03.08.2020

Notare sind so digital wie nie zuvor – zumindest bis 31. Dezember

Der Corona-Lockdown brachte einen zusätzlichen Push für die Einführung digitaler Notariatsakte. Derzeit ist die zugrunde liegende Gesetzesänderung aber noch befristet.
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Corona-bedingt wurden auf einen Schlag mehrere weitere digitale Amtshandlungen beim Notar möglich
Corona-bedingt wurden auf einen Schlag mehrere weitere digitale Amtshandlungen beim Notar möglich - Symbolbild (c) Adobe Stock - fizkes
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Während des Corona-Lockdowns musste es plötzlich ganz schnell gehen: Die Digitalisierungsstrategie der Notare in Österreich bekam einen unerwarteten Push. War etwa die GmbH-Gründung bereits seit 2019 digital möglich, kam im Frühling nun mit einem Schlag eine ganze Reihe von weiteren notariellen Amtshandlungen hinzu, die sonst schrittweise eingeführt worden wären.

Begonnen hat die Digitalisierung der heimischen Notariate freilich nicht erst jetzt sondern bereits vor 20 Jahren. Im Jahr 2000 machte die Notariatskammer (ÖNK) mit cyberDOC, dem elektronischen Urkundenarchiv des österreichischen Notariats, den Anfang. Dieses sorgt für die sichere und vertrauliche Archivierung und Zustellung von Dokumenten. Ein bahnbrechender Schritt – hat das österreichische Notariat damit doch eine Führungsrolle bei e-Government-Lösungen übernommen. Mittlerweile wurden mehr als 2,2 Millionen notarielle Urkunden signiert und nach dem neuesten Stand der Technik verschlüsselt, gespeichert und abgelegt.

Diese digitalen Amtshandlungen sind zumindest bis 31. Dezember möglich

Zurück in die Gegenwart: “Ausbau und Festigung unserer Vorreiterrolle im österreichischen Rechtssystem als Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt ist ein wesentliches Anliegen”, sagt ÖNK-Präsident Michael Umfahrer heute. Er spricht damit nicht nur sein Herzensprojekt, die digitale GmbH-Gründung, an, sondern auch die oben erwähnten neu ermöglichten digitalen Amtshandlungen, für die freilich genaue, gesetzlich festgelegte Anforderungen bestehen.

Michael Umfahrer
Michael Umfahrer, Präsident der Österreichischen Notariatskammer. (c) ÖNK / R. Tanzer

Notariatsakte

Konkret handelt es sich dabei erstens um Notariatsakte, die nun prinzipiell digital erstellt werden können. Bei bestimmten Arten von Verträgen sieht das Gesetz zwingend die Errichtung des Vertrages in Form eines Notariatsaktes vor, etwa bei Gesellschaftsverträgen von Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) oder Stiftungserklärungen für die Gründung einer Privatstiftung.

Beglaubigungen

Zweitens können nun auch Beglaubigungen – etwa von Unterschriften – digital, ohne persönliche Anwesenheit beim Notar durchgeführt werden. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Identifikation der Beteiligten korrekt durchgeführt wird und dass der Notar seine Beratungs- und Beistandspflichten erfüllen kann. Die notarielle Beglaubigung bestätigt die Echtheit einer händischen Unterschrift bzw. elektronischen Signatur bzw. die Identität einer bestimmten Person, die eine Urkunde unterschreibt. Im Unterschied zum Notariatsakt sagt die Beglaubigung über Inhalt und Richtigkeit der Urkunde nichts aus. Der Notar bestätigt die Echtheit der Unterschrift. Relevant ist dies bei Eintragungen ins Grundbuch bzw. ins Firmenbuch.

Notarielle Protokolle

Drittens: Notarielle Protokolle und die vom Notar daraus ausgestellten Beurkundungen sind ebenfalls öffentliche Urkunden, denen erhöhte Beweiskraft zukommt, die nun digital möglich sind. Notarielle Protokolle werden unter anderem über den Verlauf von Gesellschafterversammlungen abgefasst. Zum Beispiel bei Beschlüssen zur Änderung von GmbH-Verträgen.

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Welche befristeten digitalen Amtshandlungen beim Notar solten nach dem 31. Dezember unbedingt beibehalten werden?

