03.08.2020

Notare sind so digital wie nie zuvor – zumindest bis 31. Dezember

Der Corona-Lockdown brachte einen zusätzlichen Push für die Einführung digitaler Notariatsakte. Derzeit ist die zugrunde liegende Gesetzesänderung aber noch befristet.
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Corona-bedingt wurden auf einen Schlag mehrere weitere digitale Amtshandlungen beim Notar möglich
Corona-bedingt wurden auf einen Schlag mehrere weitere digitale Amtshandlungen beim Notar möglich - Symbolbild (c) Adobe Stock - fizkes
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Während des Corona-Lockdowns musste es plötzlich ganz schnell gehen: Die Digitalisierungsstrategie der Notare in Österreich bekam einen unerwarteten Push. War etwa die GmbH-Gründung bereits seit 2019 digital möglich, kam im Frühling nun mit einem Schlag eine ganze Reihe von weiteren notariellen Amtshandlungen hinzu, die sonst schrittweise eingeführt worden wären.

Begonnen hat die Digitalisierung der heimischen Notariate freilich nicht erst jetzt sondern bereits vor 20 Jahren. Im Jahr 2000 machte die Notariatskammer (ÖNK) mit cyberDOC, dem elektronischen Urkundenarchiv des österreichischen Notariats, den Anfang. Dieses sorgt für die sichere und vertrauliche Archivierung und Zustellung von Dokumenten. Ein bahnbrechender Schritt – hat das österreichische Notariat damit doch eine Führungsrolle bei e-Government-Lösungen übernommen. Mittlerweile wurden mehr als 2,2 Millionen notarielle Urkunden signiert und nach dem neuesten Stand der Technik verschlüsselt, gespeichert und abgelegt.

Diese digitalen Amtshandlungen sind zumindest bis 31. Dezember möglich

Zurück in die Gegenwart: “Ausbau und Festigung unserer Vorreiterrolle im österreichischen Rechtssystem als Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt ist ein wesentliches Anliegen”, sagt ÖNK-Präsident Michael Umfahrer heute. Er spricht damit nicht nur sein Herzensprojekt, die digitale GmbH-Gründung, an, sondern auch die oben erwähnten neu ermöglichten digitalen Amtshandlungen, für die freilich genaue, gesetzlich festgelegte Anforderungen bestehen.

Michael Umfahrer
Michael Umfahrer, Präsident der Österreichischen Notariatskammer. (c) ÖNK / R. Tanzer

Notariatsakte

Konkret handelt es sich dabei erstens um Notariatsakte, die nun prinzipiell digital erstellt werden können. Bei bestimmten Arten von Verträgen sieht das Gesetz zwingend die Errichtung des Vertrages in Form eines Notariatsaktes vor, etwa bei Gesellschaftsverträgen von Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) oder Stiftungserklärungen für die Gründung einer Privatstiftung.

Beglaubigungen

Zweitens können nun auch Beglaubigungen – etwa von Unterschriften – digital, ohne persönliche Anwesenheit beim Notar durchgeführt werden. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Identifikation der Beteiligten korrekt durchgeführt wird und dass der Notar seine Beratungs- und Beistandspflichten erfüllen kann. Die notarielle Beglaubigung bestätigt die Echtheit einer händischen Unterschrift bzw. elektronischen Signatur bzw. die Identität einer bestimmten Person, die eine Urkunde unterschreibt. Im Unterschied zum Notariatsakt sagt die Beglaubigung über Inhalt und Richtigkeit der Urkunde nichts aus. Der Notar bestätigt die Echtheit der Unterschrift. Relevant ist dies bei Eintragungen ins Grundbuch bzw. ins Firmenbuch.

Notarielle Protokolle

Drittens: Notarielle Protokolle und die vom Notar daraus ausgestellten Beurkundungen sind ebenfalls öffentliche Urkunden, denen erhöhte Beweiskraft zukommt, die nun digital möglich sind. Notarielle Protokolle werden unter anderem über den Verlauf von Gesellschafterversammlungen abgefasst. Zum Beispiel bei Beschlüssen zur Änderung von GmbH-Verträgen.

