✨ AI Kontextualisierung
In der Schule war ich ein Meister der Prokrastination – auch genannt “Aufschieberei”. Ich sah fern, zockte Computerspiele und verbrachte meine Zeit mit Freunden – selbst dann, wenn ich eigentlich etwas für die Schule erledigen sollte. Ich würde sogar soweit gehen, dass ich sprichwörtlich alles gemacht habe, um nicht für die Schule lernen zu müssen. Das funktionierte auch ausgesprochen gut, bis die Abgabefrist so knapp war, dass ich es nicht weiter aufschieben konnte. Plötzlich fühlte ich mich gestresst, nachdem ich realisierte, dass ich mal wieder zu spät angefangen hatte zu lernen. Das Resultat waren schlaflose Nächte vor einer Prüfung. Nicht ideal, aber gut genug, damit man die Schule mit guten Noten abschließt.
Nach der Schule, auf der Universität, konnte es so natürlich nicht weitergehen. Es war nicht mehr länger möglich nur die Nacht vor einer Prüfung zu lernen. Ich brauchte also dringend ein System, um meine Zeit einzuteilen und vorauszuplanen. Dieses fand ich schlussendlich in der Eisenhower Matrix, die mir dabei half, meine Zeit besser zu managen.
+++ OrgDesign: Was Startups von Organisations-Profis lernen können +++
Die Eisenhower Matrix
Dwight “Ike” Eisenhower war ein 5-Sterne General während des zweiten Weltkriegs und der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika. Ike autorisierte die Gründung der NASA, errichtete 41.000 Meilen Interstate Highways und verabschiedete den Civil Rights Act von 1957 und 1960. Eisenhower war zweifelsfrei einer der produktivsten Menschen, die im letzten Jahrhundert gelebt haben.
„Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig“, Valentin Scholz.
Dieses Zitat zeigt, dass Eisenhower zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden hat. Ein Verständnis, dass essentiell für jeden ist, der produktiv sein möchte.
(Siehe Bild oberhalb) Dringende Aufgaben benötigen sofortige Aufmerksamkeit. Das sind normalerweise E-Mails, Anrufe und Notfälle. Da diese Aktivitäten jetzt sofort gemacht werden müssen, versetzen sie dich in einem reagierenden Zustand.
Wichtige Aufgaben auf der anderen Seite tragen zu deinen langfristigen Zielen bei. Wichtige Aufgaben können dringend sein, sind sie typischerweise aber nicht. Sie versetzen dich in einen reaktionsfähigen Zustand.
Es ist einfach diese Unterscheidung einmalig zu machen, aber schwierig wenn man es kontinuierlich machen soll. Aus diesem Grund ist die Eisenhower Matrix so großartig, da sie ein klares System anbietet, um diese Entscheidung wieder und wieder zu treffen. Des Weiteren kann die Matrix in allen Bereichen deines Lebens verwendet werden, wie zum Beispiel für Produktivitätspläne (“Wie soll ich meine Zeit jede Woche verbringen?”) oder für kleinere, tägliche Pläne (“Was soll ich heute machen?”).
Die Eisenhower Matrix ist außerdem weit verbreitet und wird von Präsidenten, Führungskräften und berühmten Persönlichkeiten auf der ganzen Welt verwendet. Sie wurde populär durch das Buch “Der Weg zum Wesentlichen: Der Klassiker des Zeitmanagements” des Bestseller-Autors Stephen Covey.
Nachstehend findest du detailierte Informationen zu jedem Quadranten und Informationen darüber, in welchem dieser vier du den Großteil deiner Zeit verbringen solltest, damit du deine Lebensziele erreichst.
+++ Entspannung: 5 Apps für den gestressten Entrepreneur +++
Jetzt erledigen
Wichtig & Dringend
Quadrant 1 Aktivitäten sind sowohl wichtig als auch dringend. Sie benötigen deine sofortige Aufmerksamkeit und helfen dir deine langfristigen Ziele zu erreichen. Aufgaben in Q1 beinhalten typischerweise Abgabefristen, Probleme und Krisen.
