29.06.2020

Praxis-Insights: Wie OKRs auch während der Coronakrise implementiert werden können

Die NGO Light for the World setzt sich mit lokalen Partnern auf der ganzen Welt mit Schwerpunkten auf Burkina Faso, Äthiopien, Mosambik, Uganda und Südsudan für die Rechte von Menschen mit Behinderungen ein. Mit Anfang des Jahres hat die Organisation begonnen, OKRs zu implementieren. Wir haben mit Eva Hammer, die den Bereich Controlling und Reporting bei Light of the World verantwortet, über die Learnings gesprochen, die ihre Organisation im Zuge der Implementierung der OKRs gemacht hat.
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OKRs
Eva Hammer verantwortet die Umsetzung der OKRs bei Light for the World | (c) Light for the World
kooperation

Die NGO Light for the World hat mit Anfang 2020 schrittweise begonnen OKRs in ihrer Organisation zu implementieren. Die Implementierung erfolgte im Zuge der Coronakrise und soll im September evaluiert werden.

Für die Umsetzung der OKRs ist Eva Hammer verantwortlich, die bei Light for the World für den Bereich Controlling & Reporting zuständig ist. In einem Interview hat Hammer dem brutkasten erläutert, welche Learnings ihre Organisation im Zuge der Implementierung der OKRs gemacht hat.

Als OKR-Expertin wird Hammer zudem am OKR-Forum 2020 sprechen, das am 30. Juni stattfinden wird.

+++ Hier geht’s zur Anmeldung zum OKR Forum 2020 +++


Seit wann kommen bei Light for the World OKRs zum Einsatz und wie erfolgte die Implementierung?

Light for the World hat mit der Einführung von OKRs Anfang 2020 in einem schrittweisen Prozess begonnen. Im April wurde das erste OKR-Set für die Gesamtorganisation vom internationalen Management-Team definiert, für den Zeitraum Mai – September 2020.

Dieses OKR-Set bezieht sich vor allem auf die Prioritäten, welche aufgrund der COVID-19 Pandemie notwendig wurden. Es wurde im April genehmigt und im Mai organisationsweit kommuniziert.

Zusätzlich zu dem organisationsweitem OKR-Set werden OKRs auch in fünf Pilot Hubs/ Teams implementiert. Bewusst haben wir uns für die Definition der OKRs in den Pilot Hubs etwas mehr Zeit genommen, sie wurden im Zeitraum Mai/Juni definiert und werden von Juli bis September implementiert.

Im September wird es eine inhaltliche und prozesstechnische Evaluation der OKRs geben, um das weitere Roll Out zu planen.

Was hat bei der Implementierung am Anfang gut geklappt, was nicht und welche Learnings habt ihr dabei gemacht?

Grundsätzlich haben wir festgestellt, dass die stufenweise Einführung der OKRs in den Pilot Hubs und auf Management Level den Prozess erleichtert und Druck raus nimmt. Darüber hinaus können wesentliche Learnings gesammelt werden, um diese im Rollout für die Gesamtorganisation zu berücksichtigen.

Die Anfangsphase wurde von Wonderwerk begleitet, dies war sehr hilfreich, um intern ein erstes Verständnis für OKRs aufzubauen und offene Fragen zu klären. Im Laufe der Zeit wurden und werden die Austauschforen (vor allem auch in kleinen Gruppen und auf individueller Ebene) intensiviert. Ein wesentliches Learning ist, dass der Austausch vor allem auch in kleineren Gruppen wesentlich ist, um spezifischer auf Fragen einzugehen sowie Ängste und Sorgen offen anzusprechen, welche in größeren Foren oft untergehen.

Herausfordernd war die Priorisierung in den einzelnen Hubs/ Teams, auch das „Loslassen“ von Themen die für diesen Zeitraum keine Priorität haben. Oft war nicht klar was der Unterschied zwischen der eignen To-do-Liste und OKRs ist und ob OKRs nicht zu einer Verdoppelung des Planungsaufwandes beitragen.

