03.08.2020

Notare sind so digital wie nie zuvor – zumindest bis 31. Dezember

Der Corona-Lockdown brachte einen zusätzlichen Push für die Einführung digitaler Notariatsakte. Derzeit ist die zugrunde liegende Gesetzesänderung aber noch befristet.
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Corona-bedingt wurden auf einen Schlag mehrere weitere digitale Amtshandlungen beim Notar möglich
Corona-bedingt wurden auf einen Schlag mehrere weitere digitale Amtshandlungen beim Notar möglich - Symbolbild (c) Adobe Stock - fizkes
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Während des Corona-Lockdowns musste es plötzlich ganz schnell gehen: Die Digitalisierungsstrategie der Notare in Österreich bekam einen unerwarteten Push. War etwa die GmbH-Gründung bereits seit 2019 digital möglich, kam im Frühling nun mit einem Schlag eine ganze Reihe von weiteren notariellen Amtshandlungen hinzu, die sonst schrittweise eingeführt worden wären.

Begonnen hat die Digitalisierung der heimischen Notariate freilich nicht erst jetzt sondern bereits vor 20 Jahren. Im Jahr 2000 machte die Notariatskammer (ÖNK) mit cyberDOC, dem elektronischen Urkundenarchiv des österreichischen Notariats, den Anfang. Dieses sorgt für die sichere und vertrauliche Archivierung und Zustellung von Dokumenten. Ein bahnbrechender Schritt – hat das österreichische Notariat damit doch eine Führungsrolle bei e-Government-Lösungen übernommen. Mittlerweile wurden mehr als 2,2 Millionen notarielle Urkunden signiert und nach dem neuesten Stand der Technik verschlüsselt, gespeichert und abgelegt.

Diese digitalen Amtshandlungen sind zumindest bis 31. Dezember möglich

Zurück in die Gegenwart: “Ausbau und Festigung unserer Vorreiterrolle im österreichischen Rechtssystem als Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt ist ein wesentliches Anliegen”, sagt ÖNK-Präsident Michael Umfahrer heute. Er spricht damit nicht nur sein Herzensprojekt, die digitale GmbH-Gründung, an, sondern auch die oben erwähnten neu ermöglichten digitalen Amtshandlungen, für die freilich genaue, gesetzlich festgelegte Anforderungen bestehen.

Michael Umfahrer
Michael Umfahrer, Präsident der Österreichischen Notariatskammer. (c) ÖNK / R. Tanzer

Notariatsakte

Konkret handelt es sich dabei erstens um Notariatsakte, die nun prinzipiell digital erstellt werden können. Bei bestimmten Arten von Verträgen sieht das Gesetz zwingend die Errichtung des Vertrages in Form eines Notariatsaktes vor, etwa bei Gesellschaftsverträgen von Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) oder Stiftungserklärungen für die Gründung einer Privatstiftung.

Beglaubigungen

Zweitens können nun auch Beglaubigungen – etwa von Unterschriften – digital, ohne persönliche Anwesenheit beim Notar durchgeführt werden. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Identifikation der Beteiligten korrekt durchgeführt wird und dass der Notar seine Beratungs- und Beistandspflichten erfüllen kann. Die notarielle Beglaubigung bestätigt die Echtheit einer händischen Unterschrift bzw. elektronischen Signatur bzw. die Identität einer bestimmten Person, die eine Urkunde unterschreibt. Im Unterschied zum Notariatsakt sagt die Beglaubigung über Inhalt und Richtigkeit der Urkunde nichts aus. Der Notar bestätigt die Echtheit der Unterschrift. Relevant ist dies bei Eintragungen ins Grundbuch bzw. ins Firmenbuch.

Notarielle Protokolle

Drittens: Notarielle Protokolle und die vom Notar daraus ausgestellten Beurkundungen sind ebenfalls öffentliche Urkunden, denen erhöhte Beweiskraft zukommt, die nun digital möglich sind. Notarielle Protokolle werden unter anderem über den Verlauf von Gesellschafterversammlungen abgefasst. Zum Beispiel bei Beschlüssen zur Änderung von GmbH-Verträgen.

