17.05.2019

Wie man den Kopf frei kriegt, um kreativ zu arbeiten

David Allen ist der Mastermind hinter der "Getting things done"-Methode. Im Vorfeld des Fifteen Seconds Festivals in Graz erklärt er, wie man konzentrierter und effizienter an Probleme herangeht.
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Paul Allen Deep Work
(c) fotolia/pathdoc
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Deep Work hat sich zu einem der großen Schlagworte zu unserer Zeit entwickelt: Konzentration ist nicht die Regel, sondern die Ausnahme – und oft geben wir geschwätzigen Kollegen, sozialen Medien oder Pop-ups die Schuld daran, dass wir nicht konsequent an kreativen Projekten arbeiten können. Doch der Schein trügt.

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„Der meiste Lärm findet in unserem Kopf statt“, sagt David Allen, Erfinder der „Getting things done“-Produktivitätsmethode und Speaker auf dem Fifteen Seconds Festival 2019 in Graz: Laut Allen haben wir jeden Tag zigtausende Gedanken – und diese müssen wir richtig ordnen, um den Kopf frei zu kriegen und somit produktiver zu werden.

Fünf Schritte zum Festhalten der Gedanken

Für die meisten Menschen ist es laut Allen schwierig, ihre aufkommenden Gedanken in echte Taten und einen sichtbaren Output zu verwandeln. Das sei in Ordnung mit Tagträumen, die kurz aufkommen und dann wieder verschwinden. Echte Ideen sollten aber richtig verwaltet werden, sagt Allen. Dafür empfiehlt er fünf Schritte:

  1. Den Gedanken festhalten: Jeder Gedanke sollte in irgendeiner Form festgehalten werden, so dass er nicht mehr im Kopf herumgeistert, sondern archiviert wird – sei es in einem physischen Notizbuch oder mit einer App.
  2. Klarheit schaffen: Jeder dieser festgehaltenen Gedanken wird dann darauf überprüft, ob man ihn in die Tat umsetzen kann – wenn nicht, dann landet die Idee im Mistkübel.
  3. Organisieren: Lege fest, wann du welche Sache erledigen willst. Dies ist der Zeitpunkt, an dem den einzelnen Schritten spezifische Zeiträume in deinem Kalender zugeordnet werden und To-do-Listen erstellt werden.
  4. Reflektieren: Die entsprechenden To-Do-Listen sollten so oft wie nötig überprüft werden, um die nächsten Handlungsschritte zu ermitteln. Bereits erledigte Dinge werden gestrichen, damit du den Kopf frei kriegst
  5. Tu es: Der fünfte Schritt bedeutet schließlich, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu erledigen. Es geht dabei um Bewusstsein und mentale Präsenz für die aktuelle Aufgabe – ohne den Kopf bei anderen Themen zu haben, die erst später anfallen.

Den Sinn verstehen

All diese Schritte fruchten jedoch nur, wenn man einen Sinn in seinem Handeln sieht. Und hier führt Allen etwas ins Feld, was er als das „natürliche Planungsmodell“ („Natural Planning Modell“) bezeichnet. Hier für sind wiederum die folgenden Schritte entscheidend, die er gegenüber dem brutkasten exemplarisch nicht an einem Business-Thema, sondern an der Planung einer Hochzeit illustriert.

  • Im ersten Schritt sollte man definieren, was der Sinn des Vorhabens ist: Welche Werte sind wichtig, was soll erreicht werden? Bei einer Hochzeit wäre das zum Beispiel das Ziel, dass alle einen schönen Tag haben.
  • Die nächste Frage lautet: Was ist das bestmögliche Szenario? Dies hilft dabei, eine Vision für das Vorhaben zu schaffen – in diesem Beispiel: Die Trauung wird romantisch, das Buffet ist reich gefüllt, und nachher tanzen alle Gäste bis in die frühen Morgenstunden.
  • Nun geht es ans Brainstorming: Gemeinsam stellt man sich die Frage, welche Aufgaben nun eigentlich anfallen – vom Termin beim Standesamt bis zur Beauftragung des Floristen.
  • Im vierten Schritt geht es schließlich darum, sich zu organisieren. Aufgaben werden zugeteilt und teilweise an Dritte delegiert.

