03.08.2020

Notare sind so digital wie nie zuvor – zumindest bis 31. Dezember

Der Corona-Lockdown brachte einen zusätzlichen Push für die Einführung digitaler Notariatsakte. Derzeit ist die zugrunde liegende Gesetzesänderung aber noch befristet.
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Corona-bedingt wurden auf einen Schlag mehrere weitere digitale Amtshandlungen beim Notar möglich
Corona-bedingt wurden auf einen Schlag mehrere weitere digitale Amtshandlungen beim Notar möglich - Symbolbild (c) Adobe Stock - fizkes
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Während des Corona-Lockdowns musste es plötzlich ganz schnell gehen: Die Digitalisierungsstrategie der Notare in Österreich bekam einen unerwarteten Push. War etwa die GmbH-Gründung bereits seit 2019 digital möglich, kam im Frühling nun mit einem Schlag eine ganze Reihe von weiteren notariellen Amtshandlungen hinzu, die sonst schrittweise eingeführt worden wären.

Begonnen hat die Digitalisierung der heimischen Notariate freilich nicht erst jetzt sondern bereits vor 20 Jahren. Im Jahr 2000 machte die Notariatskammer (ÖNK) mit cyberDOC, dem elektronischen Urkundenarchiv des österreichischen Notariats, den Anfang. Dieses sorgt für die sichere und vertrauliche Archivierung und Zustellung von Dokumenten. Ein bahnbrechender Schritt – hat das österreichische Notariat damit doch eine Führungsrolle bei e-Government-Lösungen übernommen. Mittlerweile wurden mehr als 2,2 Millionen notarielle Urkunden signiert und nach dem neuesten Stand der Technik verschlüsselt, gespeichert und abgelegt.

Diese digitalen Amtshandlungen sind zumindest bis 31. Dezember möglich

Zurück in die Gegenwart: “Ausbau und Festigung unserer Vorreiterrolle im österreichischen Rechtssystem als Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt ist ein wesentliches Anliegen”, sagt ÖNK-Präsident Michael Umfahrer heute. Er spricht damit nicht nur sein Herzensprojekt, die digitale GmbH-Gründung, an, sondern auch die oben erwähnten neu ermöglichten digitalen Amtshandlungen, für die freilich genaue, gesetzlich festgelegte Anforderungen bestehen.

Michael Umfahrer
Michael Umfahrer, Präsident der Österreichischen Notariatskammer. (c) ÖNK / R. Tanzer

Notariatsakte

Konkret handelt es sich dabei erstens um Notariatsakte, die nun prinzipiell digital erstellt werden können. Bei bestimmten Arten von Verträgen sieht das Gesetz zwingend die Errichtung des Vertrages in Form eines Notariatsaktes vor, etwa bei Gesellschaftsverträgen von Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) oder Stiftungserklärungen für die Gründung einer Privatstiftung.

Beglaubigungen

Zweitens können nun auch Beglaubigungen – etwa von Unterschriften – digital, ohne persönliche Anwesenheit beim Notar durchgeführt werden. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Identifikation der Beteiligten korrekt durchgeführt wird und dass der Notar seine Beratungs- und Beistandspflichten erfüllen kann. Die notarielle Beglaubigung bestätigt die Echtheit einer händischen Unterschrift bzw. elektronischen Signatur bzw. die Identität einer bestimmten Person, die eine Urkunde unterschreibt. Im Unterschied zum Notariatsakt sagt die Beglaubigung über Inhalt und Richtigkeit der Urkunde nichts aus. Der Notar bestätigt die Echtheit der Unterschrift. Relevant ist dies bei Eintragungen ins Grundbuch bzw. ins Firmenbuch.

Notarielle Protokolle

Drittens: Notarielle Protokolle und die vom Notar daraus ausgestellten Beurkundungen sind ebenfalls öffentliche Urkunden, denen erhöhte Beweiskraft zukommt, die nun digital möglich sind. Notarielle Protokolle werden unter anderem über den Verlauf von Gesellschafterversammlungen abgefasst. Zum Beispiel bei Beschlüssen zur Änderung von GmbH-Verträgen.

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Ausgenommen sind dagegen Testamente und sonstige letztwillige Verfügungen. Sie können weiterhin nicht elektronisch errichtet werden. Vorerst ist die den neu ermöglichten digitalen Amtshandlungen zugrunde liegende Gesetzesänderung zudem bis 31. Dezember 2020 befristet. Eine Fortführung auch nach den unmittelbaren Corona-Maßnahmen steht jedoch bereits im Raum. Und das mit gutem Grund: Rund 200 Mal wurden die neuen digitalen Amtshandlungen schon in Anspruch genommen.