Um diesen Sorgen zu begegnen, versuchen wir sehr stark die OKR-Logik in existierende Planungsprozesse zu integrieren und dabei auch auf Unterschiede zwischen den Hubs einzugehen, um für den jeweiligen Hub funktionierende aber auch zwischen den Hubs abgestimmte Lösungen zu finden. Dies zu optimieren, ist ein laufender Prozess.

Wie trägt ihr die OKRs in die Organisation hinein und holt die Mitarbeiter an Bord?

Wir haben von Anfang an versucht eine offene Kommunikation über OKRs zu führen. Vor allem in den Pilot Hubs aber auch darüber hinaus bieten wir unterschiedliche Trainings und Austausch-Foren an.

Darüber hinaus haben wir eine interne Kommunikationsstrategie entwickelt, welche drei Phasen bzw. Ziele abdeckt. Diese umfassen erstens Information, zweitens Austausch und Interaktion sowie drittens Begeistern und Motivieren.

Dafür werden unterschiedliche Aktivitäten, wie zum Beispiel Trainings, Vorträge von externen Speakern, laufendes Reporting über die Implementierung der derzeitigen OKRs und das Feiern der Erreichung von Meilensteinen durchgeführt bzw. geplant.

Welche Tools verwendet ihr für die Implementierung?

Wir haben uns derzeit für eine sehr einfache Lösung entschieden. Für das Reporting verwenden wir standardisierte Google Docs, die von allen Team-Mitgliedern befüllt werden. Darüber hinaus gibt es FAQs und wesentliche Information zu OKRs in unserem Intranet. Die definierten OKRs werden im Intranet digital und in den Büroräumlichkeiten analog dargestellt.

Hättest du für Startups und Unternehmen, die planen OKRs in ihren Unternehmen zu implementieren, drei Tipps?

  1. Das volle Commitment vom Management Team für die Implementierung von OKRs einholen, bevor der Prozess beginnt.
  2. Sich Zeit nehmen, den OKR-Prozess an die Gegebenheiten im eigenen Unternehmen anzupassen und bei Bedarf zu adaptieren.
  3. Einen offenen Austausch fördern, der Ängste nimmt, offen Fragen klärt und Interesse für das Thema OKR weckt.

=> zum OKR-Forum 2020

*Disclaimer: Der brutkasten ist offizieller Kooperationspartner des OKR Forum 2020 von Wonderwerk

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Alexander Pöllmann, Director IT & Digital bei der Viessmann Generations Group, und Michael Maier, Director Austria von iteratec (v.l.) | (c) iteratec / beigestellt

Es war eine der bemerkenswertesten Transformationen der deutschen Industrie: 2023 verkaufte Viessmann sein Kerngeschäft, die Klimasparte Viessmann Climate Solutions, für zwölf Milliarden Euro an den US-Konzern Carrier (brutkasten berichtete). Seit Anfang 2024 agiert das Familienunternehmen als Unternehmensgruppe, die aus Deutschland ein globales industrielles Beteiligungsportfolio steuert. Und dieses Kernteam soll nun KI-nativ werden: Gemeinsam mit dem Technologieunternehmen iteratec baut Viessmann ein Multi-Agenten-System, das die Mitarbeiter:innen zu “Buildern von Agenten” verändert.

Vom Heizungsbauer zum langfristigen Unternehmensentwickler  

Das reinvestierte Kapital floss vor allem in industrielle Mittelständler mit Fokus auf nachhaltige Energietransformation: von Grid-Infrastruktur über Fernwärme- und Kühlungslösungen bis zu Kühlhäusern. Dazu zählt etwa die isoplus-Gruppe, ein Hersteller von Nah- und Fernwärmeleitungen mit großen Standorten in Österreich. Über Minderheitsbeteiligungen ist Viessmann außerdem unter anderem an Encavis sowie am Software-Unternehmen AMCS beteiligt, das Emissionen in der Recycling- und Abfallwirtschaft reduzieren soll. 