To-do-Listen: Die Zwei-Minuten-Regel

Doch wie geht man damit um, dass sich auf der To-Do-Liste zahlreiche Punkte befinden, die man vielleicht nicht richtig zuordnen kann? Fühlt man sich nicht teilweise überwältigt von all den vielen Aufgaben? Hier kommt unter anderem Allens „Zwei-Minuten-Regel“ ins Spiel: Wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, dann sollte es sofort erledigt werden – denn sonst dauert das Organisieren länger als das Erledigen der eigentlichen Aufgabe.

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Für größere Aufgaben empfiehlt er wiederum, diese in kleine Teilaufgaben zu unterteilen. Die Aufgabe „Neue Mitarbeiterin rekrutieren“ könnte man etwa unterteilen in Schritte, die von „Jobausschreibung schalten“ bis „Arbeitsvertrag unterschreiben“ reichen. So freut man sich über die kleineren Milestones und fühlt sich nicht von großen Aufgaben überwältigt.

Ablenkungen und Pausen

Bezüglich der eingangs erwähnten sozialen Medien betont Allen die „Don’t shoot the medium“-Philosophie: Wer sich durch Dienste wie Slack und WhatsApp abgelenkt fühlt, der sollte diese entsprechend für einen bestimmten Zeitraum pausieren – für wen jedoch ständige Erreichbarkeit wichtig ist, der kann auf die Dienste nicht verzichten. So oder so sollte die Frage „Wie hilft der Dienst mir?“ im Zentrum dieser Überlegungen stehen.

Zugleich ist es wichtig, dem eigenen Hirn öfters eine Pause zu gönnen, betont Allen: Acht Stunden Ruhezeit, inklusive kleiner Nickerchen unter tags, sind wichtig, damit das Hirn das Erlebte archivieren kann. Die richtige Herangehensweise an ein Problem ist daher laut Allen, dieses zuerst aktiv zu behandeln, dann eine Pause zu machen, und es dann mit klarem Kopf abzuschließen.

Die richtigen Tools für das Selbstmanagement

Doch welches Tool ist das richtige, um sich selbst zu organisieren? Allen betont, dass er selbst immer einen Notizblatt in der Hosentasche dabei hat und aus seiner Sicht nichts die gute alte Pen&Paper-Technologie schlagen kann – einfach auch deshalb, weil es ohne Akku und Internetverbindung auskommt. Entscheidend für ein Tool zum Festhalten von Gedanken sei auf jeden Fall, dass dieses jederzeit verfügbar ist.

Für das Tool zum Organisieren der Gedanken ist wiederum das Wichtigste, dass man es gerne verwendet – sei es ein klassischer Papierblock, Outlook oder eine Notizapp wie Evernote. Sollte man sich in einem Team organisieren, so sollte jedes Teammitglied Zugriff auf die Informationen haben – zum Beispiel in Form eines Google-Docs, das man den Kollegen freigibt.

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Und schließlich ist laut Allen auch ein gutes Referenzsystem wichtig, mit dem man festlegen kann, wo sich welche Informationen befinden. Der Experte vergleicht dies mit dem Aufräumen einer Küche: In einer unordentlichen Küche sollte man zuerst feststellen, was sich am falschen Ort befindet, dann aufräumen und dann zu kochen beginnen. „Ich sage immer, dass man am kreativsten sein kann, wenn man die Freiheit hat, ein Chaos zu veranstalten“, sagt Allen: „Aber ein Chaos kann man nur veranstalten, wenn es noch kein Chaos gibt.“

David Allen wird auf dem Fifteen Seconds Festival sprechen, das am 6. Und 7. Juni in Graz stattfindet. Weitere Informationen zum Event unter diesem Link.

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Dieser Text ist zuerst im brutkasten-Printmagazin von August 2026 „Aufbrechen“ erschienen. Eine Download-Möglichkeit des gesamten Magazins findet sich am Ende dieses Artikels.