So verläuft die digitale Amtshandlung beim Notar

Die Notare gehen auch bei der digitalen Amtshandlung mit der gewohnten Genauigkeit vor und sorgen so für Rechtssicherheit. Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online erfolgen kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es Verfahren, die in der Notar-E-Identifikations-Verordnung geregelt sind. Der Notar führt in diesem Zusammenhang wie bisher allfällige Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch.

Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind dabei auch im digitalen Prozess weiterhin zentraler Kern der notariellen Beratung, wie Umfahrer betont. “Wo persönlicher Kontakt nicht möglich oder sinnvoll ist, kann das per Telefon oder Videokonferenz erfolgen”, so der ÖNK-Präsident. Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, “treffen” sich Notar und Klient in einer Videokonferenz. Im Rahmen der Videokonferenz bringt der Klient unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur an. Danach bringt der Notar bei den Beglaubigungen noch die Beglaubigungsklausel und Beurkundungssignatur auf. Die Dokumente werden anschließend, wie auch bei den analog errichteten Urkunden, dort eingesetzt, wo sie benötigt werden. Also etwa bei Eingaben an das Grundbuch oder an das Firmenbuch.

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Mahdis Gharaei und Tanja Sternbauer - Co-Gründerinnen von the female factor (c) Golden Hour Pictures

Mahdis Gharaei und Tanja Sternbauer haben schon einiges bewegt. So unter anderem auch die Stadt Wien dazu, internationale Führungskräfte ins Wiener Rathaus zu holen. Am 19. September 2024 veranstalten Mahdis Gharaei und Tanja Sternbauer von the female factor und die Stadt Wien den Global Leaders Summit. Mit einer wichtigen Message: Es stehen hauptsächlich Frauen in Führungspositionen im Rampenlicht.

Über 600 “decision makers” am Summit erwartet

Geladen werden dabei rund 800 Manager:innen aus aller Welt. Mit über 600 “decision makers” ist zu rechnen – und über 30 Speaker:innen werden auf der Bühne stehen. Am kommenden Donnerstag, den 19. September, verwandelt sich der Festsaal des Wiener Rathaus zum Schauplatz einer Bewegung mit hohem gesellschaftspolitischen und wirtschaftlichem Nutzen.

Es wird über die Zukunft von Führung diskutiert – und gemeinsam an Ideen für einen positiven Wandel in Wirtschaft und Gesellschaft gearbeitet. Der Global Leaders Summit ist exklusiv und bildet den Höhepunkt der globalen Initiative “Leadership:Redefined”, die von the female factor vor zwei Jahren mit Unterstützung der Stadt Wien ins Leben gerufen wurde.

Was uns am bevorstehenden Summit erwartet, warum dessen Stattfinden viel mehr ist als ein Plädoyer für Gleichberechtigung und welche Manager:innen, Gründer:innen und Innovator:innen auf der Bühne zu sehen sein werden, verraten die Initiatorinnen Mahdis Gharaei und Tanja Sternbauer.


brutkasten: Was ist das Ziel des Global Leaders Summits in Wien?

Mahdis Gharaei und Tanja Sternbauer: Das Summit ist der „Call to Action“ bzw. Höhepunkt unseres globalen “Leadership:Redefined”-Movements, das wir vor zwei Jahren gemeinsam mit der Stadt Wien gestartet haben. Unser Ziel ist es, Führung diverser und inklusiver zu gestalten. Es geht darum, traditionelle Führungsbilder zu hinterfragen und zu verändern. Hierzu haben wir hunderte vorrangig weibliche Führungskräfte im Zuge des Movements porträtiert und laden diese und weitere hochkarätige Entscheidungsträger:innen aus über 50 Ländern am 19. September ins Wiener Rathaus zum Summit ein.

Welches Ziel verfolgt the female factor im Rahmen des Global Leaders Summits?

Unser Ziel ist es, Führung vielfältiger zu machen und Frauen eine Plattform zu bieten, auf der sie sichtbar und gehört werden. Beim Summit geht es um internationalen Austausch, Netzwerken und das Bewusstsein dafür, dass jede/r von uns die Verantwortung trägt, dieses Bild von Führung in unseren Köpfen zu ändern.

Im Rahmen welcher Initiative / Bewegung findet der Summit statt – und welches Ziel verfolgen the female factor und die Stadt Wien damit?

Der Global Leaders Summit ist Teil unseres “Leadership:Redefined”-Movements, das wir mit der Stadt Wien ins Leben gerufen haben. Das Ziel ist es, Diversität und Inklusion in der Führung zu fördern und Wien als internationalen Wirtschaftsstandort für Frauen zu stärken.

Welche Themen stehen im Fokus des Summits?

