17.05.2019

Wie man den Kopf frei kriegt, um kreativ zu arbeiten

David Allen ist der Mastermind hinter der "Getting things done"-Methode. Im Vorfeld des Fifteen Seconds Festivals in Graz erklärt er, wie man konzentrierter und effizienter an Probleme herangeht.
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Paul Allen Deep Work
(c) fotolia/pathdoc
kooperation

Deep Work hat sich zu einem der großen Schlagworte zu unserer Zeit entwickelt: Konzentration ist nicht die Regel, sondern die Ausnahme – und oft geben wir geschwätzigen Kollegen, sozialen Medien oder Pop-ups die Schuld daran, dass wir nicht konsequent an kreativen Projekten arbeiten können. Doch der Schein trügt.

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„Der meiste Lärm findet in unserem Kopf statt“, sagt David Allen, Erfinder der „Getting things done“-Produktivitätsmethode und Speaker auf dem Fifteen Seconds Festival 2019 in Graz: Laut Allen haben wir jeden Tag zigtausende Gedanken – und diese müssen wir richtig ordnen, um den Kopf frei zu kriegen und somit produktiver zu werden.

Fünf Schritte zum Festhalten der Gedanken

Für die meisten Menschen ist es laut Allen schwierig, ihre aufkommenden Gedanken in echte Taten und einen sichtbaren Output zu verwandeln. Das sei in Ordnung mit Tagträumen, die kurz aufkommen und dann wieder verschwinden. Echte Ideen sollten aber richtig verwaltet werden, sagt Allen. Dafür empfiehlt er fünf Schritte:

  1. Den Gedanken festhalten: Jeder Gedanke sollte in irgendeiner Form festgehalten werden, so dass er nicht mehr im Kopf herumgeistert, sondern archiviert wird – sei es in einem physischen Notizbuch oder mit einer App.
  2. Klarheit schaffen: Jeder dieser festgehaltenen Gedanken wird dann darauf überprüft, ob man ihn in die Tat umsetzen kann – wenn nicht, dann landet die Idee im Mistkübel.
  3. Organisieren: Lege fest, wann du welche Sache erledigen willst. Dies ist der Zeitpunkt, an dem den einzelnen Schritten spezifische Zeiträume in deinem Kalender zugeordnet werden und To-do-Listen erstellt werden.
  4. Reflektieren: Die entsprechenden To-Do-Listen sollten so oft wie nötig überprüft werden, um die nächsten Handlungsschritte zu ermitteln. Bereits erledigte Dinge werden gestrichen, damit du den Kopf frei kriegst
  5. Tu es: Der fünfte Schritt bedeutet schließlich, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu erledigen. Es geht dabei um Bewusstsein und mentale Präsenz für die aktuelle Aufgabe – ohne den Kopf bei anderen Themen zu haben, die erst später anfallen.

Den Sinn verstehen

All diese Schritte fruchten jedoch nur, wenn man einen Sinn in seinem Handeln sieht. Und hier führt Allen etwas ins Feld, was er als das „natürliche Planungsmodell“ („Natural Planning Modell“) bezeichnet. Hier für sind wiederum die folgenden Schritte entscheidend, die er gegenüber dem brutkasten exemplarisch nicht an einem Business-Thema, sondern an der Planung einer Hochzeit illustriert.

  • Im ersten Schritt sollte man definieren, was der Sinn des Vorhabens ist: Welche Werte sind wichtig, was soll erreicht werden? Bei einer Hochzeit wäre das zum Beispiel das Ziel, dass alle einen schönen Tag haben.
  • Die nächste Frage lautet: Was ist das bestmögliche Szenario? Dies hilft dabei, eine Vision für das Vorhaben zu schaffen – in diesem Beispiel: Die Trauung wird romantisch, das Buffet ist reich gefüllt, und nachher tanzen alle Gäste bis in die frühen Morgenstunden.
  • Nun geht es ans Brainstorming: Gemeinsam stellt man sich die Frage, welche Aufgaben nun eigentlich anfallen – vom Termin beim Standesamt bis zur Beauftragung des Floristen.
  • Im vierten Schritt geht es schließlich darum, sich zu organisieren. Aufgaben werden zugeteilt und teilweise an Dritte delegiert.

