08.11.2019

2 große Irrwege: Warum die 4-Tage-Woche funktioniert

Kommentar. Berichte über einen erfolgreichen 4-Tage-Woche-Test bei Microsoft Japan, bei dem die Produktivität der Mitarbeiter um 40 Prozent gestiegen ist, gingen in den vergangenen Tagen durch die Medien. Warum es so gut geklappt hat, lässt sich mit zwei Irrwegen unserer Arbeitskultur erklären.
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Warum bringt die 4-Tage-Woche mehr Produktivität am Arbeitsplatz
(c) Adobe Stock - Drobot Dean: Warum bringt die 4-Tage-Woche mehr Produktivität am Arbeitsplatz

In Japan gibt es ein eigenes Wort für Tod durch Überarbeitung: “Karoshi”. In keinem anderen Land werden statistisch gesehen so viele Überstunden geleistet. Ein Grund dafür ist ein “ungeschriebenes Gesetz”, wonach Mitarbeiter vor dem Vorgesetzten ins Büro kommen und nach ihm gehen müssen. Dass Microsoft von all seinen internationalen Standorten Japan für einen 4-Tage-Woche-Test (bei gleicher Bezahlung) auswählte, hat also eine gewisse Symbolkraft. Vor allem aber hat es Sinn.

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Irrweg Nr.1: Arbeitszeit zählt mehr als Leistung

Denn das oben beschriebene “ungeschriebene Gesetz” zeigt eine Absurdität im Arbeitsethos einerseits und in den Erwartung von Arbeitgebern andererseits auf, die auch abseits Japans häufig auftritt, dort aber besonders ausgeprägt ist: Die aufgewendeten Stunden zählen mehr als die tatsächlich erbrachte Leistung. Wohl, weil sie sich auch leichter beobachten lassen. Das ist ein Irrweg unserer Arbeitskultur. Viele Mitarbeiter verbringen unzählige Arbeitsstunden mit Nichtstun und Zeitvertreib, um nicht durch Abwesenheit aufzufallen. Und zwar noch mehr Zeit, als am Ende des Tages als Überstunden eingetragen werden. Man hat ja in der Selbstwahrnehmung “ewig Zeit”.

In diesem Lichte lässt sich der Erfolg des einmonatigen 4-Tage-Woche-Experiments von Microsoft Japan im August schon etwas besser verstehen: Die rund 2300 betroffenen Angestellten waren in der Zeit laut Konzern-Angaben um 40 Prozent produktiver – gemessen am Umsatz pro Kopf im Vergleich mit dem selben Monat des Vorjahrs. Es scheint klar: Das Gefühl, “ewig Zeit” zu haben fällt mit dem knapperen Zeitkorsett weg. Die Mehrheit der Mitarbeiter dürfte in ihrer Arbeitszeit also tatsächlich intensiv gearbeitet haben, anstatt stundenlang bloß so zu tun. Klar: Die Leistung zählte plötzlich eben mehr als die Arbeitszeit.

Irrweg Nr. 2: “Wichtigkeit” zählt mehr als tatsächlicher Zeitbedarf

In seiner Erklärung weist der Konzern aber noch auf weitere Maßnahmen hin, die im Zuge des Tests ergriffen wurden. So wurde die Zeit für Besprechungen auf maximal 30 Minuten begrenzt. Um lange Anfahrtszeiten zu vermeiden, wurde zudem auf mehr Videokonferenzen gepocht. Damit wurden zwei weitere Produktivitäts- und Zeitkiller direkt angegangen. Dabei verhält es sich ähnlich, wie mit der reduzierten Arbeitszeit: Ist der Rahmen enger, muss man einfach schnell zum Punkt kommen und kann sich nicht mit Smalltalk und vor allem (!) nicht mit Inhalten, die eigentlich nicht Gegenstand des Meetings sind, beschäftigen. Auch dahinter steht ein Irrweg unserer Arbeitskultur: Die Zeit, die für die Besprechung von Dingen anberaumt wird, wird nach ihrer “Wichtigkeit” oder der “Wichtigkeit” der Gesprächspartner, nicht nach dem tatsächlichen Zeitbedarf festgelegt.