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Ausgenommen sind dagegen Testamente und sonstige letztwillige Verfügungen. Sie können weiterhin nicht elektronisch errichtet werden. Vorerst ist die den neu ermöglichten digitalen Amtshandlungen zugrunde liegende Gesetzesänderung zudem bis 31. Dezember 2020 befristet. Eine Fortführung auch nach den unmittelbaren Corona-Maßnahmen steht jedoch bereits im Raum. Und das mit gutem Grund: Rund 200 Mal wurden die neuen digitalen Amtshandlungen schon in Anspruch genommen.

So verläuft die digitale Amtshandlung beim Notar

Die Notare gehen auch bei der digitalen Amtshandlung mit der gewohnten Genauigkeit vor und sorgen so für Rechtssicherheit. Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online erfolgen kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es Verfahren, die in der Notar-E-Identifikations-Verordnung geregelt sind. Der Notar führt in diesem Zusammenhang wie bisher allfällige Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch.

Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind dabei auch im digitalen Prozess weiterhin zentraler Kern der notariellen Beratung, wie Umfahrer betont. “Wo persönlicher Kontakt nicht möglich oder sinnvoll ist, kann das per Telefon oder Videokonferenz erfolgen”, so der ÖNK-Präsident. Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, “treffen” sich Notar und Klient in einer Videokonferenz. Im Rahmen der Videokonferenz bringt der Klient unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur an. Danach bringt der Notar bei den Beglaubigungen noch die Beglaubigungsklausel und Beurkundungssignatur auf. Die Dokumente werden anschließend, wie auch bei den analog errichteten Urkunden, dort eingesetzt, wo sie benötigt werden. Also etwa bei Eingaben an das Grundbuch oder an das Firmenbuch.

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Storebox-CEO und Cofounder Johannes Braith
Storebox-CEO und Cofounder Johannes Braith | Foto: brutkasten

Die neue EU-Kommission steht. Hierzulande laufen dagegen nach wie vor die Regierungsverhandlungen zwischen ÖVP, SPÖ und NEOS mit ungewissem Ausgang. Währenddessen kommt nicht nur Österreich nicht aus der Rezession heraus und auch die Prognosen bleiben tendenziell negativ. Begleitet wird das Szenario von einer Häufung an dramatischen Appellen und Forderungen nach umfassenden Änderungen in der Wirtschaftspolitik.

Wie steht es wirklich um Österreich und die EU? Was sind nun die drängendsten Maßnahmen? brutkasten geht diesen Fragen gemeinsam mit führenden Köpfen der heimischen Innovationsszene nach.

Storebox-Co-Founder und -CEO Johannes Braith sieht im brutkasten-Interview auch Chancen, die die Krise biete, formuliert aber konkrete Maßnahmen, die dazu nun auf politischer Seite ergriffen werden müssten.


brutkasten: Düstere Prognosen und drastische Appelle stehen aktuell in der Wirtschaftsberichterstattung an der Tagesordnung. Wie beurteilst Du die Situation? Ist sie wirklich so dramatisch?

Johannes Braith: Ich beobachte die Großwetterlage natürlich laufend. Allerdings halte ich es für gut, wenn man sich in seinen daily Operations als Founder nicht zwangsläufig beunruhigen lässt. Gerade Startups sind es gewohnt Krisen zu managen bzw. mit ihnen umzugehen. In manchen Fällen kann dadurch sogar etwas Positives entstehen. Denn Krisen erzwingen oft Veränderungen, welche wiederum oft Chancen beinhalten.

Aber natürlich finde ich es beunruhigend, dass wir, was unsere Wettbewerbsfähigkeit in Europa angeht, so dramatisch den Anschluss verlieren. Ich hoffe, dass der steigende Schmerz dazu führt Regulierungen abzubauen und ein neues Selbstverständnis hinsichtlich Wirtschaft, Startups und Technologie einkehrt.

