinhalten typischerweise Abgabefristen, Probleme und Krisen.

Hier sind ein paar spezifische Beispiele für wichtige und dringende Aufgaben:

Manche E-Mails (könnte ein Job-Angebot sein oder eine E-Mail über eine neue Geschäftsmöglichkeit, die eine sofortige Reaktion benötigt)
Abgabefrist für die Steuer
Abgabefrist für die Facharbeit
Frau in der Notaufnahme
Automotor springt nicht mehr an
Haushaltsaufgaben
Der Direktor ruft dich an und bittet dich ins Büro wegen deines Kindes

Die meisten dringenden und wichtigen Aufgaben können eliminiert werden, oder zumindest effizienter gestaltet werden, wenn man ein wenig vorausplant. Zum Beispiel kann man sich die Zeit so einteilen, dass man die Steuererklärung bereits eine Woche vor der Frist erledigt hat und erspart sich damit diese Aufgabe in letzter Sekunde zu machen.

Obwohl wir niemals alle Aufgaben aus Q1 eliminieren können, ist es möglich, sie signifikant zu reduzieren in dem wir mehr Zeit in Q2 verbringen. Dies hat zur Folge, dass Q2 Aktivitäten nie dringend werden.

Ein guter Richtwert ist, dass du versuchst nie mehr als drei dringende und wichtige Aufgaben gleichzeitig zu haben. Dadurch bleibt dir genug Zeit übrig, falls du mal doch eine unerwartete dringende Aufgabe bekommst.

Ein guter Richtwert ist, dass du versuchst nie mehr als drei dringende und wichtige Aufgaben gleichzeitig zu haben.

Planen

Wichtig & Nicht Dringend

Aufgaben in Quadrant 2 sind wichtig, da sie dir helfen deine persönlichen Ziele zu erreichen- aber sie benötigen keine sofortige Reaktion. Aktivitäten in Q2 sind üblicherweise zentriert rund um Selbstverwirklichung, Zukunftsplanung und der Stärkung von Beziehungen.

Beispiele für Aufgaben die du zeitlich einplanen solltest:

Wöchentliche Planung
Langfristige Planung
Trainieren
Familienzeit
Zeit mit einem Hobby verbringen
Instandhaltung von Haus und Auto
Teilnahme an einem Seminar, um eine Fähigkeit zu verbessern
Lernen
Meditieren
Verabredungen
Tagebuch schreiben
Lesen von lebensbereichernden Büchern
Erstellung eines Finanz- und Sparplans

Du solltest die meiste Zeit mit wichtigen, aber nicht dringenden Aktivitäten verbringen. Diese sind der Schlüssel zu Glückseligkeit, Selbstverwirklichung und Erfolg in deinem Leben.

Unglücklicherweise sind die meisten Leute mit dringenden Aufgaben zu beschäftigt und schieben “wichtige, aber nicht dringende Aufgaben” vor sich hin. Um dieses Verhalten zu ändern, muss man aktiv Q2 Aktivitäten in seinen Tagesplan einplanen. Wir sehen dieses Verhalten bei unglaublich erfolgreichen Menschen. Der aktuelle amerikanische Präsident Barack Obama nimmt sich zum Beispiel jeden Morgen eine Stunde Zeit für sein Trainingsprogramm. Sein ehemaliger Wahlkampfmanager erzählte WebMD:„Seine Logik war immer: ‘Der Rest meiner Zeit wird produktiver sein, wenn du mir mein Trainingsprogramm lässt’“.

Der aktuelle amerikanische Präsident Barack Obama nimmt sich zum Beispiel jeden Morgen eine Stunde Zeit für sein Trainingsprogramm.

Des Weiteren solltest du nicht vergessen herauszufinden, was wirklich wichtig ist in deinem Leben. Am einfachsten schreibst du auf ein Blatt Papier, was du in deinem Leben erreichen willst. Dies kann alles sein, von finanzieller Unabhängigkeit bis zu “Ich will um Welt reisen!”. Deine Ziele müssen nicht absolut sein und es komplett normal, dass sich diese während deiner Reise verändern.

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Delegieren

Nicht Wichtig & Dringend

Quadrant 3 Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig für dich. Sie helfen dir nicht, deine langfristigen Ziele zu erreichen, aber sie benötigen deine sofortige Aufmerksamkeit. Die meisten Q3 Aufgaben sind Unterbrechungen von anderen Personen und oft involvieren sie Hilfeleistung, damit diese Personen ihre eigenen Ziele nach ihren eigenen Prioritäten erreichen.

Ein paar spezifische Beispiele für nicht wichtige und dringende Aufgaben:

Die meisten E-Mails (mache können wichtig und dringend sein)
Anrufe
Ein Arbeitskollege der nach einem Gefallen fragt
SMS
Mutter kommt unangekündigt herein und fragt nach Hilfe bei der Hausarbeit

Wir tendieren dazu, die meiste Zeit in Q3 zu verbringen. Diese Aufgaben sind dringend und wirken wichtig, da wir anderen Menschen helfen. Aus diesem Grund verwechseln wir sie oft mit Aktivitäten aus Q1. Und obwohl diese Aufgaben vielleicht für andere Personen wichtig sind, sind sie nicht wichtig, um deine Ziele zu erreichen.