Hier sind ein paar spezifische Beispiele für wichtige und dringende Aufgaben:
- Manche E-Mails (könnte ein Job-Angebot sein oder eine E-Mail über eine neue Geschäftsmöglichkeit, die eine sofortige Reaktion benötigt)
- Abgabefrist für die Steuer
- Abgabefrist für die Facharbeit
- Frau in der Notaufnahme
- Automotor springt nicht mehr an
- Haushaltsaufgaben
- Der Direktor ruft dich an und bittet dich ins Büro wegen deines Kindes
Die meisten dringenden und wichtigen Aufgaben können eliminiert werden, oder zumindest effizienter gestaltet werden, wenn man ein wenig vorausplant. Zum Beispiel kann man sich die Zeit so einteilen, dass man die Steuererklärung bereits eine Woche vor der Frist erledigt hat und erspart sich damit diese Aufgabe in letzter Sekunde zu machen.
Obwohl wir niemals alle Aufgaben aus Q1 eliminieren können, ist es möglich, sie signifikant zu reduzieren in dem wir mehr Zeit in Q2 verbringen. Dies hat zur Folge, dass Q2 Aktivitäten nie dringend werden.
Ein guter Richtwert ist, dass du versuchst nie mehr als drei dringende und wichtige Aufgaben gleichzeitig zu haben. Dadurch bleibt dir genug Zeit übrig, falls du mal doch eine unerwartete dringende Aufgabe bekommst.
Ein guter Richtwert ist, dass du versuchst nie mehr als drei dringende und wichtige Aufgaben gleichzeitig zu haben.
Planen
Wichtig & Nicht Dringend
Aufgaben in Quadrant 2 sind wichtig, da sie dir helfen deine persönlichen Ziele zu erreichen- aber sie benötigen keine sofortige Reaktion. Aktivitäten in Q2 sind üblicherweise zentriert rund um Selbstverwirklichung, Zukunftsplanung und der Stärkung von Beziehungen.
Beispiele für Aufgaben die du zeitlich einplanen solltest:
- Wöchentliche Planung
- Langfristige Planung
- Trainieren
- Familienzeit
- Zeit mit einem Hobby verbringen
- Instandhaltung von Haus und Auto
- Teilnahme an einem Seminar, um eine Fähigkeit zu verbessern
- Lernen
- Meditieren
- Verabredungen
- Tagebuch schreiben
- Lesen von lebensbereichernden Büchern
- Erstellung eines Finanz- und Sparplans
Du solltest die meiste Zeit mit wichtigen, aber nicht dringenden Aktivitäten verbringen. Diese sind der Schlüssel zu Glückseligkeit, Selbstverwirklichung und Erfolg in deinem Leben.
Unglücklicherweise sind die meisten Leute mit dringenden Aufgaben zu beschäftigt und schieben “wichtige, aber nicht dringende Aufgaben” vor sich hin. Um dieses Verhalten zu ändern, muss man aktiv Q2 Aktivitäten in seinen Tagesplan einplanen. Wir sehen dieses Verhalten bei unglaublich erfolgreichen Menschen. Der aktuelle amerikanische Präsident Barack Obama nimmt sich zum Beispiel jeden Morgen eine Stunde Zeit für sein Trainingsprogramm. Sein ehemaliger Wahlkampfmanager erzählte WebMD:„Seine Logik war immer: ‘Der Rest meiner Zeit wird produktiver sein, wenn du mir mein Trainingsprogramm lässt’“.
Der aktuelle amerikanische Präsident Barack Obama nimmt sich zum Beispiel jeden Morgen eine Stunde Zeit für sein Trainingsprogramm.
Des Weiteren solltest du nicht vergessen herauszufinden, was wirklich wichtig ist in deinem Leben. Am einfachsten schreibst du auf ein Blatt Papier, was du in deinem Leben erreichen willst. Dies kann alles sein, von finanzieller Unabhängigkeit bis zu “Ich will um Welt reisen!”. Deine Ziele müssen nicht absolut sein und es komplett normal, dass sich diese während deiner Reise verändern.
