09.11.2022

Effizienzkiller Büro: Produktivität in den letzten 10 Jahren um 50 Prozent gesunken

In den letzten zehn Jahren sei die Ineffizienz in Büros um 50 Prozent gesunken - das geht einer deutschen Studie hervor. Vor allem nach der Corona-Pandemie habe der Digitalisierungsschub in vielen Organisationen dazu geführt, Zeit für unnötige Besprechungen und E-Mails zu verschwenden.
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Man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. (c) Adobe Stock | fizkes

Jede dritte Arbeitsstunde im Büro wird verschwendet – das geht aus einer deutschen Studie hervor. Die Erhebung weist einen 50-prozentigen Rückgang der Effizienz von Angestellten in den letzten zehn Jahren vor – vorausgesetzt, sie arbeiten im Büro. Als Grund dafür nennt der wissenschaftliche Leiter der Studie, Daniel Markgraf von der Akad Hochschule Stuttgart, den ineffizienten Umgang mit der Digitalisierung – vor allem nach der Corona-Pandemie. 

Ineffizient durch E-Mails, Recherche und Co

Vor allem die Suchzeiten für Informationen seien in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Laut der Studie verbringen Angestellte somit einen ganzen Tag pro Woche mit Recherche und Co – davon ein Drittel online. Kostete das Aufspüren von Dateien und Papieren vor zehn Jahren noch gut 13 Prozent der Arbeitszeit, so sind es nun fast 20 Prozent. Auch die tägliche Beschäftigungsdauer für E-Mails habe seit 2013 um 60 Prozent zugenommen und liege bei 163 Minuten. Im Zuge der Studie wurden 850 Teilnehmer:innen befragt, wobei zwei Drittel dieser in Führungspositionen tätig sind. Diese empfinden 20 Prozent des Zeitaufwands für E-Mails als Verschwendung. 

Aktuell nehmen auch Besprechungen ein Viertel der Arbeitszeit in Anspruch, wobei durch unzureichend protokollierte Meetings die Ineffizienz dieser sowie die verlorene Arbeitszeit im Vergleich zu 2013 um 72 Prozent gestiegen ist. „Führungskräfte müssen hier die Reißleine ziehen, damit sich Mitarbeiter wieder um den Unternehmenserfolg kümmern und nicht um die stundenlange Suche nach Papieren und Dateien, das Abarbeiten sinnloser E-Mails oder das Absitzen ineffizienter Meetings“, sagt Jürgen Kurz, Geschäftsführer von Büro-Kaizen, der zum dritten Mal seit 2013 unter der Leitung von Markgraf die Studie durchführte. 

Organisationsprobleme in Büros führen zu Fachkräftemangel

Obwohl die Ergebnisse der Studie eine sehr bedrückende Entwicklung der Arbeitswelt porträtieren, kann man laut Kurz die Ineffizienz in Büros mit einfachen Methoden reduzieren. Vor allem das Problem des Fachkräftemangels könne sich damit lösen lassen, denn man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. Klare Regeln bei der Nutzung von Software und beim Ablagesystem sowie die Einführung von Mitarbeiter:innen-Trainings können hierfür die Lösung sein. „Fast 40 Prozent der Projekte laufen aus dem Ruder, was Verzögerungen, Mehrkosten und verschenktes Potenzial zur Folge hat. Der Wandel hin zu Büro-Effizienz muss begleitet werden, denn in stressigen Situationen neigt der Mensch dazu, es so zu machen, wie er es immer gemacht hat“, sagt Kurz. 

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Jeff Bezos sprach am Mittwoch auf der Theater-Stage der VivaTech in Paris über sein KI-Projekt Prometheus. (c) Screenshot VivaTech

Am Mittwoch fiel der Startschuss für die zehnte Ausgabe der VivaTech. Das Event in Paris zählt zu den größten Startup- und Technologie-Treffen Europas und bringt über vier Tage hinweg Startups, Investor:innen, Tech-Konzerne und Forscher:innen zusammen. Schon am Vormittag herrschte dichter Andrang in den Hallen der Pariser Porte de Versailles: Zwischen Roboterarmen, Demo-Bühnen und unzähligen Startup-Ständen schoben sich Gründer:innen, Investor:innen und Tech-Fans durch die Gänge. brutkasten ist vor Ort. Für besonderen Andrang sorgte eines der Highlights der diesjährigen Ausgabe: Jeff Bezos, der erst zu Wochenbeginn als Speaker angekündigt worden war. Am Vormittag trat der Amazon-Gründer auf der Theater-Stage auf.