Idealerweise delegieren wir diese Aufgaben an andere, aber wenn dies nicht möglich ist, ist es ratsam zu mindestens eine Balance mit Q1 und Q2 zu finden. Ansonsten endet es oft in persönlicher Frustration, da du, obwohl du fleissig deine Aufgaben erledigst, deinen Langzeit-Zielen keinen Schritt näher kommst.

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Später erledigen

Nicht Wichtig & Nicht Dringend

Quadrant 4 Aufgaben sind weder wichtig noch dringend. Sie helfen dir nicht deine langfristigen Ziele zu erreichen. Q4 Aktivitäten sind normalerweise Zeitverschwender, Belanglosigkeiten oder sinnlose Beschäftigungen.

Ein paar Beispiele von nicht wichtigen und nicht dringenden Aktivitäten:

Fernsehen
Durchstöbern von Snapchat, Facebook, Youtube, Instagram oder Twitter
Spätnachts online shoppen
Hirnlos das Internet zu surfen
Computerspiele zocken

Wir tendieren dazu, eine Menge Zeit mit Q4 Aktivitäten zu verbringen, was wiederum sehr schlecht ist da wir nicht von diesen Aktivitäten profitieren. Trotzdem rate ich dir davon ab, diese Aktivitäten komplett aus deinem Leben zu verbannen, da sie ideal sind um nach einem anstrengenden und hektischen Arbeitstag “runterzukommen”. Nichtsdestotrotz empfehle ich dir, dass du diese Aktivitäten auf ein Maximum von 5% deiner täglichen Zeit reduzierst.

Verbringe mehr Zeit mit wichtigen Aufgaben

Es ist oft hart, den Fokus in so einer schnelllebigen Welt zu behalten. Es gibt so viele Dinge die uns ablenken und es ist nicht immer leicht einen kühlen Kopf zu bewahren. Deswegen ist die Fähigkeit zwischen Aufgaben zu unterscheiden die dringend sind und die wirklich wichtig sind so entscheiden heutzutage.

Damit das Leben dieses Artikels auch einen Mehrwert in deinem Leben verursacht, fordere ich dich heraus, die Eisenhower Matrix so oft wie nur möglich in jeglichen Bereichen deines Lebens zu verwenden. Immer wenn du mit einer Entscheidung konfrontiert wirst, solltest du dir die Frage stellen: „Mache ich es, weil es für meine Ziele wichtig ist – oder nur, weil es dringend ist?“.

Ich verspreche dir, dass wenn du einen Großteil deiner Zeit mit wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben verbringst, du ein Gefühl von Klarheit, Ruhe und Kontrolle in deinem Leben fühlen wirst. Investitionen in die Planung von Q2 Aktivitäten helfen dir auch dringende Probleme und Krisen vorbeugend zu reduzieren oder gar zu eliminieren.

Vergiss nicht, dass du deine Aufgaben in Q3 mit deinen eigenen Bedürfnissen abgleichst. Zu guter Letzt: Denke daran, die wertvolle Zeit welche du mit Q4 Aktivitäten verbringst zu genießen.

Mehr Infos zu Samu

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*Dieser Artikel erschien zuerst in der aktuellen Ausgabe unseres Printmagazins. Eine Downloadmöglichkeit findet sich am Ende des Artikels.

Einige der weltweit erfolgreichsten Unternehmen sind Uni-Spin-offs, nicht zuletzt etwa Google. Der Grund dafür scheint klar: Die universitäre Forschung bringt tatsächlich neue Erkenntnisse und Technologien, die dann am Markt eine Disruption bewirken können. Vor allem im Hightech-, aber etwa auch im Medizinbereich ist jahrelange Forschung schließlich eine unabdingbare Voraussetzung für Innovation.

Auch in Österreich gibt es einige herausragende Spin-offs. Eines davon ist das Innsbrucker Quantencomputing-Unternehmen ParityQC. Es lizenziert Baupläne für Quantentechnologie und sieht sich damit als “einziges Quantenarchitektur-Unternehmen der Welt”. Kürzlich holte ParityQC sich ein Investment zu neunstelliger Bewertung und zog damit mit mehreren börsennotierten US-Konkurrenten gleich.

“Wir sind in Österreich rund 50 Jahre hinterher”

Doch trotz dieses Erfolgs und obwohl Österreich weltweit seit Jahren zu den Spitzenreitern bei Forschungsausgaben zählt, sieht ParityQC-Co-Founder Wolfgang Lechner das Land nicht als Spin-off-Nation. “Wir sind in Österreich ca. 50 Jahre hinterher”, meint er und bringt Harvard, Cambridge und die ETH Zürich als internationale Vorbilder, die schon seit Jahrzehnten aktiv ein Spin-off-Ökosystem aufbauen.