Beim Thema KI unterscheidet Pöllmann klar zwischen zwei Ebenen: „Wenn wir auf unsere Partner schauen, ist der Kerntreiber klassischerweise Effizienz, also Use Cases entlang der Wertschöpfungskette, um Top- oder Bottom-Line-Potenziale einzusammeln. Auf Ebene des Viessmann-Teams schauen wir viel stärker auf Effektivität: Wie können wir noch bessere Investmententscheidungen treffen und unsere zentrale Entscheidungsqualität maßgeblich erhöhen?“ 

Deal-Screening statt Deal-Sourcing 

Genau das sei allerdings die schwierigere Disziplin, so Pöllmann: „Effizienz-Use-Cases sind aus unserer Sicht häufig leichter, als die Qualität zu erhöhen. KI tendiert in ihrer ursprünglichsten Natur dazu, lieber zu halluzinieren und ungenau zu sein, als eine sehr klare Antwort auf die Frage zu geben: Sollte ich dieses Investment tätigen oder lieber nicht? Welche Risiken habe ich noch nicht gesehen?“ Dies bedingt vor allem den ganzen Kontext einer Transaktion zu kennen. 

Konkret setzt das Multi-Agenten-System deshalb dort an, wo Präzision zählt: beim Screening. Es gehe nicht darum, Deals zu sourcen, betont Pöllmann, sondern den Prozess „Ist ein Deal für uns wirklich relevant?“ deutlich zu verkürzen. Ein Letter of Intent könne so viel schneller analysiert und daraus ein Investmentmemo gebaut werden, angereichert mit weiteren Quellen. 

Dass das Viessmann-Team das System selbst baut, statt auf eine Fertiglösung zu setzen, ist für Pöllmann eine Grundsatzentscheidung: „Wir wollen die Governance in der eigenen Hand haben, aber auch den Prozess, wie wir zu Entscheidungen kommen.“ Fertige KI-Finanzlösungen von der Stange würden der Organisation wenig bringen: „Das ist zwar alles nett und funktioniert auch schnell, aber nicht in der Qualität, wie wir sie erwarten.“ 

Jede:r Mitarbeiter:in wird zum „Builder“ 

Der vielleicht radikalste Teil des Ansatzes: Alle Mitarbeiter:innen der Viessmann Generations Group sollen befähigt werden, selbst KI-Agenten zu bauen. Der Prozess dahinter ist mehrstufig: Ein Intake-Agent nimmt die Idee auf und schärft sie, ein Specification-Agent zieht anschließend das nötige Fachwissen aus den Mitarbeiter:innen heraus und gibt erst ab einem bestimmten Confidence Score grünes Licht. Danach erstellt ein weiterer Agent, der sogenannte Agent-Builder, den fertigen KI-Kollegen. 

Gestartet wurde Ende Jänner mit einem „Hypersprint“, die ersten Prozessagenten gingen im Frühjahr live. „Es ist schon verrückt, was wir in der Zeit entwickelt haben“, sagt Pöllmann. Die größte Herausforderung sei dabei nicht die Technologie: „Die Herausforderung ist wirklich, das Wissen der Kolleg:innen “freizulegen” und die Leute, die verantwortlich sind, in die Verantwortung zu bekommen. So können wir dann gemeinsam den Input, den wir brauchen, identifizieren, um daraus vernünftige Agenten mit hoher Output-Qualität zu bauen.“ 

„Die Rolle des Menschen in der KI-Transformation wird maßgeblich“ 

Bei aller Automatisierung bleibt die Verantwortung beim Menschen, stellt Pöllmann klar: „Am Ende braucht es immer einen Verantwortlichen, und das kann nicht die Maschine sein. Dadurch wird vor allem die Rolle des Menschen in der KI-Transformation maßgeblich gestärkt.“ Wer einen Agenten verantwortet, müsse dessen Ergebnisse kontrollieren, ihn testen und etwa bei der Abkündigung eines KI-Modells nachjustieren. „Damit bekommt jeder in gewisser Weise eine Führungsaufgabe“, so Pöllmann. 