Dieses Jahr sprechen wir über wichtige Themen wie Gehaltstransparenz, die Rolle von KI in der Führung und darüber, wie wir mehr Frauen für diese Themen begeistern können. Ein großes Thema ist auch „People, Planet, Profit“ – wie schaffen wir eine nachhaltige Balance in der Wirtschaft? Außerdem sprechen wir über innovative Ökosysteme, wie zum Beispiel jenes in Wien, das besonders weibliche Gründerinnen unterstützt. Und wir haben einige Social-Media-Persönlichkeiten eingeladen, die zeigen, wie Führung auch online wirken kann.

Welche Speaker aus welchen Branchen werden geladen sein?

Wir starten mit einer Keynote von Vicky Petrie vom Reykjavík Index for Leadership, der die öffentliche Wahrnehmung von weiblichen Führungskräften untersucht. Der Index zeigt, dass in den G7-Ländern Männer immer noch als die besseren Führungskräfte wahrgenommen werden. Danach geht es weiter mit Panel Talks. Unter den Speakerinnen sind Marisha Lakhiani, Chief Growth Officer von Mindvalley aus Malaysien, Maimuna Mosser, die Google-Chefin in Österreich, Stefanie Ahammer, die Visa-Chefin in Österreich, und Vorständinnen großer Unternehmen wie der UniCredit Bank Austria.

Zu den prominenten Gästen zählen auch Investorinnen, die in frauengeführte Unternehmen investieren, sowie Social-Media-Influencerinnen wie Diana zur Löwen aus Deutschland und Ida Tin, die Gründerin der Menstruationsapp Clue. Wir freuen uns außerdem, heimische Unternehmerinnen wie Lena Hoschek und Führungskräfte von ÖBB, Asfinag und anderen traditionellen Männerdomänen zu begrüßen. Zum Abschluss wird Jes Wolfe, CEO von Rebel Girls aus San Francisco, darüber sprechen, wie inspirierende Geschichten Millionen junger Mädchen weltweit ermutigen und warum weibliche Role Models heute so wichtig sind.

Was sind die Highlights, die den Summit einzigartig machen?

Erstens liegt der Fokus stark auf Networking. In unserer Meeting Area, die von vienna.business gehostet wird, erwarten wir rund 400 Meetings. Viele davon wurden bereits über unsere Summit-App im Vorfeld vereinbart, mit dem Ziel, dass daraus zahlreiche internationale Geschäftsbeziehungen entstehen.

Zweitens bieten wir einen besonderen Fokus auf Personal Branding und Sichtbarkeit. Deshalb gibt es ein Fotostudio von Canon, mit professionellen Headshots für LinkedIn – ein wichtiger Aspekt unseres “Leadership:Redefined”-Movements.

Was erhofft ihr euch vom Summit für die Zukunft? Inwiefern soll er einen Impact auf zukünftige gesellschaftspolitische und wirtschaftliche Maßnahmen erzielen?

Mit dem Summit wollen wir ein starkes Signal senden: Es ist an der Zeit, Führung neu zu denken, und das beginnt mit uns allen. Die Teilnehmer:innen des Summits werden eingeladen, unseren Leadership Pledge zu unterzeichnen – eine Verpflichtung, sichtbar zu sein, als Vorbild zu agieren und ihre Stimme zu nutzen, um Veränderungen voranzutreiben.

Wir fordern nicht nur Engagement, sondern auch konkrete Taten: Wir ermutigen die Teilnehmer:innen, in den kommenden zwölf Monaten mindestens zehn weitere Führungskräfte zu nominieren, die sich dieser Bewegung anschließen. Außerdem sollen sie mindestens eine Frau in ihrer Karriere oder auf ihrem Weg zur Führungskraft unterstützen – durch Mentoring, Ratschläge oder das Öffnen neuer Türen.

Wir hoffen, dass die Botschaft des Summits weit über die Veranstaltung hinaus Wirkung zeigt und freuen uns darauf, die nächsten Schritte gemeinsam zu gehen. Mit dem Leadership Pledge und der Stärke dieses internationalen Netzwerks streben wir bis 2030 das Sichtbarmachen von einer Million weiblichen Führungskräften an, das ein Umdenken in unseren Köpfen ermöglichen soll.

Sprechen wir kurz über den Reykjavík Index – welchen Herausforderungen müssen sich Frauen in Führungspositionen stellen? Und was kann jede und jeder tun, um mehr Inklusion und Diversität in den Berufsalltag, speziell in Führungsebenen, zu bringen?

Der Reykjavík Index zeigt, dass Frauen in vielen Ländern, besonders in den G7-Staaten, immer noch als weniger geeignet für Führungsrollen gesehen werden. Um mehr Inklusion und Diversität in Führungsebenen zu bringen, müssen wir diese Vorurteile aktiv angehen und durch sichtbare Vorbilder und Mentoring-Strukturen schaffen, die Frauen fördern. Wir können alle einen Teil dazu beitragen, indem wir unsere eigenen Vorurteile hinterfragen, andere inspirieren und konkrete Maßnahmen ergreifen, um Vielfalt zu fördern.

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