+++ Produktivere Startups: Die Lehren aus Groupon und Zalando +++
Delegieren
Nicht Wichtig & Dringend
Quadrant 3 Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig für dich. Sie helfen dir nicht, deine langfristigen Ziele zu erreichen, aber sie benötigen deine sofortige Aufmerksamkeit. Die meisten Q3 Aufgaben sind Unterbrechungen von anderen Personen und oft involvieren sie Hilfeleistung, damit diese Personen ihre eigenen Ziele nach ihren eigenen Prioritäten erreichen.
Ein paar spezifische Beispiele für nicht wichtige und dringende Aufgaben:
- Die meisten E-Mails (mache können wichtig und dringend sein)
- Anrufe
- Ein Arbeitskollege der nach einem Gefallen fragt
- SMS
- Mutter kommt unangekündigt herein und fragt nach Hilfe bei der Hausarbeit
Wir tendieren dazu, die meiste Zeit in Q3 zu verbringen. Diese Aufgaben sind dringend und wirken wichtig, da wir anderen Menschen helfen. Aus diesem Grund verwechseln wir sie oft mit Aktivitäten aus Q1. Und obwohl diese Aufgaben vielleicht für andere Personen wichtig sind, sind sie nicht wichtig, um deine Ziele zu erreichen.
Idealerweise delegieren wir diese Aufgaben an andere, aber wenn dies nicht möglich ist, ist es ratsam zu mindestens eine Balance mit Q1 und Q2 zu finden. Ansonsten endet es oft in persönlicher Frustration, da du, obwohl du fleissig deine Aufgaben erledigst, deinen Langzeit-Zielen keinen Schritt näher kommst.
+++ Tipps vom Runtastic-CEO: Fit und Produktiv wie Florian Gschwandtner +++
Später erledigen
Nicht Wichtig & Nicht Dringend
Quadrant 4 Aufgaben sind weder wichtig noch dringend. Sie helfen dir nicht deine langfristigen Ziele zu erreichen. Q4 Aktivitäten sind normalerweise Zeitverschwender, Belanglosigkeiten oder sinnlose Beschäftigungen.
Ein paar Beispiele von nicht wichtigen und nicht dringenden Aktivitäten:
- Fernsehen
- Durchstöbern von Snapchat, Facebook, Youtube, Instagram oder Twitter
- Spätnachts online shoppen
- Hirnlos das Internet zu surfen
- Computerspiele zocken
Wir tendieren dazu, eine Menge Zeit mit Q4 Aktivitäten zu verbringen, was wiederum sehr schlecht ist da wir nicht von diesen Aktivitäten profitieren. Trotzdem rate ich dir davon ab, diese Aktivitäten komplett aus deinem Leben zu verbannen, da sie ideal sind um nach einem anstrengenden und hektischen Arbeitstag “runterzukommen”. Nichtsdestotrotz empfehle ich dir, dass du diese Aktivitäten auf ein Maximum von 5% deiner täglichen Zeit reduzierst.
Verbringe mehr Zeit mit wichtigen Aufgaben
Damit das Leben dieses Artikels auch einen Mehrwert in deinem Leben verursacht, fordere ich dich heraus, die Eisenhower Matrix so oft wie nur möglich in jeglichen Bereichen deines Lebens zu verwenden. Immer wenn du mit einer Entscheidung konfrontiert wirst, solltest du dir die Frage stellen: „Mache ich es, weil es für meine Ziele wichtig ist – oder nur, weil es dringend ist?“.
Ich verspreche dir, dass wenn du einen Großteil deiner Zeit mit wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben verbringst, du ein Gefühl von Klarheit, Ruhe und Kontrolle in deinem Leben fühlen wirst. Investitionen in die Planung von Q2 Aktivitäten helfen dir auch dringende Probleme und Krisen vorbeugend zu reduzieren oder gar zu eliminieren.
Vergiss nicht, dass du deine Aufgaben in Q3 mit deinen eigenen Bedürfnissen abgleichst. Zu guter Letzt: Denke daran, die wertvolle Zeit welche du mit Q4 Aktivitäten verbringst zu genießen.
+++ Auch interessant +++ Tandemploy: Jobsharing nicht dem Zufall überlassen +++