Das Zwischenmenschliche vs. das Zwischenmenschliche

Ein Nebeneffekt all dieser Maßnahmen im 4-Tage-Woche-Test war übrigens, dass in der Zeit bei Microsoft Japan der Energieverbrauch um 23,1 Prozent, der Papierverbrauch sogar um 58,7 Prozent reduziert wurde. Nun könnte man aber argumentieren – wie es etwa in einem Kommentar der Süddeutschen Zeitung passierte – dass die Produktivitätssteigerung, sprich: Effizienzsteigerung, in erster Linie mehr Stress für die Mitarbeiter bedeutet. Sie würden zu “Effizienzmonstern mit Tunnelblick”, schreibt die SZ-Autorin. Das Zwischenmenschliche in der Arbeit käme zu kurz.

Hier die Gegenthese: Wenn Leistung mehr zählt als Arbeitszeit und man nicht mehr “ewig Zeit” hat und deswegen “ewig Zeit” vertut, kommt vielleicht endlich das Zwischenmenschliche abseits der Arbeit nicht mehr zu kurz. Egal, ob es Zeit mit der Familie oder mit Freunden ist – jeder in einem überstundenintensiven Arbeitsverhältnis macht hier massive Abstriche, die oft nicht notwendig wären. Und schließlich kann man in der neu erworbenen Freizeit ja auch seine Arbeitskollegen treffen, wenn man noch Gesprächsbedarf hat.

4-Tage-Woche: Flexiblere Lebenszeit – produktivere Arbeit!

Die von oben verordnete Arbeitszeitverkürzung, etwa als 4-Tage-Woche mit entsprechenden Begleitmaßnahmen, bietet letztendlich – entgegen der allgemeinen Nutzung des Worts – mehr Flexibilität, nämlich bei der Gestaltung des eigenen Lebens. Sie macht Schluss mit den skizzierten zwei Irrwegen unserer Arbeitskultur. Sie sorgt erstens dafür, dass Menschen nicht mehr als fleißiger und engagierter wahrgenommen werden, nur weil sie länger im Büro sitzen. Und die sorgt zweitens dafür, dass Vorhaben die Zeit eingeräumt wird, die sie tatsächlich brauchen. Sie hilft also Unternehmen herauszufinden, von welchen Mitarbeitern sie tatsächlich am meisten haben und wie lange welche Arbeitsschritte tatsächlich brauchen. Und damit wird die Produktivität nicht nur kurzfristig, sondern langfristig gesteigert.

⇒ Zum offiziellen Bericht von Microsoft Japan (japanisch)

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Analyser, CSRD, EU-Taxonomie
(c) - PwC Österreich -Das Konsortium des Projekts "Analyser" beim Kick-Off.

Die Regeln der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die in den kommenden Jahren sukzessive schlagend werden, bedeuten für zahlreiche österreichische Unternehmen eine Verpflichtung zur Nachhaltigkeitsberichterstattung. Bei vielen von diesen – auch jene, die freiwillig schon früher als erforderlich mit der Umsetzung starten – werden Schwierigkeiten erwartet, die Anforderungen zu erfüllen, da insbesondere KMU nicht über ausreichend Kapazitäten für interne Nachhaltigkeitsabteilungen verfügen würden.

CSRD und Taxonomie

Dies gilt im Besonderen für die EU-Taxonomie, die ergänzend zur CSRD anzuwenden ist. Gemäß ihr müssen die wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens als nachhaltig oder nicht-nachhaltig deklariert werden.