Um vom Flughafen in Tallinn in die Innenstadt zu kommen, bietet sich eine Fahrt mit dem Fahrdienst Bolt an. Die Autos, E-Scooter und Leih­räder des estnischen Unicorns prägen hier das Straßenbild. 2013 gegründet macht das Unternehmen mittlerweile mehr als zwei Milliarden Euro Umsatz. Die Erfolgsgeschichte von Bolt ist in Estland kein Einzelfall: Bei 1,3 Millionen Einwohner hat der baltische Staat bereits zehn Unicorns hervorgebracht – eine der höchsten Konzentrationen pro Kopf weltweit. Das Auto wird per App bestellt, keine zwei Minuten später ist es da. Der Fahrer scherzt über die durchaus kühlen 16 Grad Mitte Juli: „Estonian summer!“, sagt er schmunzelnd, mit russischem Akzent. Ungewöhnlich ist das in Estland nicht, war man hier vor knapp 40 Jahren doch noch Teil der Sowjetunion.

„Das Land hatte es natürlich nicht einfach. Als es 1991 unabhängig wurde, standen die Esten erst mal vor dem Nichts. Aber sie hatten auch die Chance, von null anzufangen – und haben dann aufs richtige Pferd gesetzt: die Digitalisierung“, sagt Tim Schnöckelborg, ein Deutscher, der seit eineinhalb Jahren in Estland lebt und hier bereits mehrere Unternehmen gegründet hat.

Der digitale Staat

An diesem sonnigen Tag tummeln sich auf dem Rathausplatz in der Mitte Tallinns viele Menschen. Schnöckelborg ist einer von ihnen. Vom digitalen Staat hat er vor allem bei der Gründung seiner Unternehmen profitiert. Bei einem Kaffee erklärt er, was den Kern des Systems ausmacht:

„Der große Vorteil kommt dadurch zustande, dass hier die gesamte Administration des Landes digitalisiert ist. Du kannst also mit der elektronischen Unterschrift alles nutzen, was ein Staat an Dienstleistungen bietet.“

© Hannah Fasching – Tim Schnöckelborg.

Wer sich einen Überblick verschaffen will, kann das e-Estonia Briefing Centre aufsuchen, ein eigenes Besucherzentrum, das über den digitalen Staat informiert. Ein Besuch zeigt: Die digitale Gesellschaft basiert zunächst auf Wissen. Durch landesweite Schulungsprogramme und Initiativen für Senior wurde die gesamte Bevölkerung mitgenommen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Transparenz: „Die Behörden können auf sehr viel zugreifen, theoretisch auch auf mein Bankkonto. Wichtig ist aber: Niemand kann deine Daten geheim abrufen. Ich kann online einsehen, wer wann mit welcher Begründung welche Daten von mir von einer Behörde in die andere transferiert hat. Das schafft Vertrauen“, beschreibt Schnöckelborg seine Erfahrung.

Unternehmensgründung aus der Ferne

Schnöckelborg hat in Estland schon mehrere Unternehmen gegründet, er ist ein sogenannter „e-Resident“. Das estnische e-Residency-Programm ermöglicht ausländischen Staatsangehörigen einen sicheren Zugang zu den elektronischen Behördendiensten Estlands. So lässt sich aus fast allen Ländern der Welt in rund 15 Minuten ein estnisches Unternehmen gründen.

„Anfangs dachten wir, es wäre vor allem für Menschen außerhalb der EU attraktiv, da ein estnisches Unternehmen ihnen den EU-Binnenmarkt öffnen würde. Nach etwa der Hälfte der Zeit stellten wir fest, dass es aufgrund der geringen Bürokratie auch für EU-Bürger sehr attraktiv ist“, erzählt Liina Vahtras, Managing Director von e-Residency. Seit dem Start des Programms 2014 haben mehr als 133.000 Personen aus 185 Ländern den e-Residency-Status erhalten und zusammen etwa 39.000 Firmen gegründet. So auch Tim Schnöckelborg:

„Ich habe mein erstes Unternehmen als e-Resident an einem Freitagabend gestartet, und am Samstagmorgen war die Firma da“, blickt er nach wie vor verblüfft zurück.