To-do-Listen: Die Zwei-Minuten-Regel

Doch wie geht man damit um, dass sich auf der To-Do-Liste zahlreiche Punkte befinden, die man vielleicht nicht richtig zuordnen kann? Fühlt man sich nicht teilweise überwältigt von all den vielen Aufgaben? Hier kommt unter anderem Allens „Zwei-Minuten-Regel“ ins Spiel: Wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, dann sollte es sofort erledigt werden – denn sonst dauert das Organisieren länger als das Erledigen der eigentlichen Aufgabe.

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Für größere Aufgaben empfiehlt er wiederum, diese in kleine Teilaufgaben zu unterteilen. Die Aufgabe „Neue Mitarbeiterin rekrutieren“ könnte man etwa unterteilen in Schritte, die von „Jobausschreibung schalten“ bis „Arbeitsvertrag unterschreiben“ reichen. So freut man sich über die kleineren Milestones und fühlt sich nicht von großen Aufgaben überwältigt.

Ablenkungen und Pausen

Bezüglich der eingangs erwähnten sozialen Medien betont Allen die „Don’t shoot the medium“-Philosophie: Wer sich durch Dienste wie Slack und WhatsApp abgelenkt fühlt, der sollte diese entsprechend für einen bestimmten Zeitraum pausieren – für wen jedoch ständige Erreichbarkeit wichtig ist, der kann auf die Dienste nicht verzichten. So oder so sollte die Frage „Wie hilft der Dienst mir?“ im Zentrum dieser Überlegungen stehen.

Zugleich ist es wichtig, dem eigenen Hirn öfters eine Pause zu gönnen, betont Allen: Acht Stunden Ruhezeit, inklusive kleiner Nickerchen unter tags, sind wichtig, damit das Hirn das Erlebte archivieren kann. Die richtige Herangehensweise an ein Problem ist daher laut Allen, dieses zuerst aktiv zu behandeln, dann eine Pause zu machen, und es dann mit klarem Kopf abzuschließen.

Die richtigen Tools für das Selbstmanagement

Doch welches Tool ist das richtige, um sich selbst zu organisieren? Allen betont, dass er selbst immer einen Notizblatt in der Hosentasche dabei hat und aus seiner Sicht nichts die gute alte Pen&Paper-Technologie schlagen kann – einfach auch deshalb, weil es ohne Akku und Internetverbindung auskommt. Entscheidend für ein Tool zum Festhalten von Gedanken sei auf jeden Fall, dass dieses jederzeit verfügbar ist.

Für das Tool zum Organisieren der Gedanken ist wiederum das Wichtigste, dass man es gerne verwendet – sei es ein klassischer Papierblock, Outlook oder eine Notizapp wie Evernote. Sollte man sich in einem Team organisieren, so sollte jedes Teammitglied Zugriff auf die Informationen haben – zum Beispiel in Form eines Google-Docs, das man den Kollegen freigibt.

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Und schließlich ist laut Allen auch ein gutes Referenzsystem wichtig, mit dem man festlegen kann, wo sich welche Informationen befinden. Der Experte vergleicht dies mit dem Aufräumen einer Küche: In einer unordentlichen Küche sollte man zuerst feststellen, was sich am falschen Ort befindet, dann aufräumen und dann zu kochen beginnen. „Ich sage immer, dass man am kreativsten sein kann, wenn man die Freiheit hat, ein Chaos zu veranstalten“, sagt Allen: „Aber ein Chaos kann man nur veranstalten, wenn es noch kein Chaos gibt.“

David Allen wird auf dem Fifteen Seconds Festival sprechen, das am 6. Und 7. Juni in Graz stattfindet. Weitere Informationen zum Event unter diesem Link.