Gemeinsam mit Blue-Origin-CEO Dave Limp saß Bezos schließlich auf der Bühne, moderiert vom früheren NASA-Astronauten Mike Massimino. Der Großteil des Gesprächs drehte sich um Raumfahrt. Aufhorchen ließ Bezos aber, als er auf sein jüngstes Projekt zu sprechen kam: Prometheus, das KI-Unternehmen, das er 2025 mitgegründet hat und als Co-CEO führt.

Bezos beschrieb Prometheus als Versuch, einen „artificial general engineer“ zu bauen, also eine KI, die nicht primär Texte verarbeitet, sondern Ingenieursarbeit leistet. Das Ziel sei, den „dream-build cycle“ zu verkürzen, also die Zeit zwischen der Idee für ein Produkt und seiner serienreifen Fertigung.

„Aller Wohlstand beruht auf Erfindungen“

Diesen Anspruch rahmte Bezos grundsätzlich ein: „Aller zivilisatorische Wohlstand beruht auf Erfindungen. Vor 6.000 Jahren hat jemand den Pflug erfunden, und wir alle wurden wohlhabender.“ Wer den Erfindungszyklus beschleunige, schaffe realen Wohlstand. Was das praktisch heißt, machte er an einem Beispiel fest: Ein neues, sparsameres Triebwerk sei heute ein Zehn-Jahres-Programm. Prometheus solle das schrittweise auf fünf, drei, am Ende ein Jahr drücken.

Klassische Sprachmodelle reichen dafür nach seiner Überzeugung nicht aus. „Mit herkömmlichen großen Sprachmodellen lässt sich das nicht machen. Sie haben ihre Berechtigung“, sagte Bezos. Sein Bild dazu: „Wenn ich tausend Bücher darüber lese, wie man ein großartiger Turner wird, wäre ich danach immer noch ein miserabler Turner.“ Engineering brauche eine andere Art von Training als reine Symbolmanipulation, wie sie Sprachmodelle beherrschen.

Der Sorge, KI könnte Menschen überflüssig machen, widersprach Bezos ausdrücklich. Er erwarte eher das Gegenteil: „KI wird einen Arbeitskräftemangel erzeugen, weil sie es den Menschen ermöglicht, mehr Probleme zu identifizieren.“ Heute sei man „nicht durch unsere Vorstellungskraft begrenzt, sondern durch das, was wir tatsächlich umsetzen können“. Beschleunige man das Bauen, drehe sich dieses Verhältnis um. Als Vorgeschmack nannte er die eigene Erfahrung mit Coding-Tools: „Vor drei Jahren war ich ein miserabler Informatiker. Heute aber kann ich an einem einzigen Nachmittag eine iOS-App schreiben.“ Genau das wolle Prometheus in die physische Welt übertragen.

Querverweis zu Emmi AI

Für die heimische Szene hat die Idee einen vertrauten Klang. Mit Emmi AI verfolgt seit 2024 ein Linzer Startup einen ganz ähnlichen Ansatz, nämlich KI-Modelle, die auf die Physik der realen Welt statt auf Sprache trainiert sind und Ingenieurssimulationen drastisch beschleunigen sollen. Das Unternehmen aus dem Umfeld des KI-Labors NXAI wurde im Mai 2026 vom französischen KI-Konzern Mistral übernommen. Die Stoßrichtung, die Bezos nun auf der großen Bühne skizziert, ist also auch in Österreich prominent vertreten.

Was sonst noch ansteht

Die VivaTech feiert heuer ihr zehnjähriges Bestehen und läuft noch bis Samstag, den 20. Juni. Inhaltlich dreht sich die Jubiläumsausgabe vor allem um Künstliche Intelligenz, Deeptech, Cybersecurity und Energie, wobei sich KI durch nahezu jede der vier Bühnen zieht. Neben Bezos sind weitere prominente Stimmen angekündigt, darunter Nvidia-CEO Jensen Huang mit der GTC-Paris-Keynote, Yann LeCun (AMI Labs, zuvor Meta) und Arthur Mensch, CEO des französischen KI-Konzerns Mistral, der das Linzer Startup Emmi AI übernommen hat. Der Deeptech-Schwerpunkt reicht von Quantencomputing bis Biotech. Zum Abschluss verwandelt sich der Publikumstag am Samstag erstmals in ein offenes VivaTech-Festival, das Technologie einem breiten Publikum zugänglich machen soll.

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