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Ausgenommen sind dagegen Testamente und sonstige letztwillige Verfügungen. Sie können weiterhin nicht elektronisch errichtet werden. Vorerst ist die den neu ermöglichten digitalen Amtshandlungen zugrunde liegende Gesetzesänderung zudem bis 31. Dezember 2020 befristet. Eine Fortführung auch nach den unmittelbaren Corona-Maßnahmen steht jedoch bereits im Raum. Und das mit gutem Grund: Rund 200 Mal wurden die neuen digitalen Amtshandlungen schon in Anspruch genommen.

So verläuft die digitale Amtshandlung beim Notar

Die Notare gehen auch bei der digitalen Amtshandlung mit der gewohnten Genauigkeit vor und sorgen so für Rechtssicherheit. Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online erfolgen kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es Verfahren, die in der Notar-E-Identifikations-Verordnung geregelt sind. Der Notar führt in diesem Zusammenhang wie bisher allfällige Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch.

Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind dabei auch im digitalen Prozess weiterhin zentraler Kern der notariellen Beratung, wie Umfahrer betont. “Wo persönlicher Kontakt nicht möglich oder sinnvoll ist, kann das per Telefon oder Videokonferenz erfolgen”, so der ÖNK-Präsident. Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, “treffen” sich Notar und Klient in einer Videokonferenz. Im Rahmen der Videokonferenz bringt der Klient unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur an. Danach bringt der Notar bei den Beglaubigungen noch die Beglaubigungsklausel und Beurkundungssignatur auf. Die Dokumente werden anschließend, wie auch bei den analog errichteten Urkunden, dort eingesetzt, wo sie benötigt werden. Also etwa bei Eingaben an das Grundbuch oder an das Firmenbuch.

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Was bringt SAP, IBM, Oracle NetSuite, Salesforce und ServiceNow zusammen auf ein Event? Schließlich haben die globalen Technologie-Riesen auf dem Markt teilweise konkurrierende Produkte. “Als wir sie für die Technology Alliance Fair angefragt haben, waren einige vom Konzept zunächst durchaus überrascht. Nach kurzer Zeit waren aber alle begeistert”, erzählt Deloitte Partner Mohamed Omran im Gespräch mit brutkasten.

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Wo: Wien Museum, Karlsplatz 8, 1040 Wien

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Gezielte Unterstützung bei der digitalen Transformation

Dazu haben die Partner-Unternehmen auf der Technology Alliance Fair die Möglichkeit, dem Publikum ihre Lösungen vorzustellen. In mehreren Sessions und Pitches werden Best Practices, Success Stories und die aktuellsten Innovationen präsentiert, die Ihr Unternehmen gezielt bei der digitalen Transformation und Themen wie Cloud, AI, ESG, Arbeitskräftemangel und Technologiewandel unterstützen sollen.

“Wir sind diejenigen, die alles zusammenführen”

“Und wir sind diejenigen, die alles zusammenführen, die eine End-to-End-Brücke zwischen den Lösungen bilden”, erklärt der Deloitte Partner. Die “Alliances” würden dabei die Ankerthemen darstellen. “Dazwischen gibt es viele organisatorische und strategische Angebote von uns, etwa in den Bereichen Change Management oder Product Management. Diese zusätzlichen Leistungen, die wir neben einem Implementierungsprojekt anbieten können, bringen unserer Expertise nochmal einen besonderen Mehrwert”, so Omran.

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Neben je 30-minütigen Präsentationen von SAP, IBM, Oracle NetSuite, Salesforce und ServiceNow sind auf der Technology Alliance Fair auch Pitches der Deloitte-“Alliances” Parloa, Palo Alto Networks, Adobe, Integration Services und Informatica zu sehen. Eine Podiumsdiskussion mit Vertreter:innen aus der Wirtschaft beschäftigt sich mit den Fragen: Welche Rahmenbedingungen braucht es, damit Digitale & Workforce-Transformation im Unternehmen gelingen? Und welche Rolle spielt dabei AI? Beim Ausklang danach gibt es ausgiebig Gelegenheit zum Networking.

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