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Thomas Reiter führt die Kommunikationsagentur Reiter, die auf Technologieunternehmen und Startups spezialisiert ist. Er bereist China seit 15 Jahren | (c) Sabine Klimpt

Im Hochsommer, vor genau 15 Jahren, reiste ich zum ersten Mal nach China. In dieser schicksalshaften Woche lernte ich nicht nur meine Frau kennen, sondern auch einen nahezu perfekt anmutenden europäischen Exportmarkt mit einer Milliarde Menschen, stark steigenden Einkommen und niedriger Marktsättigung.

Das Straßenbild der 25-Millionen-Metropole Schanghai war unübersehbar von europäischen Autos geprägt. Volkswagen stand damals mit rund einem Fünftel Marktanteil am Zenit seiner Dominanz im wichtigsten Automarkt der Welt. Wer sich einen Audi, BMW oder Mercedes leisten konnte, hatte es im Reich der Mitte geschafft und stellte das zur Schau.

Heute ist die Welt eine andere. Meine damalige Freundin ist längst meine Ehefrau mit österreichischer Staatsbürgerschaft. China hat uns technologisch vielfach überholt und seine Importabhängigkeit radikal reduziert. Die Handelsströme sprechen eine deutliche Sprache, denn das EU-Defizit im Warenhandel mit China erreichte 2025 rund 360 Milliarden Euro, plus 18 Prozent binnen eines Jahres.

Die Zahl neuer chinesischer Marken und Modelle ist überwältigend – heimische Hersteller halten inzwischen rund 70 Prozent des chinesischen Pkw-Marktes. Volkswagen, jahrelang Marktführer in China, liegt heute mit knapp elf Prozent hinter BYD und Geely. Credit: Thomas Reiter 

Im Vergleich zu Europa punktet China heute mit moderner Infrastruktur, seiner Vorreiterrolle bei erneuerbaren Energien und sichtbarem Wohlstandszuwachs. Auch das leistungsorientierte Bildungssystem rückt an die Weltspitze. Jährlich schließen 3,5 Millionen Menschen ein MINT-Studium ab, fast die Hälfte aller Patentanmeldungen weltweit kommt aus China.

Nicht zufällig heißt die erste chinesische Hochgeschwindigkeitsbaureihe auf eigenen Schutzrechten „Fuxing“ – Verjüngung, Wiedererstarken. Ihre Vorgängerin „Hexie“, Harmonie, fuhr noch mit Lizenztechnologie von Siemens, Alstom und Kawasaki.

Rushhour in Schanghais U-Bahn: rund zehn Millionen Fahrgäste täglich – und kaum eine Hand ohne Smartphone. Credit: Thomas Reiter

Auf den Trikots chinesischer Spitzensportler steht „Glory of China“, und BYD, mittlerweile weltgrößter Hersteller reiner Elektroautos, trägt „Build Your Dreams“ im Namen. Dieses Mindset verrät viel über ein Land.

China ist nicht perfekt. Aber es steht heute eher für den amerikanischen Traum vom Tellerwäscher zum Milliardär als Donald Trumps „Make America Great Again“.

Tencent East China Headquarters in Schanghai: Der Konzern hinter der Super-App WeChat zählt 1,42 Milliarden aktive Nutzer im Monat – mehr, als die EU und die USA zusammen Einwohner:innen haben. Credit: Thomas Reiter 

Ich schreibe diese Zeilen am Rückflug von China nach Österreich. Das Europäische Forum Alpbach steht heuer unter dem Motto „How Europe Wins“ und benennt die neue Realität. In einer Welt, in der alle anderen schneller und entschlossener handeln, ist offen, ob Europa in den entscheidenden Fragen noch gewinnen kann. Die Antwort steckt bereits in der Diagnose. Europa muss schneller und entschlossener werden.