Teil des besagten Ökosystems in Cambridge war und ist auch der Tiroler Unternehmer und Investor Hermann Hauser, der mit ARM einen der weltweit führenden Mikroprozessor-Hersteller mitgründete. Er unterstützt ParityQC nicht nur direkt als Mentor, sondern engagiert sich in den vergangenen Jahren umfassend in der Förderung der heimischen Spin-off-Landschaft. Dazu startete er gemeinsam mit dem Grazer Unternehmer und Investor Herbert Gartner die Initiative Spin-off Austria.

“Obwohl wir hierzulande auf eine lange Tradition exzellenter Forschung und Bildung zurückblicken können, bleiben im internationalen Vergleich dennoch viele unternehmerische Potenziale ungenutzt”, meinte Hauser anlässlich der letzten Spin-off Austria Conference im vergangenen Herbst. “Der Erfolg universitärer Spin-offs beruht auf einem großen Netzwerk, das Forscher:innen, Unternehmer:innen, Universitätsprofessor:innen, Investor:innen und viele weitere Akteure umfasst“, ist er überzeugt.

“Zum richtigen Zeitpunkt beide Welten zusammenbringen”

Einer dieser Akteure im Spin-off-Ökosystem ist die Austria Wirtschaftsservice (aws), die als Förderbank der Republik Österreich gemeinsam mit der Forschungsförderungsgesellschaft FFG einen entscheidenden Beitrag zur Frühfinanzierung von Spin-offs leistet. Für aws-Geschäftsführer Bernhard Sagmeister ist die Überführung von Forschungsergebnissen in Unternehmen die große Herausforderung, die es zu meistern gilt.

“Die Forschungswelt und die Unternehmenswelt sind doch zwei unterschiedliche Welten. Ich halte nicht sehr viel von dem Ansatz, aus sehr guten Forscher:innen schlechte Unternehmer:innen zu machen, sondern ich glaube, es ist wichtig, zum richtigen Zeitpunkt beide Welten zusammenzubringen. Da braucht es dann oft Mediation, weil sie nicht dieselbe Sprache sprechen“, meint Sagmeister gegenüber brutkasten.

ParityQC-Gründer Lechner erkennt in diesem Zusammenhang auch eine “Mentalitätssache in Österreich”: Man sei hierzulande entweder an der Uni oder nicht – “und das dazwischen ist etwas, das ein bisschen skeptisch betrachtet wird. Hier wollen wir auf jeden Fall eine Vorreiterrolle spielen”, meint Lechner. Die in Österreich traditionell starke Trennung von “Grundlagenforschung” und “angewandter Forschung” sieht er skeptisch. “Ich persönlich unterscheide nicht so zwischen diesen beiden Dingen”, meint er.

Und sein Feld, das Quantencomputing, sei ein Beispiel, warum man nicht so unterscheiden sollte. “Das, was wir machen, ist teilweise reine Mathematik. Das ist ja die unterste Grundlagenforschung, die man überhaupt machen kann. Es geht darum, eine neue Form von Computer zu bauen; und wir haben es irgendwie geschafft, daraus ein Geschäft zu machen”, sagt Lechner. Auch hier wolle man eine Vorreiterrolle spielen, diese Trennlinie etwas weicher zu sehen.

“Spin-off nicht killen, bevor es überhaupt einen ersten Schritt getan hat”

Wenn die Frage der Bereitschaft, zu gründen, geklärt ist, geht es freilich um die Finanzierung. Während Österreich im Förderwesen, unter anderem durch die genannten aws und FFG, im internationalen Vergleich gut aufgestellt ist, liegt das Land im Bereich Risikokapital mit 0,04 Prozent Venture-Capital-Investitionen gemessen am BIP weit zurück.

ParityQC-Co-CEO Magdalena Hauser ortet zudem ein weiteres Problem heimischer Spin-offs darin, dass Universitäten und FHs häufig hohe bürokratische Hürden für Ausgründungen haben und dann große Anteile an den Unternehmen halten. “Man sollte nicht das Spin-off killen, bevor es überhaupt einen ersten Schritt getan hat, indem man es jahrelang in Verhandlungen verstrickt, bevor man es ausgründen lässt”, meint Hauser. Auch Patente sollten aus ihrer Sicht beim Unternehmen liegen und nicht bei den Unis. “Hier braucht es klare Richtlinien”, mahnt die Gründerin ein und sieht den Staat in der Pflicht.

Doch auch finanziell sollte vom Staat noch mehr kommen, ist FFG-Geschäftsführerin Henrietta Egerth im Gespräch mit brutkasten überzeugt: “Das Wichtigste wäre, dass die Politik tatsächlich F&E, Innovation und Forschung als prioritäres Thema sieht. Es ist entscheidend, es nicht nur in Sonntagsreden zu erwähnen, sondern tatsächlich dem politischen Willen durch entsprechendes Budget Ausdruck zu verleihen.” Denn obwohl Österreich, wie oben erwähnt, zu den globalen Spitzenreitern bei Forschungsausgaben zählt, gelte es, weiter mitzuhalten – “weil jeder Euro, den wir in Forschung und Entwicklung investieren, über gesteigerte Umsätze, Lizenzerlöse und dergleichen einen Return on Investment von nachweislich acht Euro hat”, so Egerth.

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