Ausgenommen sind dagegen Testamente und sonstige letztwillige Verfügungen. Sie können weiterhin nicht elektronisch errichtet werden. Vorerst ist die den neu ermöglichten digitalen Amtshandlungen zugrunde liegende Gesetzesänderung zudem bis 31. Dezember 2020 befristet. Eine Fortführung auch nach den unmittelbaren Corona-Maßnahmen steht jedoch bereits im Raum. Und das mit gutem Grund: Rund 200 Mal wurden die neuen digitalen Amtshandlungen schon in Anspruch genommen.

So verläuft die digitale Amtshandlung beim Notar

Die Notare gehen auch bei der digitalen Amtshandlung mit der gewohnten Genauigkeit vor und sorgen so für Rechtssicherheit. Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online erfolgen kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es Verfahren, die in der Notar-E-Identifikations-Verordnung geregelt sind. Der Notar führt in diesem Zusammenhang wie bisher allfällige Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch.

Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind dabei auch im digitalen Prozess weiterhin zentraler Kern der notariellen Beratung, wie Umfahrer betont. “Wo persönlicher Kontakt nicht möglich oder sinnvoll ist, kann das per Telefon oder Videokonferenz erfolgen”, so der ÖNK-Präsident. Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, “treffen” sich Notar und Klient in einer Videokonferenz. Im Rahmen der Videokonferenz bringt der Klient unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur an. Danach bringt der Notar bei den Beglaubigungen noch die Beglaubigungsklausel und Beurkundungssignatur auf. Die Dokumente werden anschließend, wie auch bei den analog errichteten Urkunden, dort eingesetzt, wo sie benötigt werden. Also etwa bei Eingaben an das Grundbuch oder an das Firmenbuch.

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Die Co-Geschäftsführerin der FFG absolvierte das Studium der Handelswissenschaften an der Universität Linz und arbeitete danach einige Jahre in Brüssel. Egerth-Stadlhuber war danach für die Industriellenvereinigung tätig, ehe sie im Jahr 2000 in das Ministerium für Wirtschaft und Arbeit wechselte, wo sie für Wirtschaftsförderungen sowie Forschung und Entwicklung zuständig war. Seit September 2004 ist sie Geschäftsführerin der FFG.

Egerth-Stadlhuber ist Mitglied von Wissenschafts- und Forschungsräten (Stmk., Sbg.) und darüber hinaus in Kuratorien und Aufsichtsräten vertreten, wie z.B. im Institut für Höhere Studien (IHS), der Universität Wien und seit 2019 Mitglied im Aufsichtsrat der Erste Group Bank AG.

Brutkasten sprach mit Egerth-Stadlhuber am Rande der Konferenz „Starke Forschung, starker Standort“ von der WKÖ.


brutkasten: Wie gut funktioniert aktuell die Zusammenarbeit zwischen Forschung und Wirtschaft in Österreich? 

Henrietta Egerth-Stadlhuber: Österreich steht gut da, was die Forschung und Entwicklung angeht. Mit 3,3 Prozent, die wir in Forschung und Entwicklung investieren, sind wir eines der Top Länder in Europa. Es ist aber eben auch eine gewisse Inputgröße, die für Forschung wichtig ist. Wir sehen in Zeiten wie diesen, dass gerade KMUs sich schwertun, die Innovationstätigkeiten aufrechtzuerhalten. Diese brauchen die öffentliche Hand, die unterstützt. Die FFG ist jetzt Partner und investiert antizyklisch. Damit übernehmen wir einen Teil des Risikos, damit gerade mittelständische Unternehmen in Österreich weiterhin innovieren können. 

Wo liegen momentan die akutesten Probleme in diesem Bereich? 

Wir haben in Summe einen teuren Standort in Europa. Von Energiepreisen oder Themen wie Regulierung sind gerade kleine und mittlere Unternehmen besonders betroffen. Auf der anderen Seite haben wir auch Stärken in Europa. Wirklich kluge Köpfe, ganz tolle Forscherinnen und Forscher und das auch im Nachwuchs.