Entschieden wird das nicht auf Konferenzen. Europa braucht nicht die nächste Arbeitsgruppe, sondern konkrete Vorhaben mit Datum, Budget und Verantwortlichen, die dafür geradestehen. Ein Plan ist immer nur so gut wie seine Ausführung. Umsetzungsgeschwindigkeit muss das Maß aller Dinge sein.

Zwei Beispiele. Die beschlossene Senkung der Lohnnebenkosten – der Dienstgeberbeitrag sinkt von 3,7 auf 2,7 Prozent, rund zwei Milliarden Euro Entlastung – wirkt erst ab 2028. Die von der Kommissionspräsidentin persönlich unterstützte „EU Inc.“ liegt seit März als Vorschlag am Tisch, anwendbar frühestens 2028. Der Kontinent scheint viel Zeit zu haben. Das Gegenteil ist der Fall.

Die Wucht der Veränderung

BYD hat seinen Absatz in fünf Jahren verzehnfacht, auf 4,6 Millionen Fahrzeuge. Und China ist längst der größte Autoproduzent der Welt. 34,5 Millionen gebaute, acht Millionen exportierte Fahrzeuge allein 2025. Bei Photovoltaikmodulen hält es 85 Prozent Weltmarktanteil, bei Batteriezellen rund 70 Prozent. Veränderung war nie schneller, mit einem hohen Preis für Sieger:innen und Verlierer:innen – die Auswirkungen Künstlicher Intelligenz noch gar nicht eingerechnet.

Botengänge im Hotel erledigt längst der Roboter: 2024 wurden 54 Prozent aller Industrieroboter weltweit in China installiert. Credit: Thomas Reiter 

Wir leben in Österreich weit über unseren Verhältnissen, ohne dafür eine Sensorik zu haben. Zwei Rezessionsjahre, zwölf Prozent Minus bei der abgesetzten Industrieproduktion seit 2021, 25.000 verlorene Industriejobs in zwei Jahren, 6.810 Firmenpleiten im Vorjahr, eine Schuldenquote, die 2027 auf 85 Prozent zusteuert, ein offenes EU-Defizitverfahren. Wer sagt, unser Pensionssystem sei gesichert, rechnet mit Annahmen von gestern. Gut ein Viertel des Bundesbudgets fließt in Pensionen, und 2040 kommen auf einen Menschen im Pensionsalter nur noch zwei im Erwerbsalter – 1950 waren es sechs.

Es mangelt nicht an Lösungen und Wissen, sondern an Bereitschaft – genauer gesagt an den Möglichkeiten einer Dreierkoalition und an den Abläufen zwischen Wien und Brüssel. Was die Politik nicht richten wird, müssen Unternehmerinnen und Unternehmer leisten. Und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die sich ihres Beitrags bewusst sind.

Der Weg zu neuem Wachstum ist machbar

Vorziehen statt ankündigen. Der Dienstgeberbeitrag, den Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttolohn an den Familienlastenausgleichsfonds zahlen, sinkt von 3,7 auf 2,7 Prozent. Das entlastet die Betriebe brutto um rund zwei Milliarden Euro. Ein Prozentpunkt weniger Lohnnebenkosten bringt laut EcoAustria 10.000 bis 12.000 Jobs. Wirksam wird die Senkung aber erst 2028. Wer heuer um Aufträge und Fachkräfte kämpft, hat davon nichts. Also vorziehen auf Mitte 2027, gegenfinanziert aus der Föderalismusreform.

Schnellere Genehmigungen. Eine Umweltverträglichkeitsprüfung dauerte im Zehnjahresschnitt 22,6 Monate. Fast zwei Jahre bereitliegendes Kapital ohne Baustart, während andere Standorte in Monaten entscheiden.