Um den Rollenwandel greifbar zu machen, ließ Viessmann die Mitarbeiter:innen ein eigenes „Role Canvas“ ausfüllen: Was bleibt an Verantwortung beim Menschen, wenn KI-Agenten übernehmen? Das habe viel Verständnis für die Transformation geschaffen, auch bei jenen, deren Berufsbild sich am stärksten verändert. Denn das klassische Profil eines Investmentbankers werde sich fundamental drehen, so Pöllmann. Die Betroffenen hätten das Thema allerdings „sehr gut aufgeschnappt und zeigen große Begeisterung dafür“. 

iteratec: „Die Unschärfe reduzieren“ 

Auf der Umsetzungsseite steht mit iteratec ein Software-Dienstleister, der seit 30 Jahren Individualsoftware entwickelt und sich zunehmend auf KI-Transformation fokussiert. „Unser eigenes Geschäft ändert sich aktuell selbst radikal aufgrund von KI“, sagt Michael Maier, Director Austria von iteratec. Das Unternehmen setzt Multi-Agenten-Projekte unter anderem bei Banken um und hat mit dem Recycling-Konzern Ragn-Sells ein neues Recyclingverfahren auf Basis KI-gestützter Materialanalysen entwickelt. Das Viessmann-Projekt sei „mitunter eines der spannendsten, das wir gerade machen dürfen“, so Maier: „Das nimmt sicher eine Vorreiterrolle ein.“ 

Die Kunst liege darin, schnell voranzukommen und trotzdem verlässliche Resultate zu liefern: „Du musst die Unschärfe so weit reduzieren, dass du dort, wo es wichtig ist, belastbare Ergebnisse hast, mit denen du arbeiten kannst“, sagt Maier. Viessmann kam über einen klassischen Anbieterauswahlprozess zu iteratec. Ausschlaggebend sei das Team gewesen, so Pöllmann: „Ein sehr professionell aufgestelltes Team mit High-End-AI-Capabilities. Die Entwickler sind fast AI-native unterwegs.” 

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  • Die NGO Light for the World setzt sich mit lokalen Partnern auf der ganzen Welt mit Schwerpunkten auf Burkina Faso, Äthiopien, Mosambik, Uganda und Südsudan für die Rechte von Menschen mit Behinderungen ein.
  • Mit Anfang des Jahres hat die Organisation begonnen, OKRs zu implementieren. Wir haben mit Eva Hammer, die den Bereich Controlling und Reporting bei Light of the World verantwortet, über die Learnings gesprochen, die ihre Organisation im Zuge der Implementierung der OKRs gemacht hat.

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  • Mit Anfang des Jahres hat die Organisation begonnen, OKRs zu implementieren. Wir haben mit Eva Hammer, die den Bereich Controlling und Reporting bei Light of the World verantwortet, über die Learnings gesprochen, die ihre Organisation im Zuge der Implementierung der OKRs gemacht hat.

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Praxis-Insights: Wie OKRs auch während der Coronakrise implementiert werden können

  • Die NGO Light for the World setzt sich mit lokalen Partnern auf der ganzen Welt mit Schwerpunkten auf Burkina Faso, Äthiopien, Mosambik, Uganda und Südsudan für die Rechte von Menschen mit Behinderungen ein.
  • Mit Anfang des Jahres hat die Organisation begonnen, OKRs zu implementieren. Wir haben mit Eva Hammer, die den Bereich Controlling und Reporting bei Light of the World verantwortet, über die Learnings gesprochen, die ihre Organisation im Zuge der Implementierung der OKRs gemacht hat.

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