Die Verordnung umfasst umfangreiche und detaillierte Kriterien, die für Ungeübte nicht leicht zu verstehen sind. Deshalb will in einem kürzlich gestarteten Forschungsprojekt namens “AI Enabled Sustainability Jurisdiction Demonstrator” (Analyser) ein Forschungskonsortium KI-basierte Module entwickeln. Die sollen es auch ungeschulten Anwenderinnen und Anwendern ermöglichen, die gesetzlichen Meldepflichten zu erfüllen. So soll eine Erleichterung für Unternehmen erzielt werden.

“Das oberste Ziel unseres Projekts ist es, die Zahl der KMU zu erhöhen, die selbstständig in der Lage sind, die EU-Taxonomie in guter Qualität zu berichten”, erklärt Maximilian Nowak, der das Projekt bei Fraunhofer Austria leitet.

Das Konsortium

Das Konsortium, bestehend aus Fraunhofer Austria, Universität Innsbruck, Technischer Universität (TU) Wien, Leiwand AI, PwC Wirtschaftsprüfgesellschaft, der Wirtschaftsagentur Niederösterreich ecoplus, Murexin und Lithoz wird dafür Teile des Prozesses mithilfe von Künstlicher Intelligenz automatisieren. Ein Chatbot, der auf einem eigens kreierten Sprachmodell beruht, soll mit den Anwenderinnen und Anwendern im Dialog stehen und sicherstellen, dass alle benötigten Dokumente vorliegen.

Es sind nämlich viele Fragen im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung zu klären: Welche wirtschaftlichen Aktivitäten gibt es im Unternehmen? Wie umfangreich sind diese? Welche davon sind taxonomiefähig, können also überhaupt nach den Kriterien bewertet werden?

Josef Baumüller, der von Seiten der TU Wien an dem Projekt beteiligt ist, sagt: “Es ist vielen noch nicht bewusst, wie komplex die Anforderungen zunächst an die Datenerhebung und anschließend an die Klassifizierung sind. Die Prozesslandschaft im Unternehmen muss erfasst und auf die Vorgaben der EU-Taxonomie übergeleitet werden, darüber hinaus gilt es, relevante Datenbedarfe zu identifizieren und im Sinne der Effizienz v.a. bereits vorhandene Datenbestände zu nützen.”

CSRD-Berichterstattung eine Herausforderung

Dass eine Unterstützung der Unternehmen unumgänglich ist, sagt auch Stefan Merl von der PwC Österreich GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft: “Wir spüren bereits jetzt eine massive Zunahme in den Anfragen von Unternehmen, insbesondere von KMU, die sehen, dass die Erfüllung der CSRD-Berichterstattungspflichten eine große Herausforderung ist. Es führt kein Weg daran vorbei, eine automatisierte Lösung zu entwickeln, die weit über den Automatisierungsgrad bestehender Tools hinausgeht. Genau das wollen wir im Projekt ‘Analyser’ verwirklichen.”

Dabei ist essenziell, dass die im Tool eingesetzte KI fair, nachvollziehbar und korrekt arbeitet. Dafür soll Leiwand AI GmbH die nötige Expertise in das Projekt einbringen.

“In einer so kritischen Angelegenheit wie der Nachhaltigkeitsberichterstattung ist es besonders wichtig, dass auch Maßnahmen hinsichtlich einer zuverlässigen und fairen KI-Lösung getroffen werden. Durch den Einsatz verschiedener Methoden rund um nachhaltige und vertrauenswürdige KI werden wir dazu beitragen, dass der ‘Analyser’ gesicherte Informationen liefert, fair in Bezug auf Bias und Diskriminierung ist und im Einklang mit dem EU AI Act steht”, sagt Mira Reisinger, Data Scientist bei Leiwand AI.

Das Projekt ist im Herbst 2024 gestartet, läuft über drei Jahre und wird durch die FFG aus Mitteln des Bundesministeriums für Klimaschutz, Umwelt, Energie, Mobilität, Innovation und Technologie gefördert.

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