Wir haben tolle Institutionen und Europa hat den Vorteil, im Vergleich zu anderen Gegenden der Welt, dass wir eng beisammen sind. Außerdem gibt es gerade in Österreich eine gute Kommunikation untereinander. Das beginnt bei Bildungsinstitutionen, Unternehmen, universitären Einrichtungen und nicht-universitären Einrichtungen. Hier ist das Miteinander sehr viel leichter und diesen Schatz müssen wir noch stärker heben. 

Wo sehen Sie denn Probleme bei der universitären Forschung? 

Ich glaube nicht, dass wir Probleme haben, sondern dass wir in Österreich noch stärker kompetitiver in das Einwerben von Mitteln gehen könnten. Wir sehen, dass in anderen Ländern die Universitäten Teile ihres Budgets kompetitiv einwerben müssen. Dafür müssen die Budgets bei Agenturen erhöht werden, damit diese finanziellen Mittel auch bereitstehen. Diese Mittel müssen dann von den Universitäten im Wettbewerb eingeworben werden und das erhöht üblicherweise die Qualität der Projekte und des Outputs. 

Wo sollten aus Ihrer Sicht die forschungspolitischen Prioritäten gesetzt werden in Österreich? 

Das wichtigste wäre, dass die Politik Forschung und Entwicklung als prioritäres Thema sieht. Es ist wichtig, das nicht nur in Sonntagsreden zu erwähnen, sondern dem politisch, und damit im Budget, Ausdruck zu verleihen. Wir brauchen mehr Investitionen in F&E im Standort Österreich, damit wir wettbewerbsfähig für die Zukunft bleiben. 

Wieso passiert das nicht? 

Es passiert in einem relativ hohen Ausmaß, aber wir sehen, dass andere Märkte und andere Wirtschaftsregionen nicht stehenbleiben. Diese investieren massiv, denn sie wissen, dass dies die wesentliche Basis von Wertschöpfung an einem entwickelten Standort ist. Da müssen wir mithalten. Mein Appell: Wir dürfen uns nicht ausruhen auf dem, was wir schon investiert haben, sondern wir brauchen eine sichtbare zusätzliche Dynamik. 

Mehr Geld für Forschung und Entwicklung, für Innovation und das nicht, weil man das grundsätzlich gerne fordert, sondern weil jeder Euro, den wir in F&E investieren, einen Return of Investment durch gesteigerte Umsätze etc. nachweislich von acht Euro hat. Dieses Investment lohnt sich und jeder Euro, den man in Forschung und Innovation in Österreich investiert, bringt dem Standort Arbeitsplätze und Wohlstand. 

(c) WKÖ/Marek Knopp

Fehlt es an dieser Stelle vielleicht an Kommunikation? 

Das mag durchaus sein, es ist aber Aufgabe der Politik auch Themen aufzunehmen, die vielleicht nicht mehrheitstauglich sind und trotzdem das richtige zu tun. Daran glaube ich fest. 

Wie kann der Standort Österreich im globalen Wettstreit mit Ländern wie China und den USA mithalten? 

Wir sind als Österreich ein Teil Europas und gerade im Forschungszusammenhang gibt es ein europäisches Forschungsprogramm, in dem wir überproportional verankert sind. Das hat nicht nur den Mehrwert, dass wir uns Gelder dort abholen, sondern vor allem, dass es ganz starke Netzwerke für Unternehmen und wissenschaftliche Einrichtungen innerhalb Europas gibt.

Nur als Europa können wir selbstverständlich gegenüber den USA und China reüssieren. Wir sind ein starker Binnenmarkt, aber es ist auch ganz wichtig, dass wir neue Märkte erschließen. Wir müssen international als Europa agieren und uns neue, am besten demokratische, Wirtschaftsräume erarbeiten. Dies geht insbesondere durch Forschungskooperationen zwischen Österreich und Europa und eben diesen Ländern. 

Blicken Sie in dieser Hinsicht positiv in die Zukunft oder sehen Sie die Aussichten eher pessimistisch? 

Ich bin sehr positiv, weil ich an die Kraft des Guten und des Sinnvollen glaube. Da sehe ich das Glas halb oder dreiviertel voll, statt halb leer. Es braucht aber Impulse und Anreize sowie positive Unterstützung und ein Mindset, in dem wir Forschung und Innovation als eine echte politische Priorität sehen. 

Vielen Dank für das Gespräch.

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