Deshalb sollte nach zwölf Monaten ohne Bescheid die Bewilligung automatisch gelten. Nötig ist der Druck, denn Bürokratie kostet die Unternehmen laut KMU Forschung Austria 21,1 Milliarden Euro und 320 Millionen Arbeitsstunden jährlich, die Leistung von fast 200.000 Vollzeitkräften – ohne Mehrwert für Kund:innen.

Kapital statt Sparbuch. Österreichs Risikokapital brach 2025 um 56 Prozent auf 253 Millionen Euro ein, während europaweit zehn Billionen Euro niedrig verzinst auf Konten liegen. Es braucht eine KESt-Befreiung nach Behaltefrist und Pensionskassen, die heimische Innovation finanzieren dürfen.

Arbeit muss sich lohnen. Mit 47,1 Prozent Abgabenbelastung liegt Österreich laut OECD auf Rang vier. Dazu ein faktisches Antrittsalter unter 62 Jahren bei steigender Lebenserwartung. Dänemark und die Niederlande koppeln ihr Pensionsalter an sie, das schafft Planbarkeit und hält das Thema aus dem Wahlkampf.

Verwertung statt Förderung. Österreich investiert 3,34 Prozent der Wirtschaftsleistung in Forschung, EU-weit Platz drei, im Innovation Scoreboard nur Rang acht. Wir finanzieren Forschung erstklassig und übersetzen sie zweitklassig in Produkte. Förderungen sollten daher an Marktergebnisse gekoppelt werden, nicht an gut geschriebene Anträge.

Mehr denn je zählen Leistung und Einsatz statt Hoffnung auf einen Staat, der selbst eine Verschlankung braucht.

Europäischer Exportschlager: Das größte Legoland der Welt steht seit 2025 nicht in Dänemark, sondern in Schanghai. Credit: Thomas Reiter

Das ist kein Grund für Pessimismus. Europa hat schon große Träume verwirklicht, und keiner davon war einfach oder unumstritten. CERN entstand 1954, neun Jahre nach dem Krieg, als zwölf Staaten ein gemeinsames Labor bauten, in dem Jahrzehnte später das World Wide Web erfunden wurde. Airbus startete 1970 als Konsortium gegen eine amerikanische Dominanz, die als unangreifbar galt, und lieferte 2025 mit 793 Maschinen mehr Verkehrsflugzeuge aus als Boeing mit 600.

Erasmus wurde 1987 erst nach langem Streit über Rechtsgrundlage und Finanzierung beschlossen, begann mit rund 3.000 Studierenden und hat seither mehr als zehn Millionen Menschen in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgebildet. Binnenmarkt und Währungsunion galten als zu groß zum Funktionieren, heute zahlen rund 360 Millionen Menschen in 21 Ländern mit derselben Währung, seit Jänner auch die Bulgaren.

Nicht die Aufgaben sind größer geworden, sondern unsere Bereitschaft kleiner, den Status quo zu verändern, uns festzulegen und unsere Zukunft aktiv zu gestalten. Jacques Delors legte 1985 ein Weißbuch mit 282 Einzelmaßnahmen vor und schrieb einen Stichtag hinein, den 31. Dezember 1992. Jede Maßnahme hatte einen Termin, und die Einheitliche Europäische Akte ersetzte für den Binnenmarkt die Einstimmigkeit durch Mehrheitsentscheidungen. Der Stichtag wurde bis auf wenige Ausnahmen gehalten.

Träume verwirklichen sich nicht durch Absichtserklärungen und Diskussionen, sondern durch Menschen, die täglich daran arbeiten und dafür geradestehen. Wir müssen es unseren Eltern und Großeltern nur gleichtun.


Über den Autor:

Thomas Reiter führt die Kommunikationsagentur Reiter, die auf Technologieunternehmen und Startups spezialisiert ist. Er bereist China seit 15 Jahren. www.reiterpr.com

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