Was Gründer zusätzlich nach Estland zieht, ist das Steuersystem. „Wir besteuern Unternehmen nicht, solange sie das Geld im Unternehmen belassen. Es gibt also keine Körperschaftsteuer auf einbehaltene Gewinne. Steuern fallen erst an, wenn man Geld aus dem Unternehmen entnimmt, und davon profitieren auch wir: Im vergangenen Jahr zahlten e-Residency-Unternehmen Steuern in Höhe von über 125 Millionen Euro in Estland“, so Vahtras. Im „International Tax Competitiveness Index“ der US-Denkfabrik Tax Foundation, der die OECD-Länder vergleicht, liegt Estland seit zwölf Jahren auf Platz eins.

Europa, der zersplitterte Markt

In den Gesprächen, die von Euphorie über das estnische System geprägt sind, schleicht sich immer wieder Frustration ein. Denn so gut das System hier funktioniert: Im europaweiten Markt stoßen die Gründer dennoch auf Blockaden. Hedi Mardisoo, Board Member der Estonian Founders Society, kennt die Probleme.

Mardisoo ist Gründerin des Insurtechs Cachet, das sie von Estland aus in elf Länder skalierte. Heute setzt sie sich in der Society für die nächste Generation von Gründer:innen ein und versucht, Blockaden europaweit abzubauen. „Wenn ich mit meinem Unternehmen in Europa expandieren will, begegne ich 27 verschiedenen Arten der Unternehmensregistrierung, 27 verschiedenen Notar- und Gerichtssystemen. Wenn du als kleines Startup ein globales Unternehmen aufbauen willst, bist du oft besser dran, woanders hinzugehen, meist in die USA. Das tun viele Startups – und das ist nicht gut für Europa“, so Mardisoo.

© Mardisoo – Hedi Mardisoo, Board Member der Estonian Founders Society.

Auf die Frage, warum die EU für Unternehmensgründungen so unattraktiv sei, antwortet Mardisoo ohne Zögern: „Zu 100 Prozent das Geld. Die Hauptprobleme sind das Geld, die Investor:innen und die Investitionen.“

Vahtras von e-Residency ergänzt: „Investoren sagen sehr oft: ‚Gründe eine Firma in Delaware, weil das für mich einfacher ist‘“ – einfacher, als sich mit den unterschiedlichen Rechtsordnungen der EU-Mitgliedstaaten auseinanderzusetzen. Um diesen Kapital- und Talentabfluss zu stoppen, ruht die Hoffnung nun auf einem Konzept aus Brüssel: der EU Inc.

Das „28. Regime“

Hinter der EU Inc. steht die Forderung nach einer einheitlichen europäischen Gesellschaftsform, dem sogenannten „28. Regime“: Neben 27 nationale Rechtsformen soll eine 28. treten, die eine schnelle, vollständig digitale Gründung ohne Mindeststammkapital ermöglicht.

Nachdem die Forderung nach der EU Inc. über die Jahre von Tausenden europäischen Gründer getragen wurde, verkündete EU-Kommissionspräsidentin Ursula von der Leyen am 20. Jänner 2026 beim Weltwirtschaftsforum in Davos das Vorhaben. Ziel sei eine wahrhaft europäische Unternehmensstruktur mit einheitlichen Kapitalregeln in der gesamten EU: „Unsere Unternehmer, die innovativen Firmen, werden ein Unternehmen binnen 48 Stunden in jedem Mitgliedstaat anmelden können, komplett online. Letzten Endes brauchen wir ein System, in dem Unternehmen nahtlos in ganz Europa Geschäfte machen und Finanzmittel beschaffen können, genauso einfach wie auf einheitlichen Märkten wie den USA oder China.“

Am 18. März 2026 legte die Kommission den Verordnungsentwurf erstmals vor. In der europäischen Startup-Szene stieß er auf heftige Kritik, weil zentrale Forderungen wie die freie Wahl des Registrierungssitzes von Unternehmen nicht erfüllt wurden. Eine Überarbeitung fordern europaweit Vertreter der Szene mit der Initiative „EU-INC“.