Welche gesamtwirtschaftlichen Maßnahmen sollten in Österreich möglichst schnell umgesetzt werden? Was muss unbedingt ins Regierungsprogramm?

Das Thema ist leider ziemlich mühsam, da sehr, sehr gute Vorschläge seit langer Zeit am Tisch liegen, die allerdings nicht umgesetzt wurden. Ein wichtiger Punkt ist es bestimmt, Risikokapitalgeber zu incentivieren – Stichwort Beteiligungsfreibetrag.

Noch wichtiger wäre es allerdings die Steuern auf Arbeit deutlich zu reduzieren. Wir sind in einer Zeit, in der wir die Extrameile gehen müssen. Das sollte auch belohnt werden. Man könnte z.B. Überstunden steuerlich freistellen, Pensionisten incentivieren, wenn sie in der Rente arbeiten möchten – eventuell gänzlich steuerfrei, oder man kann über Modelle nachdenken, mit denen man Vollzeitarbeit nicht nur ermöglicht (Kinderbetreuung) sondern eventuell auch belohnt.

Generell stelle ich mir die Frage, wie Menschen den Sinn in ihrer beruflichen Tätigkeit wieder zurückerlangen können. In vielen Gesprächen und Beobachtungen sehe ich, dass die Leistungebereitschaft extrem abgenommen hat. Ob das immer durch politische Maßnahmen geheilt werden kann, bezweifle ich. Ich halte viel von Selbstbestimmung und Eigenverantwortung.

Und was sollte die neue EU-Kommission unbedingt sofort angehen?

Regulierung massiv abbauen. Ich bin mit Storebox mittlerweile in sechs Ländern und mehr als 200 Städten operativ tätig. Es kann ja nicht sein, dass wir gefühlt hunderte unterschiedliche Regulierungen vorfinden, die das Prosperieren von Unternhemen extrem erschweren.

Was wären konkret für euch als Scaleup die wichtigsten Schritte auf nationaler und EU-Ebene?

Die Lohnkosten senken, Regulierungen massiv reduzieren und die Zuwanderung hochqualifizierter Personen massiv erleichtern.

Was bräuchte es, damit die Wiener Börse bzw. zumindest eine europäische Börse für einen IPO eines Scaleups wie Storebox attraktiv ist?

Große Anschlussfinanzierungen müssen in Europa mit europäischem Kapital getätigt werden, um ab einer gewissen Stage als logischen Schritt einen IPO auch in einem europäischen Heimatmarkt zu forcieren.

Aktuell wird nicht nur im Zusammenhang mit Börsengängen die Standortattraktivität stark diskutiert. War Abwanderung aus Europa für euch jemals ein Thema?

Aktuell noch nicht. Ich lebe sehr gerne in Österreich und sehe nicht alles nur negativ. Wir leben in einem tollen Land mit vielen Möglichkeiten, toller Infrastruktur und einigermaßen stabilen Verhältnissen. Die Verwaltung dieses Zustands wird allerdings nicht ausreichen. Es muss gestaltet werden, um den Standort attraktiv zu halten.

Bitte eine Prognose: Abhängig von den Entscheidungen, die in nächster Zeit getroffen werden – was ist das Worst- und was das Best-Case-Szenario für Europa?

Das Worst-Case-Szenario: Die EU zerfällt in unterschiedliche Lager, weil es nicht möglich war, Interessen zu alignen und die großen Hebel zu betätigen. Geopolitisch wäre das eine absolute Katastrophe!

Das Best-Case-Szenario: Die Wettbewerbsfähigkeit wird durch radikale Maßnahmen wieder hergestellt. Die Menschen spüren eine deutliche Entlastung, haben Perspektiven und glauben an eine bessere Zukunft. Europa wächst weiter zusammen und bleibt ein starker und wichtiger globaler Player.

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