11.07.2022

Parlament setzt auf Software von Gentics und Rubicon IT

Das Acta Nova Dialogportal soll die Digitalisierung des österreichischen Parlaments vorantreiben und die Spesenabrechnung vereinfachen.
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Gentics, Acta Nova Dialogportal
(c) Gentics/ Parlamentsdirektion / Christian Hikade - Philipp Dörre, Geschäftsführer der Gentics Software GmbH.

Pro Jahr fallen im österreichischen Parlament rund 41.000 Belege an. Dies erwies sich bisher nicht nur als sehr zeitaufwendig, sondern verschlang auch eine Unmenge an Papier. Deshalb hat man sich nun für die Digitalisierung des Prozesses entschieden und dafür das Acta Nova Dialogportal implementiert. Eine gemeinsame Lösung von Gentics Software und Rubicon IT.

Gentics: Per Smartphone erfassen

Der größte Vorteil der digitalen Spesenabrechnung sei die Zeitkomponente, sagt Philipp Dörre, Geschäftsführer der Gentics Software GmbH: “Das Acta Nova Dialog Portal ermöglicht die Erfassung einzelner Belege, die ganz einfach mittels Smartphone abfotografiert und sofort erfasst werden können. Erfasste Belege werden sofort vom System berechnet, aufbereitet und an die verantwortlichen Stellen weitergeleitet. Der aktuelle Spesenstand kann vom User am persönlichen Dashboard in Echtzeit verfolgt werden.”

Die Erfassung, die nun binnen Sekunden digital passiert, erforderte zuvor mehre Papierformulare und physische Postwege. Gleiches galt für die Kommunikation bei Rückfragen, welche jetzt ebenfalls verzögerungsfrei digital übertragen werden können.

In Echtzeit abdecken

“Die Spesenabrechnung im Parlament war bisher ein langwieriger Prozess mit vielen Schritten, viel Papier und langen Postwegen für die Signaturfreigaben”, so Dörre weiter. Das Acta Nova Dialog Portal sei nun die Plattform, sagt er, um diese Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, da die Software derart komplexe Anforderungen benutzerfreundlich und in Echtzeit abdecken könne.

“Die digitale Spesenabrechnung mit dem Acta Nova Dialog Portal schafft für alle Mitarbeiter eine übersichtliche und effiziente Lösung. Durch die Echtzeitanbindung stehen die aktuellsten Informationen sowohl am Desktop als auch mobil am Smartphone jederzeit zur Verfügung”, bestätigt Thomas Steiner, Leiter der Abteilung 8.3 der Parlamentsdirektion.

Über 500 User im Parlament

Auch Christoph Unger, Bereichsleiter und Prokurist bei Rubicon IT streicht die Effizienz heraus: “Das Dialog Portal ist eine Erweiterung von Acta Nova, der Standardsoftware für effiziente Geschäftsbearbeitung und kann schnell und unkompliziert eingerichtet werden. Die einzelnen Formulare und Eingabemasken können ganz einfach von den jeweiligen Mitarbeiter:innen generiert werden.” Im Parlament nutzen mittlerweile 540 Userinnen und User das Acta Nova Dialogportal.

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(c) Mercedes-Benz - Bernadette Frech, CEO von Instahelp.

“Unser Wert ist nicht abhängig von Leistung oder Produktivität. Gerade bei High-Performern sind Stigmen rund um mentale Gesundheit immer noch stark zu spüren und erschweren es, eine Balance zwischen Leistung und Gesundheit zu finden. Ein wesentlicher Grund dafür ist, dass wir immer noch gehemmt sind, über unsere Emotionen zu sprechen. Dabei können ausgelebte Emotionen beflügelnd und erfüllend sein – und zwar alle. Weil Selfcare mehr ist als Meditation, haben wir uns gefragt, wie man Leistung mit Gesundheit vereinbaren kann. Und wie erkennt man überhaupt, ob man selbst Gefahr läuft, die eigene Psyche aufs Spiel zu setzen?” Das sind die Fragen, die Mercedes-Benz und Instahelp, konkreter CEO und Testimonial Bernadette Frech, im Rahmen ihrer gestarteten Mental Health-Initiative zum Diskurs stellen und beantworten möchten.

Instahelp und das Burn-on

Dies wollen die Grazer Startup-Gründerin und der deutsche Automobilhersteller tun, indem sie dieses Thema nicht bloß kurzfristig und in ein paar Minuten ergründen, sondern Fakten aufbereiten und sich mit jenen High-Performern austauschen, die so oft mit der Gefahr mitlaufen, auszubrennen.

Die Komplexität von Mental Health ist vielen in der Startup-Szene nicht erst seit der Gründung von Instahelp bekannt, auch nicht durch das gefühlte Erstarken von Enttabuisierung, was die psychische Komponente von Innovator:innen betrifft, sondern es ist etwas, dass ironischerweise durch den Begriff “Burn-out” den Weg in die Mitte der Gesellschaft gefunden hat. Man kennt ihn, man weiß, dass er zum Felde der mentalen Gesundheit gehört und man akzeptiert Personen, die offen damit umgehen, als mutig.

Was man allerdings bei diesem, nennen wir es neuem Verständnis für das, was früher als Schwäche oder Faulheit bezeichnet wurde, nicht gewahr ist, ist ein anderer Begriff, der vor dem Ausbrennen kommt. Als Testimonial erwähnt Bernadette Frech in diesem Video die Worte “Burn-On” – ein Zustand der chronischen Überbelastung, ohne dabei zusammenzubrechen.

Emotionen als Treiber

Weiters nennt sie Wut einen “Treiber für positive Veränderung”, plädiert dafür, sich mit positiven wie negativen Emotionen auseinanderzusetzen, sie zu managen und Coping-Strategien zu entwickeln. Oder anders gesagt und dem gemeinsamen Motto treu: einen “Sense of Self” zu entwickeln.

“Als CEO von Instahelp freue ich mich total, als Testimonial für die aktuelle Mercedes-Benz Österreich Kampagne die Stimme für Mental Health zu sein”, sagt Frech zu ihrer Rolle in der neuen Initiative. “Mit der von Mercedes-Benz Österreich initiierten Kampagne ‘Sense of Self’ gilt es, Stigmen um mentale Gesundheit hinter uns zu lassen. Gründer:innen sind typische High-Performer. Gerade deswegen sind sie von mentalen Gesundheitsproblemen betroffen. Sie gehen Risiken ein, arbeiten unter Unsicherheit, erleben sozialen Druck und sind oft mit Scheitern konfrontiert. Ein mental starkes Mindset kann hier helfen. Wir möchten mit der Initiative auch Gründer:innen dabei helfen, ihren ‘Sense of Self’ zu finden.”

Interessierte können mehr über die Mercedes-Instahelp-Initiative im Rahmen des Fifteen Seconds Festivals von 5. bis 7. Juni in Graz erfahren, wo beide Partner das Thema “Balance zwischen Leistung und Gesundheit” etwas mehr in den Mittelpunkt der Startup-Szene rücken wollen.

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