Estland als Weg zur EU Inc.?

Zurück im baltischen Staat: Was mit dem 28. Regime gefordert wird – also der Digital-first-Ansatz, geringes Startkapital sowie eine schnelle und grenzüberschreitende Unternehmensgründung –, setzt Estland mit e-Residency bereits seit mehr als zehn Jahren um. Warum das Konzept also nicht einfach kopieren?

© Vahtras – Liina Vahtras, Managing Director von e-Residency.

„Wir haben zur Kommission gesagt: ‚Schaut euch unser Programm an, schaut, wie wir das gelöst haben; vielleicht könnt ihr es wiederverwenden‘“, sagt Vahtras, und weiter: „Unser System ist nicht zu 100 Prozent das, was die EU Inc. sein soll, aber auch, wenn wir nur 50 Prozent der Lösungen bereits umsetzen, sind wir bereit, das zu teilen. Ich hoffe, dass die EU Inc. funktionieren wird – und dass sie die estnische e-Residency als eine Art Blaupause in Betracht ziehen; einfach, um zu sehen, was für uns funktioniert.“

Starken Gegenwind bekommt die EU Inc. von lokalen Akteuren wie Gewerkschaften und Notariatskammern. „Ich glaube nicht, dass irgendjemand Angst vor der EU Inc. haben sollte“, erklärt Hedi Mardisoo. „Einige große Länder blockieren die Umsetzung immer noch und versuchen, viele der wichtigsten Punkte zu verwässern. Man muss sich die Frage stellen: Will man das Alte tatsächlich verändern – oder will man die neue Regulierung einfach so hinbiegen, dass sie zum eigenen System passt? Das kann nicht funktionieren. Wenn man neue Innovationen regulieren will, kann man sie nicht in die alten Rahmenbedingungen quetschen.“

Um mit der EU Inc. erfolgreich zu sein, brauche es einen Mentalitätswandel, sagt Mardisoo: „Was wir aus Estland mitgeben können, ist, alles so einfach wie möglich zu gestalten. Ich war in anderen Ländern tätig, wo die Menschen Angst vor den Behörden hatten. Das zu ändern ist das Erste, was wir anstreben sollten. Dann wird das Umfeld für Unternehmen viel günstiger, die aus der Komfortzone heraustreten und etwas Neues und Innovatives aufbauen wollen.“

Die Währung Vertrauen

„Selbst wenn es eine EU Inc. geben würde, würde ich jedes Mal wieder hier in Estland gründen. Ich sehe den positiven Ansatz der EU-Initiative, aber ich glaube, dass sie in der Realität bei Weitem nicht konkurrenzfähig zu dem Modell ist, das man hier über Jahrzehnte aufgebaut hat“, zieht Tim Schnöckelborg sein Fazit.

Dass Estland heute die Früchte seiner radikalen Digitalisierungsstrategie aus den 90er-Jahren erntet, steht außer Frage. Dennoch ist jede Gesellschaft ein Resultat ihrer Vergangenheit, und in Europa gibt es 27 verschiedene davon. Die Umsetzung einer EU Inc., die den Vorstellungen aller entspricht, bleibt eine Herkulesaufgabe. Estland kann keine Lösung für alle sein, aber der Besuch im baltischen Staat zeigt: Es kann anders gehen, und das mit Erfolg. Das kleine Land profitiert dabei vor allem vom wichtigsten Gut, das man braucht, um Strukturen zu verändern: Vertrauen. Vielleicht ist es genau dieses Vertrauen, das erst geschaffen werden muss, bevor eine EU Inc. für alle und damit eine europaweite Verbesserung der Gründungsbedingungen gelingen kann.


Dieser Beitrag ist im Rahmen von „eurotours 2026“ entstanden, einem Projekt des Bundeskanzleramts, finanziert aus Bundesmitteln.

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