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Einmal im Jahr muss sie laut Gesetz stattfinden und auch sonst gibt es im Unternehmen Anlässe, zu denen sie notwendig wird: „Die Generalversammlung ist das Organ einer GmbH, wo die Gesellschafter zusammenkommen und wesentliche Entscheidungen über die GmbH beschließen“, erklärt Nicolas Kotzmuth, Notarsubstitut in Graz.
Sie würde wohl nicht „Generalversammlung“ heißen, wenn nicht alle Gesellschafter:innen (und ein:e Notar:in) dabei anwesend sein müssten. Doch das österreichische Recht bietet auch eine Ausnahme-Regelung: Wer nicht kommen kann, kann sich mit einer Vollmacht vertreten lassen. „Generell gab es bis vor kurzem bei der Einberufung von Generalversammlungen aus diesem Grund keine Spontanität, wenn nicht alle Gesellschafter zur gleichen Zeit am selben Ort sein konnten. Es dauert eine Zeit lang, bis alles organisiert ist, und es gibt eine gewisse Vorlaufzeit für Vollmachten“, erklärt Kotzmuth. Doch mittlerweile gibt es noch eine andere Möglichkeit.
Generalversammlung inzwischen komplett online möglich
„Der Gesetzgeber hat während der Coronakrise die Möglichkeit geschaffen, dass fast alle notariellen Dienstleistungen auch digital in Anspruch genommen werden können, und das mittlerweile auch in Dauerrecht umgesetzt. Wir haben jetzt die Möglichkeit, Generalversammlungen komplett online durchzuführen“, sagt Kotzmuth – schon vor Corona war dies übrigens bei der GmbH-Gründung möglich.
Der oder die Notar:in stelle bei der Online-Generalversammlung das Portal zu Verfügung. „Die Teilnehmer:innen brauchen dazu nur eine Kamera, ein Mikrofon, einen Lautsprecher und eine elektronische Signatur“, erklärt der Notarsubstitut. „Es bleiben trotzdem die selben Standards wie bei der Präsenzveranstaltung gewährleistet“.
Ergänzung zum bestehenden Angebot
Wer nicht die österreichische Staatsbürgerschaft hat, kann sich für den Zweck auch eine vorübergehende elektronische Signatur holen. Genau diese Teilhaber:innen aus dem Ausland sind auch eines der wichtigsten Argumente für das neue Service, meint Kotzmuth: „Insbesondere für Gesellschafter:innen aus dem Ausland stellte die persönliche Teilnahme oft eine Herausforderung dar“. Man habe sich daher häufig mit einer Vollmacht beholfen – und auch die zu bekommen sei mitunter umständlich gewesen.
Die Video-Generalversammlung soll die herkömmliche aber nicht ersetzen, sondern stelle ein weiteres Angebot dar, betont der Notarsubstitut. „Es soll eine weitere Erleichterung für Gesellschafter:innen sein. Wir sind als Notar:innen ja Dienstleister, die das beste für die Klient:innen wollen“. Während die Online-Dienste etwa von der Startup-Szene stark nachgefragt werden würden, sei für alteingesessene Unternehmen häufig noch immer die Präsenzveranstaltung die Wahl – „der persönliche Austausch ist nach wie vor sehr wichtig“, so Kotzmuth. Generell steige die Nachfrage nach der digitalen Version aber stetig.
Entwicklung noch nicht abgeschlossen
Dabei gibt es aktuell noch einen Wermutstropfen: Eine Mischung, also eine Hybrid-Generalversammlung, in der gleichzeitig Gesellschafter:innen offline und online teilnehmen, ist noch nicht möglich. „Die hybride Lösung ist ein Thema und die Zukunft wird das auch bringen“, ist der Notarsubstitut sicher. „Die Software-Seite wird konstant analysiert und stetig verbessert. Und auch auf gesetzgeberischer Seite muss sich noch einiges tun. Letztlich ist es für alle ein Lernprozess“.
